Den dolda kostnaden inom varulager: Varför återförsäljare inte har råd med tomma hyllor

Inom “supply chain management” ses lageravbrott ofta som en oundviklig realitet, en naturlig biprodukt av volatil efterfrågan och störningar i leveranskedjan. Många branschföreträdare accepterar dem som en del av affärsverksamheten. Men förstår vi verkligen den fulla inverkan de har?

Stora återförsäljare som Walmart är också bekanta med lageravbrott och märker den betydande inverkan som dessa lageravbrott har. År 2014 förlorade företaget nästan 3 miljarder dollar i potentiell försäljning på grund av out-of-stocks​ (Rosenblum, P. 2014, 15 april. Walmarts problem med slut på lager: Bara halva historien? Forbes). Istället för att bara acceptera denna förlust vidtog Walmart åtgärder. Genom att förbättra sina planeringsprocesser lyckades företaget minska antalet varor i lager med 16%, vilket innebar att mindre försäljning gick förlorad året därpå.

Men hur många projektledare tar ett steg tillbaka för att verkligen bedöma kostnaden för lagerbortfall och de faktorer som driver dem? Om man inte ser lagerbortfall som en oundviklig kostnad för verksamheten, utan som en lösbar utmaning, kan det förändra detaljhandlarnas sätt att hantera lagerhanteringen.

Kundens reaktion: Vad händer när lagret tar slut?

En studie av Corsten och Gruen​​ (Corsten, D., & Gruen, T. W. (2004). Utförsäljningar orsakar utträden. Harvard Business Review, 82(5), 26-27) visar att kunderna reagerar på fyra olika sätt när de ställs inför ett slutlager. Vissa byter ut varan mot en liknande produkt eller väntar tills den finns i lager igen, vilket kan ha en begränsad inverkan på verksamheten. De andra två reaktionerna kan däremot få allvarliga konsekvenser: en del av dina potentiella kunder kommer att avbryta sitt köp helt och hållet och en betydande del kommer att gå direkt till en konkurrent för att köpa produkten i deras butik.

Dessa resultat visar att kunder kan vara mycket mindre lojala än vad återförsäljare ofta tror. Denna reaktion resulterar i en 100% förlust av marginalen på dessa potentiella köp och skadar allvarligt kundernas förtroende.

Den första och mest uppenbara kostnaden för ett lagerbortfall är den uteblivna intäktsmöjligheten. Forskning visar att restnoteringar genomsnittligen leder till 4 % i förlorad försäljning (Corsten & Gruen, 2004). Under 2021 förlorade CPG-återförsäljare (Customer Packaged Goods) till och med 7,4 % av sin försäljning på grund av lagerbortfall (​NielsenIQ. 2022, 9 februari. CGP-återförsäljare förlorade 7,4 % av sin försäljning på grund av lagersaldon 2021. Livsmedelstillverkning ).

Utöver effekterna på den totala försäljningen medför lagerbortfall också driftskostnader. Expedierade leveranser, beställningar i sista minuten och ansträngningarna för att återställa tillgängligheten kan snabbt öka och minska marginalerna. Även om dessa kostnader är mätbara kan den immateriella skadan på ditt varumärke och kundernas förtroende vara ännu mer betydande.

Med tanke på dessa risker kan kostnaden för att förebygga lagersaldon genom bättre lagerrutiner och proaktiva investeringar vara mycket mer värd än vad många detaljhandlare tror.

Fallgropar i lagerplaneringen och hur man undviker dem

Lageravbrott verkar oftast orsakas av externa faktorer som efterfrågetoppar, störningar i leveranskedjan eller globala händelser. En djupare granskning visar däremot att 72% av lageravbrott uppstår på grund av hanterbara planeringsfrågor (Corsten & Gruen, 2004).

När man undersöker de bakomliggande orsakerna till de planeringsproblem som företagen står inför, är följande ofta orsaker till lagerproblemen:

• Äldre system: Många företag förlitar sig fortfarande på föråldrade system som utformades för statiska planeringsprocesser. Dessa system har svårt att anpassa sig till moderna lagerutmaningar, vilket gör det svårt att optimera lagernivåerna på ett effektivt sätt.
• Mänskliga synpunkter i beställningarna: När beställningsbesluten påverkas av personliga bedömningar istället för data leder det ofta till obalanser, antingen i form av överlager, som binder kapital, eller i form av restlager, som leder till utebliven försäljning och missnöjda kunder.
• Decentraliserad beställningsprocess: När butikscheferna sköter beställningarna på egen hand, tar det värdefull tid som skulle kunna läggas på att hjälpa kunderna. Utan standardiserade processer och centraliserad datahantering drabbas företagen dessutom av inkonsekvenser i lagerhållningen, vilket leder till ineffektivitet i hela verksamheten.

Även i centraliserade system kan brister i planeringen av inköpsorder (som statiska order policyer eller dålig datakvalitet) leda till att detaljhandlare inte kan reagera på förändringar i efterfrågan på ett effektivt sätt.

Samtidigt är de återstående 28% av lageravbrotten kopplade till utmaningar i planeringen av leveranskedjan. Det kan handla om dåligt hanterat hyllutrymme, dåligt anpassade produktlanseringar eller externa störningar, faktorer som kan mildras med proaktiv och datadriven planering.

En ny strategi för modern planering

För att minimera lageravbrott kan företagen fokusera på flera viktiga områden som ger omedelbar effekt:

1. Förfina planeringen av efterfrågan: Rensa efterfrågehistoriken från avvikande värden, klassificera artiklar för att tillämpa rätt prognosmetoder och berika prognoserna med extern input där det behövs.
2. Förbättra prognoserna med AI: Moderna AI-drivna algoritmer kan förbättra precisionen utöver konventionella prognosmetoder.
3. Gör beställningar baserat på data: Genom att begränsa den mänskliga påverkan får du mer balanserade lagernivåer och minskar både överlager och slutförsäljning.
4. Fokusera på lagerhantering som styrs av servicenivåer: I stället för att förlita sig på fasta täckningsdagar, hjälper dynamiska säkerhetslager till att upprätthålla rätt balans mellan tillgänglighet och effektivitet.
5. Centralisera påfyllningen: Standardiserade processer förbättrar effektiviteten, minskar antalet fel och frigör tid för butikscheferna att fokusera på kunderna.

Lagerbortfall är en välbekant utmaning för detaljhandlare, men det är långt ifrån en oundviklig realitet. Genom att förstå den verkliga kostnaden för lagerbortfall, inte bara i form av förlorad försäljning utan också den långsiktiga skadan på kundernas förtroende och konkurrenspositionering, kan detaljhandlare börja se dem som ett lösbart problem snarare än en oundviklig konsekvens av att göra affärer.

Genom att använda ett segmenterat, datadrivet tillvägagångssätt kan återförsäljarna uppnå den känsliga balansen mellan att minimera lageravbrott och undvika överlager. Resultatet? Starkare kundrelationer, förbättrat ekonomiskt resultat och en konkurrensfördel på marknaden.

Tomma hyllor behöver inte vara normen. Med rätt strategi kan de bli ett minne blott.