Stammdaten: Antwort auf Ihre 11 wichtigsten Fragen

Was sind eigentlich Stammdaten?

Laut Wikipedia können Stammdaten definiert werden als:

“Daten über die Geschäftseinheiten, die den Kontext für Geschäftstransaktionen liefern”.

Im Zusammenhang mit der Bestandsverwaltung sind Stammdaten jedoch die grundlegenden Informationen, die das “Was”, “Warum”, “Wie” und “Wer” von allem, was mit dem Bestand zu tun hat, bestimmen.

Um ein paar Beispiele zu nennen, umfassen die Bestandsstammdaten die folgenden Bereiche:

Wem sollten die Stammdaten gehören?

Wem sollten die Stammdaten in Ihrem Unternehmen gehören? Sollten es die Mitarbeiter der IT-Abteilung, der Finanzabteilung, der Betriebsabteilung oder sogar der Geschäftsführung sein?

Diese Frage ist schwierig zu stellen. Und für viele Unternehmen gibt es keine eindeutige Antwort. Sie denken wahrscheinlich, dass es vom jeweiligen Unternehmen abhängt… und bis zu einem gewissen Grad haben Sie Recht!

Okay, es könnte durchaus einen technischen Prozess oder ein System geben, das das IT-Team unterstützen muss. Aber Stammdaten sind das Problem von allen. Vom Bedarfsplaner bis zum CEO haben wir alle die Pflicht, sie sauber zu halten. Schließlich profitieren alle davon!

Aber sollte man wirklich von der Geschäftsleitung erwarten, dass sie ihre Zeit mit der Aktualisierung der Daten verbringt? Es stimmt, dass dies wahrscheinlich nicht die beste Verwendung ihrer Zeit ist. Sie müssen jedoch die Grenzen setzen und sicherstellen, dass alle Teams ihren Beitrag leisten.

Warum brauchen wir Stammdaten für die Bestandsverwaltung?

Wir sind uns also alle einig, dass Stammdaten in einem Unternehmen wirklich wichtig sind. Und es ist klar, dass jeder Stammdaten als einen grundlegenden Teil seiner Rolle sehen muss. Aber verstehen wir wirklich, wofür diese Daten verwendet werden? Verstehen wir, wie Stammdaten uns helfen können, bessere Entscheidungen in Bezug auf die Bestandsverwaltung zu treffen?

Im Grunde genommen werden Stammdaten für alles verwendet. Und verschiedene Teams verwenden die Informationen auf leicht unterschiedliche Weise. Aber wenn es um das Management der Lieferkette geht, sind korrekte und zuverlässige Stammdaten ein absolutes Muss, um die Kundennachfrage zu befriedigen. Denn ohne diese Daten wäre es unmöglich zu wissen, wie viel Bestand Sie benötigen, um die Nachfrage Ihrer Kunden zu erfüllen.

Wie können Sie Stammdaten verwenden, um die Auftragsebene zu bestimmen?

Zunächst einmal werden wir uns auf die erste Frage konzentrieren: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Bestellung aufzugeben?

Ist es, wenn Sie die letzte Einheit verkauft haben? Oder dann, wenn der Vorrat langsam zur Neige geht? Oder sollte diese Entscheidung auf etwas anderem beruhen?

Die Bestellung zum richtigen Zeitpunkt ist entscheidend. Wenn Sie zu früh bestellen, verstopft Ihr Lager mit überschüssigen Beständen, die Sie nicht brauchen. Wenn Sie hingegen zu spät bestellen, müssen Sie mit kostspieligen Fehlbeständen rechnen. Wenn das betreffende Produkt lange Vorlaufzeiten hat, wird das Problem noch verschärft!

Zum Glück gibt es eine einfache Formel für die Berechnung der Bestellmenge:

Durchschnittlicher Bedarf X (Vorlaufzeit + Prüfzeit) + Sicherheitsbestand

Um diese Formel anwenden zu können, benötigen wir jedoch drei wichtige Stammdaten:

– den durchschnittlichen Bedarf, den Sie für das betreffende Produkt während der Vorlaufzeit des Lieferanten erwarten
– den Bedarf an Sicherheitsbestand, um Schwankungen in Nachfrage und Angebot auszugleichen
– Die Vorlaufzeit & die Überprüfungszeit (Hinweis: Wir werden später noch darauf eingehen)

Schauen wir uns das also an:

Berechnung der durchschnittlichen Nachfrage während der Vorlaufzeit

Natürlich brauchen wir einen ausreichenden Bestand, um die Nachfrage zu befriedigen, während wir auf unsere nächste Lieferung warten. Dies wird als Deckungszeitraum bezeichnet.

Wir müssen also wissen, wie hoch die typische Vorlaufzeit ist. Außerdem müssen wir wissen, mit welcher Nachfrage wir während dieses Zeitraums rechnen. In der Regel stützen wir uns dabei auf die historische Nachfrage.

Ermittlung des Bedarfs an Sicherheitsbestand

Der Sicherheitsbestand ist notwendig, um Schwankungen bei Angebot und Nachfrage auszugleichen. Um die Schwankungen im Angebot vorhersehen zu können, müssen wir uns die Liefertreue des Lieferanten ansehen. Liefert er, was er verspricht, oder kommen die Lieferungen immer zu spät?

Was die Nachfrageentwicklung und die Lieferzuverlässigkeit betrifft, so benötigen wir eine ausreichende Menge an Daten, um eine gute Schätzung vornehmen zu können.

Sie müssen auch den angestrebten Servicegrad kennen.

Dies ist keine Zahl, die Sie nachschlagen oder berechnen können, sondern ein von der Geschäftsleitung festgelegtes Kriterium, das bestimmt, wie hoch (oder niedrig) es sein soll.

Sobald das Serviceniveau klar ist, können wir den Bedarf an Sicherheitsbeständen auf zwei Arten ermitteln:

1. Wie oft ist ein Produkt nicht vorrätig?
2. Die Anzahl der nicht vorrätigen Einheiten

Dieses Kriterium des Sicherheitsbestandes ist also auch eine Managementvariable und bestimmt in hohem Maße das Risikoniveau.

Endlich sind die Daten zur Bestimmung des Auftragsbestands sichtbar! Wenn der aktuelle Bestand unter den Auftragsbestand fällt, muss eine neue Bestellung aufgegeben werden. Übersetzt mit www.DeepL.com/Translator (kostenlose Version)

Wie können wir Stammdaten verwenden, um den Überprüfungszeitraum zu bestimmen?

Wir haben bereits gesehen, dass acht verschiedene Arten von Stammdaten erforderlich sind, um die Auftragsmenge und die Auftragsebene zu bestimmen. Aber wir sind noch nicht fertig!

Wir müssen auch entscheiden, ob wir zu festen Zeiten bestellen wollen (z. B. einmal pro Woche) und ob wir in festen oder variablen Bestellmengen bestellen wollen.

Variable Überprüfungszeitpunkte und Bestellmengen ermöglichen es uns, auf die Veränderungen des Marktes zu reagieren. Wenn Sie jedoch ein großes Sortiment haben, ist dies möglicherweise nicht der effizienteste Ansatz für einen Artikel.

Die Alternative ist, die Produkte in bestimmten Zeitabständen zu überprüfen und in festen Mengen zu bestellen. Dieser Ansatz ist zwar nicht so reaktionsschnell, eignet sich aber möglicherweise am besten für stabilere Produkte.

Doch wie lässt sich feststellen, wann ein fester oder variabler Ansatz sinnvoll ist? Die Antwort auf diese Frage hängt von drei Faktoren ab:

1. Die strategische Bedeutung des Produkts
2. Von der Volatilität der Nachfrage
3. Die Volatilität des Angebots

Für die letzten beiden Punkte können wir Daten verwenden, die wir bereits gesammelt haben. Für die Volatilität der Nachfrage können Sie die historischen Nachfragedaten verwenden. Für die Volatilität des Angebots können wir uns die historische Zuverlässigkeit der Lieferanten ansehen.

Bei wichtigen Produkten ist es wichtig, schnell und sofort zu reagieren, sobald sie unter das Bestellniveau fallen. Bei weniger wichtigen Produkten können Sie sicher zu festen Zeiten bestellen.

Daher können Sie die künftige Nachfrage mit größerer Zuversicht vorhersehen. Da die Gewinnspannen hoch sind, könnte Sie ein Lieferengpass teuer zu stehen kommen, da Sie Umsatzeinbußen erleiden. Und schließlich wird dieses Produkt von Ihren wichtigsten Kunden gekauft, so dass Lagerausfälle auch die Kundenbeziehungen beeinträchtigen könnten. In Anbetracht all dessen müssen Sie dieses Produkt im Auge behalten. Daher ist es wahrscheinlich am besten, sowohl bei den Bestellmengen als auch bei den Überprüfungszeiträumen einen variablen Ansatz zu wählen.

Andererseits ist die Nachfrage nach Produkt B weitaus stabiler. Daher können Sie die künftige Nachfrage mit größerer Sicherheit vorhersehen. Da außerdem die Gewinnspannen relativ niedrig sind, dürften die Auswirkungen von Lieferengpässen sehr viel geringer sein. Daher sollte das Ziel darin bestehen, den Bestellvorgang so effizient wie möglich zu gestalten. Aus diesem Grund könnten Sie geneigt sein, zu bestimmten Zeiten (z. B. einmal im Monat) in bestimmten Bestellmengen (z. B. 100 Stück oder der Wert eines vollen Containers) zu bestellen.

Wie können Sie Ihre Stammdaten korrigieren (auf einfache Weise) und was ist, wenn die Daten fehlen?

Für Ihr gesamtes Sortiment haben Sie wahrscheinlich Millionen (wenn nicht Milliarden) von Datenpunkten. Diese alle zu aktualisieren, wäre ein riesiges Unterfangen. Wo fangen Sie also an? Nun, Sie müssen mit den wichtigen Produkten beginnen.

Und um die wichtigen Produkte zu identifizieren, empfehlen wir Ihnen, die bewährte ABC-Analyse zu verwenden und Ihre gesamte Zeit und Energie auf die “A”-Produkte zu konzentrieren. Schließlich sind dies die Produkte, mit denen Sie Geld verdienen, oder die Produkte, die Ihre Kunden nachfragen. Die Vorteile, die sich aus der Beschaffung von Stammdaten für diesen kleinen Teil ergeben, werden sich sofort im gesamten Unternehmen bemerkbar machen. Und sobald alle A-Artikel aktualisiert sind, können Sie sich den B-Artikeln und schließlich den C-Artikeln zuwenden.

Schlussfolgerung: Wie schneidet Ihr Unternehmen ab?

In diesem Artikel haben wir uns mit der Bedeutung von Stammdaten beschäftigt. Wir hoffen, dass der Blog aufschlussreich war.

Jetzt, wo Sie ein Experte für Stammdaten sind, an welchen anderen Bereichen Ihrer Lieferkette müssen Sie noch arbeiten?

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