Las claves para realizar pedidos óptimos: cómo equilibrar el coste, el capital y el control

Cuando se trata de pedidos, incluso las decisiones aparentemente más insignificantes pueden reducir sutilmente los márgenes de beneficio. En este artículo examinamos cómo tomar las mejores decisiones posibles -incluyendo cuándo y cuánto pedir- y por qué estos factores son más importantes de lo que la mayoría de la gente cree.

Por qué es importante la cantidad de los pedidos

La cuestión es la siguiente: las cantidades de los pedidos no solo sirven para mantener las estanterías llenas. Pueden tener un impacto en tu eficiencia, el espacio de almacenamiento y el flujo de caja. En definitiva, prácticamente en toda tu operación.

En este sentido juega un papel muy importante la cantidad mínima de pedido (MOQ). Cuando tienes MOQ altas, realizas pedidos con menos frecuencia. Esto puede dar lugar a menos situaciones de «se nos ha vuelto a agotar el stock» y a gastos de envío y manipulación más baratos. Suena bien, ¿verdad? La pega es que también acumulas más inventario. Eso inmoviliza tu capital circulante, abarrota tu almacén y aumenta las probabilidades de que te quedes con productos que no puedes vender.

Las MOQ bajas te dan más flexibilidad. Puedes reaccionar más rápidamente a los cambios en la demanda, mantener los productos más frescos y liberar capital circulante. Sin embargo, también tienes que hacer frente a más pedidos, más trabajo administrativo, mayores gastos de envío y afrontar un mayor margen de error.

Entonces, ¿cuál es la solución? Encontrar equilibrio. Tanto un exceso como un déficit de inventario conllevan costes ocultos. Tu objetivo es encontrar el término medio «adecuado», también conocido como «cantidad económica de pedido» o EOQ.

Los costes que hay detrás del inventario y cómo la EOQ te ayuda a gestionarlos

Antes de poder calcular cuánto pedir, debes comprender cuánto cuesta realmente mantener el inventario. No se trata solo del precio de los productos, sino de todo lo que los rodea.

Hay dos grandes categorías de costes a tener en cuenta:

• Costes de mantenimiento: espacio de almacenamiento, seguros, depreciación e incluso el riesgo de que tus productos queden obsoletos o sean invendibles. Y no olvides el coste del capital. Si tu dinero está inmovilizado en existencias, no está disponible para otras cosas. Ese coste de oportunidad por sí solo puede suponer un verdadero lastre para el flujo de caja.
• Costes de pedido: cada vez que haces un pedido hay que realizar tareas administrativas, coordinar el envío, recibirlo y gestionarlo.

Aquí es donde entra en juego la EOQ (cantidad económica de pedido). Se trata de una fórmula sencilla pero potente, diseñada para lograr un equilibrio entre esos dos costes. Si haces pedidos con demasiada frecuencia, tus costes de pedido se disparan. Si haces pedidos demasiado grandes, tus costes de mantenimiento aumentan. La EOQ te ayuda a encontrar el punto óptimo: el tamaño de pedido que minimiza el coste total del inventario. Y lo mejor de todo es que no tiene por qué ser perfecta para ser útil. Incluso si tus datos no son exactos, el resultado de la EOQ tiende a acercarse al coste óptimo. Esto lo convierte en una base fiable para la planificación, especialmente cuando se trata de datos inciertos o imperfectos.

Donde:

• D = Demanda
• Co = Coste de pedido
• Ch = Coste de mantenimiento
• p = Precio por unidad

Aplicar la EOQ en el mundo real

Aunque la EOQ es un excelente punto de partida, cualquiera que haya trabajado en la cadena de suministro sabe que el mundo real no siempre se ajusta a los libros de texto. En teoría, se trata de minimizar los costes. En la práctica, hay que lidiar constantemente con limitaciones que te empujan en diferentes direcciones.

Para empezar, los proveedores suelen tener cantidades mínimas de pedido o descuentos por volumen que te obligan a comprar más de lo que realmente necesitas. Luego están la estacionalidad, los límites de vida útil y los productos que son nuevos o están a punto de ser retirados del mercado. Todo ello complica la planificación del inventario a largo plazo. Si a esto le sumamos las limitaciones de flujo de caja y el espacio limitado en el almacén, de repente ese pequeño e inequívoco número de EOQ no es tan fácil de cumplir. Por lo tanto, gestionar esas limitaciones es tan importante como aplicar la fórmula.

Entonces, ¿cómo aplicar todo esto sin que las excepciones te superen? Nosotros te recomendamos que sigas los siguientes pasos:

Empieza por tus MOQ

Observa detenidamente si se ajustan a tus patrones de demanda reales. Los mínimos desajustados a menudo inmovilizan el capital circulante o te dejan con un stock de baja rotación.

Calcula tu EOQ

Incluso una estimación es mejor que nada. Solo asegúrate de revisarla periódicamente, ya que los costes y la demanda cambian.

Aplica las restricciones desde el principio

No dejes que la vida útil, las normas de los proveedores o los límites de almacenamiento te pillen desprevenido. Incorpóralos a tu planificación desde el principio.

Vuelve a calcular de forma dinámica

Las cosas cambian, y tu estrategia de pedidos también debería hacerlo. Utiliza datos actualizados para ajustar tu enfoque en lugar de basarte en reglas estáticas.

Prioriza las transferencias internas

Antes de realizar un nuevo pedido, comprueba si otra ubicación tiene exceso de stock. A menudo es más rápido y rentable.

Consolida siempre que sea posible

Usa las reglas de cumplimiento de pedidos para agrupar envíos, reducir los costes logísticos y evitar camiones que viajan medio vacíos.

Conclusión final

Optimizar los pedidos no es cuestión de buscar una cifra perfecta, sino de hallar un equilibrio práctico. La EOQ ofrece un punto de partida sólido, pero son la flexibilidad operativa, el contexto del negocio y los datos fiables los que convierten esa fórmula en una ventaja competitiva.