Voorraadbeheer: optimalisatie en sleutelstrategieën voor maximale winstgevendheid 

Voorraadbeheer is een bedrijfsproces dat rechtstreeks van invloed is op de winstgevendheid en het concurrentievermogen van een bedrijf. De sleutel tot succes ligt in het bereiken van een balans tussen het hebben van voldoende voorraad om aan de vraag te voldoen en het minimaliseren van opslagkosten en het risico van veroudering. In dit artikel leggen we uit wat voorraadbeheer inhoudt.

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer is het proces van het overzien en controleren van de productstroom binnen een bedrijf, van aankoop tot opslag en uiteindelijke distributie of verkoop. Het doel is om een evenwicht te behouden tussen productbeschikbaarheid en voorraadkosten. Effectief voorraadbeheer stelt bedrijven in staat om efficiënt te reageren op de marktvraag zonder te grote voorraden aan te leggen, wat vaak leidt tot financiële en operationele problemen.

Uitdagingen in voorraadbeheer vandaag de dag

De toenemende complexiteit van supply chains en de veranderende verwachtingen van klanten, hebben de uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer vergroot. Hieronder staan drie van de belangrijkste uitdagingen van dit moment.

1. Stijgende opslagkosten

Om een hoge beschikbaarheid te garanderen, is het aanhouden van grotere voorraden nodig. De stijgende kosten voor magazijnruimte, samen met de arbeidskosten, hebben de totale kosten voor het aanhouden van grotere voorraden verhoogd.

2. Risico van veroudering

Met de snelle veranderingen in markttrends en technologische vooruitgang, verhoogt het aanhouden van grote hoeveelheden voorraad het risico dat bepaalde producten verouderd raken.

3. Strengere financieringsvoorwaarden

Toegang tot krediet of financiering om grote voorraden te dekken kan voor sommige bedrijven een uitdaging zijn, wat hun cashflow beïnvloedt. Studies suggereren dat de waarde van voorraden meer dan 30% van de activa van een bedrijf kan vertegenwoordigen. Het benadrukt het belang van het implementeren van efficiënte voorraadbeheerprocessen om financiële risico’s te verminderen en de winstgevendheid te verbeteren.

Stappen naar efficiënt voorraadbeheer

Van bedrijfsstrategie naar bedrijfsvoering

Het eerste waar je rekening mee moet houden is dat effectief voorraadbeheer begint met een duidelijke afstemming op de bedrijfsstrategie van het bedrijf. Afhankelijk van de positionering van het bedrijf zal de wijze van voorraadbeheer variëren.

Volgens het model van Treacy en Wiersema zijn er drie belangrijke strategische benaderingen:

• Product leadership: Dit vereist voortdurende innovatie en een breed productassortiment, wat vaak betekent dat er grotere voorraden moeten worden aangehouden om uitval te voorkomen.
• Operational excellence: Hier ligt de nadruk op procesefficiëntie. Het doel is om de opslagkosten te minimaliseren en de productomzet te maximaliseren.
• Customer intimacy: De prioriteit is om klanten precies te leveren wat ze nodig hebben wanneer ze het nodig hebben. Dat kan betekenen dat je een gevarieerde voorraad moet bijhouden en koste wat het kost voorraden moet vermijden.

Als je weet welke van deze strategieën je bedrijf domineert, kun je je voorraadbeslissingen beter afstemmen. Als jouw bedrijf bijvoorbeeld gespecialiseerd is in operationele uitmuntendheid, dan zal jouw uitdaging liggen in het minimaliseren van de voorraadniveaus, terwijl een bedrijf dat uitblinkt in customer intimacy speciale aandacht zal moeten besteden aan het voorkomen van stock outs.

Productclassificatie: De ABC-methode

Een van de belangrijkste tactieken bij voorraadbeheer is de ABC-classificatie, gebaseerd op het principe van Pareto, dat aangeeft dat 20% van de producten 80% van de omzet genereert.

Dit betekent dat de meest waardevolle producten voor het bedrijf meer aandacht en controle moeten krijgen, terwijl de producten met minder impact eenvoudiger kunnen worden beheerd.

• Categorie A: Producten met een hoge omzet of hoge waarde die het grootste deel van de winst genereren.
• Categorie B: Producten die de verkoop of marges matig beïnvloeden en middelmatig toezicht vereisen.
• Categorie C: Items met een lage omloopsnelheid of lage waarde die minimaal beheer vereisen, idealiter volledig geautomatiseerd.

Deze aanpak helpt bedrijven hun middelen te richten op de meest winstgevende producten en te voorkomen dat ze tijd en moeite verspillen aan producten die minder waarde toevoegen.

Beheer en controle van de productlevenscyclus

Het beheren van het productassortiment is een van de meest complexe onderdelen van voorraadbeheer. Bedrijven moeten bepalen welke producten ze op voorraad moeten houden, wanneer ze nieuwe producten moeten introduceren en wanneer ze producten die niet langer winstgevend zijn moeten uitfaseren. Deze taak wordt vereenvoudigd met hulpmiddelen zoals assortimentsmatrices, die helpen om rationelere, minder emotionele beslissingen te nemen over productportfoliobeheer.

Daarnaast is het beheersen van de productlevenscyclus essentieel om te voorkomen dat de voorraad zich opstapelt en uiteindelijk verouderd raakt. De meeste producten doorlopen verschillende stadia: introductie, groei, volwassenheid en verval. Voorraadniveaus moeten worden aangepast aan de levensfase van het product. De grootste risico’s op veroudering doen zich voor aan het begin en het einde van de levenscyclus, wanneer de vraag het meest onzeker is. Een van de meest effectieve methoden om te beslissen of je een product op voorraad moet nemen, is door gebruik te maken van een aandelenindex, zoals de index hieronder:

Veiligheidsvoorraad definiëren: Wanneer en hoeveel te bestellen

Een veiligheidsvoorraad is een extra voorraad producten die wordt aangehouden voor onvoorziene omstandigheden, zoals een plotselinge stijging van de vraag of vertragingen bij de levering door leveranciers. Beslissen wanneer en hoeveel te bestellen is een van de belangrijkste beslissingen in voorraadbeheer.

De berekening van de veiligheidsvoorraad moet gebaseerd zijn op factoren zoals:

• Serviceniveau: Dit geeft het percentage weer van de keren dat een bedrijf aan een bestelling kan voldoen.
• Fout in vraagvoorspelling: De onnauwkeurigheid van vraagvoorspellingen heeft een directe invloed op de voorraadniveaus die nodig zijn om voorraaduitval te voorkomen.
• Leverbetrouwbaarheid: Rekening houden met variabiliteit in levertijden is essentieel om verrassingen te voorkomen. Leverbetrouwbaarheid is in feite kritischer dan de nauwkeurigheid van vraagvoorspellingen.

Berekening van de economische bestelhoeveelheid (EOQ)

Economic Order Quantity (EOQ) is een wiskundige methode die bedrijven helpt om de optimale hoeveelheid te bestellen producten te bepalen. EOQ streeft naar een evenwicht tussen bestelkosten en opslagkosten, waardoor de totale voorraad gerelateerde kosten worden geminimaliseerd.

Lees voor meer informatie over EOQ en de formule onze blog: Is een economische bestelhoeveelheid (EOQ) nog steeds relevant in de huidige volatiele wereld?

Uitzonderingsbeheer en geautomatiseerde besluitvorming

Naarmate de voorraad complexer wordt en het productassortiment toeneemt, is het van cruciaal belang om tools voor uitzonderingsbeheer te implementeren. Met deze tools kun je je richten op de meest kritieke producten, terwijl minder belangrijke items automatisch door software kunnen worden beheerd.

Dankzij uitzonderingsbeheer kunnen voorraadteams hun tijd en middelen besteden aan het oplossen van problemen die echt invloed hebben op de winstgevendheid, zodat geautomatiseerde systemen minder belangrijke producten kunnen beheren.

Belangrijkste KPI’s in voorraadbeheer

Bij voorraadbeheer is het meten van prestaties essentieel om gebieden voor verbetering te identificeren en ervoor te zorgen dat de voorraadactiviteiten efficiënt en winstgevend zijn. Deze prestaties worden gemeten aan de hand van KPI’s (Key Performance Indicators).

Laten we eens kijken naar een aantal van de belangrijkste KPI’s voor voorraadbeheer:

Voorraadomzet

De omloopsnelheid van de voorraad meet hoe vaak de totale voorraad is verkocht of gebruikt tijdens een bepaalde periode. Een hoge omloopsnelheid geeft meestal aan dat producten snel worden verkocht, terwijl een lage omloopsnelheid kan wijzen op slecht beheer, wat mogelijk leidt tot verouderde producten.

Serviceniveau

Het serviceniveau geeft het percentage bestellingen aan dat een bedrijf kan uitvoeren vanuit de beschikbare voorraad zonder afhankelijk te zijn van spoedbestellingen. Een hoog serviceniveau betekent dat het bedrijf de juiste hoeveelheid voorraad heeft om aan de vraag van klanten te voldoen.

Verouderingspercentage

Deze KPI geeft het percentage van de voorraad weer dat verouderd raakt en niet meer verkocht kan worden. Een stijgend verouderingspercentage kan duiden op een slechte planning of een slechte afstemming tussen voorraadniveaus en de marktvraag.

Aanvullingstijd of doorlooptijd

De doorlooptijd meet de tijd die verstrijkt tussen het moment dat een bestelling wordt geplaatst bij een leverancier en het moment dat de producten op voorraad komen. Het verkorten van deze tijd is cruciaal voor het verbeteren van de operationele efficiëntie en het verlagen van de benodigde veiligheidsvoorraad.

Voorraadbeheer in verschillende sectoren

Voorraadbeheer verschilt aanzienlijk per branche. Elke sector heeft zijn eigen uitdagingen en nuances die bepalen hoe ze hun voorraden beheren. Hieronder onderzoeken we hoe voorraadbeheer verschilt in productie, distributie, detailhandel en e-commerce.

Voorraadbeheer in productie

Voorraadbeheer in de productiesector richt zich voornamelijk op het in evenwicht brengen van de beschikbaarheid van grondstoffen met efficiënte productie.

Belangrijke aspecten van deze sector zijn onder andere:

• Beheer van onderdelen: Sommige materialen of componenten kunnen duur of moeilijk verkrijgbaar zijn, waardoor het cruciaal is om optimale veiligheidsvoorraden aan te houden om productiestilstand te voorkomen.
• Interne logistiek en kwaliteitscontrole: In tegenstelling tot andere sectoren vereist productie dat voorraadbeheer wordt geïntegreerd met interne logistiek om ervoor te zorgen dat materialen en onderdelen soepel door de productielijnen stromen.
• Complexe vraagvoorspelling: Het voorspellen van de vraag is niet alleen cruciaal voor eindproducten, maar ook voor de materialen die nodig zijn om ze te produceren.

Voorraadbeheer in distributie

In de distributiesector is de belangrijkste uitdaging het beheren van grote hoeveelheden producten die tussen verschillende punten in de supply chain bewegen, van fabrikanten tot detailhandelaren.

De belangrijkste aspecten van deze sector zijn:

• Opslag optimaliseren: Distributeurs verwerken vaak grote voorraadvolumes, waardoor optimalisatie van magazijnruimte essentieel is. Systemen zoals Warehouse Management Systems (WMS) helpen bij het efficiënt beheren van de ontvangst, opslag en verzending van producten.
• Meerdere locaties: Distributeurs werken meestal met meerdere logistieke centra. Coördinatie tussen deze magazijnen is cruciaal om ervoor te zorgen dat producten beschikbaar zijn waar en wanneer ze nodig zijn, wat complex voorraadbeheer op meerdere locaties met zich meebrengt.
• Leveringstermijnen halen: De distributiesector is sterk afhankelijk van het halen van afgesproken levertijden. Om dit te bereiken moet de voorraad strategisch worden geplaatst in distributiecentra in de buurt van eindklanten.

Voorraadbeheer in de detailhandel

De retail sector wordt geconfronteerd met uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer die te maken hebben met de hoge omloopsnelheid van producten en de noodzaak om onmiddellijk aan de vraag van klanten te voldoen.

De belangrijkste factoren in deze sector zijn onder andere:

• In-store vs. magazijn voorraadbeheer: In de detailhandel wordt de voorraad verdeeld tussen centrale magazijnen en fysieke winkels. Ervoor zorgen dat producten beschikbaar zijn op de juiste verkooppunten is essentieel om voorraadtekorten in winkels te voorkomen en magazijnruimte te optimaliseren.
• Hoge productomzet: De detailhandel wordt gekenmerkt door een hoge omloopsnelheid van producten, wat betekent dat voorraden snel moeten worden beheerd om voorraadvorming en veroudering te voorkomen. Dit is vooral belangrijk in sectoren zoals mode of technologie, waar trends snel veranderen.
• Seizoensgebonden vraagvoorspelling: De verkoop in de detailhandel fluctueert aanzienlijk afhankelijk van het seizoen (bijv. tijdens feestdagen of verkoopperioden). Effectief voorraadbeheer in de detailhandel moet flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan deze veranderingen om stock outs of te grote voorraden te voorkomen.
• Omgaan met retourzendingen: Omgekeerde logistiek is een grote uitdaging in de detailhandel, vooral met de groeiende populariteit van e-commerce. Efficiënt beheer van retouren is essentieel om verliezen te minimaliseren en magazijnruimte te optimaliseren.

Het doel van voorraadbeheer: Operaties optimaliseren

Uiteindelijk is het doel van voorraadbeheer het optimaliseren van de activiteiten en het verhogen van de efficiëntie. Dit verlaagt de kosten voor het opslaan, bestellen en distribueren van producten. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat bedrijven bestelvolumes aanhouden die al jaren niet meer zijn herzien, wat kan leiden tot te grote voorraden of stock outs, afhankelijk van de timing. Het implementeren van een efficiënt voorraadbeheersysteem biedt bedrijven verschillende voordelen:

• Kostenbesparing: Zowel de opslagkosten als de operationele kosten kunnen aanzienlijk worden verlaagd.
• Verbeterde cashflow: Beter voorraadbeheer maakt kapitaal vrij dat in andere onderdelen van het bedrijf kan worden gebruikt.
• Klanttevredenheid: Efficiënt beheer zorgt ervoor dat de voorraad altijd beschikbaar is wanneer de klant deze nodig heeft, wat hun ervaring verbetert.
• Concurrentievoordeel: In een wereldwijd concurrerende omgeving kan efficiënt voorraadbeheer een belangrijk voordeel zijn ten opzichte van concurrenten.

De uitdaging is om de juiste balans te vinden tussen voorraadkosten en bestelkosten. Het herdefiniëren van bestelhoeveelheden, met behulp van methodologieën zoals Economic Order Quantity (EOQ), kan leiden tot aanzienlijke besparingen. Daarnaast zorgt de integratie van systemen voor procesautomatisering en constante bewaking van kosten en voorraadniveaus.