S&OP (Satış ve Operasyon Planlaması) nedir? Avantajları ve şirkette uygulamak için 6 adım

Sürekli değişen bir dünyada yaşadığımız gerçeği yeni bir şey değil, muhtemelen yeni olan şey değişimin hızı. Genel olarak insanlar değişimden pek hoşlanmazlar, enerji konusunda tutumluyuzdur ve değişim bizi çaba göstermeye, konfor alanımızdan, bildiğimiz alandan, kendimizi zinde, yetenekli ve özgüvenli hissettiğimiz alandan çıkmaya zorlar. Ancak hiper-bağlantılı bir dünyada, değişmemeye karar veremeyiz. Yön bulmayı öğrenmek zorundasınız .

Değişim karmaşıklık, belirsizlik ve öngörülemezlikle eş anlamlıdır ve operasyonel mükemmelliği hedefleyen işletmeler daha çevik, daha hızlı, daha esnek ve daha dayanıklı olarak bu faktörlerle başa çıkmaktadır.

Rekabet gücünüzü korumak istiyorsanız bu niteliklerde mükemmelleşmeye her zamankinden daha fazla ihtiyacınız var.

Peki bunun S&OP ile ne ilgisi var? Temel olarak S&OP, kendimizi kurumsal olarak bilinen ve bilinmeyenle başa çıkmaya hazırlamamızı sağlar.

Şöyle bir durum düşünün: 4 yıldızlı bir Michelin restoranında şefsiniz, işiniz yetenekli mutfak ekibinizi yöneterek şehirdeki en harika ve lezzetli menüyü sunmak. İşin mümkün olan en verimli ve koordineli şekilde yürütülmesini, yiyeceklerin doğru kalitede, doğru sıcaklıkta ve doğru zamanda olmasını sağlamalısınız. Hiçbir şey yanlış gidemez, sos hazır değilse bir yemek hazırlayamazsınız ve ana yemekle hangi eşlikçinin gideceğini bilmiyorsanız bir yemek hazırlayamazsınız. Ekibiniz tek bir malzeme olmadan doğaçlama yapabilir mi?

İstenilen menüye ulaşmak için mutfak ekibinin bir şefe, koordineli bir ekibe, malzemelerin ve yemeklerin sırasının hassas bir şekilde planlanmasına ve neyin nasıl yapılması gerektiğine dair net bir iletişime ihtiyacı olacaktır; tüm bunların ortak bir amacı vardır: misafirlerin beklentilerini karşılayan bir menü.

S&OP (Satış ve Operasyon Planlaması) nedir?

S&OP (Satış ve Operasyon Planlaması), stratejik planlamayı operasyonel düzeydeki günlük faaliyetlerle uyumlu hale getiren bir planlama sürecidir.

Her ay döngüsel olarak tekrarlanan yapılandırılmış bir çalışma süreci aracılığıyla ekipler, tüm şirket için tek bir talep planı oluşturmak ve sürdürmek için birbirleriyle iletişim kurar ve işbirliği yapar. Bu, ekiplerin her zaman organize ve değişime hazır olmalarını ve hızlı ve esnek bir şekilde karar alabilmelerini sağlar.

S&OP, yeni iş fırsatları nedeniyle ya da asla gerçekleşmeyeceğini düşündüğünüz şeylerin gerçekten gerçekleşmesi nedeniyle beklenmedik değişikliklerin belirlenmesine olanak tanır.

COVID krizinin yaşanmasını ya da birkaç bin avro değerinde büyük bir projenin kazanılmasını kim beklerdi?

Ama …. S&OP’a gerçekten ihtiyacımız var mı?

Şirketler temelde müşterileri, ürünleri, hizmetleri ve insanları olduğu için varlar. Her müşteri benzersizdir ve onlara değer, onların değerini sunabildiğimiz zaman onları kazanır ve/veya elimizde tutarız. Pragmatik olarak müşteri değeri, satın alma deneyimi ve onlarla olan ilişkimizin kalitesi de dahil olmak üzere müşterinin ödemeye razı olduğu şeydir.

Şirketler değer stratejilerini oluştururlar, yani müşterilerine nasıl yaklaşmak istediklerine ve onlara hangi değer önerisini sunacaklarına stratejik olarak karar verirler. Ünlü Michelin menüsünü hatırlıyor musunuz?

Peki bu öneriyi nasıl etkili hale getirebiliriz? Bu değeri sağlayan günlük operasyonlarımız değil mi?

S&OP, müşterilerimizle iletişim kurma biçimimizi geliştirerek bunu yapmamızı sağlayan bir araçtır.

S&OP’nin Hedefleri

Amacı olmayan hiçbir yolculuk yoktur ve her iş girişiminin bir amacı vardır.

Bir S&OP planlama sürecini benimsemeyi tercih eden şirketler, en azından büyümeyi sağlamak ve rekabetçi kalmak amacıyla bir dönüşüm yolculuğuna çıkmaktadır.

Daha spesifik olarak, S&OP planlamasının temel hedeflerinden bazıları şunlar olabilir:

1. Uzun vadeli planlamayı iş süreçlerine entegre edin.
2. Talep ve arzı hizalamak
3. Tahmini talep ile şirketin tepki verme kabiliyetini dengelemek.
4. Satış tahminlerimizin doğruluğunu (tahmin doğruluğu) ve bunları nasıl geliştirdiğimizi (tahmin katma değeri) iyileştirmek.
5. Kurum içinde ve dışında iletişim ve işbirliğini geliştirir.

Esasen, S&OP ekiplerin şunları yapmasını sağlar:

1. Riskleri en aza indirin
2. İş fırsatlarını en üst düzeye çıkarın
3. Hacim yerine karlılığa dayalı çevik kararlar almak.

Nihai hedef, şirketin stratejik hedeflerini yakalayan ve bunu günlük operasyonlarımızı sürdürülebilir bir şekilde yönetmemizi sağlayan operasyonel olarak uygulanabilir bir plana dönüştüren tek bir talep planı oluşturmaktır.

S&OP planlama süreci nasıl uygulanır?

Bir S&OP planlama süreci, satış, pazarlama, operasyon ve finans gibi farklı iş fonksiyonlarından çok disiplinli ekipler tarafından oluşturulan döngüsel, yapılandırılmış toplantılardan oluşur.

Her toplantı önceden tanımlanmış bir gündemi takip eder ve S&OP sürecinin beklenen sonuçlarıyla uyumlu bir hedefe sahiptir. Sonuçlara ulaşmak için kaldıraçlarımız veya itici güçlerimiz var ve hedeflere yönelik ilerlemeyi ölçmek ve değerlendirmek için anahtar performans göstergeleri kullanıyoruz.

Örneğin, ürün müdürleriyle yapılan bir toplantıda hedefimiz, gelecek yıl yeni ürünler piyasaya sürerken eskime riskini azaltmak olabilir. Bunu başarmak için kullanacağımız kaldıraçlar, yaklaştığımız müşteri segmenti hakkındaki bilgilerimizi geliştirmek ve kanal tanıtımlarının yönetimini iyileştirmek olacaktır. Tercih ettiğimiz KPI’lar başarılı kanal girişlerinin yüzdesi veya yeni ürünlerin stok fazlası yüzdesi olabilir. Aylık ölçüm ve izleme ile eylemlerimizin sonuçlarını kontrol edebilir ve gerekirse düzeltici önlemler uygulayabiliriz.

S&OP toplantıları iki paralel akış izler.

Biri gerekli bilgileri toplamak ve hazırlamak için, diğeri ise daha önce toplanan bilgileri gözden geçirmek, talep planını optimize etmek, ortaya çıkan çatışmaları çözmek ve hangi kararların yükseltilmesi gerektiğine karar vermek için bu bilgileri doğrulamak için kullanılır.

Bir S&OP sürecinin işleyebilmesi için planlama toplantılarında büyük bir azim ve kararlılık gerekir. Bunu sağlamanın bir yolu da birkaç altın kural belirlemektir. Örneğin, toplantıya hazırlıklı gelin, katılın ve bilgi paylaşın. Olumlu bir tutum, açık fikirlilik ve işbirliği, toplantıları etkili kılmak, anlaşmaya varmak ve oturum sonunda sonuçlara ulaşmak için uzun bir yol kat eder.

S&OP süreci aylıktır ve iyi yapılandırılmıştır. Bunun iki önemli avantajı vardır: ekipler net ve yapılandırılmış bir çalışma sürecine sahiptir ve her aylık döngü sürecin rafine edilmesini ve iyileştirilmesini sağlar. Pratik mükemmelleştirir!

Bir S&OP sürecinin uygulanmasında 6 aşama

Bunlar, aylık bazda yürütülen süreçteki adımlardır:

1. Veri toplama

Geçmiş satış verileri, pazar trendleri ve üretim kapasitesi dahil olmak üzere ilgili verilerin toplanması ve konsolide edilmesi.

2. Ürün Yönetimi İncelemesi

Ürün kataloğunun, yeni lansmanların ve yaşam döngülerinin talep tahminleri ve üretim/tedarik kabiliyetleri ile değerlendirilmesi ve uyumlu hale getirilmesi.

3. Talep İncelemesi

Kaynakları ve stok seviyelerini optimize etmek için müşteri davranış kalıplarını, pazar eğilimlerini ve satış tahminlerini küresel düzeyde analiz etmek.

4. Stok, tedarik ve finansal inceleme

Tedarik zinciri verimliliğini sağlamak için stok seviyelerinin, tedarikçi performansının ve kapasitesinin gözden geçirilmesi.

Finansal hedeflerin S&OP planı ile uyumlu olmasını sağlamak için satışlar, maliyetler ve marj gibi finansal performansın değerlendirilmesi

5. S&OP öncesi toplantı

Verileri, önceki varsayımları gözden geçirmek ve uyumlu hale getirmek ve bir sonraki S&OP döngüsü için olası senaryoları değerlendirmek için yöneticitoplantısından önce toplantı.

6. Yönetici toplantısı

Genel planı gözden geçirmek, stratejik konuları ele almak ve operasyonel hedefleri stratejik hedeflerle uyumlu hale getirmek için kararlar almak üzere en üst düzeyde yapılan toplantı.

Temel S&OP kavramları

Buraya kadar geldiyseniz ve S&OP’nin iyi bir iş yaklaşımı olduğunu düşünüyorsanız, aşağıdaki kavramları göz önünde bulundurmanız çok önemlidir. Bu kavramlara hakim olduğunuzda, S&OP’nin tüm potansiyelinden yararlanabilirsiniz.

1. Planlama küreseldir ve hacme göre yapılır, Planlama Karması veya SKU’ya göre yapılmaz.
2. Çok disiplinli ve çok fonksiyonlu bir işbirliği çabasıdır.
3. Şirketin çeşitli işlevlerinin farklı gerçekliklerinin ve bakış açılarının dahil edilmesini sağlamak için farklı UOM ölçü birimleri.
4. Bu, planların gözden geçirildiği ve tespit edilen ve/veya öngörülen değişikliklere uyarlandığı aylık veya dört aylık bir döngüdür.
5. Bu yapılandırılmış bir karar verme sürecidir.

S&OP’yi uygularken karşılaşılan zorluklar

S&OP planlamasını uygulamanın zorlukları yok değildir. Bunların çoğunun üstesinden gelinebilse de yine de azim ve bilgi gerektirir. Başarılı S&OP iyi bir iletişimdir ve iyi iletişimin anahtarı da mesajlarımızı farklı kanallardan ve farklı zamanlarda tekrarlamaktır.

• Asıl zorluk, ekipleri yalnızca sürece değil, aynı zamanda yeni yöne de dahil etmek, eğitmek ve yetiştirmektir.
• Tek bir talep planına ulaşmak için iç ve dış ekipleri uyumlu hale getirin. Açık ve etkili iletişim konusunda ısrarcı olun.
• İkna etmeniz ve heyecanlandırmanız gerekecektir.
• Neyin önemli olduğuna odaklanın. Net bir getirisi olan ve “hızlı kazanım” sağlayan “sorunları” seçin. Bu, başlamanızı ve ilerlemenizi sağlayacaktır.
• Hem insan hem de teknoloji açısından doğru kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun.
• Küçükten başlayın ve sağlam bir temel oluşturun.

S&OP planlamasının faydaları

Bir S&OP sürecinde karşılaşacağınız zorluklar, önemli faydalardan daha ağır basar. İşte birkaç açık örnek:

• S&OP dikkati odaklar ve ekiplerin ortak bir hedefe doğru ilerleyebilmesi için ortak bir amaç oluşturur.
• Şirketin uzun vadeli hedeflerini kısa vadeli hedefleriyle bütünleştirir ve uyumlu hale getirir.
• İşletme sermayesi kullanımını iyileştirerek eskime riskini azaltırken stok seviyelerini düşürür.
• Müşterilere hizmet seviyelerini ve teslimat sürelerini iyileştirir.
• Tedarik zinciri boyunca görünürlüğü artırır.
• İşbirliği ve iletişimi, dolayısıyla çalışma ortamını ve motivasyonu iyileştirir.

Sonuçlar

Çevremiz bu kadar hızlı değişirken doğru zamanda doğru bilgiye sahip olmak hayati önem taşımaktadır.

Planlarımız çok iyi olabilir ve mükemmel bir şekilde uygulanabilir, ancak gerçeklikten izole değildirler ve gerçeklik çok hızlı değişir.

Biri SKU düzeyinde çok granüler ve diğeri küresel düzeyde olmak üzere iki düzeyde çalışmak, planlarımızı tespit ettiğimiz değişikliklere hızlı ve çevik bir şekilde uyarlamamızı sağlar.

Bu da yeni bir çalışma yaklaşımı gerektiriyor: SKU düzeyinde çalışmak ayrıntılı hesaplamalar ve çeşitli SKU’larda tahminin çeşitli unsurlarının ince ayarını gerektirirken, toplam veya S&OP düzeyinde çalışmak varsayımlara, fırsatlara, senaryo değerlendirmesine ve risklere odaklanmamızı sağlıyor. S&OP’nin bu son seviyesi şüphesiz daha çeviktir, ancak şirketin karar vericileri arasında daha fazla uyum ve uygun teknolojinin kullanılmasını gerektirir.

S&OP yolculuğu zor olabilir. İhtiyacınız olduğunda yardım isteyin. Dış veya iç uzmanlardan soruna olası çözümlerle ilgili farklı bakış açıları getirmelerini isteyin, böylece yaratıcı, pragmatik, kolay veya hiç düşünülmemiş çözümler üretebilirsiniz.