CHU de Gand (UZ Gent)

Depuis l’entrepôt central du CHU de Gand, 364 clients internes, répartis sur 727 adresses de livraison différentes, sont approvisionnés chaque semaine en matériel médical et non médical.

Au total, il s’agit d’approvisionner environ 35 000 espaces de stockage dans les différents services de l’hôpital.

Afin de gérer plus efficacement le processus de réapprovisionnement automatique, le CHU de Gand a décidé d’investir dans Slim4, la solution de gestion des stocks de Slimstock. Aujourd’hui, Slim4 est utilisé pour mieux connaître les niveaux de stock de l’entrepôt central. Cependant, dans le cadre de la prochaine phase, la solution sera introduite pour aider à créer un processus de réapprovisionnement automatisé plus dynamique. Compte tenu des gains de temps et de la transparence accrue créés par Slim4, Pieter Swinnen, Responsable Supply Chain au CHU de Gand, est convaincu que la prochaine phase sera tout aussi réussie.

Le processus de réapprovisionnement automatisé et la distribution aux pharmacies ainsi que l’entrepôt central sont tous sous la juridiction du département Supply Chain du CHU de Gand. Depuis l’entrepôt central du CHU, 364 clients internes, répartis sur 727 adresses de livraison, sont approvisionnés chaque semaine en matériel médical et non médical. Les services très fréquentés, comme le bloc opératoire et l’unité de soins intensifs, peuvent être approvisionnés jusqu’à trois fois par semaine. Pour la plupart des services, le réapprovisionnement est basé sur un système automatisé de points de commande statiques dans SAP. En outre, un nombre limité de services gèrent leur propre stock et passent des commandes dans SAP via un catalogue en ligne.

D’ici la fin de l’année, 90 % des consommables stériles et non stériles seront gérés par le système de réapprovisionnement automatique. “Grâce à ce gain de temps, nous pourrons nous consacrer davantage à la gestion de tous les autres aspects, comme le contrôle de la rotation des stocks d’articles à courte durée de vie, l’élimination progressive des articles en fin de vie et même la garantie que les espaces de stockage eux-mêmes sont bien entretenus”, explique Pieter Swinnen.
Au total, il y a environ 35 000 espaces de stockage dans l’hôpital. “La taille d’un espace de stockage peut varier et peut même aller jusqu’à un petit conteneur. Pour chaque article, nous devons déterminer un point de commande minimum et maximum. Le fait que tous les articles ne se comportent pas de la même manière dans chaque lieu de stockage rend ce processus très compliqué.

Par exemple, alors qu’un article peut se déplacer rapidement à un endroit, dans un autre service de l’hôpital, il peut tourner beaucoup plus lentement. En outre, le taux de consommation d’un article n’est pas constant et peut fluctuer énormément. Par exemple, le taux de consommation d’un article peut être influencé par la saisonnalité mais aussi par les préférences individuelles des médecins. Le cycle de vie des produits peut également être influencé par le nombre de nouveaux produits introduits dans le cadre des contrats conclus par le CHU de Gand avec ses fournisseurs.

À long terme, le CHU de Gand espère utiliser Slim4 pour automatiser l’ensemble de sa chaîne d’approvisionnement. “La gestion flexible des données reste un défi majeur dans notre système ERP ; il n’y a pas de fonctionnalité de prévision et il n’y a pas non plus de moyen de classer les différents types de produits en fonction de l’écart entre le taux de consommation réel et la prévision. C’est pourquoi nous avons décidé d’investir dans une solution de pointe comme Slim4.”

En contribuant à améliorer la visibilité et à faire gagner du temps à l’équipe, Slim 4 a déjà prouvé sa valeur au CHU de Gand. “Nous pouvons facilement demander un aperçu de tous les articles sur une base mensuelle. De plus, en un coup d’œil, nous pouvons maintenant voir quels produits diffèrent de leur profil. Avant Slim 4, l’analyse de ces données prenait des heures. Grâce à la transparence créée par Slim4, nous pouvons être beaucoup plus réactifs et prendre des mesures pour éviter les ruptures de stock de manière proactive.”

La mise en œuvre elle-même s’est déroulée sans problème. Cependant, trouver l’équilibre en termes de fonctionnalités entre la gestion des stocks et la gestion des entrepôts a nécessité une certaine réflexion. “Avant la mise en œuvre, nous avons organisé plusieurs réunions avec Slimstock pour déterminer quel concept serait la meilleure option pour nous. Après tout, nous devions comprendre comment nous pouvions utiliser Slim4 pour soutenir notre modèle commercial. Comment définir un lieu de stockage ? Dès que nous avons compris comment nous voulions façonner tous ces paramètres dans Slim4, la mise en œuvre elle-même n’a pas pris beaucoup de temps.

L’objectif de ce projet était de parvenir à une gamme de produits plus raffinée et à un niveau de disponibilité plus élevé. “Obtenir une réduction des stocks n’est pas l’objectif en tant que tel. Il est plus important que nous tirions le meilleur parti du temps et de l’espace dont nous disposons et que nous obtenions une meilleure gamme de produits ainsi qu’un niveau de disponibilité plus élevé. De toute façon, il serait difficile de réduire le volume de nos stocks car l’espace libre serait immédiatement occupé par un autre article. Grâce à Slim4, nous avons une vision claire des taux de consommation de chacune des différentes catégories de produits et nous pouvons facilement déterminer quels articles sont les plus importants à garder en stock. Un autre avantage est que, lors du retrait progressif d’un article et de son remplacement par un nouveau, nous pouvons utiliser la demande historique comme point de départ pour déterminer le profil du nouvel article”, explique Peter Swinnen.

Grâce à Slim4, Peter Swinnen et son équipe sont désormais mieux à même de répondre aux demandes des clients internes. “Auparavant, le département des soins intensifs recevait du système ERP Microsoft Dynamics Axapta une liste indiquant le comportement de ses vingt principaux produits. Ils s’en servaient pour surveiller leur taux de consommation d’articles. Extraire les mêmes informations de SAP ne s’est pas avéré aussi facile. Il fallait beaucoup de travail pour ajuster, regrouper et filtrer les données. En revanche, avec Slim4, toutes ces données sont à portée de main. En utilisant un simple outil Excel, les départements reçoivent les données requises de Slim4, permettant à chaque équipe de créer un résumé des éléments les plus importants, tant en termes de volume que de valeur. Le fait de pouvoir travailler avec Slim4 de cette manière a dépassé toutes nos attentes”, conclut Peter Swinnen.