FIFO och dess tillämpning inom lagerhantering

Lagerhantering är ett ämne som vi ofta diskuterar på den här bloggen. Det är ett brett ämne som omfattar aspekter som sortimentsstyrning, påfyllning och lagertilldenlning. Idag kommer vi att fokusera på lagerstyrning, närmare bestämt på FIFO-metoden.

När man hanterar ett lager måste interna regler upprättas för att säkerställa en effektiv hantering av lagrade varor. Olika faktorer har olika effekter på hur produkter ska skickas, och det är därför det är viktigt med protokoll för att avgöra vilka artiklar som ska lämna anläggningen före andra. Dessa regler beror till stor del på vilken typ av produkter eller material som hanteras i lagret.

Det är exempelvis inte samma sak att hantera livsmedelsprodukter, som har ett specifikt utgångsdatum, som att hantera fästelement och skruvar, som inte går ut i förtid. Dessa regler bidrar till att skapa en strukturerad process för att upprätthålla ett korrekt materialflöde inom lagret.

Vad är FIFO (först in, först ut)?

FIFO (First In, First Out) innebär att de varor som kommer in först också är de som skickas ut först. Enligt denna modell används eller säljs äldre lager först, medan nyare lager reserveras för framtida beställningar.

Genom att använda FIFO-strategin i ett lager kan ett företag minimera risken för inkurans och minska svinnet. Utgångna eller föråldrade produkter har inget kommersiellt värde, vilket innebär att de inte kan generera intäkter. FIFO säkerställer att äldre artiklar alltid flyttas först, vilket minskar sannolikheten för förluster på grund av utgångsdatum eller inkurans.

Dessutom baseras lagervärderingen alltid på de senaste påfyllningspriserna. I en inflationsmiljö innebär detta att lagret värderas till en högre kostnad, vilket kan ha både positiva och negativa konsekvenser för verksamheten.

FIFO eller LIFO

I motsats till FIFO har vi LIFO (Last In, First Out). I en annan artikel kommer vi att förklara denna metod i högre detalj, men enkelt uttryckt innebär LIFO att de senast inköpta eller producerade produkterna också är de första som lämnar lagret.

Medan FIFO syftar till att minska inkurans och slöseri kan LIFO erbjuda vissa finansiella och redovisningsmässiga fördelar. Under inflationstider kan till exempel företag som använder LIFO få lägre skattepliktig inkomst eftersom deras kostnad för sålda varor baseras på de senaste (och vanligtvis högre) priserna, vilket i sin tur minskar den redovisade vinsten.

LIFO är däremot inte lämpligt för alla branscher. I branscher som livsmedel och läkemedel, där färskhet och utgångsdatum är kritiska faktorer, kan LIFO leda till betydande förluster på grund av att utgångna eller försämrade produkter ligger kvar i lager för länge.

Varje företag måste bedöma vilket lagerstyrningssystem som passar dess affärsmodell och produkternas egenskaper bäst. FIFO är vanligare i branscher där det är viktigt med färska produkter och lagerrotation, medan LIFO kan vara fördelaktigt i branscher där redovisning och skattehantering spelar en större roll i beslutsfattandet.

Alternativa metoder för lagerhantering

Även om FIFO och LIFO är de mest använda metoderna för att bestämma i vilken ordning produkterna lämnar lagret finns det andra alternativ:

FEFO (First Expired, First Out)

Liknar FIFO men prioriterar produkter med närmast förfallodatum, oavsett när de anlänt in i lagret. Det används ofta inom livsmedels- och läkemedelsindustrin.

HIFO (högst in, först ut)

Enligt denna metod används eller säljs de dyraste produkterna först. Det är mindre vanligt men kan tillämpas i specifika redovisningsstrategier.

LOFO (lägst in, först ut)

Motsatsen till HIFO, där det lager som har lägst kostnad används först. Detta tillvägagångssätt kan vara användbart för att maximera vinsten i vissa finansiella sammanhang.

Specifika modeller

Dessa metoder organiserar lagret i specifika batcher baserat på tillverkningsdatum, serienummer eller unika egenskaper. Det är idealiskt för branscher med strikta regelverk, till exempel läkemedelsindustrin eller livsmedelshandeln där återförsäljarna kräver en viss återstående hållbarhetstid.

FIFO inom redovisning

Även om detta inte är huvudfokus för vår diskussion är det viktigt att notera att FIFO också spelar en roll i ett företags redovisning vid värdering av varulager. FIFO värderar de sålda varorna till priset för de äldsta enheterna. Denna metod utvärderar både inkommande lager och befintligt lager baserat på deras anskaffningspris, i enlighet med den kronologiska ordningen för ankomst till lagret. När produkter säljs värderas de däremot till priset för de första partierna som kom in. Det innebär att kvarvarande lager efter en försäljning värderas till de senaste priserna.

FIFO-metoden används ofta vid värdering av varulager som består av utgångna eller lättfördärvliga produkter. Med andra ord följer systemet den nödvändiga ordningen för att säkerställa att de artiklar som har närmast utgångsdatum eller högst risk för att bli föråldrade också är de som säljs först. Det är en allmänt vedertagen metod för att säkerställa en konstant lageromsättning eftersom den enhet som lagras längst kommer att vara den nästa som säljs.

Exempel på FIFO inom redovisning

Låt oss ta ett enkelt exempel för att se hur FIFO tillämpas i redovisningen:

Anta att ett företag köper in 100 enheter av en produkt i två på varandra följande partier:

• 50 enheter 10 euro.
• 50 enheter 12 euro.

Om företaget säljer 60 enheter enligt FIFO beräknas kostnaden för sålda varor på följande sätt:

• 50 enheter 10 euro = 500 euro.
• 10 enheter 12 euro = 120 euro.
• Total kostnad för sålda varor = 620 euro.
• Slutlager = 40 enheter till 12 € = 480 €

Är det möjligt att FIFO ger ett negativt resultat?

Ja, det är möjligt att tillämpningen av FIFO-metoden under vissa omständigheter kan ge negativa resultat. Detta inträffar främst när återanskaffningskostnaden för produkter är högre än den ursprungliga anskaffningskostnaden, vilket kan leda till en lägre vinstmarginal eller till och med redovisningsmässiga förluster i vissa fall.

Några situationer där FIFO kan leda till ett negativt resultat är

• Hög inflation: Om priserna på produkterna har ökat betydligt sedan inköpet kommer den redovisade kostnaden för sålda varor att vara lägre än det aktuella återanskaffningspriset, vilket kan minska lönsamheten.
• En kraftig nedgång i efterfrågan: Om en produkt har förlorat värde på marknaden och företaget fortfarande har gamla lager kan de säljas till ett pris som är lägre än den ursprungliga kostnaden.
• Fel i lagerhanteringen: Dålig FIFO-hantering, exempelvis felaktig bokföring eller bristande lagerrotation, kan leda till oförutsedda förluster.

Skillnader mellan FIFO och PMP

FIFO- och PMP-metoderna (Weighted Average Cost) är två olika sätt att hantera och värdera varulager. Medan FIFO säkerställer att äldre produkter säljs först, beräknar PMP ett genomsnittligt anskaffningsvärde för lager och försäljning.

Några viktiga skillnader mellan de två metoderna:

• Värderingsmetod: FIFO värderar varulagret baserat på de senaste anskaffningskostnaderna, medan PMP tar ett genomsnitt av alla anskaffningskostnader.
• Påverkan på redovisningen: FIFO tenderar att visa lägre försäljningskostnader under inflationsperioder, vilket ökar bokföringsmässiga vinster. PMP jämnar ut prisfluktuationer genom att beräkna en genomsnittlig kostnad.
• Rekommenderad användning: FIFO är att föredra i branscher där lageromsättningen är viktig, exempelvis livsmedels- och läkemedelsindustrin. PMP är mer lämpligt för branscher med kostnadsfluktuationer eller där lagrets ålder inte är en relevant faktor.

Intralogistiska lösningar för implementering av FIFO

Att implementera FIFO-metoden i ett lager kan kräva specifika intralogistiklösningar för att underlätta spårningen av lagerflödet. Några viktiga strategier och tekniker är:

• Dynamiska hyllsystem: Rull- eller gravitationshyllor gör att äldre produkter automatiskt flyttas framåt, vilket gör dem lättare att komma åt och skicka.
• Warehouse Management Software (WMS): Dessa verktyg automatiserar lagerstyrningen, spårar produkternas leveransdatum, optimerar deras placering i lagret och föreslår lämplig batch för utskick.
• Streckkodsmärkning och skanning: Detta system gör det enkelt att identifiera äldre produkter och se till att de prioriteras för leverans.
• Zonindelning av lager: Att dela upp utrymmet i specifika områden beroende av produkternas ålder bidrar till att upprätthålla en logisk och effektiv ordning för varuförsändelser.
• Automatisering med robotar: Robotar för internlogistik kan programmeras för att plocka upp och transportera produkter enligt FIFO-logiken, vilket minskar marginalen för mänskliga fel.

Dessa lösningar underlättar inte bara tillämpningen av FIFO utan ökar också den totala effektiviteten i lagret och minimerar risken för fel.

Faktorer som påverkar tillämpningen av FIFO-metoden

Implementeringen av FIFO-metoden (först in, först ut) kräver en föregående analys eftersom den är beroende av ett antal faktorer som kan påverka dess effektivitet och operativa bärkraft. De mest relevanta faktorerna är bland annat:

Produktens karaktär

Inom branscher som livsmedel, läkemedel och kosmetik är FIFO viktigt för att säkerställa färskhet och förhindra förluster på grund av utgångsdatum. Produkter med ett utgångsdatum kräver strikt kontroll, medan tillämpningen av FIFO kan vara mer flexibel i andra branscher, som tillverkningsindustrin.

Lagrets utformning och infrastruktur

Lagrets utformning och infrastruktur spelar en viktig roll för att FIFO ska kunna tillämpas på rätt sätt. Lager med smala gångar, hög lagring eller dåligt utformade hyllsystem kan hindra effektiv produktrotation.

Teknik och logistiska lösningar

Användningen av Warehouse Management Systems (WMS), RFID-märkning, streckkoder och IoT-sensorer möjliggör noggrann spårning av lagerflödet. Vid lagring av stora volymer minskar automatiseringen de mänskliga felen och optimerar verksamheten.

Lagervolym

I företag med stora lagervolymer är det omöjligt att hantera FIFO manuellt. Ju större mängden produkter är och ju snabbare de fylls på, desto viktigare är det att ha automatiserade och välstrukturerade processer för att säkerställa korrekt rotation.

Påfyllningsfrekvens och marknad

Hur snabbt produkter tas emot och säljs har en direkt inverkan på behovet av att tillämpa FIFO. Företag med hög lageromsättning måste se till att äldre artiklar säljs först för att undvika onödig ackumulering eller risk för inkurans.

Utbildning av personal

Ingen FIFO-strategi blir effektiv utan ett välutbildat team. Operatörerna måste förstå vikten av metoden och tillämpa rätt rutiner vid hantering och förvaring av produkter för att undvika avvikelser i lagerrotationen.

Slutsatser

För att FIFO-metoden ska bli framgångsrik krävs en balanserad hantering av dessa faktorer. En kombination av lämplig infrastruktur, intelligent automatisering och en fortlöpande utbildning kan göra skillnaden mellan ett effektivt system och ett system som är benäget att orsaka fel och förluster. En effektiv implementering av FIFO optimerar inte bara lagerhanteringen utan förbättrar också lönsamheten och kundnöjdheten.