Is OTIF de juiste manier om beschikbaarheid te meten?

Wat is een goed OTIF-doel?

Je zou denken, zoals bij veel dingen, dat 100% het getal is waarnaar je moet streven bij het vaststellen van je OTIF-doelstelling. Toch is het in de praktijk bijna onhaalbaar om 100% te halen. (Of liever gezegd, het zou super duur zijn om het te proberen!) Vooral als je bedenkt hoe groot de mogelijkheden zijn voor invloed van buitenaf op de toeleveringsketen. Dit is duidelijker bij gebeurtenissen als COVID of Brexit. Maar het is ook iets om rekening mee te houden in een harmonieuze omgeving.

Wat zijn de voordelen van OTIF?

Er zijn tal van scenario’s waarin het meten van de OTIF jouw bedrijf kan helpen. Hier volgen enkele voorbeelden:

• Wat als de helft van jouw bestelling ontbreekt? Wat als je het dubbele krijgt van wat je hebt afgesproken?
• Wat als je de zending 2 weken eerder krijgt dan verwacht? Zeker, soms is dat goed nieuws. Tenzij, natuurlijk, je gewoon niet de magazijnruimte hebt om een onmiddellijke toename van de voorraad op te vangen.
• Wat als hun levering te laat is? Hoe lang kun je de verwachtingen van jouw klanten temperen voordat ze elders gaan winkelen? Waarschijnlijk niet lang.

Dit is waar de OTIF metriek van pas komt. Vaak kunnen we het probleem met late of gemiste bestellingen meteen zien. Hoewel je het operationele team misschien hoort mopperen over het feit dat ze ruimte moeten vinden in het magazijn voor een onverwachte bestelling, is dit snel vergeten. Het verkoopteam kan iets minder vergevingsgezind zijn in geval van een stock-out door een gemiste bestelling van een leverancier. Maar zelfs dan heb je de instrumenten nodig om na te gaan of dit een eenmalige fout was of dat de schuldige een recidivist is.

Wat zijn de beperkingen van On Time, In Full (OTIF)?

Je zou denken dat OTIF precies doet als waar het voor staat. En tot op zekere hoogte heb je gelijk. Maar we moeten onze oorspronkelijke uitdaging in overweging nemen. Beschikbaarheid, afgeronde bestellingen. Deze eenvoudige begrippen betekenen verschillende dingen voor verschillende mensen.

De andere uitdaging is het vastleggen van de nuances en complexiteiten van jouw werkzaamheden.

Hoe bereken je bijvoorbeeld de metriek “Op tijd” voor een artikel dat al in backorder is? Backorders kunnen immers nooit op tijd zijn. Anders zouden ze al geleverd zijn!  Hoe zit het als bestellingen van leveranciers over meerdere weken of maanden gespreid zijn? Moet je elke levering afzonderlijk bekijken of pas wanneer de laatste lading aankomt? Het is vaak gemakkelijker gezegd dan gedaan om deze metriek doeltreffend te volgen!

Hoe benaderen we het OTIF-vraagstuk bij Slimstock?

Om een goed beeld te krijgen van zowel de prestaties van jouw leveranciers als jouw dienstverlening aan klanten, heb je datapunten nodig waarop je kunt vertrouwen. Laten we beginnen met jouw klanten. Wij willen een transparant beeld krijgen of wij al dan niet aan de behoeften van onze klanten voldoen. En daarvoor kunnen we op onderzoek uit:

• Huidige beschikbaarheid – Hoeveel voorraad hebben we momenteel in voorraad? En waar in de keten wordt deze voorraad aangehouden?
• Berekend service levels – Als we toch zonder voorraad komen te zitten, hoeveel van de verwachte vraag zullen we dan missen? We kunnen dit ook met terugwerkende kracht bekijken en het effect van voorraaduitval in het verleden onderzoeken.

En hoe zit het met het monitoren van leveranciersprestaties? Leveranciersparameters hebben een enorme invloed op wanneer we bestellen en hoeveel we bestellen. Daarom is de vraag die we hier willen beantwoorden: Doen onze leveranciers wat ze beloofd hebben? En daarvoor moeten we het volgende begrijpen:

Doorlooptijd variatie – In hoeverre week de ‘echte’ doorlooptijd af van de met de leverancier overeengekomen doorlooptijd?

Hoe kan OTIF worden verbeterd?

Hoe kun jij OTIF gebruiken om de beschikbaarheid te verbeteren? Hoe kan OTIF jou helpen bij het oplossen van jouw leveranciersuitdagingen? Zoals met alle statistieken, heeft het weinig zin ze bij te houden als je niet in actie komt. Er zijn verschillende manieren om zowel de beschikbaarheid die jij jouw klanten biedt, als de service die jij van leveranciers ontvangt, te verbeteren.

Maar hier zijn 5 stappen waarop jij je moet concentreren om jouw OTIF-metriek te verbeteren:

1. Zorgen voor totale duidelijkheid over alle KPI’s
2. Gegevens consequent verzamelen
3. Realistische doelen stellen
4. Problemen opsporen en vroegtijdig actie ondernemen
5. Vergelijk en contrasteer met jouw andere KPI’s
6. Blijf nieuwsgierig

Laten we wat dieper ingaan op elk van deze punten…

Zorgen voor totale duidelijkheid over alle KPI’s

Het allereerste startblok moet de bevestiging van de meting zijn. Het is logisch dat mensen uit verschillende bedrijven verschillende analysemethoden hanteren. Maar het is ook vrij normaal dat verschillende teams binnen hetzelfde bedrijf een verschillende kijk hebben op wat de statistieken werkelijk betekenen. Ongeacht welke variant van On Time, In Full (OTIF) je gebruikt, of als je een andere metriek gebruikt, iedereen moet begrijpen en het eens zijn over hoe de metriek wordt berekend.

Gegevens consequent verzamelen

Door je goed in te stellen, zul je de stapsgewijze verbetering veel gemakkelijker kunnen realiseren. je moet gewoon allemaal op dezelfde manier meten. Anders kun je net zo goed niet beginnen. Maar wat wordt bedoeld met “gegevens verzamelen”? Wij bedoelen dat je ervoor moet zorgen dat al jouw standaardgegevens rond verkoopgeschiedenis, nabestellingen, leveranciersleveringen en klantenorders kloppen.

Realistische doelen stellen

Jouw prestaties zullen waarschijnlijk niet veel veranderen als je dezelfde dingen blijft doen die je altijd hebt gedaan. Om vooruitgang te boeken en tastbare resultaten te boeken, zul je nieuwe tactieken en strategieën moeten inzetten. Zeker, er zijn tal van supply chain KPI’s die je kunt gebruiken om de prestaties te volgen. OTIF, huidige beschikbaarheid, berekende serviceniveaus en doorlooptijdvariatie zijn allemaal nuttig om dit verbetertraject te meten.

Je moet echter eerst duidelijk weten waar je naartoe wilt. Als jouw ambities te hoog gegrepen zijn of niet stroken met jouw algemene bedrijfsdoelstellingen, kun je van een koude kermis thuiskomen.

Toptip: Als je meer wilt lezen over hoe je effectieve doelen kunt vaststellen, kun je onze handleiding voor S&OP raadplegen. In dit stappenplan gaan we na hoe jij jouw strategie kunt vertalen in een tactisch plan waarop actie kan worden ondernomen.

Problemen opsporen en vroegtijdig actie ondernemen

Je hebt de gegevens; iedereen begrijpt de doelstellingen en je hebt een plan opgesteld. Maar wat nu? Het probleem met bijna alle beschikbaarheidsmetingen is dat tegen de tijd dat je merkt dat je een probleem hebt, het vaak veel te laat is. Daarom moet je proactief potentiële problemen opsporen voordat ze jouw bedrijf treffen. Voor welke problemen moet je oppassen?

Als het gaat om het halen van de doelstellingen van de klant, op tijd en volledig, is er maar één ding waar we ons zorgen over hoeven te maken: Hebben wij voldoende beschikbaarheid om aan de verwachte vraag te voldoen totdat de voorraad kan worden aangevuld?

Welke actie wordt gekozen kiezen, hangt af van de situatie. Misschien kan de volgende bestelling van de leverancier vervroegd worden. De bestelling kan versneld worden en extra kosten voor luchtvracht maken.

Hoe dan ook, hoe eerder je een tekort ontdekt, hoe meer mogelijkheden je hebt om het probleem te verhelpen. Maar hoe zit het met leveranciers OTIF? Dit is wat lastiger. Want hoe weet je of jouw leveranciers jou in de steek laten?

Wij zouden de staat van dienst van de leverancier kunnen bekijken. Als zij voortdurend te laat of onvolledig bestellen, kan er misschien een buffervoorraad aangelegd worden om de beschikbaarheid te beschermen. Maar waarom zouden wij dan betalen voor de slechte prestaties van een leverancier? Als alternatief kunnen we proberen samen te werken met leveranciers. Alleen al door deze KPI robuust te maken, zijn we beter in staat om prestatieproblemen frontaal aan te pakken.

Door informatie over onze toekomstige voorraadbehoeften te delen, kan de leverancier echter beter in staat zijn jouw bestelling uit te voeren. Als de leverancier bovendien inzicht kan geven in zijn beschikbaarheid, kunnen tekorten veel eerder opspoort worden.

Vergelijk en contrasteer met jouw andere KPI’s

Het vieren van een geweldige OTIF prestatie op zichzelf is goud waard. JE moet bedenken hoe de OTIF werkt in combinatie met andere analyses en hoe cruciaal deze zijn voor de evaluatie van de bedrijfsprestaties. Als je je bijvoorbeeld realiseert dat je een OTIF-prestatie van 95% haalt, is dat geweldig. Maar niet als je te veel werkkapitaal hebt geïnvesteerd of een enorm risico loopt op veroudering. Het zou jouw activiteiten op lange termijn ernstig kunnen schaden.
Een ander punt is hoe jouw OTIF zich verhoudt tot de verschillende productgroepen? Als je een bijna perfecte beschikbaarheid hebt voor je C-artikelen, is dat geweldig. Maar niet als jouw A-artikelen slecht presteren.

Blijf nieuwsgierig

Waar jouw OTIF levering of beschikbaarheidsprestatie tekort schiet, moet je de vraag stellen: ‘Waarom’?  Is het omdat jouw tactiek verkeerd is? Zijn andere factoren van invloed op jouw resultaten waar je geen rekening mee had gehouden? Of zijn jouw oorspronkelijke doelstellingen niet langer relevant? En het gaat er niet alleen om gebieden met ondermaatse prestaties op te sporen. We willen ook nagaan waar we de OTIF-doelstellingen ver hebben overschreden. Misschien kunnen we dezelfde tactiek toepassen op andere gebieden van de operatie. De bedoeling van het stellen van doelen is immers om de status quo uit te dagen! En OTIF is geen uitzondering.

Enkele laatste gedachten over OTIF…

In dit artikel hebben we de oorsprong van OTIF, de voordelen en beperkingen ervan onderzocht, en hoe je deze metriek kunt gebruiken om een positieve impact te hebben op jouw bedrijf. En we hebben zelfs besproken hoe wij OTIF hier bij  zien.