Control de stock: qué es, cómo realizarlo e importancia en la empresa

Uno de los factores de diferenciación en el ámbito empresarial es ofrecer servicios eficientes, de primera calidad, confiables y con costes mínimos. En este contexto, la gestión del inventario desempeña un papel crítico para alcanzar estos objetivos.

Consideremos, por ejemplo, la decepción que experimenta un comprador al tener que esperar semanas debido a que el producto que compró online está agotado. O cuando un cliente llega decidido a adquirir un producto a nuestra tienda, pero se marcha con las manos vacías decepcionado porque no quedaban existencias.

Se tratan de situaciones a las que se llega, en muchos casos, por un control de stock deficiente, lo que no solo afecta la percepción que el cliente tiene sobre nuestra empresa, sino que también tiene implicaciones financieras negativas para el negocio. Por estas razones, el control de stock emerge como un componente esencial en la gestión empresarial.

¿Qué es el control de stock e inventario?

Empecemos por lo básico: ¿en qué consiste el control de stock? También conocido como control de inventario, es el proceso de gestión, supervisión y comprobación de las existencias que almacenas en tu empresa. El propósito fundamental del control de stock es asegurar que, en todo momento, la empresa pueda satisfacer las solicitudes de los clientes proporcionando los productos de manera oportuna y permitiendo cumplir las expectativas.

No obstante, lograr un equilibrio efectivo entre las salidas (ventas) y las entradas (pedidos a proveedores) no es una tarea sencilla. Las ventas son en muchos aspectos imprevisibles y están directamente influenciadas por los consumidores, mientras que la gestión de pedidos a proveedores, aunque está bajo nuestro control, precisa de una regulación cuidadosa de la frecuencia y el tamaño de los pedidos para evitar quedarnos cortos o excedernos.

¿Por qué es importante el control de stock?

Un control eficiente del inventario es esencial para conseguir la eficiencia operativa y financiera de cualquier empresa. Un control minucioso del stock no solo implica saber cuántos productos están en el almacén, sino también entender cómo evolucionarán en el futuro estos niveles y cómo impactan en diversos aspectos del negocio.

Estos son los motivos por los que deberías llevar a cabo un control estricto del stock:

• Optimización de inventarios: Un control detallado permite identificar qué productos rotan con mayor rapidez y cuáles tienen una rotación más lenta, lo que facilita ajustar los niveles de stock para evitar excesos o roturas.
• Reducción de pérdidas y costes: Evita las ventas perdidas debido a la falta de inventario y reduce los costes asociados al almacenamiento excesivo de productos.
• Mejora en la planificación y proyecciones: Con datos precisos sobre la demanda, es posible realizar proyecciones más acertadas y con mejor forecast accuracy, planificar promociones y anticiparse a cambios estacionales, lo que contribuye a una gestión más acertada del negocio.
• Eficiencia operativa: Permite una gestión más eficiente de los recursos y una asignación óptima del espacio en el almacén. La eficiencia en la operación se traduce en ahorros de tiempo y mano de obra.
• Mejora la experiencia del cliente: Al garantizar una disponibilidad constante de productos, se mejora la satisfacción del cliente al tiempo que se evitan situaciones frustrantes, como la falta de stock de un artículo solicitado.

Gestión de las pérdidas de inventario

Mantener un control eficiente del stock requiere aplicar estrategias y procesos que minimicen errores, optimicen recursos y garanticen la disponibilidad de productos. A continuación, abordamos los aspectos clave para gestionar el inventario de forma efectiva y evitar pérdidas.

¿Qué son las pérdidas de inventario?

Las pérdidas de inventario representan la discrepancia entre las existencias teóricas registradas y las reales disponibles. Estas pueden deberse a robos, errores administrativos, daños, caducidad o problemas logísticos. Comprender su origen es fundamental para implementar medidas correctivas.

¿Dónde se puede perder el stock?

El inventario puede perderse en diferentes etapas:

• Almacenaje: Por robos, deterioro o ubicaciones incorrectas.
• Transporte: Pérdidas durante la distribución debido a daños o extravíos o robos.
• Puntos de venta: Por hurtos o errores en los sistemas de facturación. Identificar estas áreas críticas ayuda a prevenir pérdidas recurrentes.

¿Dónde y cómo buscar el stock perdido?

Para localizar inventario faltante, se recomienda:

1. Revisar registros: Analizar discrepancias entre sistemas y conteos físicos.
2. Auditar ubicaciones: Inspeccionar almacenes, estanterías y zonas de recepción.
3. Monitorear procesos logísticos: Verificar rutas de transporte y documentación.
4. Usar tecnologías: Como RFID o códigos de barras, para rastrear productos en tiempo real.

¿Qué son y cómo llevar a cabo los conteos periódicos?

Los conteos periódicos, también conocidos como inventarios cíclicos, son revisiones regulares de las existencias físicas para comparar con los registros. Pasos para realizarlos:

1. Definir frecuencias: Según la rotación del producto (diaria, semanal, mensual).
2. Seleccionar áreas: Planificar qué zonas o categorías revisar.
3. Automatizar procesos: Usar tecnología como escáneres para registrar resultados con precisión.
4. Analizar resultados: Detectar inconsistencias y corregir errores en el sistema.

Además de los conteos periódicos, también son muy útiles y sencillos los conteos en el paso por cero. ¿Qué significa esto? Contar cuando el stock en el sistema dice que debe haber cero unidades almacenadas. En ese momento se revisa el stock y se ve la posible discrepancia de manera muy sencilla.

¿Qué son los índices de fidelidad de inventarios?

El índice de fidelidad mide la precisión entre el inventario registrado y el real, indicando la eficiencia del control de stock. Fórmula básica:

Un alto índice refleja una gestión eficiente, mientras que valores bajos indican errores que requieren atención inmediata.

Tecnología para el control de stock

Las herramientas para el control de inventario han estado focalizadas tradicionalmente en mejorar la visibilidad de los productos en almacén. Sin embargo, cada vez es más necesario introducir soluciones de software que permitan disponer de una previsión de la demanda de manera ágil y fiable.

Algunas de las tecnologías más extendidas para llevar a cabo el control de stock son:

Sistemas de gestión y planificación

Enterprise Resource Planning

Un ERP (Enterprise Resource Planning) standard centraliza y automatiza la gestión del inventario al integrarse con otras áreas clave de la empresa, como ventas, compras y logística.

Contribuciones al control de stock:

• Visibilidad en tiempo real: Monitorea niveles de inventario y movimientos desde cualquier ubicación.
• Planificación automatizada limitada: Facilita el reabastecimiento mediante punto de pedido pero no permite llevar a cabo la previsión de la demanda.
• Integración de procesos: Coordina todas las transacciones de compras y almacén para evitar excesos o roturas.
• Reducción de errores: Elimina registros manuales, mejorando la precisión.

Hojas de cálculo (Excel)

Aunque es un método muy básico, todavía está muy extendido.

• Registro y seguimiento básico: Permite llevar un inventario manual o semiautomatizado con listas de entradas, salidas y niveles actuales.
• Fórmulas y automatización sencilla: Utiliza funciones como SUMA, BUSCARV y tablas dinámicas para analizar datos y calcular reabastecimientos.
• Accesibilidad: Es económico y ampliamente conocido, ideal para pequeñas empresas con inventarios limitados.
• Personalización: Los usuarios pueden diseñar sus propios formatos y reportes según sus necesidades.

Cabe destacar que todas estas soluciones cubren únicamente una parte de la gestión de inventario, pero para llevar a cabo una planificación completa de la supply chain debe optarse por una tecnología end to end de la cadena de suministro como Slim4.

Sistemas de control de existencias, identificación y seguimiento

A la hora de conseguir que todo lo que tenemos en el almacén o en tienda cuadre (esto es, que tengamos lo mismo en nuestra realidad física y nuestra realidad en los sistemas), podemos disponer de otras tecnologías:

Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA)

Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) optimiza el control de stock al automatizar y mejorar los procesos operativos dentro del almacén.

Contribuciones al control de stock:

• Gestión precisa en tiempo real: Monitorea las entradas, salidas y movimientos del inventario con exactitud.
• Optimización del espacio: Sugiere ubicaciones estratégicas para almacenar productos según rotación y características.
• Automatización de procesos: Agiliza tareas como picking, packing y reabastecimiento.
• Reducción de errores: Mejora la precisión mediante el uso de RFID, escáneres o dispositivos móviles.
• Trazabilidad completa: Rastreabilidad de productos desde la recepción hasta la salida.

Normalmente, el SGA y el ERP se integran de manera diaria para analizar posibles discrepancias numéricas entre el stock que refleja un sistema y el otro de manera que cada noche se haga el cuadre del stock.

Identificación por Radiofrecuencia (RFID)

La tecnología RFID utiliza etiquetas electrónicas que emiten señales de radio para identificar y rastrear automáticamente productos en un almacén. Estas etiquetas se pueden escanear en masa, lo que agiliza las auditorías de inventario y reduce los errores manuales. Alguna de sus aplicaciones son las auditorías rápidas de inventario o conteos, el rastreo en tiempo real de mercancías y la reducción de pérdidas por errores o robos.

Códigos de barras y escáneres

Aunque es una tecnología más tradicional, sigue siendo una herramienta fundamental en la mayoría de las empresas. Los códigos de barras se utilizan para identificar productos y registrar movimientos en el sistema. Algunas de las ventajas frente al RFID es que es más accesible económicamente y fácil de implementar.

Ejemplo de control de stock

Supongamos que gestionamos una tienda de electrónicos. Para llevar un control exhaustivo de stock, podríamos implementar un sistema de inventario automatizado. Cada vez que se vende un producto, el sistema actualiza automáticamente el nivel de stock disponible. Además, al realizar compras a proveedores, se registra la entrada de nuevos productos.

El sistema podría generar informes periódicos que analizan la rotación de productos, identifican los más y menos vendidos, y alertan sobre productos cercanos al agotamiento. Esto permitiría ajustar los niveles de inventario según la demanda, realizar pedidos anticipados para productos populares y eliminar artículos de bajo rendimiento. Un control de stock efectivo en este escenario contribuiría a maximizar las ventas, reducir los costos asociados al almacenamiento y mejorar la satisfacción del cliente al asegurar la disponibilidad constante de productos solicitados.

Conclusión

El control de stock no solo consiste en mantener un inventario equilibrado, sino también en garantizar su precisión y trazabilidad para evitar pérdidas. Identificar las causas de discrepancias, implementar tecnologías como RFID o SGA, y realizar conteos periódicos son prácticas clave para optimizar la gestión.

Además, indicadores como el índice de fidelidad permiten medir y mejorar la eficiencia del sistema. Adoptar un enfoque proactivo y meticuloso asegura no solo la disponibilidad de productos, sino también una operación más rentable y alineada con las expectativas del cliente, consolidando el inventario como un activo estratégico para el éxito empresarial.

Herramientas para el control de stock

En este contexto, contar con herramientas adecuadas, como Slim4, es esencial para llevar el control de existencias a un nivel superior. Este tipo de software no solo reduce inventarios y riesgos de obsolescencia, sino que también mejora la coordinación entre procesos, permite anticiparse a las crisis y optimiza la atención al cliente. Implementar soluciones tecnológicas como estas facilita la detección temprana de problemas, ofreciendo la oportunidad de resolverlos antes de que generen un impacto significativo

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