Kerst, het WK voetbal, BBQ-weer: het zijn gebeurtenissen die een grote impact hebben op ons consumptiegedrag en waarbij specifieke eet- en drinkwaren in korte tijd extreem veel worden verkocht. Als foodbedrijf wil je hier natuurlijk maximaal van profiteren, maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je tijdens deze soms lastig voorspelbare piekmomenten voor de juiste voorraad op de juiste plek, en voorkom je dat je na afloop met onverkochte artikelen blijft zitten? Foodexpert Arjan Levisson van Slimstock legt het uit.
Foodbedrijven staan voor de uitdaging om iedere dag opnieuw de juiste foodartikelen te produceren, in te kopen en op voorraad te leggen. Ze moeten zich baseren op een voorspelling van de toekomstige vraag die erg grillig kan zijn. Veel producten hebben een seizoenspatroon in hun afzet en gedurende de week is er veel variatie: op vrijdag en zaterdag worden bijvoorbeeld luxere producten meer verkocht dan op maandag. Bij groente en fruit hangt de vraag daarnaast vaak samen met het aanbod. Denk aan asperges in het voorjaar en boerenkool in de winter. Ook zeer bepalend voor de vraag zijn de promotieacties die vanuit de retail worden georganiseerd. Heeft een landelijke supermarktketen een vegetarische snack in de aanbieding, dan kun je daar als toeleverancier maar beter tijdig van op de hoogte worden gebracht. Je hebt immers beperkte productiecapaciteit en je moet snel kunnen leveren.
Weersafhankelijke events
Maar er is nog iets waar je als supply chain-afdeling in een foodomgeving expliciet rekening mee moet houden: events. Daarbij gaat het niet alleen om kerst en Pasen, die zoals iedereen weet een gigantische impact hebben, maar ook sportevenementen, festivals of plotselinge veranderingen in het weer die bij specifieke producten voor een enorme vraagpiek kunnen zorgen. De weersafhankelijke events zijn de moeilijkste, want die zijn veel minder voorspelbaar. Een WK voetbal zie je een jaar van tevoren aankomen, maar als het kwik in april voor de eerste keer van het jaar boven de twintig graden komt en Nederlanders massaal de BBQ’s aansteken, weet je dat vaak pas een paar dagen van tevoren. Dan hoor je als toeleverancier van BBQ-vlees, sauzen of salades opeens dat je een dag later drie keer zoveel mag leveren als normaal!
Kansen of margekillers
Feestdagen en evenementen bieden geweldige omzetkansen voor de foodsector. Het zijn de dagen dat retailers moeten knallen en waarbij ze over elkaar heen buitelen met promoties en acties. Om die extra omzetkansen te pakken, moeten ze echter wel zorgen dat ze de juiste voorraad hebben en als supply chain snel kunnen reageren. Hier gaat het helaas vaak mis. Bij onvoorspelbare gebeurtenissen, zoals warm weer, moeten planners vaak op hun buikgevoel de bestellingen of productieorders plaatsen. Ze hebben nauwelijks zicht op hoe de vraag zich gaat ontwikkelen. In de hectiek wordt vaak vergeten dat er ook artikelen zijn die tijdens een event juist veel mínder worden verkocht (kannibalisatie), waardoor er een groot risico op derving ontstaat. Nog zo’n instinker: BBQ-weer aan het begin van de zomer leidt tot een ander verkooppatroon dan in augustus, omdat mensen dan de sauzen al in de koelkast hebben staan. Wat een buitenkansje zou moeten zijn, kan dan zomaar leiden tot een overschot aan voorraad, met ‘margekillers’ als derving en afprijzingen als gevolg.
Forecasting vak apart
In hoeverre je er als foodbedrijf in slaagt van een piekevent te profiteren, hangt sterk af van de kwaliteit van de forecast. Als je als producent precies weet hoe de vraag zich ontwikkelt, kun je immers precies de juiste mix van artikelen produceren. Het genereren van zo’n betrouwbare forecast is een vak apart waar heel wat bij komt kijken. Beschik je over de historische verkoopdata van soortgelijke events in het verleden? Ben je in staat de beschikbare data te verrijken met kennis van de actuele marktomstandigheden en de invloed van het weer? Ontvang je informatie van je ketenpartners over hun forecasts, voorraden en de promoties die ze hebben gepland? Heb je de juiste software en Artificial Intelligence-tools om op basis van alle beschikbare data een goede forecast te berekenen?
Datagedreven beslissingen
Maar met alleen een forecast ben je er nog niet; het gaat er natuurlijk om wat je er mee doet. Foodretailers zullen een geavanceerd planningsproces moeten hebben waarmee ze bij ieder event in staat zijn om automatisch de juiste ‘liftfactoren’ aan artikelen mee te geven en deze ook weer tijdig uit te faseren. Hun toeleveranciers, de foodproducenten, zullen een proces moeten hebben voor het tijdig opbouwen van voorraad, zodat ze vanaf de eerste BBQ-dag of WK-wedstrijd kunnen leveren. Hiervoor hebben ze goed opgeleide planners nodig die snel kunnen schakelen, datagedreven beslissingen nemen en in scenario’s kunnen denken. Wordt het in april mooi weer? Dan wordt DIT de nieuwe planning. Is er een promotieactie van een concurrent? Dan heeft dat DEZE consequenties. Wordt Oranje in de eerste ronde van het WK uitgeschakeld? Dan moeten DEZE liftfactoren worden uitgezet. Een planner moet daarbij niet handmatig bestellingen gaan aanpassen, maar over een intelligent voorraadoptimalisatiesysteem beschikken die dit automatisch doet en waarmee hij razendsnel kan reageren.
Denken in scenario’s: de BBQ-button
Bij Slimstock hebben we veel ervaring met foodbedrijven die met events hebben te maken. Onze voorraadbeheeroplossing Slim4 bevat een Events Management-module waarmee retailers, groothandels en producenten optimaal kunnen anticiperen op voorspelbare en minder goed voorspelbare gebeurtenissen. De software bevat een scenariofunctie die informeel ook wel de ‘BBQ-button’ wordt genoemd. Is er mooi weer op komst? Dan kan een planner eenvoudig het juiste profiel selecteren en worden automatisch voor ieder relevant BBQ-artikel, of groep artikelen, de forecast en de bestellingen opgehoogd. Het tegenovergestelde gebeurt voor artikelen die bij tropisch weer juist minder worden verkocht, zoals gehakt of magnetronmaaltijden. In het profiel kan ook onderscheid worden gemaakt tussen artikelen die vooral aan het begin van een BBQ-periode worden verkocht, zoals sauzen en houtskool, en artikelen die telkens opnieuw worden ingeslagen, zoals vlees en groenten. Een planner kan dit nog finetunen naar regio of winkel, een start- en einddatum ingeven, en dan wordt het planningsscenario omgedoopt tot de nieuwe planning.
Rust op de planningsafdeling
Dus ben je retailer, groothandelaar of producent in food? Dan kun je met de Events Management-functionaliteit in Slim4 maximaal profiteren van pieken in de vraag. De impact van een evenement op het totale assortiment wordt verdisconteerd in de forecast en vertaald naar optimale productieseries of bestellingen. Dit leidt niet alleen tot een betere beschikbaarheid tijdens piekmomenten – en dus meer omzet! – maar ook tot een betere benutting van productiemiddelen en lagere derving. Last but not least: met Slim4 creëer je rust op je planningsafdeling en maak je een einde aan paniekvoetbal.
Ontdek onze oplossingen
