UZ Gent mejora la salud de su inventario con Slim4

Desde el almacén central de la Universitair Ziekenhuis Gent, 364 clientes internos, repartidos en 727 direcciones de entrega diferentes, reciben semanalmente una gama de equipos médicos y no médicos. En total, esto significa almacenar alrededor de 35.000 espacios de almacenamiento en los distintos departamentos del hospital.

Para ejecutar el proceso de reabastecimiento automático de manera más eficiente, UZ Gent decidió invertir en la solución de gestión de inventario de Slimstock, Slim4. Actualmente, Slim4 se utiliza para obtener una mayor comprensión de los niveles de existencias en el almacén central.

Sin embargo, como parte de la siguiente fase, se presentará la solución para ayudar a crear un proceso de reabastecimiento automatizado más dinámico. Dado el ahorro de tiempo y la transparencia mejorada creada por Slim4, Pieter Swinnen, jefe de la cadena de suministro de la Universitair Ziekenhuis Gent, es optimista de que la próxima fase será igualmente exitosa.

El almacén central

Tanto el proceso de reabastecimiento automatizado como la distribución a las farmacias, así como el almacén central, están bajo la jurisdicción del departamento de cadena de suministro de UZ Gent. Desde el almacén central de la Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent), 364 clientes internos, repartidos en 727 direcciones de entrega, reciben semanalmente una gama de equipos médicos y no médicos. Los servicios concurridos, como el quirófano y la unidad de cuidados intensivos, pueden suministrarse hasta tres veces por semana. Para la mayoría de los servicios, el reabastecimiento se basa en un sistema de punto de pedido estático automatizado en SAP. Además de esto, un número limitado de servicios administra su propio inventario y realiza pedidos en SAP a través de un catálogo en línea.

Tasas de consumo inconsistentes

A finales de este año, el sistema de reposición automática gestionará el 90 % de los consumibles, tanto estériles como no estériles. “Como resultado del tiempo que esto nos ahorrará, podremos dedicar más tiempo a administrar todo lo demás, como controlar la rotación de existencias de artículos con una vida útil corta, eliminar gradualmente los artículos al final de su vida útil e incluso garantizar que los espacios de almacenamiento están bien mantenidos”, dice Pieter Swinnen.

En total hay alrededor de 35.000 espacios de almacenamiento en todo el hospital. “Una caja de almacenamiento puede variar en tamaño e incluso podría incluir cualquier cosa, hasta un contenedor pequeño. Para cada artículo, debemos determinar un punto de pedido mínimo y máximo. El hecho de que no todos los artículos se comporten de la misma manera en cada lugar de almacenamiento, hace que esto proceso muy complicado.

Por ejemplo, mientras que un artículo puede moverse rápidamente en un lugar, en un departamento diferente del hospital, el artículo puede rotar mucho más lentamente. Además, la tasa de consumo de un artículo no es consistente y puede fluctuar enormemente. Por ejemplo, la tasa de consumo de un artículo puede verse influenciada por la estacionalidad pero también por las preferencias individuales de los médicos. Además, los ciclos de vida de los productos también pueden verse influidos por la cantidad de lanzamientos de nuevos productos que se producen como resultado de los contratos que UZ Gent acuerda con sus proveedores.

Optimización automática del punto de pedido

A largo plazo, Universitair Ziekenhuis Gent espera utilizar Slim4 para automatizar toda su cadena de suministro. “La gestión flexible de datos sigue siendo un desafío importante dentro de nuestro sistema ERP; no hay funcionalidad de pronóstico y tampoco hay forma de clasificar los diferentes tipos de productos en función de la desviación entre la tasa de consumo real y el pronóstico. Es por eso que decidimos invertir en la mejor solución de su clase como Slim4”.

Más manejable

Al ayudar a mejorar la visibilidad y ahorrar tiempo al equipo, Slim 4 ya ha demostrado su valor para UZ Gent. “Podemos solicitar fácilmente una descripción general de todos los artículos mensualmente. Además, de un vistazo ahora podemos ver qué productos difieren de su perfil. Antes de Slim 4, analizar estos datos tomaba horas. Como resultado de la transparencia creada por Slim4, podemos ser mucho más receptivos y tomar medidas para evitar de forma proactiva los desabastecimientos”.

La implementación en sí se realizó sin problemas. Sin embargo, encontrar el equilibrio en la funcionalidad entre la gestión de inventario y la gestión de almacenes requirió algo de reflexión. “Antes de la implementación, organizamos varias reuniones con Slimstock para determinar qué concepto sería la mejor opción para nosotros. Después de todo, necesitábamos entender cómo podíamos utilizar Slim4 para respaldar nuestro modelo comercial. ¿Cómo definimos una ubicación de almacenamiento? Tan pronto como quedó claro cómo queríamos dar forma a todos estos parámetros dentro de Slim4, la implementación en sí no tomó mucho tiempo.

Nuevos servicios

Todo el propósito de este proyecto era lograr una gama de productos más refinada y un mayor nivel de disponibilidad. “Lograr una reducción en la reducción de inventario no es el objetivo como tal. Es más importante que aprovechemos al máximo el tiempo y el espacio que tenemos disponible y que obtengamos una mejor gama de productos así como un mayor nivel de disponibilidad. En cualquier caso, sería difícil reducir el volumen de stock que tenemos ya que el espacio libre sería inmediatamente ocupado por otro artículo. Al utilizar Slim4, tenemos una visión clara de las tasas de consumo de cada una de las diferentes categorías de productos y podemos fácilmente determinar qué artículos son los más importantes para mantener en stock. Otra ventaja es que, al eliminar un artículo y reemplazarlo por uno nuevo, podemos usar la demanda histórica como punto de partida para determinar el perfil del nuevo artículo”. explica Peter Swinnen.

Al usar Slim4, Peter Swinnen y su equipo ahora están mejor posicionados para responder a las demandas de los clientes internos. “Anteriormente, el departamento de cuidados intensivos recibía una lista del sistema ERP Microsoft Dynamics Axapta que mostraba el comportamiento de sus veinte productos principales. La usaban para llevar un seguimiento de su tasa de consumo de artículo. Extraer la misma información de SAP no resultó no ser igual de fácil. Se necesitó mucho trabajo para ajustar, agrupar y filtrar los datos. En contraste, con Slim4 todos estos datos están al alcance de la mano. Mediante el uso de una sencilla herramienta de Excel, los departamentos reciben los datos requeridos de Slim4, lo que permite cada equipo para crear un resumen de los artículos más importantes, tanto en términos de volumen como de valor. Poder trabajar con Slim4 de esta manera ha superado todas nuestras expectativas”. concluye Peter Swinnen.