UZ Gent

Universitair Ziekenhuis Gent, merkez deposundan haftalık yaklaşık 35000 civarındaki tıbbi ve tıbbi olmayan malzemenin, 727 farklı lokasyona teslimatını gerçekleştirmektedir.

UZ Gent , tedarik sürecinin verimliliğini arttırabilmek için Slimstock’un envanter yönetimi yazılımı Slim4’u tercih etti. Ve Slim4 sayesinde artık şirket, merkez depodaki ürünlerin stok seviyeleri hakkında daha fazla bilgiye sahip olup, otomatik tedarik süreçlerini daha dinamik olarak yönetebiliyor. UZ Gent’in Tedarik Zinciri Başkanı Pieter Swinnen, Slim4 ile tedarik zinciri planlama ekibinin zamandan tasarruf etmesinden ve tüm tedarik süreçlerinin şeffaflaşmasından oldukça memnun.

Merkez depo ve eczanelerin otomatik ikmal süreçlerinin yönetimi ve dağıtımı, UZ Gent tedarik zinciri departmanın görevleridir. Bu departmna, UZ Gent merkez deposundan 727 teslimat noktasındaki 364 müşterisine tıbbi ve tıbbi olmayan ürünleri haftalık olarak sevkiyatını gerçekleştirmektedir. Ancak ameliyathane ve yoğun bakım ünitesi gibi yoğun servislere haftada üç defaya kadar sevkiyat yapılabilmektedir. Slim4’dan önce ürün sevkiyatı, SAP’nin belirlediği statik yeniden sipariş noktasına  göre yapılmaktaydı. Bazı hastaneler stoklarını kendileri yönetiyor ve online bir katalog aracılığıyla SAP’den sipariş veriyorlardı.

Pieter Swinnen: “Slim4 ile yıl sonuna kadar steril ve steril olmayan sarf malzemelerinin %90’nını otomatik olarak yönetebileceğiz. Böylece ekibimiz tasarruf edilen bu zamanı, raf ömrü kısa olan ürünlerin stok rotasyonunu kontrol etmede, ömrünü tamamlamış ürünlerin aşamalı olarak kaldırılmasında, depo alanlarının verimli kullanılmasında ve stok bulunurluk oranlarının yükseltilmesinde kullanabilecek. Bu sayede daha etkin bir stok yönetimine sahip olabileceğiz.” diyor.

Hastane genelinde toplamda yaklaşık 35.000 adet ürünlük bir depolama alanı bulunmakta ve ürünleri depolamak için kullanılan kutular çeşitli boyutlardadır. Her ürün için ayrı ayrı minimum ve maksimum yeniden sipariş noktası belirlenmesi gerekmektedir. Ayrıca, her ürünün sipariş koşullarının farklı olması da bu süreci daha karmaşık bir hale getirmekteydi.

Öte yandan, bir ürüne bazı polikliniklerde çok ihtiyaç duyulurken, aynı ürün hastanenin diğer polikliniklerinde neredeyse hiç kullanılmayabilmektedir. Dahası, ürünlerin tüketim oranları sabit olmayıp yüksek değişkenliğe sahiptir. Bu değişkenlik bir ürünün tüketim oranındaki mevsimsellik veya da bazı doktorların kişisel olarak bu ürünü tercih etmesinden kaynaklı olabilmektedir. Ayrıca, ürün yaşam döngüleri UZ Gent’in tedarikçileriyle imzaladığı kontratlar sonucunda eklenen yeni ürünlerden de etkilenmektedir.

Gent Üniversite Hastanesi, “ERP sistemimizde; esnek veri yönetimi ve öngörü hazırlama fonksiyonunun bulunmaması ayrıca farklı ürün türlerinin, gerçekleşen tüketim oranı ile öngörü arasındaki sapmaya göre sınıflandırılamaması bizim için büyük bir zorluktu. Ve yeniden sipariş verme noktaları hakkında bir optimizasyon söz konusu değildi.  Tüm bunlar da, Slim4 gibi alanında uzman bir envanter optimizasyonu yazılımına yatırım yapma kararımızda etkili oldu”

Görünürlüğü artırmaya ve planlama ekibine zaman kazandırmaya yardımcı olan Slim4, şimdiden sağlamış olduğu katkıları UZ Gent’e kanıtladı. “Aylık olarak tüm ürünlerin genel görünümünü içeren raporları Slim4’den kolaylıkla alabiliyoruz. Ayrıca, bir bakışta hangi ürünlerin normalde olması gerekenden farklı hareket ettiğini görebiliyoruz. Slim4’dan önce bu verilerin analizi saatler sürüyordu. Slim4’un yarattığı şeffaflığın bir sonucu olarak, gidişat hakkında daha net bilgilere sahip oluyoruz ve stokların tükenmesini önlemek için proaktif olarak adımlar atabiliyoruz.”

Slim4’un kurulumu sorunsuz bir şekilde tamamlandı. Ancak, envanter yönetimi ve depo yönetimi arasındaki dengeyi bulmak biraz düşünmeyi gerektirdi. “Uygulamadan önce, hangi konseptin bizim için en iyi seçenek olacağını belirlemek için Slimstock ile birkaç toplantı düzenledik. Sonrasında; Slim4’u iş modelimizi desteklemek için nasıl kullanmalıyız? Bir depolama yerini nasıl tanımlarız? Parametreleri Slim4’da nasıl şekillendirmek istiyoruz? sorularının cevaplarını belirledik. Uygulamanın kendisi çok fazla zamanımızı almadı.“

Bu projenin genel amacı daha iyi şekilde sınıflandırılmış ürün grupları oluşturabilmek ve daha yüksek bulunurluğa sahip olmaktı. “Açıkçası envanterimizi azaltmak asıl hedefimiz değildi. Bizim için önemli olan şeyler, zamanımızı ve depomuzdaki mevcut yeri daha iyi bir ürün yelpazesi için kullanmak ve müşterilerimizin talep ettiği ürünlerde daha yüksek bulunurluğa sahip olabilmektir. Bu hedeflerimizi Slim4 ile başardık. Artık her ürün kategorisine ait tüketim oranının net bir görünümüne sahibiz ve bu sayede hangi ürünlerin stoğunu tutmamız gerektiğine kolaylıkla karar verebiliyoruz. Ayrıca, ürün yaşam döngüsünü tamamlayan ve stoklanmama kararı verilen öncül ürüne ait geçmiş verilerin,  ardıl ürününe kolaylıkla aktarılması Slim4’un diğer bir avantajıdır” Peter Swinnen diye açıklıyor.

Peter Swinnen ve planlama ekibi Slim4’u kullanarak, müşterilerinin talebini daha iyi karşılayabilmek için artık hazır. “Geçmişte, yoğun bakım servisi, Microsoft Dynamics Axapta ERP sisteminden yirmi ana ürününün davranışını gösteren bir liste alıp, bunu, ürünlerin tüketim oranları için kullanıyorlardı. Aynı bilgileri SAP’den almak o kadar kolay olmuyordu. Verileri düzenlemek, sınıflandırmak ve filtrelemek çok fazla çalışma gerektiriyordu. Ama artık Slim4 ile tüm bu verilere kolayca ulaşabiliyoruz. Slim4 ile her bir kullanıcı kendi polikliniği için hem hacim hem de değer bakımından en önemli ürünlerin özetini, kolaylıkla Excel formatında oluşturabiliyor. Slim4 ile bu şekilde çalışabilmek tüm beklentilerimizi fazlasıyla karşıladı” diyor Peter Swinnen.