Cómo aprovechar al máximo los picos de demanda en el sector alimentario

Hay ciertos momentos en los que se desencadena un frenesí de compras: Navidad, la Copa del Mundo, el primer día cálido de la primavera en el que las familias sacan por primera vez en el año sus barbacoas… Si te dedicas a la industria alimentaria, estos picos ofrecen una gran oportunidad, pero capitalizarlos no siempre es sencillo. ¿Cómo puedes asegurarte de que el stock está en el lugar adecuado en el momento oportuno? ¿Y cómo evitar quedarte con productos sobrantes cuando se acabe el ‘pico’ de demanda?

Un reto recurrente: predecir la demanda

El sector alimentario se enfrenta a un continuo acto de equilibrio: producir, abastecerse y almacenar los artículos fabricados. Y todo ello basándose en lo que creen que demandarán los clientes.

Pero llevara a cabo una buena previsión de la demanda no suele ser sencillo.

• Los patrones de venta son estacionales, como los helados en verano y los turrones en navidad.
• Varían durante la semana. Por ejemplo, los productos de primera calidad se venden más los viernes y los sábados.

Las promociones provocan picos imprevisibles. Si un supermercado lanza una oferta de aperitivos vegetarianos, la demanda puede dispararse de la noche a la mañana.

La planificación se complica aún más cuando la oferta afecta a la demanda, especialmente en el caso de los productos frescos. Por ejemplo, si hay una cosecha abundante de fresas, se lanzan más ofertas con este producto, baja el precio y la gente compra más. En este caso es cuando decimos que es la oferta la que “empuja” la demanda.

Si a esto añadimos la presión de responder rápidamente a los cambios de la demanda con una capacidad de producción limitada, la necesidad de una previsión precisa se vuelve crítica.

La importancia de los acontecimientos, especialmente la meteorología

Más allá de las tendencias semanales y estacionales, los acontecimientos tienen un gran impacto en las ventas de alimentos. Algunos de los más destacados son:

• Grandes acontecimientos deportivos.
• Festivales de música.
• Oleadas de calor o de frío repentinas.

Los acontecimientos meteorológicos son los más difíciles de preparar. Puedes saber las fechas exactas en las que se celebra el mundial con 4 años de antelación. Pero cuando las temperaturas alcanzan los 20°C por primera vez en primavera, y de repente todo el mundo saca sus barbacoas, puede que sólo tengas un par de días para reaccionar.

Para los proveedores de carne, salsas o ensaladas frescas, eso puede significar que de la noche a la mañana la demanda triplique el volumen habitual.

Acontecimientos: ¿Gran oportunidad o amenaza para los márgenes?

Los acontecimientos crean enormes oportunidades comerciales, y los retailers sacan todo su potencial con ofertas, descuentos y publicidad.

Pero la ventana de oportunidad es breve, y acertar con el suministro es un verdadero reto. Cuando se producen acontecimientos inesperados (como un fin de semana excepcionalmente cálido y soleado a principios del mes de marzo), los planificadores a menudo se ven obligados a actuar por instinto. Pueden carecer de visibilidad sobre cómo se desarrollará realmente la demanda. Y con las prisas, es fácil pasar por alto efectos en cadena como:

• Otros productos se venden menos (lo que se conoce como canibalización).
• Acumulación de stock de artículos equivocados.
• Malinterpretar los patrones: el comportamiento de las barbacoas en abril no es el mismo que en agosto.

Si se cometen estos errores, lo que debería ser un impulso para las ventas puede convertirse fácilmente en pérdida de beneficios, rebajas forzosas para dar salida a un exceso de stock y despilfarro.

Prever no es adivinar

¿Y cómo puedes disponer de un pronóstico robusto y fiable? Una buena previsión debería tener en cuenta:

• Datos de ventas de eventos pasados similares.
• Información en tiempo real sobre el tiempo y las tendencias del mercado.
• Calendarios de promociones de los retailers.
• Debería ser elaborada con un software avanzado.

Pero la previsión por sí sola no basta

Tener un gran pronóstico no basta para tener éxito. Los retailers necesitan sistemas de planificación que ajusten automáticamente las ventas previstas para cada acontecimiento y vuelvan a reducirlas en el momento apropiado. Los proveedores necesitan disponer de inventario y estar preparados para responder en cuanto brille el sol y suban las temperaturas o se ponga en marcha una campaña.

Eso significa tener:

• Planificadores cualificados.
• Procesos ágiles.
• Sistemas basados en escenarios y que toman decisiones de forma automática o semiautomática.

Ejemplo: Planificación para diferentes escenarios

¿Se espera tiempo cálido en abril? ➜ El plan A se pone en marcha.

¿Hay alguna promoción de la competencia? ➜ El plan B se activa.

¿La selección ha quedado eliminada del Mundial antes de lo que se esperaba? ➜ Se reduce la demanda al instante.

¿Significa esto que tus planificadores deben estar actualizando continuamente las previsiones? Rotundamente no. Las cadenas de suministro avanzadas no dependen de ajustes manuales. Utilizan sistemas automatizados que reaccionan a los cambios con rapidez y precisión.

El botón de la barbacoa: la planificación de escenarios simplificada

En Slimstock, trabajamos con empresas alimentarias que se enfrentan de manera habitual a estos picos de demanda provocados por eventos. Nuestra solución de planificación de la cadena de suministro, Slim4, incluye un módulo de Gestión de Eventos que ayuda a las empresas a planificar tanto los cambios de demanda esperados como los inesperados.

Dentro de este módulo encontramos una funcionalidad muchos de nuestros usuarios han bautizado como “botón barbacoa”.

Así es cómo funciona:

• Cuando se prevé tiempo cálido, los planificadores seleccionan el perfil de escenario barbacoa.
• Las previsiones y los pedidos aumentan automáticamente para artículos que habitualmente se consumen en las barbacoas como carne, salsas y carbón.
• Los artículos que suelen venderse menos cuando hace buen tiempo (como la carne picada o las comidas para microondas) se reducen.
• Esta funcionalidad distingue entre los artículos que se compran de forma puntual (como el carbón vegetal) y los que se compran recurrentemente (como las verduras frescas).
• Los planificadores pueden personalizar cualquier parámetro por tienda, región o fecha, entre otras posibilidades.

En unos pocos clics, el sistema de planificación se actualiza y la empresa está preparada para satisfacer la demanda sin caer en excesos de stock.

Del caos a la tranquilidad

Tanto si eres retailer, distribuidor o fabricante, el uso de las herramientas adecuadas significa que puedes convertir los acontecimientos impredecibles en una oportunidad para superar a tu competencia.

Con la funcionalidad de gestión de eventos de Slim4, el impacto de un evento se tiene en cuenta en la previsión de la demanda y se traduce automáticamente en pedidos de producción y stock optimizados.

¿Los beneficios?

• Mayor disponibilidad durante los picos de demanda.
• Más ingresos gracias a la reducción de ventas perdidas.
• Menos desperdicios y rebajas forzadas.
• Mejor aprovechamiento de la capacidad de producción.
• Menos estrés para tu equipo de planificación.

En resumen, se sustituyen las suposiciones por decisiones inteligentes basadas en escenarios, y la situación se mantiene bajo control independientemente de la meteorología u otras eventualidades.