Vad är lagernivå och vad är den bästa formeln för att uppnå en optimal lagernivå?

Företag står inför olika utmaningar när de hanterar sina lager, men det finns ett universellt behov som de alla delar: den ständiga strävan efter att upprätthålla optimala lagernivåer. Nedan kommer vi att utforska detta viktiga begrepp inom lagerhantering, analysera i detalj hur man uppnår och upprätthåller optimala lagernivåer, undersöka hur de beräknas och titta på praktiska exempel, där vi undersöker både de gemensamma aspekterna och särdragen i dessa sektorer.

Först är det viktigt att definiera några grundläggande begrepp, såsom lagernivå och lageroptimering. Att förstå dessa termer utgör grunden för att undersöka hur man upprätthåller den ideala lagernivån.

Vad är lagernivåer?

Lagernivå avser den mängd lager som ett företag har vid en given tidpunkt. Det är en viktig mätparameter för företag att följa, eftersom den hjälper dem att säkerställa att de kan möta kundernas efterfrågan utan att överlagra.

Vad är optimal lagerhållning?

Optimal lagerhållning i ett lager avser den lagernivå som anses idealisk för att effektivt möta produktbehovet och minimera kostnaderna för lagring och lagerhantering. Denna lagernivå bestäms genom att balansera flera faktorer, inklusive förväntad produktbehov, leverantörers ledtider, lagringskostnader, beställningskostnader och behovet av att undvika lagerbrist.

Målet med ett optimalt lager är att säkerställa att ett företag har tillräckligt med produkter i sitt lager för att möta kundernas efterfrågan utan att ådra sig onödiga kostnader relaterade till överskottslager. Att upprätthålla ett optimalt lager bidrar till att maximera den operativa effektiviteten och säkerställer att produkterna är tillgängliga när kunderna behöver dem, vilket förbättrar kundnöjdheten och lönsamheten.

Vad är relationen mellan optimal lagerhållning och lageroptimering?

Optimalt lager och lageroptimering är nära relaterade, eftersom båda begreppen fokuserar på att säkerställa att ett företag har rätt mängd produkter i sitt lager för att möta efterfrågan på ett effektivt och lönsamt sätt.

Lageroptimering är en process som syftar till att uppnå maximal tillgänglighet av vårt lager med minimal investering i lager. Med andra ord handlar det om att kunna ha precis rätt lager för att alltid kunna erbjuda önskad servicenivå för alla våra referenser.

Här är en förklaring av hur de hänger ihop:

Gemensamt mål

Både optimal lagerhållning och lageroptimering har som primärt mål att minimera de totala lagerkostnaderna och samtidigt säkerställa att produkterna finns tillgängliga när kunderna behöver dem. Lageroptimering syftar till att hitta rätt balans mellan investeringar i lager och kundnöjdhet, och optimal lagerhållning är en del av den processen.

Fastställande av lagernivåer

Lageroptimering innebär att man fastställer den optimala lagernivån för varje produkt utifrån faktorer som historisk efterfrågan, ledtider, lagringskostnader och beställningskostnader. Denna optimala lagernivå är vad som kallas ”optimal lagerhållning”. Lageroptimering är därför den process genom vilken optimal lagerhållning beräknas och eftersträvas.

Kontinuerlig övervakning och justering

Både optimalt lager och lageroptimering kräver ständig övervakning och justeringar vid behov. Efterfrågan och andra faktorer kan förändras över tid, så det är viktigt att anpassa lagernivån för att hålla den i linje med målen för lageroptimering.

Förbättrad effektivitet

Lageroptimering, inklusive fastställande och upprätthållande av optimala lagernivåer, syftar till att förbättra företagets operativa effektivitet. Detta innebär att man minskar onödiga lagringskostnader, minimerar beställningskostnader och undviker lagerbrist eller överskott.

Kundnöjdhet

Genom att säkerställa att produkterna finns tillgängliga när kunderna behöver dem bidrar både optimala lagernivåer och lageroptimering till ökad kundnöjdhet. Kunderna blir mer nöjda när de kan få de produkter de vill ha i rätt tid, utan förseningar eller lagerbrist.

I detta avseende kan vi ställa oss följande fråga…

Vem behöver optimera sitt lager?

Alla företag som arbetar med lagerreferenser och oberoende efterfrågan, dvs. som inte vet vilken referens eller kvantitet som kommer att efterfrågas vid en given tidpunkt, behöver optimera sitt lager. Annars orsakar ett suboptimalt lager allvarliga operativa och finansiella svårigheter. Brist leder till förlorade försäljningar och till och med förlorade kunder, medan lager binder upp vårt kapital. Dessutom leder överskottslager till föråldring, vilket förstör företagets lönsamhet. Om vi lägger till den aktuella ekonomiska situationen till dessa faktorer blir optimering mer än viktigt, det blir nödvändigt.

Företag hanterar dock vanligtvis sina lager genom att ta hänsyn till de efterfrågeprognoser som genereras av deras ERP-system och/eller deras säljteam. Tyvärr har detta arbetssätt inte de lämpliga prognos- och säkerhetslagerberäkningsmodeller som skulle göra det möjligt för dem att hantera beteendet hos var och en av sina referenser. Resultatet: otaliga timmar av arbete som i slutändan ger dåliga resultat.

Hur beräknar man optimalt lager?

För att beräkna det optimala lagret, även känt som beställningspunkten, måste man ta hänsyn till flera viktiga faktorer för att bestämma hur mycket lager som ska finnas i lagret.

Formel för optimal lagernivå

Här är en grundläggande formel för att beräkna det optimala lagret:

Optimal lagerhållning = (genomsnittlig daglig efterfrågan × ledtid i dagar) + säkerhetslager

Låt oss titta på vad var och en av dessa komponenter betyder:

Genomsnittlig daglig efterfrågan

Detta värde representerar det genomsnittliga antalet enheter som säljs eller används per dag. För att beräkna det kan du ta den totala efterfrågan under en viss tidsperiod (t.ex. en månad) och dela den med antalet dagar i den perioden. Detta ger dig en uppskattning av hur mycket som behövs under en typisk dag.

Ledtider i dagar

Detta är den tid som förflyter från det att en order läggs till dess att varorna tas emot på lagret. Den kan variera beroende på leverantör och logistik. Du måste ta hänsyn till den tid det tar att skaffa nya produkter efter att en order har lagts.

Säkerhetslager

Säkerhetslager är en extra mängd lager som hålls för att hantera variationer i efterfrågan och leveranstider. Det är en försiktighetsåtgärd för att undvika lagerbrist. Nivån på säkerhetslagret kan bestämmas utifrån historiska variationer i efterfrågan och variationer i leveranstider. Ju större osäkerheten är, desto större bör säkerhetslagret vara.

När du har beräknat dessa tre komponenter lägger du bara till den genomsnittliga dagliga efterfrågan multiplicerad med ledtiden i dagar och säkerhetslagret. Resultatet ger dig den mängd lager du behöver ha till hands för att säkerställa att du inte får slut på produkter innan en ny beställning anländer och för att hantera eventuella variationer i efterfrågan eller leveranstider.

Det är viktigt att komma ihåg att denna beräkning är en förenkling och att lagerhantering kan bli mer komplex i verkliga affärsmiljöer på grund av andra faktorer, såsom kostnader för lagring, påfyllningsstrategier och säsongsvariationer i efterfrågan. Dessutom är det viktigt att regelbundet se över och justera beräkningen av det optimala lagret när affärsförhållandena och efterfrågetrenderna förändras.

Optimalt lager per bransch: detaljhandel, apotek och bilindustri

Vad har en detaljhandelskedja, en läkemedelsdistributör och en grossist av bildelar gemensamt? På ytan inte mycket, men det är tydligt att de alla har ett gemensamt behov: att arbeta med optimalt lager.

För alla är brist en brist, överskottslager överskott och föråldrat lager föråldrat. Var och en av dem har dock särdrag som måste beaktas för att uppnå lageroptimering i linje med deras verksamhet.

Både antalet referenser vi hanterar och antalet lagerplatser vi arbetar med gör det svårt att hantera lagret korrekt när de ökar. Varje referens har ett specifikt beteende på varje plats och därför måste prognosen och det optimala lagret beräknas utifrån branschen.

De företag som stöter på flest svårigheter är de som hanterar tusentals och till och med miljoner SKU:er (kombinationer av plats och artikel). I detta fall hanterar både återförsäljare och distributörer av läkemedel och bildelar ett stort antal SKU:er och flera försäljningsställen, vilket i vissa fall kan innebära miljontals SKU:er.

Ju fler SKU:er, desto större komplexitet; ju större komplexitet, desto större behov av information; och ju större behov av information, desto mer tid måste vi investera i hanteringen av SKU:er.

Exempel på optimal lagerhållning

Beräkningen av optimalt lager kan variera beroende på bransch, produkttyp och de specifika omständigheterna för varje företag.

Här är några exempel på hur begreppet optimalt lager kan tillämpas i olika sammanhang:

Detaljhandel

Anta att en butik säljer elektroniska produkter, till exempel mobiltelefoner. Den genomsnittliga dagliga efterfrågan på en viss telefonmodell är 20 enheter. Leveranstiden från leverantören är 5 arbetsdagar. Baserat på historisk försäljningsanalys och fluktuationer i efterfrågan har företaget fastställt att det behöver ha ett säkerhetslager på 10 enheter.

Den optimala lagerberäkningen skulle vara:

Företaget bör därför alltid ha minst 110 enheter av den telefonmodellen i lager för att kunna möta efterfrågan och minska osäkerheten.

Läkemedelsdistribution

Ett läkemedelsdistributionsföretag levererar läkemedel till flera apotek. Den genomsnittliga dagliga efterfrågan på ett läkemedel är 30 enheter. Leveranstiden från tillverkaren är 2 dagar. På grund av vissa läkemedels kritiska betydelse har företaget ett högt säkerhetslager på 50 enheter.

Den optimala lagerberäkningen skulle vara:

Företaget bör alltid ha minst 110 enheter av det läkemedlet i lager.

Grossist av bildelar

En grossist av bildelar säljer reservdelar till bilverkstäder. Den genomsnittliga dagliga efterfrågan på oljefilter är 15 enheter. Leveranstiden från leverantören är 3 dagar. Företaget har beräknat att det behöver ett säkerhetslager på 20 enheter på grund av säsongsvariationer i efterfrågan.

Den optimala lagerberäkningen skulle vara:

Därför bör grossisten alltid ha minst 65 enheter oljefilter i lager.

Detta är endast förenklade exempel. I verkliga situationer innebär lagerhantering ytterligare överväganden, såsom lageromsättning, lagringskostnader och beställningskostnader. Dessutom kan optimala lagernivåer variera för olika produkter och situationer inom samma företag. Nyckeln är att anpassa den optimala lagerberäkningen till varje företags specifika behov och omständigheter.

Hur påverkar efterfrågan och produktens livscykel det optimala lagret?

Alla vill bara arbeta med artiklar med hög omsättning och hög marginal, men verksamhetens natur och produkternas livscykel tvingar företagen att ha en blandning av artiklar med hög, medel och låg omsättning.

När det gäller detaljhandlare innebär dynamiken i deras verksamhet att de tenderar att hålla artiklar med hög omsättning, vilket de normalt uppnår i sina distributionscentraler, även om vi återigen ser ett oberäkneligt och oregelbundet beteende i deras försäljningsställen. För att inte tala om displayartiklar som glasögon, parfymer etc.

Inom läkemedelsdistributionen finner vi en kombination av artiklar med hög, medelhög och låg omsättning. Även om det teoretiskt sett finns en tydlig potential för att förbättra sortimentets sammansättning, är marknadsbegränsningarna oftast avgörande.

Det mest komplicerade scenariot är det som gäller grossister av reservdelar. Reservdelarnas natur innebär att distributörer inom denna sektor arbetar med många långsamt roterande eller oregelbundna artiklar, med den ytterligare komplikationen att produkterna har mycket långa livscykler, vilket gynnar den berömda Long Tail-effekten. I detta fall är det viktigt att noga övervaka den (negativa) trenden för dessa artiklar och avbryta försäljningen av dem i tid för att förhindra att de blir föråldrade.

Hur är det med introduktionen av nya produkter och kampanjer?

Lansering av produkter och kampanjer är en indikator på optimala lagernivåer. Om vi jämför de tre sektorerna, medan en detaljhandlare lanserar flera kataloger per år och erbjuder många kampanjer, har en reservdelsdistributör en skyldighet, åtminstone ur ett affärsmässigt perspektiv, att hålla en referens i lager i många år, medan läkemedelsdistributionen skulle hamna någonstans i mitten av detta spektrum.

Detta innebär att för en återförsäljare är introduktionen av nya produkter och hanteringen av kampanjer aspekter av yttersta vikt, indikatorer för optimala lagernivåer. Förnyelsen av en stor del av deras sortiment varannan månad och lanseringen av ständiga kampanjer gör det nödvändigt att lageroptimeringssystemet möjliggör en enkel introduktion av nya artiklar och kampanjer, med hänsyn till tidigare kampanjer och ersättnings- eller relaterade produkter.

Inom läkemedelsdistribution och reservdelsgrossister är introduktionen av nya artiklar och kampanjer mindre frenetisk, men fortfarande mycket viktig. Baserat på allt detta bör vi bekräfta om vi har ett sätt att hantera introduktionen av nya produkter. Ett bra sätt att göra detta är att ställa oss följande frågor:

• Kan vi kopiera den historiska efterfrågan på ersättningsprodukter eller föregångare?
• Kan vi kopiera den historiska efterfrågan på ersättningsprodukter eller föregångare?
• Hur hanterar vi kampanjer och andra kommersiella åtgärder?
• Hur kan vi lägga till den ytterligare efterfrågan från en framtida kampanj till den befintliga prognosen?
• Tar vi hänsyn till den kannibaliseringseffekt som kampanjprodukten kan ha på andra produkter?
• Tar vi hänsyn till beteendet efter kampanjen?

Kan vi skilja kampanjens efterfrågan från den normala historiska efterfrågan, så att kampanjer inte påverkar beräkningen av efterfrågeprognoser för framtida cykler?

Säkerställa hög tillgänglighet som en indikator för optimal lagerhållning

Även om säkerställande av hög tillgänglighet är en del av indikatorerna för optimalt lager för alla sektorer, är det avgörande för en återförsäljare, eftersom brist innebär förlorad försäljning. Detta har förvärrats under de senaste åren med ökningen av online-shopping. Återförsäljare som inte säljer online konkurrerar med webbplatser som erbjuder ett brett utbud av produkter med omedelbar tillgänglighet. Och om de har en onlinebutik måste de uppnå just det: kunna erbjuda ett brett utbud av produkter som är omedelbart tillgängliga.

När det gäller läkemedelsdistributörer och reservdelsgrossister leder brist ofta också till förlorad försäljning.

Hur kan jag undvika lagerbrist? Inser vi när en artikel börjar ta slut? I samband med lagerbristen eller innan, så att vi kan reagera förebyggande för att undvika lagerbrist? Kan vi upptäcka artiklar med överskottslager? Eller artiklar som riskerar att bli föråldrade? Vad är sambandet mellan en artikels tillgänglighet och det lager som behövs för att garantera denna tillgänglighet? Finns det något som heter optimalt lager?