Capaciteitsplanning: Meer doen met minder 

Voor alle bedrijven is klanttevredenheid essentieel voor succes. Overtref je de verwachtingen van de klant, dan zul je de vrachten plukken van terugkerende inkomsten door een verhoogde loyaliteit en een verbeterd merkimago. Beter nog, je kunt nieuwe klanten aantrekken door mond-tot-mondreclame. Om deze redenen is een hoog serviceniveau een prioriteit voor elk bedrijf. En met serviceniveau bedoelen we dat je in staat bent om het product waar jouw klant om vragen op tijd en in de afgesproken hoeveelheid te leveren.

Voor distributeurs en retailers betekent dit dat het noodzakelijk is om voldoende capaciteit te hebben: voorraad om aan de vraag te voldoen, voldoende personeel en de benodigde apparatuur en infrastructuur om dit te bereiken. In het geval van productiebedrijven is er ook de extra complexiteit van het moeten uitvoeren van een proces dat grondstoffen en/of halffabricaten omzet in het uiteindelijke artikel of eindproduct.  In hun streven om deze doelstellingen te bereiken, hebben bedrijven een capaciteit die ze niet kunnen overschrijden vanwege verschillende beperkingen. Hoe hoger deze capaciteit, hoe beter de organisatie voorbereid zal zijn om te reageren op pieken in de vraag zonder bang te hoeven zijn om omzet te verliezen. Maar tegelijkertijd zal de organisatie te maken krijgen met hogere vaste kosten. Om het break-even punt te vinden, heb je rekening te houden met een zogeheten capaciteitsplanning. En daar gaan we het in dit artikel over hebben.

Wat is capaciteitsplanning?

Evenwicht is altijd een deugd, en capaciteitsplanning is daarop geen uitzondering. Als je het maximale plant, zal het leiden tot overcapaciteit en dat komt jouw bedrijf duur te staan. Tegelijkertijd kan een te minimale planning betekenen dat je niet aan de vraag kunt voldoen. Waar je echter zeker van kunt zijn, is dat beide situaties schadelijk zijn voor jouw bedrijf. Capaciteitsplanning probeert een evenwicht te vinden. Daarom kunnen we capaciteitsplanning definiëren als het proces van het bepalen van de hoeveelheid middelen die nodig zijn om aan de toekomstige vraag naar producten of diensten te voldoen. Deze benadering probeert de beschikbaarheid van middelen in evenwicht te brengen met de vraag, zodat een bedrijf efficiënt kan werken zonder dat er overschotten of tekorten ontstaan.

Met welke factoren moet rekening worden gehouden bij capaciteitsplanning?

De factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het uitvoeren van capaciteitsplanning zijn divers:

Marktvraag

Dit is misschien wel het meest cruciale punt van capaciteitsplanning, want als je geen idee hebt wat je vraag zal zijn, is het praktisch onmogelijk om de capaciteit die je nodig hebt correct te plannen. Om de vraag zo nauwkeurig mogelijk te voorspellen, moet je rekening houden met historische gegevens, marktinformatie, seizoensgebonden schommelingen en andere belangrijke gegevens.

Personeelszaken

Jouw capaciteit als bedrijf zal ook nauw samenhangen met de beschikbare handen en of jouw personeel de opleiding en vaardigheden heeft die nodig zijn om jouw doelstellingen te bereiken.

Technologie en uitrusting

In de context van capaciteitsplanning spelen technologie en apparatuur een cruciale rol. In het geval van productiebedrijven is de productiecapaciteit direct gerelateerd aan de kwaliteit en staat van jouw machines en gereedschappen. Als je apparatuur verouderd is of niet goed wordt onderhouden, komt je capaciteit in het gedrang. Bij detailhandelaars en distributeurs betekenen betere technologie en apparatuur ook meer efficiëntie en dus een hogere capaciteit.

Infrastructuur

Infrastructuur, waaronder zowel de grootte als het ontwerp van faciliteiten vallen, is een andere bepalende factor bij capaciteitsplanning. De fysieke beperkingen van jouw fabriek, distributiecentrum of winkels (onder andere) kunnen jouw vermogen om de capaciteit te verhogen beperken, zelfs als er andere middelen beschikbaar zijn. Een efficiënt ontwerp kan de workflow verbeteren. Het beoordelen en plannen van toekomstige uitbreidingen van de infrastructuur is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat jij jouw activiteiten kunt opschalen wanneer dat nodig is.

Grondstoffen

Voor fabrikanten is de beschikbaarheid en kwaliteit van grondstoffen ook essentieel voor het handhaven van een maximale productiecapaciteit. Verstoringen in de levering van materialen kunnen leiden tot productiestops, wat een negatieve invloed heeft op het vermogen om aan de vraag te voldoen.

Financiën

Het financiële aspect kan niet worden genegeerd in de capaciteitsplanning. Het is noodzakelijk om ervoor te zorgen dat de financiële middelen worden afgestemd op de capaciteitsplannen. Dit omvat een adequaat budget voor de aankoop van machines, het inhuren van personeel en het onderhouden van infrastructuur. De financiële gezondheid van het bedrijf beïnvloedt dus zijn capaciteit.

Bedrijfsstrategie

Capaciteitsplanning moet worden afgestemd op de algemene strategie van het bedrijf. Als de strategie gericht is op agressieve groei, dan moet de capaciteit gepland worden om deze groei te ondersteunen. Dit houdt niet alleen in dat de nodige middelen beschikbaar moeten zijn, maar ook dat de capaciteit flexibel moet kunnen worden aangepast aan de marktkansen. De lange termijndoelen van het bedrijf moeten de leidraad vormen voor beslissingen over capaciteit om ervoor te zorgen dat alles op dezelfde doelstellingen is gericht.

Voorraadbeheer

Voorraadbeheer is ook relevant voor capaciteitsplanning. Het aanhouden van voldoende voorraden zorgt ervoor dat aan de vraag kan worden voldaan zonder buitensporige kosten of risico’s op veroudering.

Uit welke fasen bestaat capaciteitsplanning?

Het capaciteitsplanningsproces kan worden onderverdeeld in verschillende fasen.

Analyse van de huidige situatie

Bepaal de huidige productiecapaciteit, inclusief personeel, machines, faciliteiten en technologie. Ook de beperkingen en knelpunten van het bedrijf moeten worden geïdentificeerd.

Vraagvoorspelling

Zoals hierboven vermeld, is het voorspellen van de vraag een kritieke fase in de capaciteitsplanning. Zonder een nauwkeurige schatting van de toekomstige vraag zal elk capaciteitsplan ineffectief zijn.

Strategieën voor capaciteitsontwikkeling

Het ontwikkelen van capaciteitsstrategieën houdt in dat je beslist hoe aan de geïdentificeerde capaciteitsvereisten zal worden voldaan. Hierbij zul je verschillende benaderingen onderzoeken, zoals het verhogen van de operationele efficiëntie, investeren in nieuwe machines, meer personeel aannemen of een deel van de productie of andere processen uitbesteden.

Uitvoering van het capaciteitsplan

Met de strategie in de hand is het tijd om het plan in actie te brengen. Het uitvoeren van het capaciteitsplan kan betekenen dat je nieuwe apparatuur moet aanschaffen, productielijnen moet reorganiseren, extra personeel moet opleiden of faciliteiten moet uitbreiden. Deze stap vereist zorgvuldige coördinatie om de bestaande activiteiten zo min mogelijk te verstoren. Om dit te bereiken is het raadzaam om een gedetailleerd tijdschema te hebben en duidelijke verantwoordelijkheden toe te wijzen om ervoor te zorgen dat alle aspecten van het plan efficiënt worden uitgevoerd.

Bewaking en controle

Zodra het capaciteitsplan is geïmplementeerd, is voortdurende bewaking en controle essentieel om de effectiviteit ervan te garanderen. Dit omvat het bijhouden van productieniveaus, het gebruik van middelen en belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om afwijkingen van het plan op te sporen.

Herziening en aanpassing

Capaciteitsplanning is geen statisch proces; het moet voortdurend worden herzien en aangepast. Na een periode van implementatie is het noodzakelijk om de prestaties van het plan te evalueren en feedback te verzamelen van de verschillende betrokken afdelingen. Analyseer of de productiedoelen zijn gehaald en of de middelen efficiënt zijn gebruikt. Als je conclusies trekt, maak dan de nodige aanpassingen aan het capaciteitsplan.

Welke KPI’s kunnen we gebruiken om de efficiëntie van capaciteitsplanning te meten?

Efficiëntie kan worden beoordeeld aan de hand van verschillende KPI’s die helpen om een idee te krijgen van hoe optimaal de capaciteitsplanning van een organisatie is:

Capaciteitsbenutting

Een metriek die meet in welke mate een bedrijf zijn geïnstalleerde productiecapaciteit gebruikt. Het geeft aan welk percentage van de totale beschikbare capaciteit daadwerkelijk wordt gebruikt voor de productie van goederen of diensten.

Een hoog niveau van capaciteitsbenutting wijst over het algemeen op een efficiënte werking, terwijl een laag niveau kan wijzen op onderbenutting van middelen of potentieel om de productie te verhogen zonder bijkomende ​investeringen.

Gebruik van arbeid

Meet het percentage van het gebruik van beschikbare middelen, zoals werknemers, apparatuur en ruimte. ​

Gebruik van opslagruimte

Meet het percentage van de totale opslagruimte dat daadwerkelijk wordt gebruikt om producten of ​​goederen.

Hoe kan capaciteitsplanning samengaan en integreren met andere bedrijfsprocessen?

Capaciteitsplanning is een proces dat niet geïsoleerd kan worden begrepen. Het is immers een radertje dat moet worden geïntegreerd met andere bedrijfsprocessen in de bredere bedrijfsmachine om te zorgen voor effectief middelenbeheer en afstemming op doelstellingen. Dus hoe integreert het met de andere processen binnen een bedrijf en wat is de impact?

Strategische planning

• Integratie: Capaciteitsplanning wordt afgestemd op de strategische doelstellingen van de organisatie om ervoor te zorgen dat de productiecapaciteit in lijn is met de lange termijndoelstellingen.
• Impact: De productiecapaciteit moet de groei-, marktuitbreidings- of productdiversificatiestrategieën van het bedrijf kunnen ondersteunen.

Planning van de vraag

• Integratie: Het voorspellen van de vraag is van fundamenteel belang voor de capaciteitsplanning, omdat het de basis vormt om te weten hoeveel capaciteit er nodig zal zijn om aan de marktbehoeften te voldoen.
• Impact: Maakt het mogelijk om de productiecapaciteit proactief aan te passen aan schommelingen in de vraag, waardoor het gebruik van hulpbronnen wordt geoptimaliseerd en de bedrijfskosten worden geminimaliseerd.

Planning van de supply chain

• Integratie: Capaciteitsplanning moet anticiperen op de middelen die nodig zullen zijn om aan de vraag te voldoen, wat een nauwe samenwerking met leveranciers en supply chain management vereist.
• Impact: Ervoor zorgen dat de capaciteit is afgestemd op de materiaal-, onderdelen- en eindproductstromen in de supply chain, zodat onderbrekingen in de productie worden voorkomen.

Personeelsbeheer

• Integratie: Capaciteitsplanning omvat het beheer van de mankracht die nodig is om de processen van de organisatie uit te voeren.
• Impact: Vergemakkelijkt de planning van werving, training en ontwikkeling van personeel op basis van capaciteitsbehoeften, zodat er altijd voldoende gekwalificeerde medewerkers beschikbaar zijn.

Financiële planning

• Integratie: Capaciteitsplanning heeft aanzienlijke financiële gevolgen in termen van productiekosten, investeringen in activa en bedrijfsbudget.
• Impact: Maakt efficiënte toewijzing van financiële middelen mogelijk, optimaliseert de winstgevendheid en het rendement op investeringen in capaciteit.

Efficiëntie in capaciteitsplanning is een kwestie van evenwicht

In deze blog hebben we het herhaaldelijk gehad over het belang van het handhaven van evenwichtige voorraadniveaus, zodat het bedrijf aan de vraag kan voldoen en het serviceniveau kan leveren dat het wil bieden, zonder dat het bedrijf te maken krijgt met te hoge voorraadkosten of buitensporige risico’s op veroudering.  In het geval van capaciteit is het precies hetzelfde. Een gebrek aan capaciteit zal resulteren in omzetverlies en een teveel in een te grote structuur die niet efficiënt is. En het is door capaciteitsplanning dat organisaties hun capaciteit kunnen regelen om een evenwicht te vinden.