El coste oculto de las roturas de stock en retail

En la gestión de la cadena de suministro, las roturas de stock suelen considerarse algo inevitable. Una consecuencia natural de la volatilidad de la demanda y las interrupciones de la cadena de suministro. Muchos profesionales del sector las aceptan como parte de hacer negocios. Pero, ¿comprendemos realmente todo el impacto que tienen?

Los grandes retailers como Walmart también están familiarizados con las roturas de stock y son muy conscientes del impacto que tienen. En 2014, la empresa dejó de ingresar casi 3.000 millones de dólares en ventas perdidas debido a las roturas de stock. En lugar de limitarse a aceptar esta pérdida y resignarse, Walmart tomó medidas. Mejorando sus procesos de planificación, la empresa consiguió reducir las roturas de stock en un 16%, lo que supuso una menor pérdida de ventas al año siguiente.

Pero, ¿cuántos planificadores se toman el tiempo necesario para evaluar el coste de las roturas de stock y los motivos que las provocan? Reconocer las roturas de stock no como un coste inevitable del negocio, sino como un reto solucionable, puede cambiar la forma en que los retailers enfocan la gestión del inventario.

La reacción del cliente: ¿qué ocurre cuando se agotan las existencias?

Un estudio de Corsten y Gruen. Las rupturas de existencias provocan abandonos. Harvard Business Review, 82(5), 26-27) revela que los clientes reaccionan de cuatro formas distintas ante la falta de producto en las tiendas. Algunos pueden sustituir el artículo por otro similar o esperar a que vuelva a estar en stock, respuestas que pueden tener un impacto limitado en el negocio. Sin embargo, las otras dos reacciones pueden tener graves consecuencias: una parte de los clientes potenciales abandona por completo la compra. Mientras que otra parte significativa irá directamente a un competidor para comprar el producto en su tienda.

Estos resultados demuestran que un cliente puede ser mucho menos fiel de lo que el retailer podría pensar. Esta última reacción se traduce en una pérdida del 100% del margen de estas compras potenciales y daña gravemente la confianza del consumidor.

El primer y más evidente coste de una rotura de stock son los ingresos que se pierden. Las investigaciones demuestran que la falta de existencias supone una media de un 4% de la facturación que se va al limbo. Y puede ser peor. En 2021, los retailers de CPG (Customer Packaged Goods) llegaron a perder un 7,4% de sus ventas debido a las roturas de stock

Más allá del impacto en la facturación, las roturas de stock también conllevan costes operativos que afectan a los resultados del negocio. Los envíos urgentes, los pedidos de última hora y la lucha por recuperar la disponibilidad ‘devoran’ los márgenes. Aunque estos costes son cuantificables, el daño intangible a tu marca y a la confianza de tus clientes puede ser aún más significativo y difícil de medir.

Teniendo en cuenta estos riesgos, el coste de prevenir el desabastecimiento, mediante mejores prácticas de gestión del inventario e inversiones proactivas, puede ser una decisión inteligente.

Escollos en la planificación de inventarios y cómo superarlos

A menudo, las roturas de stock parecen causadas por elementos externos, como picos de demanda, interrupciones en la cadena de suministro o acontecimientos globales que escapan de nuestro control. Sin embargo, una mirada más profunda revela que el 72% de las roturas de stock tienen su origen en problemas de planificación pervisibles (Corsten & Gruen, 2004).

Al examinar las causas de los problemas de planificación a los que se enfrentan las empresas, estas suelen ser las razones subyacentes de las roturas:

• Sistemas heredados: Muchas empresas siguen confiando en sistemas obsoletos que fueron diseñados para procesos de planificación estáticos. Estos sistemas fallan a la hora de adaptarse a los retos modernos del inventario, lo que dificulta la optimización eficaz de los niveles de stock.
• Sesgo humano en los pedidos: Cuando las decisiones de pedido se ven influidas por el juicio personal y no por los datos, a menudo se producen desequilibrios, ya sea por exceso de existencias, que inmovilizan el capital, o por falta de producto, que provocan pérdidas de ventas y clientes insatisfechos.
• Proceso de pedido descentralizado: Cuando los encargados de las tiendas gestionan los pedidos de forma independiente, se pierde un tiempo valioso que podría dedicarse a atender a los clientes. Además, sin procesos estandarizados ni una gestión centralizada de los datos, las empresas se enfrentan a incoherencias en los registros de inventario, lo que provoca ineficiencias en toda la empresa. Incluso en los sistemas centralizados, los fallos en la planificación de los pedidos de compra -como las políticas de pedidos estáticas o la mala calidad de los datos- pueden hacer que los retailers sean incapaces de responder eficazmente a los cambios en la demanda.

Un nuevo enfoque en la planificación de la cadena de suministro

Para minimizar el desabastecimiento, las empresas pueden centrarse en varias áreas clave que tienen un impacto inmediato:

1. Refinar la planificación de la demanda: Limpia el historial de la demanda de valores atípicos, clasifica los artículos para aplicar los métodos de previsión adecuados y enriquece las previsiones con aportaciones externas cuando sea necesario.
2. Mejorar la previsión con IA: Los algoritmos modernos basados en IA pueden mejorar la precisión más allá de las técnicas de previsión convencionales.
3. Adopta un enfoque de pedidos basado en datos: Limitar el sesgo humano garantiza unos niveles de inventario más equilibrados y reduce tanto el exceso de existencias como las roturas de stock. 
4. Céntrate en la gestión de inventarios basada en niveles de servicio: En lugar de depender de días fijos de cobertura, las existencias de seguridad dinámicas ayudan a mantener el equilibrio adecuado entre disponibilidad y eficacia.
5. Centraliza el reaprovisionmiento: Los procesos estandarizados mejoran la eficacia, reducen los errores y liberan a los responsables de tienda para que puedan centrarse en mejorar el servicio a los clientes.

Las roturas de stock son un reto habitual para los retailers, pero hay que desterrar la creencia de que son inherentes al propio negocio.

Adoptando un enfoque basado en datos, los retailers pueden lograr el equilibrio entre minimizar las roturas de stock y evitar el exceso de inventario. ¿El resultado? Relaciones más sólidas con los clientes, mejores resultados financieros y una ventaja competitiva en el mercado.

No tienes por qué acostumbrarte a ver las estanterías vacías en tu negocio. Con la estrategia y tecnología adecuada, puedes reducir las roturas de stock a la mínima expresión.