O que é S&OP (planejamento de vendas e operações)?

O fato de vivermos em um mundo em constante mudança não é novidade, o que provavelmente é novo é a velocidade da mudança. Em geral, os seres humanos não gostam muito de mudanças. Preferimos economizar energia e as mudanças nos obrigam a fazer um esforço, a sair de nossa zona de conforto, de nossa zona conhecida, uma zona em que também nos sentimos aptos, capazes e confiantes. Mas em um mundo hiper conectado, simplesmente não podemos decidir não mudar. É preciso aprender a navegar.

Mudança é sinônimo de complexidade, incerteza e imprevisibilidade, e as empresas que aspiram à excelência operacional lidam com esses fatores sendo mais ágeis, mais rápidas, mais flexíveis e mais resilientes.

Agora, mais do que nunca, você precisa se destacar nessas qualidades se quiser se manter competitivo.

Mas o que isso tem a ver com S&OP?

Basicamente, o S&OP nos permite nos preparar, em termos organizacionais, para lidar com o conhecido e o desconhecido.

Imagine a seguinte situação: você é chef de um restaurante 4 estrelas Michelin e seu trabalho é gerenciar sua talentosa equipe de cozinha para oferecer o melhor e mais saboroso menu da cidade. Você precisa garantir que o trabalho seja realizado da maneira mais eficiente e coordenada possível, que os alimentos tenham a qualidade certa, a temperatura certa e cheguem no momento certo. Nada pode dar errado. Vvocê não pode preparar um prato se o molho não estiver pronto e não pode preparar um prato se não souber qual acompanhamento combina com o prato principal. Sua equipe seria capaz de improvisar sem um único ingrediente?

Para conseguir o cardápio desejado, a equipe da cozinha precisará de um chef, uma equipe coordenada, um planejamento preciso dos ingredientes e da ordem dos pratos, bem como uma comunicação clara sobre o que precisa ser feito e como, tudo com um objetivo comum – um cardápio que atenda às expectativas dos clientes.

O que é S&OP (Planejamento de vendas e operações)?

S&OP (Planejamento de vendas e operações), do inglês Sales and Operations Planning,é um processo de planejamento que alinha o planejamento estratégico com as atividades diárias no nível operacional.

Por meio de um processo de trabalho estruturado, que é repetido ciclicamente todos os meses, as equipes se comunicam e colaboram entre si para gerar e manter um único plano de demanda para toda a empresa. Isso garante que as equipes estejam sempre organizadas e preparadas para mudanças e possam tomar decisões de forma rápida e flexível.

O S&OP permite que mudanças inesperadas sejam identificadas, seja por causa de novas oportunidades de negócios ou porque o que você achava que nunca aconteceria, de fato acontece.

Quem esperava que a pandemia de covid acontecesse? Ou que um grande projeto de milhões de reais fosse conquistado?

Mas … Nós realmente precisamos do S&OP?

As empresas existem fundamentalmente porque têm clientes, além de produtos, serviços e pessoas. Cada cliente é único e nós os conquistamos e/ou os mantemos quando somos capazes de lhes oferecer valor, o valor deles. Pragmaticamente, o valor do cliente é aquilo pelo qual ele está disposto a pagar, incluindo a experiência de compra e a qualidade de nosso relacionamento com ele.

As empresas estabelecem sua estratégia de valor, ou seja, decidem estrategicamente como querem abordar seus clientes e que proposta de valor vão oferecer a eles. Você se lembra do famoso menu Michelin que falamos há pouco?

Como podemos tornar essa proposta eficaz? Não são as nossas operações cotidianas que proporcionam esse valor?

O S&OP é uma ferramenta que nos permite fazer isso, melhorando a maneira como nos relacionamos com nossos clientes.

Quais são os benefícios do S&OP?

Não existe jornada sem um propósito e toda iniciativa comercial tem um propósito.

As empresas que optam por adotar um processo de planejamento de S&OP estão embarcando em uma jornada de transformação com o objetivo de impulsionar o crescimento e permanecer competitivas, no mínimo.

Mais especificamente, alguns dos principais objetivos do planejamento de S&OP podem ser:

1. Integrar o planejamento de longo prazo aos processos de negócios;
2. Alinhar a demanda e a oferta;
3. Equilibrar a demanda prevista com a capacidade de reação da empresa;
4. Melhorar a precisão de nossas previsões de vendas (precisão da previsão) e como as melhoramos (valor agregado da previsão);
5. Melhorar a comunicação e a colaboração dentro e fora da organização.

Em essência, o S&OP permite que as equipes minimizem riscos enquanto maximizam oportunidades de negócios. Mas não só, também permite que os times tomem decisões ágeis com base na lucratividade e não no volume.

O objetivo final é criar um único plano de demanda que capture os objetivos estratégicos da empresa e o transforme em um plano operacionalmente acionável que nos permita gerenciar nossas operações diárias de forma sustentável.

Como implementar um processo de planejamento de S&OP

Um processo de planejamento de S&OP consiste em reuniões cíclicas e estruturadas, formadas por equipes multidisciplinares de diferentes funções de negócios – vendas, marketing, operações e finanças.

Cada reunião segue uma agenda predefinida e tem um objetivo alinhado com os resultados esperados do processo de S&OP. Para alcançar os resultados, temos alavancas ou direcionadores e usamos indicadores de desempenho, KPIs, para medir e avaliar o progresso em direção aos objetivos.

Por exemplo, em uma reunião com gerentes de produtos, nosso objetivo seria reduzir o risco de obsolescência ao lançar novos produtos no próximo ano. Nossas alavancas para atingir esse objetivo seriam aprimorar nosso conhecimento sobre o segmento de clientes que estamos abordando e melhorar o gerenciamento das apresentações de canais. Nossos indicadores de desempenho preferidos podem ser a porcentagem de entradas bem-sucedidas no canal ou a porcentagem de excesso de estoque de novos produtos. Com a medição e o monitoramento mensais, podemos verificar os resultados de nossas ações e aplicar medidas corretivas, se necessário.

As reuniões de S&OP seguem dois fluxos paralelos

Um dos fluxos é usado para reunir e preparar as informações necessárias. O outro tem o objetivo de validá-las, a fim de revisar as informações coletadas anteriormente, otimizar o plano de demanda, resolver quaisquer conflitos que tenham surgido e decidir quais decisões precisam ser escaladas.

Para que um processo de S&OP funcione, é preciso muita perseverança e comprometimento nas reuniões de planejamento. Uma maneira de garantir isso é estabelecer algumas regras de ouro. Por exemplo, chegar preparado, participar e compartilhar informações. Uma atitude positiva, a mente aberta e a colaboração contribuem muito para tornar as reuniões eficazes, chegar a acordos e obter resultados no final da sessão.

O processo de S&OP é mensal e bem estruturado. Isso tem duas grandes vantagens: as equipes têm um processo de trabalho claro e estruturado, e cada ciclo mensal permite que o processo seja refinado e aprimorado. A prática leva à perfeição!

As 6 etapas da implementação de um processo de S&OP

Essas são as etapas do processo que são realizadas mensalmente:

Coleta de dados

Coletar e consolidar dados relevantes, incluindo dados históricos de vendas, tendências de mercado e capacidade de produção.

Revisão do gerenciamento de produtos

Avaliar e alinhar o portfólio de produtos, os novos lançamentos e os ciclos de vida com as previsões de demanda e as capacidades de produção/sourcing.

Revisão da demanda

Análise dos padrões de comportamento dos clientes, das tendências do mercado e das previsões de vendas em nível global para otimizar os recursos e os níveis de estoque.

Revisão de estoque e suprimentos

Exame dos níveis de estoque, desempenho e capacidade do fornecedor para garantir a eficiência da cadeia de suprimentos.

Revisão financeira

Avaliação do desempenho financeiro, como vendas, custos e margem, para garantir que as metas financeiras estejam alinhadas com o plano de S&OP.

Reunião pré-S&OP

Reunião anterior à reunião executiva para revisar e alinhar dados, suposições anteriores e avaliar possíveis cenários para o próximo ciclo de S&OP.

Reunião executiva

Reunião da alta gestão para analisar o plano geral, abordar questões estratégicas e tomar decisões para alinhar os objetivos operacionais aos objetivos estratégicos.

Principais conceitos de S&OP

Se você chegou até aqui e acha que o S&OP é uma boa abordagem de negócios, é essencial que considere os conceitos a seguir. Uma vez dominados, eles permitirão que você explore todo o potencial do S&OP.

• O planejamento é feito de forma global e focado no volume total, em vez de considerar detalhadamente o mix de produtos ou SKUs;
• O processo envolve a colaboração de diversas áreas da empresa, garantindo um esforço multidisciplinar e multifuncional;
• São utilizadas diferentes unidades de medida (UOM) para acomodar as necessidades e perspectivas de cada função dentro da empresa;
• O planejamento segue um ciclo regular, revisado mensalmente ou a cada quatro meses, permitindo ajustes conforme mudanças detectadas ou previstas;
• O processo é estruturado e orientado para a tomada de decisões estratégicas.

Desafios na implementação do S&OP

A implementação do planejamento S&OP traz desafios, mas com tenacidade e conhecimento, a maioria pode ser superada. Um S&OP bem-sucedido depende de uma comunicação eficaz, e a chave para isso é repetir a mensagem de forma consistente, utilizando diferentes canais e momentos estratégicos.

• O maior desafio é engajar, educar e treinar as equipes – não apenas no processo, mas também na nova direção que a empresa está tomando.
• Garanta o alinhamento das equipes internas e externas para chegar a um único plano de demanda, priorizando sempre uma comunicação clara e objetiva.
• Você precisará persuadir e motivar as pessoas para garantir o comprometimento necessário.
• Foque no que realmente importa – identifique problemas que tenham um retorno evidente e que possam ser resolvidos rapidamente para gerar impacto imediato.
• Assegure-se de que os recursos certos estão disponíveis, tanto em termos de equipe quanto de tecnologia.
• Comece aos poucos e construa uma base sólida, evoluindo de forma estruturada e sustentável.

Benefícios do planejamento de S&OP

Benefícios do planejamento de S&OP

Os desafios que você encontrará em um processo de S&OP são superados pelos benefícios consideráveis. Aqui estão alguns exemplos claros:

1. O S&OP concentra a atenção e estabelece um propósito comum para que as equipes possam avançar em direção a um objetivo comum;
2. Ele integra e alinha os objetivos de longo prazo da empresa com seus objetivos de curto prazo;
3. Reduz os níveis de estoque e, ao mesmo tempo, reduz o risco de obsolescência, melhorando o uso do capital de giro;.
4. Melhora os níveis de serviço e os prazos de entrega aos clientes;.
5. Aumenta a visibilidade em toda a cadeia de suprimentos;.
6. Melhora a colaboração e a comunicação e, portanto, o ambiente de trabalho e a motivação.

Conclusões

É fundamental ter as informações certas no momento certo, quando nosso ambiente está mudando tão rapidamente.

Nossos planos podem ser muito bons e perfeitamente executados, mas eles não estão isolados da realidade, e a realidade muda muito rapidamente.

Trabalhar em dois níveis, um muito granular em nível de SKU, como S&OE, e outro em nível global, nos permite adaptar nossos planos às mudanças que detectamos com rapidez e agilidade.

Isso requer uma nova abordagem para o nosso trabalho: enquanto o trabalho em nível de SKU exige cálculos detalhados e o ajuste fino dos vários elementos da previsão em várias SKUs, o trabalho em nível agregado ou de S&OP permite que nos concentremos em suposições, oportunidades, avaliação de cenários e riscos. Esse último nível de S&OP é, sem dúvida, mais ágil, embora exija maior alinhamento entre os tomadores de decisão da empresa e o uso de tecnologia apropriada.

A jornada do S&OP pode ser difícil. Procure ajuda quando precisar. Peça a especialistas externos ou internos que tragam diferentes perspectivas de possíveis soluções para o problema, permitindo que você apresente soluções criativas, pragmáticas, fáceis ou simplesmente não consideradas.

Tendências de S&OP: o que podemos esperar no futuro?

As tendências em Planejamento de Vendas e Operações (S&OP) estão sempre evoluindo à medida que as empresas buscam maneiras mais eficientes e eficazes de gerenciar suas operações. Algumas tendências emergentes que podem moldar o futuro do S&OP incluem:

1. Inteligência Artificial (IA) e Machine Learning (ML): A adoção crescente de IA e ML no S&OP permite previsões mais precisas, análises avançadas e automação de processos, tornando o planejamento mais ágil e orientado por dados.
2. Colaboração em Tempo Real: Ferramentas colaborativas e plataformas em nuvem facilitam a colaboração em tempo real entre diferentes departamentos, promovendo uma tomada de decisão mais rápida e alinhada.
3. S&OE (Planejamento de Vendas e Operações Executivas): Uma extensão do S&OP, o S&OE enfoca o curto prazo, permitindo uma resposta mais rápida a mudanças imediatas nas demandas e nas condições operacionais.
4. Digitalização e Transformação Digital: A integração de tecnologias digitais, como IoT (Internet of Things), blockchain e análise de big data, está otimizando os processos do S&OP e fornecendo insights mais profundos.
5. Previsão de Demanda Avançada: Modelos mais avançados de previsão de demanda, muitas vezes impulsionados por IA, ajudam as empresas a antecipar as necessidades dos clientes com maior precisão.
6. Customização em Massa: A capacidade de personalizar produtos em larga escala está se tornando uma realidade, e o S&OP precisa se adaptar para acomodar essa tendência, considerando a complexidade adicional no planejamento.
7. Sustentabilidade e Responsabilidade Social Corporativa: Empresas estão cada vez mais incorporando considerações de sustentabilidade e responsabilidade social em seus processos de S&OP para atender às demandas do mercado e reduzir impactos ambientais.
8. Resiliência da Cadeia de Suprimentos: A pandemia de COVID-19 destacou a importância da resiliência nas cadeias de suprimentos. O S&OP do futuro provavelmente incluirá estratégias para lidar melhor com interrupções inesperadas.
9. Análise Preditiva e Prescritiva: Além da previsão de demanda, a análise preditiva e prescritiva será cada vez mais utilizada para identificar oportunidades e riscos, bem como orientar decisões proativas.
10. Automação Robótica de Processos (RPA): A automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras através de RPA pode melhorar a eficiência operacional no âmbito do S&OP.

Essas tendências refletem o cenário em constante evolução do S&OP, com a tecnologia desempenhando um papel central na melhoria da eficiência, agilidade e capacidade de adaptação das operações empresariais. É importante que as empresas estejam atentas a essas mudanças e considerem como podem incorporar essas inovações em suas estratégias de S&OP.

No dinâmico cenário empresarial atual, a necessidade de uma gestão eficiente do Planejamento de Vendas e Operações (S&OP) é mais crucial do que nunca. A implementação de um software especializado em S&OP não apenas facilita a integração de dados, a colaboração em tempo real e a tomada de decisões baseada em dados, mas também impulsiona a agilidade e a capacidade de adaptação, garantindo que as empresas estejam preparadas para enfrentar os desafios e aproveitar as oportunidades em constante evolução.