Distribución mayorista: cómo funcionan las operaciones de los distribuidores

En toda cadena de suministro conviven tres grandes eslabones: fabricantes, distribuidores y retailers. Mientras los fabricantes tienen que lidiar con la complejidad de planificar la producción, y los retailers se centran en la experiencia de compra y la gestión del surtido, los distribuidores se enfrentan al reto de operar en un entorno de demanda poco regular y con clientes B2B altamente exigentes.

Pues bien, en este artículo analizaremos el eslabón intermedio, el que lleva los artículos finalizados de la fábrica a la tienda: la distribución mayorista.

Características de la distribución mayorista

La distribución mayorista se caracteriza por una operativa especialmente exigente, en la que conviven una demanda difícil de anticipar, catálogos muy amplios y clientes cuyo negocio depende directamente del nivel de servicio que le ofrezca el distribuidor.

1. Demanda irregular

Una de las características principales es que la demanda es, en muchos casos, irregular. En distribución -al tener como clientes a otras empresas- la venta está condicionada por factores muy diversos. Cuándo compran dichos clientes, si han planificado bien o mal, si necesitan abastecer una campaña específica… son factores que pueden provocar cambios repentinos y significativos en la demanda.

Por ejemplo, una constructora puede realizar una obra específica que requiera materiales concretos y poco habituales. Una vez finalizado el proyecto, es probable que nunca vuelva a necesitar esos mismos productos. Por otra parte, puede que un instalador llegue a final de año mal organizado y necesite comprar un volumen poco habitual de forma excepcional para prepararse para el próximo ejercicio. Esto hace que el histórico de demanda no sea muy ‘limpio’ y aparezcan irregularidades que si no se conoce el contexto son difíciles de comprender.

2. Surtido amplio y técnico

Otra particularidad de estas empresas es que suelen tener un surtido muy amplio y técnico. Como sus clientes son otras empresas, necesitan una oferta muy amplia y compleja. Imaginemos un fontanero con su pequeña empresa: no dedicará su tiempo a comparar precios cada día -ni cada semana ni cada mes-, sino que lo que busca es un proveedor de confianza. Y ahí reside la dificultad: poder decir “sí a todo” provoca que muchos distribuidores decidan mantener referencias muy específicas -incluso piezas que quizá no se fabrican desde hace años- en stock “por si acaso”.

3. Altos niveles de servicio

En la distribución el nivel de servicio es crítico para retener a los clientes. Volviendo al ejemplo de la obra: si una constructora no recibe los materiales para el encofrado de un edificio, no solo quedará insatisfecha, sino que además puede verse obligada a parar todo el proyecto. Las roturas de stock, por lo tanto, tienen un impacto enorme y pueden poner en riesgo grandes contratos.

4. Proceso de compra complejo

Otro punto clave para la distribución mayorista es la complejidad de las compras. Debido a la amplitud del catálogo, muchas veces se enfrentan a cantidades mínimas de compra muy elevadas respecto a lo que realmente venden. Si un proveedor exige comprar 500 unidades de cada variante de una grifería, el distribuidor se ve obligado a asumir ese volumen aunque luego parte del stock quede inmovilizado y sin rotación.

5. Lead times muy diversos

También existe mucha heterogeneidad en los plazos de entrega (lead times): proveedores nacionales (con plazos de entrega cortos) versus internacionales (con entregas que pueden demorarse meses). Para un planificador no es lo mismo comprar a 15 días que a 5 meses. Con lead times largos, cuando detectas un error ya tienes la mercancía en un barco y pueden pasar meses antes de poder corregirlo.

6. Restricciones y contratos de compra

Los contratos de compra también añaden complejidad. A veces las cantidades mínimas son combinadas: por ejemplo, un distribuidor de productos de limpieza debe comprar un mínimo de 100 unidades de bayetas, pero pueden ser de distintos colores en el mismo pedido. A la hora de planificar compras, esto introduce muchas variables adicionales.

Tipos de distribución mayorista

Dentro de la distribución mayorista conviven perfiles de empresa muy distintos, cada uno con dinámicas operativas y retos específicos. Desde compañías altamente especializadas en un sector técnico, hasta distribuidores puros que gestionan grandes volúmenes de compraventa, pasando por modelos híbridos que combinan canales B2B y retail.

Mayorista especializado

Es una empresa centrada en un sector muy técnico. Por ejemplo, compañías que trabajan con instaladores de calefacción o aire acondicionado. Su complejidad viene no solo del producto, sino del conocimiento técnico del sector: cómo se instala, qué combinaciones son posibles, qué requisitos técnicos hay, etc. Muchas incluso ofrecen formaciones a instaladores como forma de fidelización.

Distribuidor puro

Se dedica principalmente a maximizar el breaking bulk. Es decir, comprar -normalmente a través de la importación- grandes volúmenes para luego vender lotes más pequeños. Actúa como intermediario entre el fabricante y el cliente final, facilitando compras en cantidades accesibles.

Distribución mixta

Combinan venta B2B con venta al público. Esto genera dos patrones de venta muy distintos para la misma referencia: picos de volumen por proyectos y ventas regulares en retail. En estos casos, el gran reto reside en integrar ambos comportamientos.

Retos en la distribución mayorista

La distribución mayorista opera en un entorno donde la presión por mantener altos niveles de servicio convive con múltiples restricciones operativas. La irregularidad de la demanda, la amplitud del surtido, la dispersión geográfica del stock y la dependencia de clientes estratégicos convierten la gestión del día a día en un ejercicio constante de equilibrio. A continuación, repasamos los principales retos que condicionan la eficiencia y la competitividad de este tipo de empresas.

Equilibrar nivel de servicio e inventario

El primero es equilibrar servicio e inventario. Los distribuidores suelen tener una exigencia muy alta por parte de sus clientes. Muchos de los mayoristas con los que tratamos en Slimstock nos dicen: “Hay que dar servicio de todo”. Esta aspiración, muy extendida, genera una tensión constante entre mantener un servicio excelente y evitar que el inventario crezca de forma descontrolada, especialmente cuando existen mínimos de compra o restricciones que impiden aprovisionarse en cantidades reducidas.

Gestionar la complejidad del surtido

Otro reto clave es gestionar la complejidad del surtido. Aquí es fundamental diferenciar entre los artículos críticos y el long tail.

En distribución, esta parte del catálogo suele ser especialmente extensa. Sin embargo, la dirección acostumbra a insistir en mantener servicio también para estos artículos, lo que complica aún más su gestión. Pensemos, por ejemplo, en empresas que venden tornillería: un solo modelo puede tener decenas de variantes por tamaño, acabado, grosor, etc. El nivel de capilaridad del surtido es enorme.

Coordinación multialmacén

A estas dificultades hay que añadir la coordinación multialmacén. Muchas empresas de distribución cuentan con un almacén regulador y varias delegaciones. Esto implica decidir cómo repartir el stock entre ubicaciones. Si la coordinación no es óptima, puede haber exceso en una delegación y falta en otra, generando ineficiencias y problemas de servicio.

Dependencia de clientes estratégicos

Finalmente, existe una elevada dependencia de clientes estratégicos. En distribución, los clientes B2B pueden imponer acuerdos de servicio estrictos debido a su gran poder de negociación y a su impacto en el volumen total de ventas. La relación con el cliente, por tanto, también es mucho más sensible que en retail:

• Si un consumidor no encuentra un producto en el supermercado, probablemente volverá mañana o acudirá a otra tienda sin romper la relación con la marca.
• Si un instalador necesita material para una obra y la entrega no llega a tiempo, el impacto puede ser crítico. Es probable que deje de trabajar con ese distribuidor, y en muchos casos se trata de clientes que representan un porcentaje significativo de la facturación.

Claves para la optimización en distribución mayorista

La distribución mayorista opera en un entorno donde la demanda irregular, la amplitud del surtido y los plazos de entrega heterogéneos exigen una planificación rigurosa. Existen una serie de existen principios clave para optimizar operaciones y mantener la competitividad en un sector de máxima exigencia.

Forecasting avanzado

La optimización comienza con una previsión fiable. En un entorno con picos de demanda y consumos irregulares, anticipar tendencias y aislar comportamientos atípicos resulta esencial. Utilizar el modelo de forecasting adecuado para cada SKU permiten ajustar decisiones y minimizar tanto roturas como exceso de inventario.

Customer forecasting para clientes estratégicos

Cuando gran parte de la demanda depende de unos pocos clientes, el análisis agregado no es suficiente. Anticipar las necesidades específicas de cuentas clave permite asegurar disponibilidad en productos críticos y adaptar niveles de servicio según la relevancia de cada cliente para el negocio.

Limpieza de históricos mediante machine learning

Los históricos en distribución suelen contener ruido: picos por proyectos, roturas, pedidos excepcionales. Depurar estos datos ayuda a separar la demanda real de los consumos puntuales y permite trabajar con previsiones más sólidas y menos expuestas a distorsiones del pasado.

Adaptación automática a la variabilidad de la demanda

Cada referencia tiene un patrón distinto. Ajustar los modelos según estacionalidad, intermitencia o volatilidad mejora la precisión y evita errores típicos, como infraestimar referencias críticas o sobreaprovisionar productos del long tail.

Optimización de stock por SKU y almacén

Cada SKU se comporta de forma diferente en cada almacén. Ajustar los niveles de inventario a las necesidades locales mejora el servicio, reduce excesos y favorece una mejor coordinación entre el almacén central y las delegaciones.

Compras con condiciones logísticas

Los mayoristas trabajan con mínimos, múltiplos y restricciones por proveedor. Integrar estas condiciones en la planificación permite definir pedidos más eficientes, reducir acumulaciones innecesarias y equilibrar mejor los costes logísticos con el nivel de servicio requerido.

Simulación de escenarios y análisis “what if”

Simular el impacto de cambios en la demanda, los lead times o los niveles de servicio ayuda a tomar decisiones informadas sin asumir riesgos innecesarios. Este análisis anticipado permite corregir antes y planificar con mayor seguridad.

Conclusión: La distribución mayorista es un sector de máxima exigencia

La distribución mayorista opera en un sector marcado por la demanda variable, la presión competitiva y la vital importancia del nivel de servicio. En este contexto, gestionar bien el inventario, coordinar múltiples almacenes y responder a las necesidades de clientes estratégicos es un factor determinante para la rentabilidad y la continuidad del negocio.

Por todo ello, la optimización en distribución exige herramientas capaces de aportar visibilidad, rigor y rapidez. Soluciones como Slim4 permiten anticiparse a la demanda, adaptar el inventario a la realidad de cada SKU, simular escenarios y gestionar compras complejas con datos fiables. En un sector donde el margen de error es muy reducido, contar con una planificación avanzada marca la diferencia entre reaccionar a los problemas o adelantarse a ellos.