Tedarikçi İlişkileri Yönetimi: Daha İyi Tedarikçi Seçimi, Pazarlık ve Performans Değerlendirmesi Rehberi

Hesaplamalarımıza teknik ve fonksiyonel kriterleri de en az %30 dahil etmeliyiz.Bu değerlendirmeye dayanarak, seçim sürecinin beşinci ve son adımına geçeceğiz.

TEDARİK SÜRECİ VE TEDARİKÇİ İLE PAZARLIK

Son pazarlık, tedarikçi ile kalıcı ve verimli bir ilişki kurmak için tasarlanmıştır:

• Her iki tarafın pozisyonunu ve tedarikçi karşısındaki güçlü yönlerinizi ölçmek
• Pazarlığın her aşamasında hangi tavizlerin kabul edilip hangilerinin edilmeyeceğini belirleyen bir stratejinin tanımlanması.

Ve en iyi tedarikçiyle anlaşana kadar diğer tedarikçileri de göz ardı etmemenizi öneririz. Tedarikçi ilişkileri yönetimi, mevcut tedarik zinciri ortaklarınızı yönetmek kadar gelecek için tedarikçi belirlemek de ilgilidir.

Tedarikçi Sözleşmeleri Yönetimi

Sözleşmenizi hazırlarken, münferit satın alma siparişleri ya da bir kapsam süresi ve minimum sipariş miktarı olan açık satın alma siparişleri kullanıp kullanmayacağınızı kararlaştırabilirsiniz.

Tutarların ve sözleşme süresinin belirlenmesi için aşağıdaki parametreler dikkate alınmalıdır:

• Talep Tahmini
• Sözleşme sonuna kadar satın alma tahmini
• Mevcut stoğun yeterliliği
• Trend
• Ürün yaşam döngüsü
• Tedarik kaynakları
• Ürün iadeleri
• Fiyat indirimleri ve sahip olma maliyeti

Sözleşme tamamlandıktan sonra, performansını takip etmek önemlidir. Bu, belirtilen miktarın aşılıp aşılmadığını belirlemek, beklenenden daha az talep olduğu için anlaşmanın yerine getirilemeyeceğini anlamak veya sözleşme süresi dolmadan önce bir tedarik süreci başlatmanın gerekip gerekmediğini belirlemek için önemlidir.

Bu, şunları bilmenizi sağlayacaktır:

• Sözleşme tutarının gereksinimlerinizin altında mı yoksa üstünde mi olduğu
• Sözleşmenin tüm miktarlar tüketildiği için süresinin dolup dolmayacağı

Tüm bu hususları göz önünde bulundurmanız, sözleşmeyi uygun bir şekilde yönetmenizi sağlayacaktır.

Tedarikçi yönetiminde EOQ

Şimdi sipariş miktarını ve bunun Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) ile ilişkisini analiz edeceğiz.

Açık sözleşmeler ve münferit siparişler, kendinize aşağıdaki üç soruyu sormanızı gerektirir:

• Alacağım şey nedir?
• Doğru sipariş verme zamanı nedir?
• Ne kadar sipariş vermeliyim?

Şimdi son noktaya odaklanacağız. Ne stoklayacağımızı ve ne zaman stoklayacağımızı belirledikten sonra aklımızda artık tek soru kalacak: Ne kadar sipariş vermeliyim? Tüm yıl boyunca talebi karşılayacak kadar mı yoksa her seferinde bir birim mi sipariş vereceğim?

EOQ, size bu zor sorunun yanıtını verecek ve seçilen miktarın en faydalı olmasını sağlayacaktır.
Minimum Satın Alma Miktarı (MPQ) ile Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) arasındaki farka bakarak başlayalım:

• MPQ, tedarikçi ile anlaşılmış olunan minimum sipariş miktarıdır.
• EOQ, optimum teorik miktardır.

EOQ NASIL HESAPLANIR

Yukarıda belirtildiği gibi, EOQ maliyetleri en aza indirdiğimiz sipariş miktarıdır ve bunu hesaplamak için stok tutma maliyetleri ve sipariş verme maliyetleri dikkate alınmalıdır.

Örneğin yılın başındaysak ve tüm dönem için 360 birime ihtiyacımız varsa, 360 birimlik bir sipariş, her ay 30 birimlik sipariş bir sipariş ya da günlük bir birimlik bir sipariş verebiliriz.

Eğer 360 birimin tamamını bir kerede satın almayı seçerseniz, tek bir sipariş olacağından sipariş maliyetiniz düşük olacaktır, ancak tüm yıl boyunca çok yüksek bir stok seviyesi (ortalama 180 birim) tutmanız gerekeceğinden çok yüksek bir envanter maliyetiniz olacaktır.

Diğer taraftan, günde bir birim satın alırsam, envanter maliyetim sıfıra yakın olacaktır, ancak günde bir sipariş vermem gerekeceğinden sipariş maliyetim çok yüksek olacaktır.

Bunu biraz daha detaylandıralım.

ELDE TUTMA MALİYETLERİ

Çok açık olmasına rağmen, bazı şirketler depolamanın ücretsiz olmadığını unutabiliyor. Bize “Evet ama depo benim ve parası ödendi” dense bile, dolu bir depoya sahip olmakla boş bir depoya sahip olmanın aynı şey olmadığını göreceğiz. Bu yüzden şu noktayı vurgulamalıyım: Depo size ait olsa bile depolama ücretsiz değildir.

Elde tutma maliyetlerinden iki şekilde bahsedebiliriz.

SERMAYE İLE İLİŞKİLİ MALİYETLER

Daha açıkça ifadece edersek; bu, stok için harcanan parayla ilişkili maliyetleri ifade eder. Şimdi en yaygın iki duruma bakalım.

FAİZLER

Genellikle, yatırımı karşılayabilmek için kredi başvurusunda bulunmamız gerekir. Bunun bir faizi vardır (yılın zamanına bağlı olarak daha düşük veya daha yüksek) ve bu nedenle dikkate alınması gerekir.

FIRSAT MALİYETİ

Sermayemi stok yapmak için kullanmayı tercih edersem, işin diğer alanlarına yatırım yapma fırsatını kaybederim.

SERMAYE DIŞI MALİYETLER

Bu maliyetler, malların stokta olması nedeniyle karşılanmak zorundadır ve eğer stokta olmasaydı, herhangi bir maliyet oluşmazdı.

DEPOLAMA

Depo üçüncü bir şirkete ait olduğunda ve kira ödemek zorunda kaldığımızda, bu maliyet daha belirgindir. Ancak bu, depo kendimize ait olduğunda da geçerlidir. Örneğin, elektrik veya su giderleri gibi maliyetler.

ESKİME

Bu maliyetler, ürünlerin kullanış ömrü ilerledikçe değer kaybetmeleri nedeniyle ortaya çıkan eskime maliyetleriyle ilişkilidir.

SİPARİŞ MALİYETLERİ

Bunlar her sipariş verildiğinde ortaya çıkan maliyetlerdir. İhtiyacın belirlendiği andan ürün raflarında yerini alana kadar, çaba ve para gerektiren bir dizi süreç vardır.

Sipariş maliyetinin bileşenleri, siparişlerin işlenmesine ilişkin maliyetlerdir. En alakalı olanlardan bazıları şunlardır:

• Nakliye masrafları.
• Personel maliyetleri (hem idari personel hem de stokları teslim alan, kalite kontrolünü yapan ve sisteme kadeden depo personeli).

EOQ’NUN HESAPLANMASINDAKİ ZORLUKLAR

Maalesef, bu hesaplamaların bazı sorunları veya kısıtları olabilir; örneğin, lojistik birimlerde, yani kutular, katlar, paletler veya kamyonlar gibi alımların yapılması gerekebilir. Tüm bunlar hesaplamalarımızı etkileyebilir.

Aşağıdaki grafikte gördüğümüz gibi, eğri düz bir çizgiye sahip olsa da, EOQ hesaplamasını tamamlamak için bu birimleri dikkate almalıyız. Tedarikçinin lojistik birimlerinde değişiklikler olduğunda, EOQ’yu ayarlamak için bunu bilmemiz gerekmektedir.

Öte yandan, toplu fiyat indirimlerini de dikkate almanız gerekir. Tek seferlik tekliflerden değil, toplu indirimlerden bahsediyoruz.

EOQ ile MPQ’nun analizi bize EOQ<MPQ ve EOQ>MPQ olduğu diğer durumları verecektir. Aslında, bu minimum satın alma miktarlarını (MPQ) her zaman ekonomik sipariş miktarıyla (EOQ) karşılaştırmalıyız. “Çok satın alıyoruz çünkü tedarikçi bizi buna zorluyor” gerekçesi her zaman doğru değildir.

Optimal olan ile gerçekte satın alınan arasındaki temel farklar ortaya çıktığında, genellikle “Ben her zaman bu şekilde satın aldım” ve “Tedarikçi ile anlaştığımız buydu” gibi cevaplar alırız. Ancak, biraz daha derine indiğimizde, genellikle anlaşmaların yıllar önce yapıldığını ve o zamandan beri gözden geçirilmediğini keşfederiz.

Ayrıca, genellikle tedarikçilerin bize verdiği MPQ’lar, çıkarlarımız için optimal olanın her zaman üzerinde olacaktır. Bu şekilde düşünenler için, kendi analizlerinizi yapmanızı teşvik ederim ve büyük olasılıkla şaşıracaksınız. Çoğu zaman, en uygun olanın altında bir miktar satın alıyorsunuz ve bunun çıkarlarınıza olduğunu düşünüyorsunuz. Bu genellikle sahip olma maliyetlerini hesaba katarak, sipariş maliyetlerini unutmanızdan kaynaklanır. Bu nedenle, her iki maliyeti de akılda tutmak çok önemlidir.

LOJISTIK KOŞULLAR NEDENIYLE YAYGIN TEDARIKÇI KISITLAMALARI

EOQ analizini yaptıktan sonra, tedarikçinin tüm ürün yelpazesi seviyesinde satın alınacak miktarları analiz etmeye ve sipariş boyutu ve zamanlamasına dayalı satın alma optimizasyonunu nasıl yapacağımıza geçeceğiz. Bir sipariş vermeden önce sıkça tedarikçi kısıtlamalarıyla, lojistik koşullarıyla ve fiyat optimizasyonu düşünceleriyle karşı karşıya kalıyoruz. Bu koşullar referans seviyesinde veya tedarikçi seviyesinde olabilir. Referans seviyesinde, kutularda veya palet olarak satın almak zorunda olmanın olası kısıtlamalarını zaten analiz ettik. Bu kısıtlama, tedarikçinin tüm ürün yelpazesi seviyesinde de geçerli olabilir.

Perakende veya toptan satış profesyoneliyseniz, dolu kamyonlar şeklinde satın alma yapılmasının gerekliliği konusunda bilgi sahibisinizdir. Yurtdışı satın almalarında da hava taşımacılığının ne kadar pahalı olduğunu da biliyorsunuzdur.

Bir başka olası kısıtlama da, tedarikçinin bizden nakliye ücreti almaması için (ki bu da örtülü bir indirimdir) asgari bir tutarda sipariş vermek zorunda kalmaktır.

Tüm bu durumlarda, konteynerleri yakında yeniden stoklamamız gereken ürünlerle doldurarak siparişleri akıllı bir şekilde yapmak çok önemlidir.

HEDEF SİPARİŞ ÇIKIŞ TARİHLERİNİ DEĞİŞTİRMEK İÇİN YAPILAN GENEL AYARLAMALAR

Yaklaşan bir promosyonunuz olabilir ve bu da sizi ürün lansman tarihini değiştirmeye ve yeniden düşünmeye zorlayabilir. Bu durumda, sipariş vermek için promosyon dönemine kadar bekleyebilir misiniz, yoksa promosyon döneminden sonra verilecek siparişi öne mi çekmelisiniz? Siparişleri verimli bir şekilde verebilmek için bu bilgilere sahip olmak önemlidir.

Öte yandan, depo kapasiteniz dolmuş olabilir, bu nedenle alım sürecini zorlaştırmamak için sipariş tarihlerinizi değiştirmelisiniz. Bugün yaşadığımız gibi promosyonlar ve indirimler gibi durumlarda, siparişinizi daha büyük bir indirim sağlayan miktarlara uyarlamak için olası hacim indirim aralıklarını akılda tutmanız ve depolarınızı fazla malzeme ile doldurmamanız önemlidir.

TEDARİKÇİ İLE İKİ YÖNLÜ İLETİŞİM

Tedarikçinin size iyi hizmet verebilmesini sağlamak için sizin üzerinize düşeni yapmanız da önemlidir. Vizyonunuzu onlarla paylaşmak başarınızın anahtarı olabilir. Ve iletişim, etkili tedarikçi ilişkileri yönetimi için çok büyük öneme sahiptir.

Gelecekteki stok ihtiyaçlarınızı zaten öngörüyorsanız, neden bu bilgiyi onlarla paylaşmayasınız? Vereceğimiz siparişleri ve hatta tüm bir yıl için tahmini talebin tamamını biliyorsak, neden onlara bu bilgileri önceden vermeyelim? Tedarikçilerin sırf siparişlerimizi beklemedikleri için ürünleri zamanında teslim edemedikleri durumlarla karşılaşıyoruz. Ve lojistikte, beklenmedik şeyler ihtiyacımız olan son şeydir. Tedarik zincirlerimizde yeterince öngörülemeyen olay yaşıyoruz, bu nedenle tahminlerimizi paylaşmak bize yardımcı olmalarını istediğimiz kişilere de yardımcı olacaktır.

Ancak, tedarikçiye her zaman bunların tahmini olduğunu ve nihai rakamların onaylanmış siparişlerle birlikte geleceğini açıkça belirtmeniz gerektiğini de unutmayın.

Tedarikçimizin performansının değerlendirilmesi

Bu, tedarikçi ilişkileri yönetiminin son aşamasıdır.

Diyelim ki tedarikçilerimizi seçtik, onlarla sözleşme yaptık, siparişleri verdik, sahip olduğumuz bilgileri onlarla paylaştık … ve şimdi siparişleri en uygun şekilde teslim etme sırası onlarda.

İdeal olarak durum böyle olmalıdır, ancak tedarikçinin performansını izlemek için uygun mekanizmaları devreye sokmak önemlidir.

Her şeyden önce, bu performans değerlendirmesi bulgulara dayalı değil; tam, somut ve doğru verilere dayanmalıdır.

• Tekrarlanan süreçlerin veya eylemlerin ölçülen sonuçları
• Kuruluş tarafından yaygın olarak anlaşılan bir dilde konuşulmalıdır.
• Basit bir şekilde ölçülebilir. Eğer durum böyle değilse, daha basit bir alternatif bulun.
• Gerçekçi ve doğru. Aldatmamız bize yardımcı olmaz
• Şirketin küresel KPI‘ları ile uyumludur.

TEDARİKÇİLERİ DEĞERLENDİRMEDE HANGİ KPI’LARI KULLANABİLİRİZ?

Öncelikle ve en önemlisi, bize tedarik edilen ürünün kalite göstergelerini, örneğin sürecin herhangi bir bölümünde reddedilen birimleri, belirli kalite parametrelerini vb. dikkate almalıyız.

Lojistik parametreler söz konusu olduğunda, OTIF‘ten (On Time In Full) bahsetmek önemlidir. Bu KPI, kaç siparişin zamanında ve kararlaştırılan miktarda teslim edildiğini ölçer.

Siparişlerin 7 günlük teslimat süresiyle verildiği bir tedarik sürecini teorik olarak örnek alırsak (emniyet stoğunu unutarak) ve tedarikçi 7 gün gecikirse, o kadar gün boyunca stoksuz kalırız. Bu durum hizmet seviyemizi etkileyecek ve müşterilerimizi üzecektir. Bu durumda şu soruyu sormak önemlidir: Sistemim teorik teslim süresini mi dikkate almalı, yoksa geçmişte yaşanan teslim süresini mi? Bizim tavsiyemiz, gerçek ayrıntılara bakmanız ve neler olup bittiğini görmek için tedarikçiyle konuşmanızdır.

Peki gerçekte neler olduğunu analiz etmek neden önemli? Çünkü belki de sorun kendimizdedir. Belki de yavaş mal kayıt süreçleri gecikmelere neden olmaktadır. Bunu yaparak, sadece tedarikçinin teslim süresini değil, aynı zamanda siparişin verilmesinden malzemenin tesislerimizde hazır olmasına kadar geçen her bir süreci de dikkate almamız gerektiğini fark edebiliriz.

Tedarikçi ilişkileri yönetimi: bazı son düşünceler

Özetle, bazı kısa sonuçlar çıkaralım: daha etkili tedarikçi ilişkileri yönetimi sağlamak için yarından itibaren hangi pratik çözümleri uygulamaya koyabilirsiniz?

• En sorunlu tedarikçilerinizi sorgulayarak işe başlayın.
• Satın alma miktarlarının analizinde, birim maliyeti daha yüksek olan ve kar marjınıza daha fazla katkı sağlayanlara odaklanın. Öncelikleri belirlemek için ürün yelpazenizin ABC analizine odaklanın.
• Sipariş yönetimi için, siparişlerin verilmesine ilişkin net kurallar belirleyin.
• Tedarikçinizle işbirliğine dayalı bir şekilde çalışın.
• Tedarikçileri değerlendirirken, en fazla bir veya iki KPI belirleyin ve sadece tedarikçinin sahip olabileceği sorunları değil, aynı zamanda kendi şirketinizde gözlemleyebileceğiniz sorunları da göz önünde bulundurun.