Management by Exception: Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche

Im modernen Supply Chain Management stellt das exponentielle Wachstum des Produktsortiments und die zunehmende Anzahl an Verkaufsstellen und Lagern eine ständige Herausforderung dar. Mit der Erweiterung der Kataloge um neue Artikel, steigt auch die Komplexität, jeden einzelnen Artikel effizient zu verwalten. Hier kommt das Management by Exception ins Spiel, das eine strukturierte Methodik bietet, um Aufgaben zu priorisieren, Risiken zu minimieren und die Rentabilität zu maximieren.

Was ist Management by Exception?

Management by Exception ist ein operativer Ansatz, der Elemente identifiziert und priorisiert, die von den als normal geltenden Bedingungen abweichen. In der Praxis bedeutet dies, dass man sich auf bestimmte Artikel oder Situationen konzentriert, die sofortige oder besondere Aufmerksamkeit erfordern, während man diejenigen, die innerhalb der erwarteten Parameter liegen, ihren Lauf lässt.

Im Bestandsmanagement entfernt sich dieser Ansatz von der Idee, alle Artikel gleich zu überprüfen. Der Versuch, tausende von Produkten einheitlich zu verwalten, ist nicht nur ineffizient, sondern kann auch zu einer schlechten Ressourcenzuteilung, internen Reibungsverlusten und oft zu finanziellen Einbußen führen.

Die Herausforderungen umfangreicher Sortimente

Für viele Organisationen ist die Aufnahme neuer Artikel in das Sortiment relativ einfach. Das Entfernen veralteter oder leistungsschwacher Artikel stellt jedoch einen langsamen und komplexeren Prozess dar. Dies schafft eine operative Umgebung, in der Sortimente kontinuierlich wachsen, was das tägliche Management immer komplizierter macht.

Die Auswirkungen suboptimaler Sortimente auf die operative Effizienz

Operative Teams werden bei umfangreichen Sortimenten insbesondere diesen Herausforderungen konfrontiert:

• Ressourcenverschwendung: Erheblicher Aufwand wird auf weniger relevante Artikel verwendet.
• Mangel an Koordination: Das Fehlen eines klaren Fokus führt zu Reibungsverlusten und operativen Fehlern.
• Finanzielle Verluste: Überbestände und Bestandsengpässe wirken sich direkt auf die Finanzergebnisse aus.

Um diese Herausforderungen zu meistern, muss ein effektives Category Management durch ausnahmebasierte Workflows unterstützt werden. Die Kombination beider Ansätze ermöglicht es Unternehmen, klare Sortimentsstrategien festzulegen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sich operative Teams nur auf Artikel konzentrieren, die von den Erwartungen abweichen.

Genau hier bietet das Exception Management eine effektive Lösung: ein strukturierter und ergebnisorientierter Ansatz zur Unterstützung einer erfolgreichen Category Execution

Welche Kriterien sollten im Management by Exception berücksichtigt werden?

Der Schlüssel zum erfolgreichen Management by Exception liegt in der richtigen Klassifizierung der Artikel. Dieser Prozess ermöglicht es, Aufgaben zu priorisieren und maßgeschneiderte Strategien für jede Artikelgruppe zu entwickeln.

1. Produktlebenszyklus

Jedes Produkt durchläuft drei Phasen in seinem Lebenszyklus:

Einführungsphase

Diese Phase ist durch Unsicherheit in der Nachfrage gekennzeichnet. Der Fokus liegt hier auf Risikomanagement und der Sicherstellung einer erfolgreichen Markteinführung.

Reifephase

Die stabilste Phase im Produktlebenszyklus, die die besten Möglichkeiten zur Prozessoptimierung bietet. Hier strebt das Management an, operative Exzellenz zu erreichen.

End-of-Life-Phase

In dieser Phase sinkt die Nachfrage, und das Risiko der technischen Veralterung steigt. Wichtige Strategien umfassen Liquidationsaktionen und Bestandskontrollen, um unnötige Bestände zu vermeiden.

Die Gruppierung von Artikeln nach ihrem Lebenszyklus ermöglicht es, Maßnahmen an die spezifischen Bedürfnisse jeder Phase anzupassen und unnötige Anstrengungen zu vermeiden.

2. Produktprofitabilität

Eine vergleichende Analyse der erzielten Einnahmen und der damit verbundenen Kosten jedes Produkts liefert entscheidende Erkenntnisse. In vielen Fällen:

• Rentablere Produkte haben tendenziell geringere Betriebskosten.
• Weniger profitable Artikel können hohe Kosten verursachen und die Gesamtleistung beeinträchtigen.

Diese Art der Analyse hilft dabei, zu entscheiden, wo operative Anstrengungen fokussiert werden sollen und welche Produkte eine effizientere Verwaltung erfordern.

3. Kreuzklassifizierung (Crossed ABC)

Die ABC ist im Bestandsmanagement weit verbreitet. In Kombination mit zusätzlichen Faktoren wie Absatzzahlen, Marge oder Umsatz bietet sie eine genauere Segmentierung.

Vorteile der Kreuzklassifizierung

• Sie identifiziert strategische Artikel mit größerer Klarheit.
• Sie ermöglicht einen gezielteren Ansatz für kritische Referenzen, wodurch der Einfluss operativer Entscheidungen maximiert wird.

Ein Beispiel: Ein Produkt, das bei den Absatzzahlen eine “A”-Bewertung und bei der Umsatzrate eine “C”-Bewertung erhält, erfordert eine andere Strategie als ein Artikel, der in beiden Kriterien “A” ist.

Erstellung von Filtern (Task Selection)

Nachdem Produkte klassifiziert wurden, ist der nächste Schritt, spezifische Auswahlmöglichkeiten zu schaffen, die die täglichen operativen Aufgaben optimieren. Diese Filter gruppieren Artikel mit gemeinsamen Merkmalen und verbessern sowohl die Effizienz als auch die Priorisierung.

Filter auf Grundlage der Art der Aufgabe

Im Management by Exception werden Selektionen in fünf Hauptkategorien unterteilt:

• Sortiment: Fokus auf den Produktlebenszyklus.
• Nachfrage: Identifikation von Änderungen oder Anomalien in den Verbrauchsmustern.
• Lieferplan: Überwachung von Lieferterminen und -verzögerungen.
• Bestand: Kontrolle der Bestandsniveaus und Risiken der Veralterung.
• Stammdaten: Sicherstellung der Qualität und Konsistenz von Informationen.

Filter auf Grundlage des Ziels der Aufgabe

Filter werden auch nach Zielen unterschieden:

• Operativ: Tägliche Aktionen zur Vermeidung von Störungen (z. B. Bestandslücken).
• Analytisch: Bereitstellung von Analysebausteinen zur Optimierung von Prozessen und Mustern.
• Strategisch: Unterstützung bei langfristigen Entscheidungen wie der Produktstreichung.

Praktische Beispiele für Management by Exception

Identifikation von Nachfraganomalien

Ein Artikel, der eine außergewöhnlich hohe Nachfrage erfährt, erfordert möglicherweise Anpassungen der Prognosen. Management by Exception hilft dabei, zu bestimmen, ob diese Änderungen vorübergehend oder strukturell sind, wodurch Korrekturmaßnahmen getroffen werden können, um zukünftige Fehler zu vermeiden.

Promotion-Planung

Produkte, für die Verkaufsförderungsaktionen laufen, erfordern besondere Kontrolle. Selektionen können analysieren:

• Die Effektivität der Promotion, indem die tatsächliche Nachfrage mit den prognostizierten Zahlen verglichen wird.
• Die Auswirkungen auf die Lieferung und Bestandsniveaus.

Identifizierung von Bestandsengpässe

Die frühzeitige Identifikation möglicher Bestandsengpässe ermöglicht proaktive Maßnahmen, wie etwa die Beschleunigung von Bestellungen oder das Sourcing von Alternativlieferanten. Dies hilft, Störungen in der Lieferkette zu verhindern und damit verbundene Kosten zu reduzieren.

Identifikation von Lieferantenproblemen

Selektionen können wiederkehrende Ausnahmen in Produkten aufzeigen, die mit einem bestimmten Lieferanten verbunden sind, was Verhandlungen erleichtert und die Zusammenarbeit mit den Lieferanten stärkt.

Wie können Sie ein auf Ausnahmen basierendes Managementmodell in Ihrem Unternehmen implementieren?

Die Implementierung eines auf Ausnahmen basierenden Managementmodells innerhalb eines Unternehmens erfordert eine Kombination aus Analyse, strategischer Planung und den richtigen Werkzeugen. Obwohl jedes Unternehmen seine eigenen Besonderheiten hat, kann der Prozess in entscheidende Schritte unterteilt werden, die eine reibungslose und effektive Umstellung auf diesen Ansatz gewährleisten.

1. Verstehen der aktuellen Situation

Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Diagnose der bestehenden Prozesse durchzuführen. Dies umfasst die Analyse von:

• Volumen und Bandbreite des Sortiments: Wie viele SKUs verwaltet das Unternehmen, und welche sind die wichtigsten?
• Bestehenden Arbeitsabläufen: Wie werden Ausnahmen derzeit behandelt, falls überhaupt?
• Wiederkehrenden betrieblichen Herausforderungen: Welche Probleme treten häufiger auf? Beispielsweise Bestandsengpässe, Überbestände oder Lieferverzögerungen.

Diese erste Analyse liefert den Ausgangspunkt und hilft dabei, Bereiche zu identifizieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

2. Definition klarer und messbarer Ziele

Management by Exception sollte nicht als Selbstzweck implementiert werden, sondern als Mittel zur Erreichung spezifischer Ziele. Diese könnten beinhalten:

• Reduzierung der Zeit, die mit dem Management von niedrig-priorisierten Artikeln verbracht wird.
• Verbesserung der Servicelevels für die wichtigsten Produkte.
• Identifikation und Behebung von Nachfraganomalien, bevor sie zu erheblichen Problemen werden.

Durch das Setzen von Key Performance Indikatoren (KPIs), die mit diesen Zielen verbunden sind, wird die Bewertung des Erfolgs des Modells nach der Implementierung erleichtert.

3. Die Auswahl der richtigen Klassifizierungskriterien

Ein wesentlicher Bestandteil von Management by Exception ist die Klassifizierung von Artikeln anhand von Kriterien, die für das Unternehmen relevant sind. Diese können folgende Punkte beinhalten:

• Produktlebenszyklus: Identifikation von Phasen wie Einführung, Reife und End-of-Life.
• Rentabilität: Bewertung des wirtschaftlichen Beitrags im Verhältnis zu den Betriebskosten.
• Umsatz und Marge: Klassifizierung von Produkten nach Absatzhäufigkeit und Gewinnmargen.

Die Auswahl relevanter Kriterien stellt sicher, dass betriebliche Entscheidungen konsistent und mit den strategischen Prioritäten des Unternehmens abgestimmt sind.

4. Maßgeschneiderte Selektionen

Nachdem Produkte klassifiziert wurden, ist der nächste Schritt, Selektionen zu erstellen, die Artikel mit gemeinsamen Merkmalen oder ähnlichen Bedürfnissen gruppieren. Diese Selektionen ermöglichen ein effizientes Exception Management. Zum Beispiel:

• Eine Selektion für Artikel mit hohem Umsatz und niedriger Marge, die besondere Aufmerksamkeit in der Bestandsplanung erfordern.
• Eine weitere für Aktionsartikel, bei denen eine ständige Bewertung ihrer Auswirkungen auf Nachfrage und Bestände erforderlich ist.

Modernste technologische Tools wie Slim4 helfen bei der Erstellung, Visualisierung und Nachverfolgung dieser Selektionen.

5. Systematisches Monitoring

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Management-by-Exception-Modell ist ein System, das eine Echtzeitüberwachung von Ausreißern und deren Zuweisung an das entsprechende Team ermöglicht. Dies umfasst:

• Automatisierte Warnungen für kritische Situationen wie voraussichtliche Bestandsengpässe oder Nachfrageanomalien.
• Dashboards zur Priorisierung von Aufgaben basierend auf deren Wichtigkeit und Dringlichkeit.
• Detaillierte Berichte, die den Status von Ausreißern und den Fortschritt bei ihrer Lösung anzeigen.

Ein robustes System verbessert nicht nur die Effizienz, sondern reduziert auch Fehler und stellt sicher, dass Ausreißer schnell bearbeitet werden.

6. Schulung der operativen Teams

Die Einführung eines auf Ausnahmen basierenden Managementmodells beinhaltet einen Wandel in der Arbeitsweise. Es ist entscheidend, dass die Teams die Methodik, die Klassifizierungskriterien und den Umgang mit technologischen Werkzeugen verstehen. Die Schulung sollte sich auf folgende Bereiche konzentrieren:

• Wie Selektionen interpretiert und Aufgaben priorisiert werden
• Der Einsatz spezialisierter Software, um Ausnahmen zu managen
• Die Bedeutung der Abstimmung operativer Entscheidungen mit strategischen Zielen

7. Evaluierung und Anpassung des Modells

Nach der Implementierung sollte das Modell regelmäßig überprüft werden, um seine Effektivität zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Zu berücksichtigende Aspekte sind:

• Werden die festgelegten KPIs erreicht?
• Gibt es wiederkehrende Ausnahmen, die effizienter bearbeitet werden könnten?
• Ist das System noch relevant für die sich ändernden Bedürfnisse des Unternehmens?

Dieser kontinuierliche Verbesserungsprozess stellt sicher, dass Management by Exception mit den betrieblichen und strategischen Anforderungen des Unternehmens wächst.

Management by Exception: Ein Muss für operative Effizienz

Die Einführung eines Management-by-Exception-Modells mag herausfordernd erscheinen, aber eine strukturierte Implementierung macht es zu einem überschaubaren und skalierbaren Prozess.

Durch die Fokussierung auf das, was wirklich wichtig ist, verwandelt dieser Ansatz das Chaos der Handhabung von Tausenden von Artikeln in eine strukturierte, agile und effektive Strategie. Neben den unmittelbaren Vorteilen wie Risikominderung und Zeitersparnis fördert diese Methodik auch die datengestützte Entscheidungsfindung, stärkt die operativen Teams und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.