Durante años, el acceso a herramientas para abordar este tipo de temas, estaba limitado a corporaciones con gran capacidad económica. Sin embargo, la explosión tecnológica ha traído la capacidad de procesar más datos en menos tiempo. Esto, al mismo tiempo que ha globalizado el acceso a estas tecnologías de información gracias a la reducción de los costos.
Hoy no es necesaria una enorme inversión en hardware y software para tomar ventaja de estas soluciones que aportan innovación y adaptabilidad al modelo de negocio. Pero, ¿qué deberíamos tener en cuenta a la hora de apostar por una solución que permita de verdad una moderna gestión de inventario? A continuación mostramos 8 tips sobre buenas prácticas en gestión de inventario para el mundo moderno de hoy.
Tips para tener buenas prácticas en gestión de inventario
- Tener todos tus datos en un solo lugar. La recomendación tradicional ha sido siempre mantener toda información en un único lugar que, por idoneidad, era el propio ERP. Sin embargo, la realidad es que según las dimensiones de la organización cabe la posibilidad de integrar diferentes sistemas que permitan obtener un dato “limpio”. Poder evaluar esto en una fase previa es muy valioso para el éxito del sistema de gestión.
- Resultados de principio a fin. Tal vez no sea una necesidad imperante, pero contar con esta posibilidad ofrece confianza y garantía al cliente. Cuando una solución de gestión permite tomar el dato, convertirlo, utilizarlo y generar un resultado para luego ser medido, es porque realmente cubre un proceso de negocio y genera valor.
- Amplias posibilidades de reportes. El reporte informático en diferentes formatos (csv, pdf, xls, etc.) se mantiene como una de las funcionalidades más valoradas por las organizaciones, ya que no solo permite compartir información a nivel horizontal dentro del departamento, sino que facilita la comprensión vertical por parte de la organización, emitiendo reportes personalizados de forma automática o a demanda del usuario.
- Cuadro de control. Tener un control sobre lo que conocemos y, sobre todo, conocer los datos en el momento justo y en el nivel de detalle que realmente importa es imprescindible. Una buena herramienta de gestión del inventario debe permitirnos entender el impacto de lo que está generando desviaciones en nuestros resultados sin hacernos perder el tiempo y esfuerzo en otros campos.
- Evaluación gráfica y de datos. Visualizar la información de manera gráfica siempre será la mejor forma de expresar tanto una situación como una solución. Es por esto que integrar los gráficos con el dato en bruto propicia una gran ventaja para identificar situaciones y proponer soluciones.
- Diferentes escalas de producto. Los resultados y los análisis deben hacerse a diferentes escalas de producto y de negocio. Es decir, que el hecho de que el análisis te permita acceder a una categoría en particular dentro de una región específica de la estructura comercial demuestra que hay habilidad para tomar decisiones y acertar en las acciones.
- Proceso estándar. Emplear procedimientos uniformes ahorra tiempo y dinero, además de facilitar el entrenamiento en nuevos recursos que posibiliten el movimiento de las personas dentro de la organización. Existen muchas reglas comunes de inventario que, bien utilizadas, maximizan la eficiencia de la actividad.
- Escenarios: Qué hacer si…? Adelantarse a los impactos que puedan tener el cambio en una política de gestión del inventario es de gran ayuda para tomar decisiones. En la actualidad, las organizaciones no se pueden permitir disponer de días para actualizar un ERP y ver los resultados al día siguiente. El escenario actual exige rapidez y flexibilidad.
Es importante comprobar que nuestro sistema de gestión del inventario nos ofrezca estas funcionalidades básicas. Esto, debido a que a pesar de su aparente simplicidad, son determinantes para responder ante los posibles cambios que se produzcan. Así mejorará la planificación del stock y otorgará flexibilidad a la ejecución de acciones apropiadas para sortear la dinámica del mercado. De esta manera, con la herramienta adecuada y utilizando buenas practicas en gestión de inventario, obtendrá una mayor rentabilidad del inventario.
