Gestão ágil de MRO: efetividade e eficiência no fluxo de processos

As empresas que dependem de MRO têm visto a complexidade desse processo crescer nos últimos anos. A volatilidade dos preços de materiais no mercado é um exemplo do que é preciso lidar no ambiente externo à empresa. Já os fatores internos, como compilação de dados e integração de departamentos, fazem com que o processo de MRO seja um ponto crítico para vantagem competitiva. Quanto mais competitivo um mercado é, tanto maior o impacto que a otimização de processos representa na performance final. Nesses mercados competitivos – como o automobilístico, indústrias de base, agronegócios, para citar alguns exemplos – a coordenação da previsão com o planejamento até o reabastecimento e à gestão de estoques desempenha um papel crucial para o desempenho de toda a companhia.

Qualquer imprecisão na coordenação de materiais pode comprometer severamente o reabastecimento do estoque, fazendo com que o material não esteja disponível nem no local nem no momento demandado. Os efeitos disso podem ser desastrosos dependendo do caso, pois a falta desse tipo de item pode afetar e até interromper as atividades “core” da empresa.

Por isso, ter entendimento e controle efetivo desse processo é fundamental para o bom desempenho da companhia. E como o estoque concentra a disponibilidade dos recursos necessários, esse é um elemento chave para o sucesso de todo o processo.

Os processos e seus “main drivers”

Ao se deparar com o desafio de fazer com que o processo MRO funcione como um fluxo contínuo e da melhor maneira possível, é preciso se certificar que seus principais direcionadores (“main drivers”) estão devidamente “ajustados”, são esses:

  • Base de dados e informações: para a utilização de conceitos e metodologias é necessário possuir ferramentas capazes de extrair do sistema as informações corretamente para dar a visibilidade correta e as melhores tomadas de decisão
  • Escopo, papéis e responsabilidades: A definição do escopo claro e transparente é de fundamental importância, sendo que as atividades analíticas assim como as atividades de rotina devem ser desempenhadas pela equipe de forma que executem com processos e alçadas definidas internamente e externamente a área de planejamento de estoque, já que as tomadas de decisões impactam grande parte da operação.
  • Monitoramento e KPIs: a área responsável por estes processos são fortemente dependentes das informações do sistema, sendo eles utilizados para atividades analíticas e de monitoramento. Pode-se classificar os indicadores em 2 grupos:
    • Indicadores de desempenho: Evolução de estoque, nível de serviço, controle da carteira de reposição
    • Indicadores de monitoramento: Cobertura de estoque, estoque em excesso, ordens de compra e requisições em atraso, entre outros.

Muitos destes indicadores ajudam no processo de transparência da área junto a empresa, e segundo a Deloitte, pode-se segregá-los também quanto ao seu “tipo” de atribuição ou atividade, conforme a figura abaixo:

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Além dos pontos citados, existem outras medidas que podem ser implementadas para a otimização do processo de MRO, como por exemplo:

Estratégias de segmentação e reabastecimento

Com toda a informação dos itens que compõe o estoque disponível, é preciso começar com uma Análise ABC para saber quais dos itens são demandados com maior frequência e volume (como demonstrado na figura 1),  e quais são críticos para o bom funcionamento da operação (veja mais sobre a Análise ABC e XYZ clicando aqui). Isso feito, deve-se realizar uma segmentação pelas classes determinadas pelo  ABC/XYZ e realizar simulações para a definição do melhor nível de serviço em cada classe, assim como estratégias diferenciadas de reposição (a figura 3 mostra um exemplo do modelo de como determinar este tipo de estratégia).

Previsão de demanda

Itens MRO possuem uma característica em sua demanda: ela é irregular, intermitente, de baixa previsibilidade, e ao mesmo tempo possui uma complexidade de gestão devido ao seu alto número de itens para controle, e a criticidade existente para a operação. Para estes casos recomenda-se modelos estatísticos específicos, capazes de capturar estas irregularidades e fornecer uma previsão mais confiável. A complexidade existente no alto número de itens, com diversos parâmetros de fornecimento (criticidade, nível de serviço, lead time, entre outros), exige ferramentas e processos automatizados para que de uma forma sistêmica seja possível focar nos itens que demandam análise e ações, tornando a rotina da área responsável pela gestão de estoque mais produtiva.

Gerenciamento de fornecedores

A classe de itens MRO possui outra grande caraterística que é o alto número de fornecedores . Devido a isto é necessário que de maneira processual, a área de gestão de estoque deve ir em busca do “sourcing’ estratégico, construindo também sua matriz de Kraljic, e conseguindo assim realizar a segmentação de seus fornecedores e construir estratégias diferenciadas para cada conjunto de itens/fornecedores. Se você está na dúvida quanto matriz de Kraljic, veja esse artigo aqui. De nada vale uma previsão de demanda bem feita se os fornecedores não são capazes de entregar os componentes como contratado.

Inteligência e experiência: componentes necessários para um bom MRO

É importante que a empresa faça corretamente a tratativa para alcançar a excelência no planejamento de estoque MRO. O desenvolvimento técnico da área para aumento da capacidade analítica, ferramentas capazes de fomentar processos ágeis aumentando a qualidade e quantidade dos resultados, procedimentos bem definidos, e principalmente as interfaces com as áreas clientes são fatores críticos que devem ser avaliados.

Como o Slim4 atende auxilia o processo MRO

Desde 1993 atuando no mercado, a Slimstock atua no mercado como especialista em otimização de estoques. O software Slim4, é a ferramenta de otimização de estoques escolhida por diversas empresas ao redor do mundo como parte de seus processos de planejamento e gestão de estoque, com capacidade para lidar com centenas de milhares de itens. É fundamental que a gestão dos dados de estoque seja feita através de uma ferramenta robusta e confiável e de característica amigável (user-friendly). Essa ferramenta é o Slim4.

Com o Slim4, as empresas podem retomar o controle sobre seu estoque de MRO. Por prover uma visão ampla sobre todo o portfólio necessário, o Slim4 permite que as empresas de MRO otimizem suas abordagens em relação ao gerenciamento de estoque. O resultado: maior eficiência e aumento da satisfação das áreas clientes. Veja abaixo algumas aplicações do Slim4 ao MRO:

Gerenciamento de portfólio: maximizando o valor da cauda longa

Com  uma quantidade vasta de produtos para gerenciar, muitos dos quais estão sujeitos a demandas altamente irregulares, manter o padrão de cauda longa é uma batalha constante para as equipes de supply chain. A menos que sejam administradas eficientemente, as empresas nesse ambiente tão complexo podem rapidamente se encontrarem expostas a desastrosos eventos de disponibilidade assim como o de capital de giro retido nos produtos errados.

Através da funcionalidade avançada ABC e das gerações de simulações “What-if” do Slim4,as equipes de supply chain podem organizar itens em nível de grupo do produto baseado em diferentes métricas de alcance. Isso, por sua vez, permite que as equipes apliquem diferentes níveis de serviço. Com maior visibilidade e foco nos itens mais relevantes, as empresas podem otimizar seus investimentos em estoque com a intenção de ganhar um ajuste mais fino nos custos da cadeia de suprimentos enquanto aumentam sua disponibilidade.

Otimização multi-nível: operações mais responsivas

Para se manterem responsivas à demanda do consumidor, muitas empresas no setor de serviços percorrem um caminho que engloba centros de distribuições regionais e nacionais assim como um vasto número de filiais locais e revendedores. Entretanto, com altos padrões localizados de demanda, a falta de visão clara sobre toda a cadeia, faz com que as empresas estejam sujeitas a excesso de estoque e a eventos de disponibilidade, enquanto os produtos estão armazenados no local errado.

Com os recursos de otimização de estoque multi-nível do Slim4, as empresas se beneficiam com o ganho de uma visão holística por toda a cadeia. Considerando a situação do estoque e a demanda antecipada para cada item em cada local, as equipes de supply chain podem estrategicamente alocar o ótimo nível de estoque para cada localidade. Por isso, há o aumento da disponibilidade enquanto que o investimento em estoque se reduz drasticamente.

Cadeia de suprimentos colaborativas

A fim de satisfazer a demanda dos clientes, empresas no setor de MRO tipicamente dependem de uma vasta cadeia de fornecedores, logo é vital que as equipes tomem cada passo possível para maximizar a performance e a confiança dos mesmos. Afinal, se um fornecedor não está entregando a quantidade certa no prazo certo, isso pode ter um enorme impacto adverso na disponibilidade e, consequentemente, nas demais operações da empresa junto as áreas clientes.

O Slim4 permite que as empresas construam fortes lanços entre os parceiros dentro da cadeia de suprimentos. Através de cálculo apurado de previsões  ao longo de  52 semanas, o Slim4 permite que as empresas de MRO consigam dar previsibilidade e logo estreitar os laços de fornecimento, além de capturar oportunidades e monitorar riscos ao longo do processo de ressuprimento. Ainda mais, com a função avançada de ordem de pedido do Slim4, as equipes de supply chain podem realizar a aquisição e preenchimento de ordens de maneira mais assertiva em busca do melhor balanceamento do estoque, além de monitorar proativamente ordens de compra a fim de agir em eventos de atraso ou de falta de pedido. Por fim, com o Slim4, empresas podem estabelecer relações mais produtivas e harmoniosas com toda sua cadeia de suprimentos.

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