PPWR är bara början: Varför produktdata blir den nya utmaningen inom regelefterlevnad

Efter en övergångsperiod på drygt ett och ett halvt år började de första bestämmelserna i den nya europeiska lagstiftningen om förpackningar att gälla den 12 augusti 2026. Denna nya lagstiftning, känd som ”förordningen om förpackningar och förpackningsavfall” (PPWR), trädde i kraft den 11 februari 2025 och gäller för alla företag i EU:s medlemsstater.

Under de senaste månaderna har företagen förberett sig för den kommande lagstiftningen, och de flesta organisationer betraktar PPWR som ett nytt projekt för regelefterlevnad. I själva verket signalerar denna lagstiftning något mycket större: Europeiska unionen övergår i allt högre grad från regler som är inriktade på dokument och deklarationer till regler som bygger på tillförlitliga och aktuella produktdata.

Efterlevnad är därför inte längre enbart en administrativ uppgift, utan en fortlöpande dataprocess. För organisationer innebär detta en grundläggande förändring. Det innebär inte bara att mer produktdata måste samlas in, utan även sättet dessa data hanteras, valideras och underhålls förändras.

Och PPWR är bara början.

Från dokumentbaserad till datadriven regelefterlevnad

Traditionellt har organisationer ofta kunnat visa att de följer regelverket genom certifikat, deklarationer eller teknisk dokumentation. Denna information samlades in och lagrades regelbundet för revisionsändamål. Denna metod förändras i och med införandet av PPWR. Nya europeiska förordningar kräver i allt högre grad strukturerade, aktuella och spårbara produktdata. Organisationer måste inte bara kunna visa att en produkt uppfyller vissa krav, utan också ha tillgång till den underliggande informationen som bevisar detta.

PPWR belyser denna utveckling. För att följa förordningen måste företag till exempel samla in information om förpackningsmaterial, sammansättning, återvunnet innehåll och materialens ursprung. Ta till exempel materialförteckningen för en förpackningsartikel. Det handlar ofta om ostrukturerad data som måste begäras in från alla olika leverantörer, där varje leverantör tillhandahåller informationen i ett något annorlunda format.

Konsekvenserna för datahanteringen

Denna utveckling får direkta konsekvenser för hur organisationer hanterar produktdata. Medan data tidigare främst hanterades för att tillgodose kommersiella och operativa behov, blir datahantering nu också en väsentlig del av regelefterlevnaden.

Utmaningen ligger inte bara i att samla in ny information, utan också i att se till att den förblir korrekt och uppdaterad över tid. Leverantörer byter förpackningsmaterial, certifikat löper ut, produktspecifikationer ändras och nya artiklar lanseras. Utan en strukturerad process blir denna information snabbt inaktuell.

Därför handlar det inte bara om huruvida de erforderliga PPWR-uppgifterna är fullständiga idag, utan också om processen är utformad för att hålla informationen aktuell även i framtiden.

Organisationer gör klokt i att ställa sig följande frågor:

• Var insamlingen av PPWR-data en engångsföreteelse, eller har en strukturerad process införts?
• Hur samlas saknad produktinformation in från leverantörerna?
• Vem ansvarar för att underhålla dessa uppgifter?
• Hur kontrolleras kvaliteten på den information som lämnas in?
• Finns det tillräcklig kapacitet för att fortsätta genomföra denna process manuellt?

När produktdatan är ofullständig sträcker sig konsekvenserna långt bortom rena efterlevnadsrisker

Slarv med att följa de nya reglerna får konsekvenser som sträcker sig bortom ett saknat dokument eller en administrativ oegentlighet. När obligatorisk produktinformation saknas, är ofullständig eller inte kan styrkas kan detta ha en direkt inverkan på verksamheten. Tänk till exempel på produkter som tillfälligt kan förbjudas på marknaden, förseningar i produktlanseringar, ytterligare kontroller från kunder eller tillsynsmyndigheter samt leverantörer som måste kontaktas på nytt för att tillhandahålla saknad information. Internt leder detta ofta till manuella kontroller, brådskande åtgärder och ytterligare samordning mellan avdelningarna.

Den största utmaningen ligger här inte i någon specifik lagstiftning, utan i det faktum att dessa situationer kommer att inträffa allt oftare i takt med att regelverket blir alltmer digitaliserat. Utan en strukturerad process för hantering av produktdata kommer trycket på organisationen bara att öka.

PPWR är bara början

PPWR är inte slutet på historien. Från och med 2027 träder nya skyldigheter i kraft för olika produktgrupper, såsom det digitala batteripasset enligt EU:s batteriförordning. För vissa batterier måste företagen från och med den 18 februari 2027 kunna tillhandahålla ett digitalt pass som innehåller information om bland annat material, prestanda, hållbarhet och återvinning.

Dessutom kommer allt fler produktgrupper, inom det bredare ramverket för det digitala produktpasset, att vara skyldiga att göra omfattande produktinformation tillgänglig digitalt från och med 2027. Detta innebär att produktinformation ska göras tillgänglig digitalt under produktens hela livscykel, vilket gör att denna information enkelt kan delas och verifieras inom leveranskedjan.

Även om dessa regelverk har olika syften är utmaningen för organisationerna ofta densamma: En ständigt växande mängd produktinformation måste samlas in, hanteras och bevisligen hållas korrekt. Organisationer som redan idag bygger upp en skalbar datahanteringsprocess för detta kommer att vara bättre förberedda på framtida förändringar. Det gör att framtida regelverk kan hanteras smidigt, utan att varje ändring kräver ett nytt, manuellt datainsamlingprojekt.

AI:s roll i framtidssäker datahantering

Mängden produktdata fortsätter att växa, vilket gör det allt svårare att skala upp manuella processer. Inte för att personalen inte sköter sitt arbete ordentligt, utan för att omfattningen av kontroller, ändringar och kommunikation helt enkelt blir för stor.

Vår AI-drivna lösning, Slimstock Data Management, kan bidra till att göra denna utmaning hanterbar. Lösningen kan till exempel automatiskt identifiera saknade attribut, fastställa vilken information som saknas, kontakta leverantörer för ytterligare data samt kontrollera att den mottagna informationen är fullständig och av god kvalitet.

Detta förändrar också medarbetarnas roll. Medan personalen tidigare ägnade mycket tid åt den operativa insamlingen av information och att jaga leverantörer, flyttas deras fokus nu till den taktiska hanteringen av dataprocessen. De avgör vilken information som krävs, vilka kvalitetsstandarder som gäller, hur data ska valideras och hur denna information skapar värde inom organisationen.

AI tar alltså inte över ansvaret för produktdata, utan stöder personalen för att de ska kunna fokusera på de beslut som tillför mest värde. Detta gör datahanteringen inte bara mer effektiv, utan också mer framtidssäker.

Är din organisation redo för datadriven efterlevnad?

PPWR är ett viktigt steg mot ökad transparens och hållbarhet på den europeiska marknaden. Men den största förändringen ligger inte bara i själva förordningarna. Den visar att tillförlitlig produktdata blir allt viktigare för att uppfylla lagkrav. Organisationer som strukturerar sina datahanteringsprocesser för att uppfylla framtida krav är inte bara bättre förberedda för nya förordningar, utan lägger också grunden för effektivare processer, bättre samarbete i hela leveranskedjan och högre datakvalitet.

Frågan är därför inte om organisationer behöver hantera mer produktdata. Den trenden är redan i full gång. Den verkliga frågan är om datahanteringsprocessen är redo för en framtid där varje ny lagstiftning återigen kommer att kräva tillförlitlig, aktuell och verifierbar produktinformation.