Giv dit indkøbsteam mulighed for at skabe en fremragende forsyningskæde

“En kæde er kun så stærk som det svageste led.”

Det er et udsagn, der ofte bruges i supply chain-sektoren, og som er meget sandt, selvom det er lidt af en kliché. Hvis vi tænker på forsyningskæden på en ekstremt forenklet måde, består den af tre elementer: vores leverandør, vores virksomhed og kunden.

Virkeligheden er dog uendeligt meget mere kompleks. Vores leverandører kan tælle snesevis eller endda hundredvis og er til gengæld også afhængige af deres leverandører, for ikke at tale om, at der meget ofte er logistikselskaber, der fungerer som mellemmænd.

Alle de trin, der finder sted, før produktet ankommer til vores virksomhed (kendt som upstream management), vil være indkøbsafdelingens ansvar, som til gengæld vil definere indkøbsstrategien.

Indkøbsafdelingens betydning

Indkøb spiller en meget vigtig rolle i en virksomheds aktiviteter, især hvis vi tager højde for dets vægt i de fleste organisationers regnskaber.

Økonomiske konsekvenser af indkøb

I gennemsnit – dog under hensyntagen til, at hvert tilfælde er forskelligt – anses indkøb for at udgøre 60 % af den samlede salgsmængde i virksomheder. Det betyder, at enhver forbedring af indkøbseffektiviteten har en direkte indvirkning på marginen og dermed på rentabiliteten.

Indkøbsafdelingen er ansvarlig for at styre store mængder udgifter og investeringer, som direkte påvirker driftsomkostningerne. En reduktion af indkøbsomkostningerne forbedrer ikke kun marginerne, men kan også frigøre kapital, som kan geninvesteres i andre strategiske områder som forskning og udvikling, markedsekspansion eller forbedringer af udstyr og teknologi.

Indkøbets strategiske rolle

Ud over at forsøge at reducere omkostningerne har indkøbsafdelingens rolle udviklet sig fra en rent administrativ funktion til en med en strategisk komponent. I dag fokuserer indkøbere ikke kun på at få bedre priser og indkøbsbetingelser, men spiller også en nøglerolle inden for innovation, bæredygtighed og risikostyring.

Denne udvikling er blevet muliggjort af en mere analytisk tilgang og indførelsen af avancerede teknologier, der gør det muligt at træffe bedre beslutninger.

Tilpasning af indkøb til virksomhedens strategi

For at indkøb kan bidrage effektivt til virksomhedens succes, skal det være i overensstemmelse med virksomhedens strategi. Det betyder, at indkøbsbeslutninger skal være knyttet til virksomhedens overordnede mål, f.eks. at komme ind på nye markeder, forbedre produktkvaliteten og etablere forbedrede serviceniveauer eller bæredygtighedsmål.

Værdiskabelse gennem indkøb

Værdiskabelse i indkøb går ud over simpel omkostningsreduktion. Det involverer innovation, kvalitetsstyring, leverandørudvikling og optimering af forsyningskæden for at skabe en positiv indvirkning på virksomheden på lang sigt.

Innovation inden for indkøb

Innovation er nøglen til at skabe værdi. Indkøb kan drive innovation ved at arbejde tæt sammen med leverandører om at udvikle nye produkter, forbedre eksisterende produkter eller implementere processer, der er mere effektive. Dette samarbejde kan resultere i varer med bedre marginer, mere effektive processer og højere kundetilfredshed.

Kvalitetsstyring

Opretholdelse af høje kvalitetsstandarder er afgørende for enhver virksomheds succes. I forbindelse med indkøb indebærer kvalitetsstyring, at man vælger leverandører, der opfylder etablerede standarder, implementerer kvalitetskontrol i indkøbsprocessen og løbende overvåger leverandørens og produkternes præstationer.

Udvikling af leverandører

Leverandørudvikling er en strategi, der fokuserer på at forbedre kapaciteten og effektiviteten hos eksisterende leverandører. Det kan indebære uddannelse, investering i teknologi eller endda strategiske alliancer, der styrker forholdet og forbedrer begge parters konkurrenceevne.

Leverandørudvikling hjælper ikke kun med at sikre kvalitet og forsyning, men kan også åbne muligheder for fælles innovation og adgang til nye markeder.

Optimering af forsyningskæden

Optimering af forsyningskæden er et andet område, hvor indkøb kan skabe betydelig værdi. Det omfatter effektiv lagerstyring, reduktion af leveringstider og forbedring af koordineringen mellem de forskellige aktører i kæden. En optimeret forsyningskæde kan reducere omkostningerne, forbedre kundetilfredsheden og øge forsyningskædens modstandsdygtighed.

Indkøbsafdelingens køreplan

Udviklingen af en indkøbsafdelings køreplan afspejler en proces med modenhed og raffinement fra en passiv og reaktiv holdning til en strategisk og proaktiv kraft i organisationen.

Denne vej udfolder sig i fem hovedfaser, som hver især er kendetegnet ved en betydelig ændring i den måde, indkøb og leverandørrelationer styres på:

Fase 1: Passiv (alle køber)

Indkøbsafdelingen er ikke meget mere end en decentral og uorganiseret aktivitet:

Strategi

På dette tidlige stadie er indkøbsstrategien praktisk talt ikke-eksisterende. Virksomhedens interne behov er ikke klare, og leverandørmarkedet er helt ukendt. Der er ingen strategisk tilgang til styring af indkøb.

Mennesker

Der er ingen formel indkøbsafdeling. I stedet er alle medarbejdere ansvarlige for indkøb af de varer, de har brug for, uden nogen specifik uddannelse, og de køber, hvad de har brug for, uden koordinering eller central støtte.

Processer

Der er ingen gruppering af indkøbsmængder eller standardiserede processer. Virksomheden har ingen indikatorer eller præstationsmålingssystem inden for indkøb, hvilket fører til manglende kontrol og meget lav optimering.

Leverandører

Hvad angår leverandørerne, er det dem, der styrer forholdet. Der er ingen formelle kontrakter, kun ordrer og fakturaer og ingen styring af leverandørpanelet. Virksomheden betaler blot for produkterne uden yderligere overvejelser.

Kommunikation

Kommunikationen er ikke-eksisterende i denne fase. Der er ingen intern eller ekstern koordinering, hvilket afspejler den manglende integration og ledelse på indkøbsområdet.

Fase 2: Indkøb

Det er her, indkøbsafdelingen begynder at tage form, og de første formelle processer etableres:

Strategi

Strategien er baseret på daglig handling i afdelingen, selv om den stadig er uformel. De interne behov forstås bedre, men kendskabet til leverandørmarkedet er fortsat begrænset.

Mennesker

En indkøbsafdeling er defineret, selv om det er på det mest grundlæggende niveau. Færdighederne er primært fokuseret på transaktionsstyring, såsom håndtering af ordrer og fakturaer. Ledelsen er kollektiv, og der er ikke fokus på individuel udvikling.

Processer

Processerne begynder at tage form. Ordrer, fakturaer og krav håndteres, og grundlæggende politikker og processer implementeres. Indkøbssystemer og -værktøjer tages i brug, hvilket er et stort skridt fremad.

Leverandører

Leverandørrelationer er mere formelle med et defineret leverandørpanel. Indkøb tager initiativ til relationer og begynder at evaluere nøgleleverandører, selv om forholdet forbliver enkelt.

Kommunikation

Kommunikationen forbedres inden for afdelingen med fokus på måling af transaktioner. Men den forbliver intern og når ikke ud til andre interessenter.

Fase 3: Sourcing

Indkøbsafdelingen tager et skridt fremad og indfører en mere strategisk og markedsorienteret tilgang:

Strategi

Strategien er formaliseret og centraliseret i indkøbsafdelingen. Interne behov er velkendte, og leverandørmarkedet er bedre forstået, hvilket giver mulighed for en mere proaktiv ledelse.

Mennesker

Afdelingen er organiseret omkring specifikke kategorier og leverandører. Forhandlinger og rammekontrakter bliver mere almindelige, og både kollektiv og individuel ledelse styrkes.

Processer

Forretningspraksis bliver mere sofistikeret. Store RFX’er håndteres, og leverandørpanelet optimeres. Afdelingen leder produktivitetstiltag og begynder at styre kvaliteten mere aktivt.

Leverandører

Forholdet til leverandørerne bliver mere samarbejdsvilligt. Kontrakterne formaliseres, og panelerne optimeres, hvilket giver mulighed for et mere afbalanceret og samarbejdende forhold mellem virksomheden og dens leverandører.

Kommunikation

Kommunikationen udvides til også at omfatte leverandørerne, og leverandørernes præstationer måles, hvilket gør det lettere at træffe bedre beslutninger og skabe større gennemsigtighed i forholdet.

Fase 4: Håndtering af eksterne ressourcer

I denne fase er indkøbsafdelingen dybt integreret i virksomhedens strategi:

Strategi

Indkøb deltager aktivt i at definere virksomhedens strategi og sikrer, at strategiske produktfamilier er i overensstemmelse med virksomhedens mål. Strategien udvikles sammen med topledelsen, hvilket understreger afdelingens betydning.

Mennesker

Indkøbsafdelingen er en del af styregruppen og deltager i vigtige beslutninger. Den ledes i samarbejde med den øverste ledelse, og fokus er på værdiskabelse gennem leverandørstyring og innovationsindsamling.

Processer

Forretningspraksis er rettet mod at beskytte og optimere hele forsyningskæden. Det indebærer kontrakter, der beskytter virksomheden og tilpasser strategierne til leverandørerne og tilskynder til løbende forbedringer.

Leverandører

Topledelsen er involveret i udvælgelsen af strategiske leverandører. Forholdet til leverandørerne er baseret på fælles ledelse og samarbejde om gensidig udvikling og innovation.

Kommunikation

Kommunikationen udvides til at omfatte topledelse, aktionærer og andre interessenter. Virksomhedens kommunikationsstrategi integrerer nu indkøb, hvilket afspejler dens strategiske betydning.

Fase 5: Integration af værdikæder

Den sidste fase af køreplanen er der, hvor indkøbsafdelingen når sit højeste niveau af integration og modenhed:

Strategi

På dette tidspunkt understøtter indkøb ikke kun, men driver også forretningsstrategien. Værdikæder overlapper og integreres, hvilket muliggør fuldt samarbejde inden for og uden for virksomheden.

Mennesker

Indkøbsafdelingen er fuldt integreret i virksomhedens ledelse og spiller en vigtig rolle i definitionen og udførelsen af virksomhedens strategi. Kontrollen deles med topledelsen, hvilket gør det lettere at træffe smidige og effektive beslutninger.

Processer

Processer når deres højeste udviklingsniveau. Hele værdikæden styres med fokus på løbende forbedringer og fælles ledelse med nøgleleverandører, hvilket sikrer, at hele virksomheden er på linje med hensyn til værdiskabelse.

Leverandører

Forholdet til leverandørerne er baseret på strategisk samarbejde, hvor man søger langsigtede fordele. Integrationen med leverandørerne er total, hvilket giver virksomheden mulighed for hurtigt at tilpasse sig markedets krav og samtidig fremme innovation.

Kommunikation

Kommunikationen omfatter alle niveauer, herunder alle relevante interessenter. Gennemsigtighed og samarbejde er afgørende i denne fase, så man sikrer, at alle parter er på linje med virksomhedens mål.

Udvikling i samarbejde med leverandører og indkøbsafdelingen

Som det fremgår af det foregående punkt, er styring af og samarbejde med leverandører en af indkøbsteamets vigtigste opgaver. Forholdet mellem en virksomhed og dens partnere i forsyningskæden udvikler sig gennem flere integrationsniveauer, hver med sin egen tilgang og metoder til at forbedre effektiviteten og skabe værdi:

Niveau 0: Ukoordineret

På dette niveau er der ingen væsentlig koordinering med leverandører. Indkøb er fokuseret på grundlæggende transaktionsudførelse, og indkøberne arbejder taktisk og lokalt. Prioriteten er at skaffe produkter til de laveste omkostninger uden at overveje optimeringer eller langsigtede partnerskaber.

Niveau 1: Forsyningsledelse

Her bliver fokus mere internt med vægt på procesintegration. Aktiviteterne omfatter prisforhandling, volumenkonsolidering og leverandørrationalisering. Strategiske indkøbere begynder at lede processer, forbedre den interne effektivitet og reducere omkostningerne.

Niveau 2: Processtyring

På dette niveau fokuserer virksomheden på produktivitet gennem processtyring, kvalitetsoptimering og analyse af de samlede ejeromkostninger (TCO). Der indføres også efterspørgselsstyring, hvor man søger at optimere mængder og reducere spild, hvilket giver mulighed for bedre ressourcestyring.

Niveau 3: Styring af efterspørgslen

Fokus udvides, og der indledes et samarbejde med leverandørerne om produktspecificering og innovation, hvor man ikke kun søger at købe bedre ind, men også at forbedre produktivitet og salg.

Niveau 4: Fokus på værdiskabelse

På det mest avancerede niveau fokuserer integrationen med leverandører på værdiskabelse gennem fælles innovation og fælles design. Virksomheden og dens leverandører arbejder sammen om at skabe produkter og tjenester, der giver overlegen værdi og fremmer konkurrenceevne og innovation på markedet.

Evaluering af leverandører

Indkøbsafdelingen arbejder tæt sammen med leverandørerne, og derfor afhænger indkøbsstrategiens succes i høj grad af, hvordan disse “partnere” i forsyningskæden klarer sig. Derfor er det vigtigt at overvåge vores partneres præstationer.

Så hvordan kan vi måle værdien af en leverandør? Vi foreslår, at du stiller dig selv følgende spørgsmål:

Hvor stor en procentdel af de samlede udgifter i kategorien står denne leverandør for?

Det er vigtigt at forstå, hvor stort forbruget hos én leverandør er i forhold til det samlede forbrug i kategorien. En høj procentdel kan indikere en vigtig relation, som fortjener mere strategisk ledelse.

Hvad er besparelses- og produktivitetspotentialet med denne leverandør?

Vurder, om leverandøren tilbyder muligheder for at reducere omkostningerne eller forbedre produktiviteten. Det kan være bedre priser, mere fleksible betalingsbetingelser eller innovationer, der optimerer produktionsprocessen.

Opfatter kunderne værdien af denne leverandør?

Overvej, om leverandøren bidrager væsentligt til differentieringen af det endelige produkt, der når frem til kunden, og dermed forbedrer kundens opfattelse af værdi, som er et strategisk aktiv.

Giver denne udbyder adgang til den nyeste teknologi eller innovation?

Leverandører, der introducerer nye teknologier eller innovationer, kan give en betydelig konkurrencefordel og holde virksomheden på forkant med markedet.

Hvordan vil en fejl eller et udfald hos denne leverandør påvirke kundetilfredsheden?

Analysér de potentielle konsekvenser af et forsyningssvigt. Hvis en afbrydelse kan få alvorlig indflydelse på kundetilfredsheden, skal denne leverandør håndteres med særlig opmærksomhed.

Hvad er denne leverandørs samlede indflydelse på kategorien?

Endelig skal du overveje leverandørens samlede indflydelse på kategorien. En leverandør, der har stor indflydelse på flere nøgleområder, er afgørende for virksomhedens succes og bør behandles som sådan.

Konklusion: Indkøbsfunktionen: en løftestang for effektivitet og innovation i organisationer

Som det fremgår af denne artikel, har indkøbsafdelingen udviklet sig fra at være en ren driftsfunktion til at blive en strategisk aktør i organisationer. Indkøbets store vægt i virksomhedernes budgetter gør indkøbsafdelingen til et grundlæggende led i omkostningstilpasningen. Den spiller endda en afgørende rolle for innovation i virksomheder gennem samarbejde med leverandører og kunder.

Samtidig er forsyningskædens effektivitet også afhængig af en velsmurt indkøbsproces og et tæt samarbejde med de andre led i forsyningskæden. Derfor afhænger effektiviteten af en organisations forsyningskæde og dens evne til at skabe merværdi i høj grad af, at indkøbsafdelingen fungerer godt.