Contrôle des stocks : ce que c’est et comment le gérer

L’un des facteurs clés influençant directement la compétitivité des entreprises est la mise en place de processus efficaces et optimisés en termes de coûts. Dans ce cadre, la gestion des stocks—en particulier le contrôle des stocks—joue un rôle essentiel dans l’atteinte de ces objectifs, car elle impacte directement la manière dont les clients perçoivent votre entreprise.

Prenons l’exemple, de la déception d’un acheteur qui doit attendre des semaines parce que le produit qu’il a commandé en ligne est en rupture de stock. Ou imaginez un client entrant dans un magasin, déterminé à faire un achat, mais qui repart les mains vides et frustré parce que l’article était indisponible.

Ces scénarios résultent souvent d’un mauvais contrôle des stocks, ce qui non seulement ternit la perception du client vis-à-vis de l’entreprise, mais entraîne également des implications financières négatives. C’est pourquoi le contrôle des stocks se distingue comme un élément essentiel de la gestion d’entreprise.

Contrôle des stocks : définition

Commençons par les bases : qu’est-ce que le contrôle des stocks ? Également connu sous le nom de gestion des stocks, il s’agit du processus de gestion, de suivi et de vérification des stocks détenus par votre entreprise. L’objectif principal du contrôle des stocks est de s’assurer qu’à tout moment, l’entreprise peut répondre à la demande des clients en livrant les produits rapidement et en répondant aux attentes.

Cependant, parvenir à un équilibre efficace entre les stocks sortants (ventes) et les stocks entrants (commandes fournisseur) n’est pas une tâche simple. Les ventes sont, dans une large mesure, imprévisibles et directement influencées par le comportement des consommateurs. Parallèlement, la gestion des commandes fournisseurs—bien qu’elle soit sous votre contrôle—requiert une régulation soigneuse de la fréquence et du volume des commandes afin d’éviter à la fois les pénuries et les excédents de stock.

Pourquoi le contrôle des stocks est-il important ?

Un contrôle efficace du stock est essentiel pour atteindre à la fois l’efficacité financière et opérationnelle de toute entreprise. Un contrôle minutieux des stocks ne consiste pas seulement à savoir combien de produits sont dans l’entrepôt, mais aussi à comprendre comment ces niveaux évolueront à l’avenir et comment ils impactent divers aspects de l’entreprise.

Voici les principales raisons pour lesquelles vous devriez mettre en place un contrôle strict des stocks :

• Optimisation des stocks: Une gestion détaillée des stocks aide à identifier quels produits se vendent rapidement et lesquels bougent plus lentement, ce qui vous permet d’ajuster les niveaux de stock pour éviter les excédents ou les ruptures de stock ;
• Réduction des pertes et des coûts : Cela évite les ventes perdues en raison d’un manque de stock et réduit les coûts associés au stockage de produits excédentaires ;
• Amélioration de la planification et des prévisions : Des données précises sur la demande permettent de mieux prévoir, d’améliorer l’exactitude des prévisions et de planifier de manière éclairée les promotions tout en anticipant les changements saisonniers, ce qui contribue à une gestion plus intelligente de l’entreprise ;
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Un contrôle efficace des stocks garantit une meilleure gestion des ressources et une utilisation optimale de l’espace de stockage. L’efficacité opérationnelle se traduit par des économies de temps et de main-d’œuvre ;
• Amélioration de l’expérience client : Maintenir une disponibilité constante des produits améliore la satisfaction des clients et évite des situations frustrantes comme les articles en rupture de stock.

La gestion des pertes de stocks

Un contrôle efficace des stocks nécessite des stratégies et des processus qui minimisent les erreurs, optimisent les ressources et garantissent la disponibilité des produits. Ci-dessous, nous présentons les principaux aspects d’une gestion des stocks efficace pour prévenir les pertes.

Que représentent les pertes de stocks ?

Les pertes de stocks représentent l’écart entre le stock théorique enregistré et le stock réel disponible. Ces écarts peuvent être causés par le vol, des erreurs administratives, des dommages, des produits périmés ou des problèmes logistiques. Comprendre les causes profondes est essentiel pour mettre en place des mesures correctives.

Où les stocks peuvent-ils être perdus ?

Les pertes de stocks peuvent survenir à différents stades :

• Stockage : en raison du vol, de la détérioration ou du mauvais emplacement ;
• Transport : pertes pendant la distribution causés par des dommages, une mauvaise orientation ou le vol ;
• Points de vente : par le vol à l’étalage ou des erreurs dans le système de facturation.

Identifier ces zones critiques aide à prévenir les pertes récurrentes.

Où et comment chercher les stocks perdus ?

Pour localiser les stocks manquants, voici les étapes à suivre :

1. Passer en revue les enregistrements : analyser les écarts entre les données du système et les comptages physiques ;
2. Auditer les lieux : inspecter les entrepôts, les étagères et les zones de réception ;
3. Suivre les processus logistiques : vérifier les itinéraires de transport et la documentation associée ;
4. Utiliser la technologie : des outils comme la RFID ou les codes-barres permettent de suivre les produits en temps réel.

Que sont les comptages périodiques et comment doivent-ils être réalisés ?

Les comptages périodiques, également appelés comptages cycliques, consistent à revoir régulièrement les stocks physiques pour les comparer aux chiffres enregistrés.

Voici les étapes clés :

1. Définir les fréquences : planifier les comptages en fonction du taux de rotation des produits (quotidiens, hebdomadaires, mensuels).
2. Sélectionner les zones : planifier les zones ou catégories à vérifier.
3. Automatiser les processus : utiliser la technologie, comme des scanners, pour enregistrer les résultats avec précision.
4. Analyser les résultats : identifier les incohérences et corriger les erreurs du système.

En plus des comptages périodiques, les comptages à zéro point sont une méthode simple mais efficace. Cela consiste à compter les stocks lorsque le système indique zéro unité en stockage. À ce moment, une revue rapide met en évidence toute incohérence.

Quels sont les indices de précision des stocks ?

L’indice de précision mesure l’alignement entre les stocks enregistrés et réels, reflétant l’efficacité de la gestion des stocks. Une formule de base est :

Précision des stocks = (Stock réel / Stock enregistré) × 100

Un indice de précision élevé indique un contrôle efficace des stocks, tandis que des valeurs faibles mettent en évidence des erreurs nécessitant une attention immédiate.

La technologie pour le contrôle des stocks

Les outils de gestion des stocks se sont traditionnellement concentrés sur l’amélioration de la visibilité des produits en stockage. Cependant, il devient de plus en plus nécessaire de mettre en place des solutions logicielles permettant une prévision rapide et fiable de la demande.

Parmi les technologies les plus couramment utilisées pour le contrôle des stocks, on trouve :

Les systèmes de management et de planification

Enterprise Resource Planning (ERP)

Un système ERP (Enterprise Resource Planning) standard centralise et automatise la gestion des stocks en s’intégrant avec d’autres domaines clés de l’entreprise, tels que les ventes, les achats et la logistique.

Contributions au contrôle des stocks :

• Visibilité en temps réel : surveille les niveaux et les mouvements des stocks depuis n’importe quel endroit ;
• Planification automatisée limitée : facilite le réapprovisionnement via les points de commande, mais ne permet pas la prévision de la demande ;
• Intégration des processus : coordonne toutes les transactions d’achats et de gestion des stocks pour éviter les excédents ou les ruptures ;
• Réduction des erreurs : élimine les enregistrements manuels, améliorant la précision.

Les tableurs (Excel)

Bien que méthode très basique, elle reste largement utilisée.

• Suivi et enregistrement de base : permet une gestion manuelle ou semi-automatisée des stocks avec des listes des entrées, sorties et niveaux de stocks actuels ;
• Formules simples et automatisation : utilise des fonctions telles que SUM, VLOOKUP et les tableaux croisés dynamiques pour analyser les données et calculer les besoins de réapprovisionnement ;
• Accessibilité : économique et largement connue, idéale pour les petites entreprises avec des stocks limités ;
• Personnalisation : les utilisateurs peuvent concevoir leurs propres formats et rapports en fonction des besoins spécifiques.

Il est important de noter que bien que ces solutions abordent des aspects spécifiques de la gestion des stocks, atteindre une planification complète de la Supply chain nécessite une technologie de gestion End to End de Supply Chain telle que Slim4.

Systèmes de contrôle des stocks : identification et suivi

Assurer que tout dans votre entrepôt ou magasin est parfaitement aligné — c’est-à-dire que votre stock physique correspond aux enregistrements dans vos systèmes — peut être facilité grâce à diverses technologies :

Systèmes de gestion d’entrepôt (WMS)

Un Système de Gestion d’Entrepôt (WMS) optimise le contrôle des stocks en automatisant et en améliorant les processus opérationnels au sein de l’entrepôt.

Contributions au contrôle des stocks :

• Gestion précise en temps réel : suit les entrées, sorties et mouvements de stock avec précision ;
• Optimisation de l’espace : recommande des emplacements de stockage stratégiques en fonction du chiffre d’affaires et des caractéristiques des produits ;
• Automatisation des processus : accélère des tâches comme la préparation, l’emballage et le réapprovisionnement ;
• Réduction des erreurs : améliore la précision grâce à l’utilisation de la RFID, des scanners ou des appareils mobiles ;
• Traçabilité complète : suit les produits de la réception à l’expédition.

En général, le WMS s’intègre au système ERP quotidiennement pour réconcilier toute divergence numérique entre les deux systèmes, garantissant l’alignement des stocks à la fin de chaque journée.

Identification par radiofréquence (RFID)

La technologie RFID utilise des étiquettes électroniques qui émettent des signaux radio pour identifier et suivre automatiquement les produits au sein d’un entrepôt. Ces étiquettes peuvent être scannées en masse, accélérant les audits de stock et minimisant les erreurs manuelles.
Applications clés :

• Audits ou comptages rapides des stocks ;
• Suivi des marchandises en temps réel ;
• Réduction des pertes dues à des erreurs ou au vol.

Code-barres et scanners

Bien que plus traditionnelle, la technologie des codes-barres reste un outil fondamental pour la plupart des entreprises. Ils sont utilisés pour identifier les produits et enregistrer les mouvements dans le système. Comparés à la RFID, les codes-barres offrent des avantages tels que leur coût plus bas et leur mise en œuvre plus facile.

Conclusion

Le contrôle des stocks ne consiste pas seulement à maintenir un stock équilibré, il s’agit aussi de garantir la précision et la traçabilité pour prévenir les pertes. Identifier les causes des écarts, adopter des technologies comme le RFID ou les WMS, et effectuer des comptages réguliers sont des pratiques clés pour optimiser la gestion.

De plus, des métriques telles que l’indice de fidélité peuvent aider à mesurer et améliorer l’efficacité du système. Adopter une approche proactive et minutieuse garantit non seulement la disponibilité des produits, mais aussi des opérations plus rentables alignées avec les attentes des clients. Cela positionne finalement les stocks comme un atout stratégique pour la réussite de l’entreprise.