Stärk ert inköpsteam till att driva framgång i leveranskedjan

“En kedja är bara så stark som dess svagaste länk.”

Det är ett påstående som ofta används inom supply chain-sektorn. Även om det är något av en kliché, stämmer det mycket bra. Om vi tänker oss leveranskedjan på ett extremt förenklat sätt består den av tre delar: leverantör, företag och kund.

I verkligheten är dock leveranskedjan naturligtvis mycket mer komplex. Våra leverantörer kan vara tiotals eller till och med hundratals och är i sin tur också beroende av sina leverantörer. Dessutom finns det ofta logistikföretag som fungerar som mellanhänder.

Alla steg innan produkten anländer till vårt företag, så kallat Upstream Management, kommer att vara inköpsavdelningens ansvar. De kommer i sin tur att definiera inköpsstrategin.

Inköpsavdelningens betydelse

Inköp har en viktig funktion i ett företags verksamhet, särskilt om vi tar hänsyn till dess betydelse i de flesta organisationers räkenskaper.

Den ekonomiska påverkan av inköp

I genomsnitt, men med hänsyn tagen till att varje fall är unikt, anses inköp stå för 60% av den totala försäljningsvolymen i ett företag. Detta innebär att varje förbättring av inköpseffektiviteten har en direkt påverkan på marginalen, och därmed lönsamheten.

Inköpsavdelningen ansvarar för hanteringen av stora utgifts- och investeringsvolymer, vilket direkt påverkar rörelsekostnaderna. Minskade inköpskostnader förbättrar inte bara marginalerna, utan kan också frigöra kapital som kan återinvesteras i andra strategiska områden som forskning och utveckling, marknadsexpansion eller förbättringar av utrustning och teknik.

Inköpens strategiska roll

Utöver att försöka sänka kostnaderna har inköpsavdelningens roll utvecklats från en administrativ funktion till en funktion med en strategisk komponent. Idag fokuserar inköpare inte bara på att få bättre priser och upphandlingsvillkor, utan spelar också en nyckelroll när det gäller innovation, hållbarhet och riskhantering.

Denna utveckling beror på en ökning av ett mer analytiskt tillvägagångssätt och införandet av avancerad teknik som möjliggör bättre beslutsfattande.

Anpassning av inköp till företagsstrategin

För att inköpsorganisationen ska kunna bidra effektivt till företagets framgång måste den vara i linje med företagets strategi. Det innebär att inköpsbesluten ska vara kopplade till företagets övergripande mål, till exempel att ta sig in på nya marknader, förbättra produktkvaliteten och fastställa förbättrade servicenivåer eller hållbarhetsmål.

Värdeskapande genom inköp

Värdeskapande genom inköp går längre än att bara sänka kostnaderna. Det handlar om innovation, kvalitetsstyrning, leverantörsutveckling och optimering av leveranskedjan för att skapa en positiv påverkan på verksamheten på lång sikt.

Innovation inom inköp

Innovation är nyckeln till att skapa värde. Inköp kan driva innovation genom att ha ett nära samarbete med leverantörer för att utveckla nya produkter, förbättra befintliga produkter eller implementera mer effektiva processer. Detta samarbete kan resultera i artiklar med bättre marginaler, mer effektiva processer och högre kundnöjdhet.

Kvalitetsstyrning

Att upprätthålla en hög kvalitetsstandard är viktigt för att ett företag ska växa. Inom inköp innebär kvalitetsstyrning att man väljer leverantörer som uppfyller fastställda standarder, implementerar kvalitetskontroller i upphandlingsprocessen och kontinuerligt övervakar leverantören och dess produkters prestanda.

Utveckling av leverantörer

Leverantörsutveckling är en strategi som fokuserar på att förbättra kapaciteten och effektiviteten hos befintliga leverantörer. Det kan handla om utbildning, investeringar i teknik eller till och med strategiska allianser som stärker relationen och förbättrar konkurrenskraften för båda parter.

Leverantörsutveckling bidrar inte bara till att säkerställa kvalitet och leverans, utan kan också öppna möjligheter för gemensam innovation och tillgång till nya marknader.

Optimering av leveranskedjan

Optimering av leveranskedjan är ett annat område där inköp kan skapa betydande värde. Det handlar bland annat om effektiv lagerhantering, kortare ledtider och bättre samordning mellan de olika aktörerna i kedjan. En optimerad leveranskedja kan minska kostnaderna, förbättra kundnöjdheten och öka leveranskedjans motståndskraft.

Inköpsavdelningens färdplan

Utvecklingen av en inköpsavdelnings strategi speglar en mognadsprocess, där avdelningen går från en passiv och reaktiv roll till att bli en strategisk och proaktiv kraft inom organisationen.

Denna utveckling sker i fem huvudsakliga faser, där varje fas kännetecknas av en betydande förändring i hur inköp och leverantörsrelationer hanteras.

Fas 1: Passiv (alla köper)

Inköpsavdelningen är inte mycket mer än en decentraliserad och oorganiserad aktivitet:

Strategi

I detta tidiga skede är inköpsstrategin praktiskt taget obefintlig. Företagets interna behov är inte tydliga och leverantörsmarknaden är helt okänd. Det finns inget strategiskt tillvägagångssätt för att hantera inköpen.

Personal

Det finns ingen formell inköpsavdelning. Istället ansvarar alla medarbetare för att köpa in de varor de behöver, utan någon särskild utbildning, och köper det de behöver utan samordning eller centralt stöd.

Processer

Det finns ingen gruppering av inköpsvolymer eller standardiserade processer. Bolaget har inga indikatorer eller prestationsmätningssystem inom inköp, vilket leder till bristande kontroll och låg optimering.

Leverantörer

När det gäller leverantörerna är det de som hanterar relationen. Det finns inga formella avtal, bara beställningar och fakturor och ingen hantering av leverantörspanelen. Företaget betalar helt enkelt för produkterna utan vidare överväganden.

Kommunikation

Kommunikationen är obefintlig i detta stadie. Det finns ingen intern eller extern samordning, vilket återspeglar bristen på integration och ledning inom inköpsområdet.

Fas 2: Inköp

Det är här som inköpsavdelningen börjar ta form och de första formella processerna etableras:

Strategi

Strategin är baserad på avdelningens dagliga verksamhet, även om den fortfarande är informell. Förståelsen för de interna behoven är bättre, men kunskapen om leverantörsmarknaden är fortfarande begränsad.

Personal

En inköpsavdelning definieras, även om det är på den mest grundläggande nivån. Kompetensen är främst inriktad på transaktionshantering, till exempel hantering av beställningar och fakturor. Ledningen är kollektiv och det finns inget fokus på individuell utveckling.

Processer

Processerna börjar ta form. Beställningar, fakturor och krav hanteras, och grundläggande policyer och processer implementeras. Upphandlingssystem och verktyg används, vilket innebär ett stort steg framåt.

Leverantörer

Leverantörsrelationerna är mer formella, med en definierad leverantörspanel. Inköpsavdelningen inleder relationer och börjar utvärdera nyckelleverantörer, även om relationen fortfarande är enkel.

Kommunikation

Kommunikationen förbättras inom avdelningen, med fokus på att mäta transaktioner. Den är dock fortfarande intern och når inte ut till andra intressenter.

Fas 3: Sourcing

Inköpsavdelningen tar ett steg framåt genom att anta ett mer strategiskt och marknadsorienterat tillvägagångssätt:

Strategi

Strategin är formaliserad och centraliserad till inköpsavdelningen. De interna behoven är väl kända och leverantörsmarknaden är mer överblickbar, vilket möjliggör en mer proaktiv hantering.

Personal

Avdelningen organiseras kring specifika kategorier och leverantörer. Förhandlingar och ramavtal blir vanligare och både det kollektiva och det individuella ledarskapet stärks.

Processer

Affärsmetoderna blir mer förfinade. Stora RFX:er hanteras och leverantörspanelen optimeras. Avdelningen leder produktivitetsåtgärder och börjar hantera kvaliteten mer aktivt.

Leverantörer

Relationerna med leverantörerna blir mer samarbetsinriktade. Avtalen formaliseras och panelerna optimeras, vilket möjliggör en mer balanserad och samarbetsinriktad relation mellan företaget och dess leverantörer.

Kommunikation

Kommunikationen utvidgas till leverantörerna och leverantörernas prestationer mäts, vilket underlättar bättre beslutsfattande och större öppenhet i relationerna.

Fas 4: Hantering av externa resurser

I denna fas är inköpsavdelningen djupt integrerad i företagets strategi:

Strategi

Inköpsavdelningen deltar aktivt i utformningen av företagets strategi och säkerställer att de strategiska produktfamiljerna är anpassade till företagets mål. Strategin tas fram tillsammans med högsta ledningen, vilket understryker avdelningens betydelse.

Personal

Inköpsavdelningen är en del av styrgruppen och deltar i viktiga beslut. Den styrs i samarbete med den högsta ledningen och fokus ligger på värdeskapande genom leverantörshantering och innovation.

Processer

Affärsmetoderna är inriktade på att skydda och optimera hela leveranskedjan. Det handlar om avtal som skyddar företaget och anpassar strategierna till leverantörerna, samt uppmuntrar till ständiga förbättringar.

Leverantörer

Högsta ledningen är involverad i urvalet av strategiska leverantörer. Förhållandet till leverantörerna bygger på samsyn och samarbete för ömsesidig utveckling och innovation.

Kommunikation

Kommunikationen breddas till att omfatta högsta ledningen, aktieägare och andra intressenter. Företagets kommunikationsstrategi integrerar nu inköp, vilket återspeglar dess strategiska betydelse.

Fas 5: Integration av värdekedjor

I den sista fasen av färdplanen når inköpsavdelningen sin högsta nivå av integration och mognad:

Strategi

Vid denna punkt stödjer inköp inte bara affärsstrategin, utan driver den även. Värdekedjor överlappar och integreras, vilket möjliggör fullt samarbete både inom och utanför företaget

Personal

Inköpsavdelningen är helt integrerad i företagsledningen och spelar en viktig roll när det gäller att definiera och genomföra företagets strategi. Kontrollen delas med högsta ledningen, vilket underlättar ett smidigt och effektivt beslutsfattande.

Processer

Processerna når sin högsta utvecklingsnivå. Hela värdekedjan hanteras med fokus på ständiga förbättringar och samspel med viktiga leverantörer. Detta säkerställer att hela företaget är inriktat på att skapa värde.

Leverantörer

Relationerna med leverantörerna bygger på ett strategiskt samarbete med långsiktiga fördelar som mål. Integrationen med leverantörerna är total, vilket gör att företaget snabbt kan anpassa sig till marknadens krav samtidigt som innovation främjas.

Kommunikation

Kommunikationen sträcker sig till alla nivåer, inklusive alla relevanta intressenter. Öppenhet och samarbete är viktigt i detta skede och säkerställer att alla parter är införstådda med företagets mål.

Utvecklingar i samordning med leverantörer och inköpsavdelningen

Som framgår av föregående punkt är hantering av och samarbete med leverantörer en av de viktigaste uppgifterna för inköpsteamen. Förhållandet mellan ett företag och dess partners i leveranskedjan utvecklas genom flera integrationsnivåer. Varje nivå har sitt eget synsätt och sina egna metoder för att förbättra effektiviteten och skapa värde:

Nivå 0: Ingen samordning

På denna nivå sker ingen betydande samordning med leverantörerna. Inköpsarbetet är inriktat på att genomföra grundläggande transaktioner och inköparna arbetar taktiskt och lokalt. Prioriteringen är att köpa in produkter till lägsta möjliga kostnad, utan hänsyn till optimeringar eller långsiktiga partnerskap.

Nivå 1: Leverantörshantering

Här blir fokus mer internt, med betoning på processintegration. Aktiviteterna omfattar prisförhandlingar, konsolidering av volymer och rationalisering av leverantörer. Strategiska inköpare börjar leda processer, vilket förbättrar den interna effektiviteten och sänker kostnaderna.

Nivå 2: Processhantering

På denna nivå fokuserar företaget på produktivitet genom processhantering, kvalitetsoptimering och analys av den totala ägandekostnaden (TCO). Dessutom införs efterfrågestyrning för att optimera kvantiteterna och minska svinnet, vilket möjliggör en bättre resurshantering.

Nivå 3: Efterfrågehantering

Fokus breddas och samarbetet med leverantörerna kring produktspecificering och innovation inleds. Detta inte bara för att optimera köp, utan också för att förbättra produktivitet och försäljning.

Nivå 4: Fokus på värdeskapande

På den mest avancerade nivån fokuserar integrationen med leverantörerna på värdeskapande genom samarbete inom design och innovation. Företaget och dess leverantörer arbetar tillsammans för att ta fram produkter och tjänster som erbjuder ett överlägset värde och som driver konkurrenskraft och innovation på marknaden.

Utvärdering av leverantörer

Inköpsavdelningen arbetar i nära samarbete med leverantörerna, och därför beror inköpsstrategins framgång i stor utsträckning på hur dessa “partners” i leveranskedjan presterar. Därför är det viktigt att följa upp våra partners prestation.

Så hur kan vi mäta värdet på en leverantör? Vi föreslår att ni ställer er själva följande frågor:

Hur stor andel av den totala kategorikostnaden står denna leverantör för?

Det är viktigt att förstå hur betydande utgifterna för en leverantör är jämfört med kategorins totala utgifter. En hög procentandel kan tyda på en nyckelrelation, som förtjänar en mer strategisk hantering.

Vilka besparingar och produktivitetsmöjligheter finns med denna leverantör?

Bedöm om leverantören erbjuder möjligheter att sänka kostnaderna eller förbättra produktiviteten. Det kan handla om bättre priser, mer flexibla betalningsvillkor eller innovationer som optimerar produktionsprocessen.

Upplever kunderna värdet av denna leverantör?

Överväg om leverantören bidrar väsentligt till differentieringen av den slutprodukt som når kunden och därmed förbättrar kundens uppfattning om värdet, vilket är en strategisk tillgång.

Ger denna leverantör tillgång till den senaste tekniken eller innovationen?

Leverantörer som introducerar ny teknik eller nya innovationer kan erbjuda en betydande konkurrensfördel och hålla företaget i framkant på marknaden.

Hur skulle ett misslyckande eller avbrott hos denna leverantör påverka kundnöjdheten?

Analysera den potentiella effekten av ett leveransavbrott. Om ett avbrott allvarligt kan påverka kundtillfredsställelsen bör denna leverantör hanteras med särskild uppmärksamhet.

Hur stor är leverantörens totala påverkan på kategorin?

Slutligen ska ni överväga leverantörens övergripande påverkan på kategorin. En leverantör som har stor påverkan på flera viktiga områden är avgörande för företagets framgång och bör behandlas som en sådan.

Inköpsfunktionen är en hävstång för effektivitet och innovation i företag

Vi kan dra som slutsats att inköpsfunktionen minst sagt är viktig i företag. Den har utvecklats från att vara en rent operativ funktion till att bli en strategisk aktör inom organisationer. Inköpets stora betydelse i företagens budgetar gör inköpsavdelningen till en viktig länk när det gäller kostnadseffektivisering. Genom samarbete med leverantörer och kunder driver inköpsfunktionen även innovation.

Effektiviteten i leveranskedjan är beroende av en väl fungerande inköpsprocess och ett nära samarbete med de andra länkarna i kedjan. En välfungerande inköpsavdelning är därför en förutsättning för att öka effektiviteten och generera mervärde i leveranskedjan.