Controle de Estoque: o que é e como fazer

Um dos fatores que influenciam diretamente a competitividade empresarial é a implementação de processos eficientes e com custos otimizados. Nesse contexto, a gestão de estoque — particularmente o controle de estoque — desempenha um papel crítico para alcançar esses objetivos, impactando diretamente a percepção dos clientes sobre o seu negócio.

Considere, por exemplo, a decepção de um comprador que precisa esperar semanas porque o produto que pediu online está fora de estoque. Ou imagine um cliente entrando em uma loja determinado a fazer uma compra, mas saindo de mãos vazias e frustrado porque o item não estava disponível.

Esses cenários geralmente surgem devido a um controle de estoque ineficiente, o que não só prejudica a percepção do cliente sobre o negócio, mas também acarreta implicações financeiras negativas. Por essas razões, o controle de estoque se destaca como um componente essencial da gestão empresarial.

O que é controle de estoque?

Vamos começar pelo básico: o que exatamente é controle de estoque? Também conhecido como gestão de estoque, é o processo de gerenciar, monitorar e verificar o estoque mantido pela sua empresa. O principal objetivo do controle de estoque é garantir que, em todos os momentos, o negócio consiga atender à demanda dos clientes, entregando os produtos prontamente e atendendo às expectativas.

No entanto, alcançar um equilíbrio eficaz entre o estoque que sai (vendas) e o que entra (pedidos aos fornecedores) não é uma tarefa simples. As vendas são, em grande parte, imprevisíveis e diretamente influenciadas pelo comportamento do consumidor. Enquanto isso, gerenciar os pedidos aos fornecedores — embora sob o seu controle — exige uma regulação cuidadosa da frequência e do volume dos pedidos para evitar tanto a falta de produtos quanto o excesso de estoque.

Por que o controle de estoque é importante?

Uma gestão eficiente do estoque é essencial para alcançar a eficiência operacional e financeira de qualquer empresa. Um controle minucioso do estoque não se trata apenas de saber quantos produtos estão no armazém, mas também de entender como esses níveis evoluirão no futuro e como impactam diversos aspectos do negócio.

Aqui estão os principais motivos para implementar um controle rigoroso de estoque:

• Otimização dos estoques: uma gestão detalhada ajuda a identificar quais produtos têm maior e menor giro, permitindo ajustar os níveis de estoque para evitar excessos ou faltas.
• Redução de perdas e custos: evita perdas de vendas por falta de estoque e reduz os custos associados ao armazenamento de produtos excedentes.
• Melhoria no planejamento e previsões: dados precisos de demanda permitem projeções mais confiáveis, planejamento de promoções e antecipação de mudanças sazonais, contribuindo para uma gestão empresarial mais inteligente.
• Aumento da eficiência operacional: um controle eficiente garante melhor gestão dos recursos e uso ideal do espaço no armazém. A eficiência operacional se traduz em economia de tempo e mão de obra.
• Melhoria na experiência do cliente: manter a disponibilidade consistente de produtos aumenta a satisfação dos clientes e evita situações frustrantes, como a falta de itens.

Gerenciando perdas de estoque

O controle eficiente de estoque exige estratégias e processos que minimizem erros, otimizem recursos e garantam a disponibilidade de produtos. A seguir, destacamos os principais aspectos da gestão eficiente de inventário para evitar perdas.

O que são perdas de estoque?

Perdas de estoque representam a discrepância entre o estoque teórico registrado e o estoque real disponível. Essas discrepâncias podem ser causadas por roubos, erros administrativos, danos, vencimento ou problemas logísticos. Compreender as causas raízes é essencial para implementar medidas corretivas.

Onde o estoque pode ser perdido?

O estoque pode ser perdido em diversas etapas:

• Armazenamento: devido a roubos, deterioração ou extravio.
• Transporte: perdas durante a distribuição causadas por danos, desvios de rota ou furtos.
• Pontos de Venda: por meio de furtos em lojas ou erros nos sistemas de faturamento.

Identificar essas áreas críticas ajuda a evitar perdas recorrentes.

Onde e como procurar estoques perdidos?

Para localizar estoques perdidos , considere os seguintes passos:

1. Definir frequências: agende contagens com base no giro dos produtos (diárias, semanais, mensais).
2. Selecionar áreas: planeje quais áreas ou categorias serão verificadas.
3. Automatizar processos: use tecnologia, como scanners, para registrar resultados com precisão.
4. Analisar resultados: identifique inconsistências e corrija erros nos sistemas.

O que é a acuracidade de estoque?

A acuracidade de estoque mede o alinhamento entre o estoque disponível real e o registrado, refletindo a eficiência da gestão de estoques. Uma fórmula básica seria:

Acuracidade do Estoque = (Estoque Real / Estoque Registrado) × 100

Uma alta acuracidade de estoqueindica um controle de estoque eficaz, enquanto valores baixos destacam erros que exigem atenção imediata.

Tecnologia para controle de estoque

As ferramentas de controle de estoque tradicionalmente se concentraram em melhorar a visibilidade dos produtos no armazenamento. No entanto, é cada vez mais necessário implementar soluções de software que possibilitem uma previsão de demanda rápida e confiável.

Algumas das tecnologias mais comumente usadas para controle de estoque incluem:

Sistemas de Gestão e Planejamento

Planejamento de Recursos Empresariais (ERP)

A standard ERP (Enterprise Resource Planning) system centralises and automates inventory management by integrating with other key areas of the business, such as sales, procurement, and logistics.

Contribuições para o controle de estoque:

• Visibilidade em tempo real: monitora os níveis e movimentos de estoque de qualquer lugar.
• Planejamento automatizado limitado: facilita o reabastecimento por meio de ponto de pedido, mas não permite a previsão de demanda.
• Integração de processos: coordena todas as transações de compras e armazenagem para evitar excessos ou faltas de estoque.
• Redução de erros: elimina registros manuais, melhorando a precisão.

Spreadsheets (Excel)

Embora seja um método bem básico, ainda é amplamente utilizado.

• Acompanhamento e registro básicos: permite a gestão de estoque manual ou semi-automatizada com listas de entradas, saídas e níveis de estoque atuais.
• Fórmulas simples e automação: usa funções como SOMA, PROCV e tabelas dinâmicas para analisar dados e calcular necessidades de reabastecimento.
• Acessibilidade: Econômico e amplamente conhecido, ideal para pequenas empresas com inventários limitados.
• Personalização: Os usuários podem criar seus próprios formatos e relatórios para atender às necessidades específicas.

Vale ressaltar que, embora essas soluções abordem aspectos específicos da gestão de inventário, alcançar um planejamento completo da cadeia de suprimentos exige uma tecnologia de cadeia de suprimentos de ponta a ponta, como o Slim4.

Sistemas de controle de estoque: identificação e rastreabilidade

Garantir que tudo no seu armazém ou loja esteja perfeitamente alinhado—ou seja, que o estoque físico corresponda aos registros nos seus sistemas—pode ser facilitado com o auxílio de diversas tecnologias:

Sistemas de Gestão de Armazém (WMS)

Um Sistema de Gestão de Armazém (WMS) agiliza o controle de estoque ao automatizar e aprimorar os processos operacionais dentro do armazém.

Contribuições para o Controle de Estoque:

• Gestão precisa em tempo real: acompanha entradas, saídas e movimentos de estoque com precisão.
• Otimização de espaço: recomenda locais estratégicos de armazenamento com base no giro e nas características dos produtos.
• Automação de processos: acelera tarefas como separação, embalagem e reabastecimento.
• Redução de erros: melhora a precisão por meio do uso de RFID, scanners ou dispositivos móveis.
• Rastreabilidade completa: acompanha os produtos desde o recebimento até a expedição.

Normalmente, o WMS se integra ao sistema ERP diariamente para conciliar qualquer discrepância numérica entre os dois sistemas, garantindo o alinhamento do estoque até o final de cada dia.

Identificação por Rádio Frequência (RFID)

A tecnologia RFID utiliza tags eletrônicas que emitem sinais de rádio para identificar e rastrear automaticamente os produtos dentro de um armazém. Essas tags podem ser escaneadas em massa, acelerando as auditorias de estoque e minimizando erros manuais. As principais aplicações incluem:

• Auditorias rápidas de inventário ou contagens;
• Rastreamento em tempo real de mercadorias;
• Redução de perdas devido a erros ou furtos.

Códigos de barras e leitores

Embora seja uma tecnologia mais tradicional, os códigos de barras continuam sendo uma ferramenta fundamental para a maioria das empresas. Eles são usados para identificar produtos e registrar movimentos dentro do sistema. Em comparação com o RFID, os códigos de barras oferecem vantagens, como sendo mais econômicos e fáceis de implementar.

Conclusão

O controle de estoque não se resume a manter um estoque equilibrado, mas também a garantir precisão e rastreabilidade para evitar perdas. Identificar as causas das discrepâncias, adotar tecnologias como RFID ou WMS e realizar contagens regulares de estoque são práticas essenciais para otimizar a gestão.

Além disso, métricas como o índice de fidelidade podem ajudar a medir e melhorar a eficiência do sistema. Adotar uma abordagem proativa e meticulosa garante não apenas a disponibilidade de produtos, mas também operações mais lucrativas que atendem às expectativas dos clientes. Isso, por fim, posiciona o inventário como um ativo estratégico para o sucesso do negócio.

Ferramentas para controle de estoque

Nesse contexto, as ferramentas certas, como o Slim4, são essenciais para levar o controle de estoque a um nível superior. Esse tipo de software não apenas reduz os estoques e os riscos de obsolescência, mas também melhora a coordenação entre os processos, antecipa crises e otimiza o atendimento ao cliente. A implementação de soluções tecnológicas como essas facilita a detecção precoce de problemas, oferecendo a oportunidade de resolvê-los antes que causem um impacto significativo.