Planificación de la demanda: la guía definitiva 

De hecho, hay algunos productos en los que las subidas y bajadas de demanda son tan significativas que dejan entrever el estado de la economía mundial en general. Por eso, fijarse en estos productos puede ser a menudo una buena idea. Aquí entra también en juego el ciclo de vida del producto y sus fases. Y la gente lo hace. Gente inteligente, como los economistas. 

Por ejemplo, ¿Has oído hablar alguna vez del índice del pintalabios? 

Es un término acuñado por Leonard Lauder, presidente del consejo de administración de Estee Lauder, la empresa de cosméticos. El índice describe el aumento de las ventas de artículos más pequeños y de menor precio en épocas de recesión económica. 

En pocas palabras, la razón de que este tipo de productos vuelen de las estanterías puede atribuirse a veces a su uso y precio. La barra de labios, por ejemplo, ofrece un momento de alegría barato. Por eso, la gente que usa pintalabios suele comprar más cuando hay menos dinero para gastar. 

Lo mismo ocurre con las ventas de ropa interior masculina. Pero en lugar de que el aumento de las ventas augure tiempos de preocupación, ocurre lo contrario. La demanda de ropa interior masculina es tan constante que los economistas pueden utilizar incluso un ligero descenso de la demanda para predecir una recesión nacional. 

 

Sin embargo, ambas ideas plantean problemas 

 Estudios recientes han demostrado que los grandes acontecimientos mundiales pueden restarles relevancia. La reciente pandemia es un buen ejemplo de ello. 

De hecho, algunos teóricos son escépticos tanto acerca del índice del pintalabios como en el de la ropa interior. Y es que, a pesar de su solidez inicial a la hora de predecir los cambios del mercado, los grandes acontecimientos suelen dar al traste la posibilidad de que sean verdaderos indicadores. 

 Al fin y al cabo, si no vas a salir de casa, ¿para qué vas a comprar pintalabios? 

 

¿Qué tiene todo esto que ver con el proceso de planificación de la demanda en tu empresa? 

Sin duda, estos índices eran buenos barómetros de los problemas que se avecinaban hasta que estalló la pandemia. Pero las cosas cambian. 

Y lo mismo puede decirse de la previsión de la demanda de los productos de tu surtido. ¿Cómo saber si tus previsiones son correctas? 

 Cuando la demanda fluctúa drásticamente, ¿Hay alguna forma de anclar las ventas actuales a las previsiones futuras? ¿O estás condenado a seguir tu intuición, sin apoyarte en datos? 

 

¿Qué es la planificación de la demanda?

La planificación de la demanda es un proceso clave dentro de la gestión de la cadena de suministro (Supply Chain) que implica predecir y anticipar la cantidad de un producto o servicio que los clientes comprarán en el futuro. El objetivo principal de la planificación de la demanda es asegurarse de que una organización pueda satisfacer de manera eficiente y efectiva las necesidades de sus clientes al garantizar que haya suficiente inventario o capacidad de producción disponible para cumplir con la demanda prevista.

La planificación de la demanda agrupa procesos de pronóstico, colaboración interfuncional, gestión de la incertidumbre, optimización de inventario, ciclo de vida del producto…

Ahora que ya sabes lo que es la planificación de la demanda, vamos a ir al detalle.

 

Las preguntas sobre demand planning que todos nos hacemos 

He aquí algunas preguntas clave a los que encontrarás respuesta en esta práctica guía de planificación de la demanda. 

• ¿Cómo saber si tu planificación de la demanda es “buena”? 
• ¿Hay algo que pueda indicar que tu planificación es “mala”? 
• ¿Qué factores afectan a la calidad de tus planes de demanda? 
• ¿Qué medidas debes tomar para mitigar los errores de planificación de la demanda y cuándo? 

En esta guía, te revelaremos consejos prácticos que te ayudarán a elaborar mejores previsiones y a adoptar un enfoque más sólido de la gestión de la demanda. 

 

¿Por qué es imprescindible la planificación de la demanda en la cadena de suministros? 

Antes de pasar a los aspectos positivos de la planificación de la demanda, merece la pena pensar en los negativos de no hacer una planificación de la demanda o de hacerlo de manera errónea. 

Podrías enfrentarte a la falta de existencias, al exceso de existencias, al aumento de los costes (totalmente evitables), a los residuos, a clientes insatisfechos, a problemas de marca y relaciones públicas, a la caída de las acciones, al descontento de tus ‘stakeholders’… La lista es interminable. 

Y supongamos que tu empresa es pequeña y ofrece muy pocas líneas de productos. Puedes caer en la tentación de no darle demasiada importancia a la previsión de demanda. Dados los riesgos potenciales, no es una buena idea que descuides esta parte del negocio.  

Una buena previsión te ayudará a alinear la demanda con la oferta.  

Te ayudará a tomar decisiones estratégicas que resulten acertadas. 

Proporcionará visibilidad y claridad a toda la empresa. A cada persona, en cada departamento. 

Francamente, las repercusiones positivas son demasiado numerosas para nombrarlas.  

 

Cómo llevar a cabo la planificación de la demanda: Lista de comprobación para el éxito 

He aquí una útil lista de comprobación para analizar los fundamentos de tu planificación de la demanda y el inventario. 

1. ¿Tus previsiones reflejan fielmente la realidad? 
2. ¿Pueden explicarse y entenderse fácilmente los planes de demanda? 
3. ¿La empresa, incluidos todos los miembros de todos los equipos, confía en la previsión? 
4. ¿Puedes utilizar la previsión para planificar con confianza futuros pedidos, reaprovisionamientos y procesos de asignación? 
5. ¿Puede reproducirse el proceso de elaboración de los planes de demanda? 

Si la respuesta a todas estas preguntas es afirmativa, es muy probable que tu proceso de planificación de la demanda vaya por buen camino. 

Pero si la respuesta a cualquiera de ellas es negativa, podría indicar un problema mucho mayor. 

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¿Qué factores influyen en la calidad de tus planes de demanda? 

Lo más probable es que dependas de tu proceso de planificación de la demanda para tomar decisiones importantes. 

Esto significa que debes estar seguro de que la calidad de tus planes de demanda está a la altura. 

A continuación, desglosaremos los distintos factores que pueden afectar a la calidad tanto de sus previsiones de gestión de la demanda como de la estrategia posterior de tu organización. 

Para crear el mejor proceso y ser un buen planificador de la demanda, necesitas que se cumplan los siguientes factores.  

1. La calidad de los datos 

 ¿Alguna vez alguien te ha preguntado si deberías llevar abrigo? 

A pesar de que saben que aún no has salido de casa, no has consultado ninguna previsión y tienes exactamente la misma información que ellos. Del mismo modo que saben que no eres un meteorólogo cualificado y, sin embargo, te preguntan tu opinión sobre el tiempo. Necesitas los datos adecuados para elaborar una previsión sólida. 

Si introduces datos deficientes en tu previsión, obtendrás datos deficientes. Hay que dar prioridad a los datos de alta calidad siempre que sea posible. 

Esto significa que se tengan en cuenta las lagunas en el historial de la demanda debidas a roturas de existencias en el pasado. Significa que los acontecimientos puntuales, como las promociones, se deben limpiar. También Significa que se analizan las fuerzas exteriores del mercado y se comprende su impacto. 

Cuanto más detallado y crítico seas con los datos, más detallada y útil resultará la previsión el día del juicio final. 

2. La cantidad de datos históricos en los que se basa la previsión 

“No parece que vaya a llover, pero vivimos en Manchester”. 

Parece obvio, pero cuantos menos datos tengas, menos fiable será tu previsión. Tienes pocas posibilidades de predecir el futuro si no sabes nada del pasado. 

En el caso de un producto que se vende desde hace años, se tendrá una idea mucho más clara de lo que va a pasar que si se trata de un producto nuevo que acaba de lanzarse. 

Con más historia sobre la que construir un plan de demanda, puede ver las tendencias emergentes y el impacto de la estacionalidad. 

Y con la longevidad, se pueden suavizar los baches, como la demanda inesperada o las caídas. 

Sin embargo, hay que tener cuidado. En pocos años pueden cambiar muchas cosas. ¿Sigue siendo relevante el gran pedido que recibiste hace 4 años? ¿Es probable que estalle otra pandemia mundial, o puedes estar tranquilo por el momento? 

Y esto nos lleva al punto 3… 

3. El horizonte que te fijas para pronosticar la demanda 

Cuanto mayor sea el alcance de tu previsión, menos confiado debes estar. 

Porque, a fin de cuentas, nadie puede predecir el futuro con exactitud. Sí, es posible hacer conjeturas basadas en datos históricos para el horizonte a corto plazo. Pero prever cómo será el mundo dentro de 3 años es, cuanto menos, difícil. 

Y mucho menos crear un pronóstico robusto en el que puedas creer a pies juntillas. 

4. El nivel de volatilidad del mercado 

Siempre habrá cosas en la vida que escapen a nuestro control. Quizá esto sea más obvio ahora que hace dos años. Pero evaluar el nivel previsto de volatilidad es bastante difícil. 

Tomemos un par de ejemplos reales de planificación de la demanda. No mucha gente habría previsto que la pandemia de COVID-19 se prolongara tanto como lo ha hecho. 

En comparación, ¿Significa esto que el mercado será menos volátil durante los próximos dos años? 

¿Y qué hay de la actual crisis del coste de la vida? Poco se puede hacer al respecto. Pero esto no impide que tus clientes cambien su comportamiento de compra. 

Los mercados son imprevisibles por naturaleza. Y en general, si el mercado es volátil, tu previsión será, naturalmente, menos fiable. 

5. El nivel y la calidad de la información sobre el mercado 

Las previsiones estadísticas son un buen comienzo. 

Pero a muchas empresas les cuesta captar e incorporar la inteligencia de mercado a lo largo del proceso. Y ésta es una información vital que puede dar forma o moldear su imagen de la demanda futura. 

Sin embargo, no hay que olvidarse de analizar las fuentes. Lo mejor y lo peor de la inteligencia de mercado es que puede proceder de fuentes muy diversas. 

Puede ser la visión del equipo de ventas, que habla con el cliente todos los días. Pero Carla puede tener una visión diferente a la de Jesús debido a sus diferentes ubicaciones en el mercado. 

Podría ser la previsión de compra de tu cliente. Pero un cliente grande puede tener una previsión más sólida que varios clientes más pequeños. 

O puede proceder de fuentes de “big data”. La acumulación de miles de millones de conjuntos de datos diferentes. Pero un científico de datos puede contarte una historia y otro puede contarte otra diferente. 

Entonces, ¿En quién debes confiar? Eso depende de ti. 

Pero la inteligencia de mercado adecuada puede desvelar poderosas perspectivas sobre la forma de la demanda futura que las estadísticas por sí solas no pueden igualar. 

¿Cómo identificar los errores de planificación?

Para algunos productos necesitamos previsiones más fiables que para otros. 

Por ejemplo, los alimentos de corta duración. Necesitaríamos previsiones mucho más precisas, por “unidad de mantenimiento de existencias”, por tienda, en el día a día, que para algo como las tuercas y los tornillos. 

En definitiva, necesitamos un proceso de previsión que arroje resultados fiables y que nos avise cuando las cosas no vayan bien. 

¿Qué tipo de excepciones en la planificación de la demanda debemos tener en cuenta? 

“Parece que va a hacer calor, a menos que el viento cambie de dirección”. 

Excepciones incidentales en la gestión de la demanda: 

Las excepciones fortuitas son las que suelen referirse a un único mes que en el que la previsión se desvía 

Puede que la desviación sea significativa y altere la previsión en su conjunto. A menos, claro está, que se pueda tener en cuenta para futuras previsiones. 

De lo contrario, la desviación puede afectar erróneamente a tu previsión para los próximos meses. 

Excepciones en la gestión estructural de la demanda: 

Si tu demanda real fluctúa estructuralmente y no se ajusta a la previsión, puedes definir este análisis como una tendencia emergente. 

Pero tu patrón de demanda sólo puede considerarse una tendencia cuando la demanda aumenta (o disminuye) en torno a un umbral determinado. Normalmente, puede tratarse de una variación de alrededor del 8% mes a mes. Sin este grado de movimiento, es probable que la fluctuación sea anómala. 

Y una vez que sepas si se trata de una tendencia o de un valor atípico, tendrás que alinear adecuadamente tu enfoque de previsión. 

¿Cómo alineo mi enfoque de planificación de la demanda logística con la demanda real? 

Hemos compartido nuestras ideas sobre la planificación de la demanda. Hemos hablado de lo que se considera una “buena” previsión de la demanda, de los datos que se necesitan y de las excepciones que debe tener en cuenta. Pero, ¿Y ahora qué? 

He aquí algunas reflexiones finales que te ayudarán a establecer mejores tácticas de planificación y gestión de la demanda. 

1) Déjate guiar por la demanda histórica, pero céntrate en lo más relevante 

Está claro que nos gusta tener muchos datos históricos sobre la demanda. Pero, como hemos visto, el mundo puede haber cambiado. Quizá hayas conseguido recientemente un nuevo cliente o quizá el pico de demanda del que aún habla el equipo de ventas sea ahora un recuerdo lejano para todos los demás. En cualquier caso, quizás lo que más te interese sea preocuparte por los patrones de demanda más recientes. 

Para ello, pondera más tu previsión hacia los meses más recientes, ya que es probable que reflejen mejor la demanda futura inmediata que los datos heredados (por ejemplo, de hace 3 años), que podrían haber perdido relevancia. 

Igualmente, ¿Qué ocurre si la demanda reciente es menos relevante? Imagina que en los últimos meses has sufrido una serie de agotamientos de existencias debido a la interrupción de la cadena de suministro. La caída de la demanda que ves en los datos probablemente no sea un fiel reflejo de la demanda real. 

En este caso, puede que necesites excluir ciertos periodos de tu proceso de planificación de la demanda. 

 2) Ignora las clases de demanda por bajo tu cuenta y riesgo 

Probablemente necesitas previsión para casi todos los artículos de tu surtido. Y para garantizar que el proceso de planificación de la demanda sea lo más eficiente posible, muchas empresas utilizan distintas clases de demanda para aplicar de forma rápida y sencilla el enfoque de gestión de la demanda adecuado. 

Las clases de demanda tienen en cuenta el comportamiento de la demanda para agrupar los artículos que comparten características de demanda y elaborar una previsión en consecuencia. A grandes rasgos, podemos utilizar las siguientes clases de demanda: 

Frecuentes, Normales y ‘runners’ 

• Se trata de artículos cuya demanda es constante y se produce todos los meses.  
• Como el nivel de volatilidad es relativamente bajo, podemos anticipar la demanda con un buen nivel de confianza. 

Poco frecuentes, irregulares y repetidores 

• Para estos artículos, la demanda es bastante regular la mayoría de los meses; 
• Como el grado de volatilidad es un poco más alto, es probable que haya un mayor grado de incertidumbre 

Lentos, esporádicos y extraños 

• La demanda de estos artículos suele ser muy infrecuente; 
• En consecuencia, son los artículos más difíciles de planificar; 
• Las clases de demanda son una herramienta útil cuando se trata de planificar la demanda de grandes surtidos. 

Sin embargo, para garantizar la mejor previsión posible, debemos asegurarnos de que el modelo de previsión utilizado sigue siendo relevante. Por lo tanto, si la demanda de un artículo habitual cambia repentinamente, debemos adaptar el modelo de previsión para reflejarlo. 

3) Cuando se trata de la gestión de la demanda, espera lo inesperado 

Hemos hablado de distintos tipos de demanda. Pero, ¿Qué ocurre con los artículos con perfiles de demanda que se salen de estos parámetros? 

Podemos definir esta clase como “los otros”. 

Y hay muchos ejemplos. 

Puede que la demanda de un producto este mes sea ya muy superior a la prevista para el mes (y aún nos quedan un par de semanas por cubrir). 

O puede que el producto sea nuevo y no tengamos un historial de demanda. Si acabamos de introducir un producto en el mercado, ¿Podemos fiarnos de los datos de ventas de una semana? 

O puede que el producto esté obsoleto y todo ese historial de demanda sea ahora completamente irrelevante. O peor aún, uno de los componentes de su fabricación está obsoleto, a pesar de que la demanda se mantiene en niveles estables. 

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