S&OP : définition et enjeux du Sales & Operations Planning

Le changement apporte de la complexité, de l’incertitude et de l’imprévisibilité. Les entreprises qui visent l’excellence opérationnelle gèrent ces défis en étant plus agiles, plus rapides, plus flexibles et plus résilientes. Aujourd’hui, plus que jamais, ces qualités sont essentielles pour rester compétitif.

Mais quel est le lien avec le S&OP ? Fondamentalement, le S&OP permet aux entreprises d’être organisées et préparées à faire face aussi bien à l’inattendu qu’à l’attendu.

S&OP (Sales and Operations Planning) : définition

Le S&OP (Sales and Operations Planning) est un processus de planification qui aligne la stratégie d’entreprise avec les activités opérationnelles quotidiennes.

Grâce à un processus structuré, répété chaque mois de façon cyclique, les équipes communiquent et collaborent pour établir et maintenir un plan de demande unique pour l’ensemble de l’entreprise. Cela leur permet de rester organisées, de se préparer aux changements et de prendre des décisions rapides et agiles.

S&OP permet d’identifier les changements imprévus, qu’il s’agisse de nouvelles opportunités commerciales ou d’événements inattendus que l’on pensait impossibles.

Qui aurait pu prévoir la crise du COVID ou la signature d’un projet majeur valant plusieurs centaines de milliers d’euros ?

Avons-nous vraiment besoin du S&OP ?

Les entreprises existent avant tout parce qu’elles ont des clients, ainsi que des produits, des services et des équipes. Chaque client est unique, et nous les gagnons ou les fidélisons en leur apportant de la valeur – leur valeur. D’un point de vue pragmatique, la valeur pour le client correspond à ce qu’il est prêt à payer, incluant l’expérience d’achat et la qualité de la relation que nous entretenons avec lui.

Les entreprises définissent leur stratégie de valeur, c’est-à-dire la manière dont elles souhaitent approcher leurs clients et la proposition de valeur qu’elles vont leur offrir. Vous vous souvenez du célèbre menu Michelin ?

Mais comment rendre cette proposition efficace ? N’est-ce pas à travers nos opérations quotidiennes que nous livrons cette valeur ?

Le S&OP est un outil qui nous permet d’y parvenir en améliorant la manière dont nous engageons nos clients.

Les objectifs du S&OP

Tout voyage a une destination, et toute initiative commerciale a un objectif.

Les entreprises qui adoptent un processus de planification S&OP entament un parcours de transformation visant à stimuler leur croissance et à rester, a minima, compétitives.

Plus précisément, les principaux objectifs du S&OP peuvent inclure :

1. Intégrer la planification à long terme aux processus métier
2. Aligner la demande et l’offre
3. Trouver un équilibre entre la demande prévue et la capacité de réponse de l’entreprise
4. Améliorer la précision des prévisions de vente (forecast accuracy) et leur optimisation (Forecast Value Added)
5. Renforcer la communication et la collaboration en interne et en externe

En substance, le S&OP prépare les équipes à :

• Minimiser les risques
• Maximiser les opportunités commerciales
• Prendre des décisions agiles basées sur la rentabilité plutôt que sur le volume

L’objectif ultime est de créer un plan de demande unique, aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise, et de le traduire en un plan opérationnel concret permettant de gérer les activités quotidiennes de manière durable.

Comment mettre en place un processus de planification S&OP

Un processus de planification S&OP repose sur un cycle de réunions structurées mais flexibles, rassemblant des équipes multidisciplinaires issues de différentes fonctions de l’entreprise : Sales, Marketing, Opérations et Finance.

Chaque réunion suit un agenda prédéfini et vise un objectif aligné sur les résultats attendus du processus S&OP. Pour atteindre ces résultats, on s’appuie sur des leviers stratégiques et on utilise des KPIs pour mesurer et évaluer les progrès réalisés dans l’atteinte des objectifs.

Par exemple, lors d’une réunion avec les responsables produits, l’objectif pourrait être de réduire le risque d’obsolescence des nouveaux produits lancés l’année suivante. Les leviers pour y parvenir incluraient une meilleure connaissance du segment client ciblé et l’amélioration des canaux d’introduction des produits. Les KPIs pertinents pourraient être le % de succès d’entrée sur un canal ou le % de surstock sur les nouveaux produits. Avec un suivi et une mesure mensuels, il serait possible d’évaluer les résultats des actions mises en place et d’appliquer des mesures correctives si nécessaire.

Les réunions S&OP suivent deux flux parallèles :

• Collecte et préparation des informations nécessaires ;
• Validation et arbitrage, pour examiner les données recueillies, optimiser le plan de demande, résoudre les conflits éventuels et décider quelles décisions doivent être escaladées à un niveau supérieur.

Pour qu’un processus S&OP fonctionne, il faut faire preuve de persévérance, de discipline et d’implication lors des réunions de planification. Une façon d’y parvenir est d’établir quelques règles d’or, comme arriver préparé à la réunion, participer activement et partager les informations. Une attitude positive, une ouverture d’esprit et une collaboration efficace contribuent largement à la réussite des réunions, permettant d’aboutir à des accords et des résultats concrets en fin de session.

Le processus S&OP est un processus mensuel structuré, offrant deux avantages majeurs : les équipes disposent d’un cadre de travail clair et organisé, et chaque cycle mensuel permet d’affiner et d’améliorer le processus. Pour réussir, il faut être bien préparé. Alors, entraînez-vous, entraînez-vous et encore entraînez-vous.

Les 6 étapes de mise en œuvre d’un processus S&OP

Ces étapes sont exécutées chaque mois :

1. Collecte des données

Rassembler et consolider les données pertinentes, notamment les ventes historiques, les tendances du marché et les capacités de production.

2. Analyse de la gestion des produits

Évaluer et aligner le catalogue produits, les nouveaux lancements et le cycle de vie des produits avec les prévisions de demande et les capacités de production/approvisionnement.

3. Analyse de la demande

Analyser les comportements clients, les tendances du marché et les prévisions de ventes à un niveau agrégé pour optimiser les ressources et les niveaux de stock.

4. Analyse des stocks et des approvisionnements

Examiner les niveaux de stock, la performance des fournisseurs et leurs capacités afin d’assurer une Supply Chain efficace.

Analyse financière : Évaluer la performance financière (revenus, coûts, marges) pour garantir l’alignement des objectifs financiers avec le plan S&OP.

5. Réunion pré-S&OP

Réunion préparatoire avant la réunion exécutive pour revoir et aligner les hypothèses précédentes et analyser les scénarios possibles pour le prochain cycle S&OP.

6. Réunion exécutive

Réunion stratégique de haut niveau pour examiner l’ensemble du plan, traiter les enjeux stratégiques et prendre des décisions alignant objectifs opérationnels et stratégiques.

Les concepts du S&OP

Si vous êtes arrivé jusqu’ici et que vous pensez que le S&OP est une approche pertinente pour votre entreprise, il est essentiel de prendre en compte les concepts suivants. Une fois maîtrisés, ils vous permettront d’exploiter tout le potentiel du S&OP.

1. La planification est agrégée et en volume, plutôt que par mix produit ou SKU.
2. C’est une approche collaborative et transverse.
3. Elle intègre différentes unités de mesure (UOM) afin de refléter les diverses réalités et perspectives des différentes fonctions de l’entreprise.
4. Il s’agit d’un cycle mensuel ou trimestriel, au cours duquel les plans sont revus et ajustés en fonction des évolutions détectées et/ou attendues.
5. C’est un processus structuré de prise de décision.

Les défis du déploiement du S&OP

Mettre en place le S&OP n’est pas sans défis. Bien qu’ils soient surmontables, ils nécessitent ténacité et expertise. Un S&OP réussi repose sur une bonne communication, et la clé d’une communication efficace est la répétition des messages via différents canaux et à différents moments.

• Le principal défi est d’engager, sensibiliser et former les équipes, non seulement au processus, mais aussi à la nouvelle orientation.
• Aligner les équipes internes et externes pour aboutir à un plan de demande unique. Insister sur la nécessité d’une communication claire et efficace.
• Il faudra convaincre et inspirer.
• Se concentrer sur l’essentiel. Identifier les problématiques ayant un retour sur investissement clair et rapide. Ces quick wins permettront d’amorcer la dynamique et d’avancer.
• S’assurer de disposer des bonnes ressources, tant humaines que technologiques.
• Commencer petit et bâtir une base solide.

Quels sont les avantages du S&OP ?

Les défis rencontrés lors d’un processus S&OP sont largement compensés par ses nombreux bénéfices. En voici quelques exemples :

1. Le S&OP apporte de la clarté et définit une direction, permettant aux équipes de travailler vers un objectif commun.
2. Il intègre et aligne les objectifs stratégiques à long terme avec les objectifs opérationnels à court terme.
3. Il réduit les niveaux de stock tout en limitant le risque d’obsolescence grâce à une meilleure utilisation du capital.
4. Il améliore le niveau de service et les délais de livraison aux clients.
5. Il augmente la visibilité sur l’ensemble de la Supply Chain.
6. Il renforce la collaboration et la communication, contribuant ainsi à la sécurité et à la motivation des équipes.

Conclusion

Disposer de la bonne information au bon moment est essentiel dans un environnement en constante évolution.

Nos plans peuvent être excellents et parfaitement exécutés, mais ils ne sont pas isolés de la réalité, qui évolue très rapidement.

Travailler sur deux niveaux – un niveau très granulaire au niveau des SKU et un autre plus global – permet d’ajuster nos plans aux changements détectés de manière rapide et agile.

Alors que le travail au niveau des SKU nécessite des calculs détaillés et un ajustement précis des différentes composantes des prévisions, le travail au niveau global ou S&OP permet de se concentrer sur les hypothèses, les opportunités, la planification de scénarios et les risques. Ce dernier niveau, le S&OP, est de loin le plus agile, bien qu’il exige un alignement renforcé entre les décideurs de l’entreprise ainsi que l’usage d’une technologie adaptée.

Le parcours S&OP peut être complexe. N’hésitez pas à demander de l’aide lorsque cela est nécessaire. Faites appel à des experts internes ou externes. Intégrer différentes perspectives sur les solutions possibles vous permettra de développer des approches créatives, pragmatiques, accessibles ou simplement non envisagées initialement.

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