Management by Exception: hoe te focussen op wat echt belangrijk is?

In de moderne supply chain management vormt de exponentiële groei van productassortimenten en het toenemende aantal winkels en magazijnen een constante uitdaging. Terwijl catalogi uitbreiden met nieuwe producten, nemen de complexiteiten van het efficiënt beheren van elk item ook toe. Hier komt management by exception om de hoek kijken, een gestructureerde methodologie om taken te prioriteren, risico’s te beperken en de winstgevendheid te maximaliseren.

Wat is Management by Exception?

Management by exception is een operationele benadering die zich richt op het identificeren en prioriteren van elementen die afwijken van de normale omstandigheden. In praktische termen betekent dit dat de focus ligt op specifieke producten of situaties die onmiddellijke of gespecialiseerde aandacht vereisen, terwijl de producten die binnen de verwachte parameters goed functioneren, hun gang kunnen gaan.

In voorraadbeheer houdt deze benadering in dat niet alle producten gelijk behandeld worden. Het proberen uniform te managen van duizenden producten is niet alleen inefficiënt, maar kan ook leiden tot een slechte toewijzing van middelen, interne wrijving en vaak financiële verliezen.

De uitdaging van het beheren van uitgebreide assortimenten

Voor veel organisaties is het toevoegen van nieuwe producten aan het assortiment relatief eenvoudig. Het verwijderen van verouderde of slecht presterende items is echter vaak een langzamer en complexer proces. Dit creëert een operationele omgeving waarin assortimenten voortdurend groeien, wat het dagelijks beheer steeds ingewikkelder maakt.

Impact op operationele efficiëntie van suboptimale assortimenten

Bij grote assortimenten komt het vaak voor dat operationele teams te maken krijgen met problemen zoals:

• Vermijdbare verspilling van middelen: Er wordt aanzienlijke inspanning geleverd voor items met weinig relevantie.
• Gebrek aan coördinatie: Het ontbreken van een duidelijke focus leidt tot spanningen en operationele fouten.
• Financiële verliezen: Overschotten en tekorten beïnvloeden direct de financiële resultaten.

Dit is waar Management by Exception een effectieve oplossing biedt, door een gestructureerde en resultaatgerichte benadering.

Welke criteria moeten in exception management worden overwogen?

De sleutel tot succesvol exception management ligt in de juiste classificatie van producten. Dit proces stelt bedrijven in staat om taken te prioriteren en op maat gemaakte strategieën te ontwikkelen voor elke productgroep.

1. Productlevenscyclusbeheer

Elk product doorloopt drie fasen in zijn levenscyclus:

• Introduciefase: Deze fase wordt gekarakteriseerd door onzekerheid in de vraag. De focus ligt hier op risicobeheer en het waarborgen van een succesvolle marktintroductie.
• Volwassenheidsfase: De meest stabiele fase van de productlevenscyclus, waarin de beste kansen voor procesoptimalisatie liggen. Het management richt zich hier op het bereiken van operationele uitmuntendheid.
• end-of-life-fase: In deze fase neemt de vraag af en nemen de risico’s van veroudering toe. Belangrijke strategieën zijn liquidatiepromoties en voorraadbeheer om onnodige ophoping van producten te voorkomen.

Door producten op basis van hun levenscyclus te groeperen, kunnen acties worden aangepast aan de specifieke behoeften van elke fase, waardoor onnodige inspanningen worden vermeden.

2. Productwinstgevendheid

Een vergelijkende analyse van de gegenereerde omzet en de bijbehorende kosten van elk product levert cruciale inzichten op. In veel gevallen:

• Meer winstgevende producten hebben doorgaans lagere operationele kosten.
• Producten met een lage winst kunnen hoge kosten met zich meebrengen, wat de algehele efficiëntie beïnvloedt.

Deze analyse helpt bepalen waar de operationele inspanningen moeten worden gericht en welke producten een efficiënter beheer vereisen.

3. Kruislingse ABC-classificatie

Een ABC-analyse wordt veel gebruikt in voorraadbeheer. Wanneer het wordt gecombineerd met aanvullende factoren zoals verkoop, marge of omzet, biedt het een veel nauwkeurigere segmentatie.

Voordelen van kruislingse analyse

• Het identificeert strategische producten met grotere helderheid.
• Het maakt een meer gerichte benadering mogelijk voor kritieke producten, zodat de impact van operationele beslissingen maximaal wordt.

Bijvoorbeeld, een product dat een “A” is in verkoop en een “C” in omzet, vereist een andere strategie dan een product dat in beide criteria een “A” is.

Het maken van taakselecties

Nadat producten zijn geclassificeerd, is de volgende stap het maken van specifieke selecties die de dagelijkse operationele taken stroomlijnen. Deze selecties groeperen items met gemeenschappelijke kenmerken, wat zowel de efficiëntie als de prioritering verbetert.

Selecties op basis van de natuur van de taak

In management by exception worden de selecties onderverdeeld in vijf hoofdcategorieën:

• Assortimentselecties: Gericht op de productlevenscyclus.
• Vraagselecties: Identificeren van veranderingen of anomalieën in consumptiepatronen.
• Leveringsplanningselecties: Monitoren van leverdata en vertragingen.
• Voorraadselecties: Controleren van voorraadniveaus en verouderingsrisico’s.
• Masterdataselecties: Waarborgen van de kwaliteit en consistentie van informatie.

Selecties op basis van het doel van de taak

Selecties worden ook gedifferentieerd op basis van het type taak:

• Operationeel: Dagelijkse acties om verstoringen te voorkomen (bijvoorbeeld, voorraadtekorten).
• Analytisch: Het leveren van analyse-elementen voor procesoptimalisatie en patroonherkenning.
• Strategisch: Helpen bij langetermijnbesluitvorming, zoals het schrappen van producten.

Praktische voorbeelden van management by exception

Identificeren van vraag anomalieën

Bij een product waarvoor een uitzonderlijk grote vraag bestaat, kan het nodig zijn om de prognoses aan te passen. Management by exception helpt bepalen of deze veranderingen tijdelijk of structureel zijn, waardoor corrigerende beslissingen kunnen worden genomen om toekomstige fouten te voorkomen. Dit proces kan aanzienlijk worden verbeterd door gebruik te maken van geavanceerde software voor het detecteren van de vraag, die de nauwkeurigheid van prognoses verbetert door snel verschuivingen en afwijkingen in de vraag op te sporen.

Promotieplanning

Producten in promotie vereisen speciale controle. Selecties kunnen analyseren:

• De effectiviteit van de promotie door de werkelijke vraag te vergelijken met de voorspelde cijfers.
• De impact op de levering en voorraadniveaus.

Voorraadtekorten vooruitzien

Het tijdig identificeren van potentiële voorraadtekorten maakt proactieve maatregelen mogelijk, zoals het versnellen van bestellingen of het zoeken naar alternatieve leveranciers. Dit helpt verstoringen in de supply chain te voorkomen en de bijbehorende kosten te verlagen.

Problemen met leveranciers identificeren

Selecties kunnen terugkerende uitzonderingen in producten gekoppeld aan een specifieke leverancier aan het licht brengen, wat de onderhandelingen vergemakkelijkt en de samenwerking met supply chain-partners versterkt.

Hoe start je met de implementatie van een exception-based managementmodel in jouw bedrijf?

Het implementeren van een exception-based managementmodel binnen een organisatie vereist een combinatie van analyse, strategische planning en de juiste tools. Hoewel elk bedrijf zijn eigen specifics heeft, kan het proces gestructureerd worden in sleutelstappen die zorgen voor een soepele en effectieve overgang naar deze benadering.

1. Begrijp de huidige situatie

De eerste stap is het uitvoeren van een grondige diagnose van de bestaande processen. Dit omvat het analyseren van:

• Het volume en de variëteit van het assortiment: Hoeveel SKU’s beheert het bedrijf, en welke zijn het belangrijkst?
• Bestaande werkstromen: Hoe worden uitzonderingen momenteel behandeld, als dat al gebeurt?
• Terugkerende operationele uitdagingen: Wat zijn veelvoorkomende problemen, zoals voorraadtekorten, overtollige voorraad of leveringsvertragingen?

Deze initiële analyse biedt een duidelijk overzicht van het vertrekpunt en helpt gebieden te identificeren die onmiddellijke aandacht vereisen.

2. Definieer duidelijke en meetbare doelstellingen

Exception-based management moet niet als doel op zich worden geïmplementeerd, maar als middel om specifieke doelstellingen te bereiken. Deze kunnen zijn:

• Het verminderen van de tijd die wordt besteed aan het beheren van producten met lage prioriteit.
• Het verbeteren van de servicelevels voor de belangrijkste producten.
• Het identificeren en oplossen van vraaganomaliën voordat ze grote problemen worden.

Het stellen van Key Performance Indicators (KPI’s) met betrekking tot deze doelen maakt het gemakkelijker om het succes van het model na implementatie te beoordelen.

3. Kies de juiste classificatiecriteria

Een essentieel onderdeel van exception-based management is het classificeren van producten op basis van criteria die relevant zijn voor het bedrijf. Deze kunnen onder andere zijn:

• Productlevenscyclus: Het identificeren van fasen zoals introductie, volwassenheid en einde-van-levens.
• Winstgevendheid: Het beoordelen van de economische bijdrage ten opzichte van de operationele kosten.
• Omzet en marge: Het classificeren van producten op basis van verkoopfrequentie en winstmarges.

Het selecteren van relevante criteria zorgt ervoor dat operationele beslissingen consistent en in lijn met strategische prioriteiten worden genomen.

4. Maak op maat gemaakte selecties

Nadat producten zijn geclassificeerd, is de volgende stap het maken van selecties die items groeperen met gemeenschappelijke kenmerken of vergelijkbare behoeften. Deze selecties maken exception management efficiënter. Bijvoorbeeld:

• Een selectie voor producten met hoge omzet en lage marge die speciale aandacht vereisen in voorraadplanning.
• Een andere voor promotionele items, waarbij constante evaluatie van hun impact op vraag en voorraad noodzakelijk is.

Geavanceerde technologische tools, zoals Slim4, helpen bij het maken, visualiseren en volgen van deze selecties.

5. Implementeer een monitoring systeem

De sleutel tot een succesvol exception-based managementmodel is het hebben van een systeem dat real-time monitoring van uitzonderingen en hun toewijzing aan het juiste team mogelijk maakt. Dit omvat:

• Geautomatiseerde meldingen voor kritieke situaties, zoals verwachte voorraadtekorten of vraaganomaliën.
• Dashboards om taken te prioriteren op basis van hun belang en urgentie.
• Gedetailleerde rapporten die de status van uitzonderingen en de voortgang in hun oplossing tonen.

Een robuust systeem verbetert niet alleen de efficiëntie, maar vermindert ook fouten en zorgt ervoor dat uitzonderingen snel worden afgehandeld.

6. Train de operationele teams

Het adopteren van een exception-based managementmodel houdt in dat de manier van werken verandert. Het is essentieel dat teams de methodologie, classificatiecriteria en het gebruik van technologische tools begrijpen. Training moet zich richten op:

• Hoe selecties te interpreteren en taken te prioriteren.
• Het gebruik van gespecialiseerde software voor het beheren van uitzonderingen.
• Het belang van het afstemmen van operationele beslissingen op strategische doelstellingen.

7. Evalueer en pas het model aan

Na implementatie moet het model periodiek worden geëvalueerd om de effectiviteit te beoordelen en noodzakelijke aanpassingen te maken. Enkele aspecten om te overwegen zijn:

• Worden de vastgestelde KPI’s behaald?
• Zijn er terugkerende uitzonderingen die efficiënter kunnen worden afgehandeld?
• Is het systeem nog steeds relevant voor de veranderende behoeften van het bedrijf?

Deze cyclus van voortdurende verbetering zorgt ervoor dat exception-based management zich blijft ontwikkelen in lijn met de operationele en strategische eisen van de organisatie.

Managment by Exception: essentieel voor operationele efficiency

Hoewel het starten met een management-by-exception-model uitdagend kan lijken, maakt een gestructureerde implementatie het tot een beheersbaar en schaalbaar proces. Door te focussen op wat echt belangrijk is, transformeert deze benadering de chaos van het beheren van duizenden producten in een gestructureerde, flexibele en effectieve strategie. Naast de directe voordelen, zoals risicobeperking en tijdsbesparing, moedigt deze methodologie ook datagestuurde besluitvorming aan, versterkt het de operationele teams en vergroot het de concurrentiekracht van het bedrijf.