Kim de Jong
Demand & Supply Planner | Fatboy
Ze waren amper live met Slim4 toen opeens de coronacrisis toesloeg en de vraag naar lifestyle-artikelen een uiterst grillig karakter begon te vertonen. “Als we toen onze voorraad nog steeds met Excel hadden moeten aansturen, hadden we het nooit gered”, zegt demand & supply planner Kim de Jong van Fatboy. Ze legt uit hoe ze tijdens de zeer hectische periode, met grote onzekerheid in vraag én aanbod, met Slim4 toch grip hield op de supply chain.
Fatboy is een Nederlands design merk dat lifestyle artikelen ontwikkelt voor de internationale markt. De typisch Fatboy-signatuur is uit duizenden herkenbaar. De zitzak is inmiddels iconisch maar ook het mobiele tafellampje ‘Edison the Petit’ behoort tot de klassiekers van het Bossche bedrijf. “In de 22 jaar die we bestaan is onze collectie uitgegroeid tot een veelzijdig assortiment artikelen voor zowel indoor als outdoor”, vertelt Kim de Jong. “Dit varieert van lampen en vloerkleden tot bijzettafels, hangmatten, air loungers en een compleet aanbod van buitenmeubelen.”
Als demand & supply planner is De Jong werkzaam binnen een klein team dat verantwoordelijk is voor forecasting, inkoop en voorraadbeheer van in totaal 1.600 artikelen en halffabricaten. Ter ondersteuning daarvan gebruikten ze lange tijd alleen Excel, maar dat werd naarmate de afzet en het assortiment groeiden steeds problematischer, vertelt ze. “Met Excel konden we moeilijk trends signaleren omdat we slechts 12 maanden terug konden kijken. We hadden ook weinig grip op seizoenspatronen en uitschieters in de vraag. De forecast was niet aanpasbaar, dus eenmalige pieken kon je niet uitsluiten. Hierdoor kostte het me iedere week zeeën van tijd om de juiste bestellingen klaar te zetten. Je kunt met Excel ook niet differentiëren in servicegraad zodat je van het ene product teveel buffervoorraad neerlegt en van het andere juist te weinig.”
De Jong en haar collega’s vonden het dus hoog tijd om een geavanceerde tool voor voorraadbeheer aan te schaffen, en kozen daarbij voor Slimstock. “Ik kende Slim4 al omdat ik hier bij m’n vorige werkgever ook mee heb gewerkt, maar we hebben ook serieus naar oplossingen van andere leveranciers gekeken. Uiteindelijk gaven de gebruiksvriendelijkheid van Slim4 en de mensen binnen de Slimstock-organisatie de doorslag.”
De keuze voor Slim4 werd gemaakt, de software werd geleidelijk aan in gebruik genomen en begin maart was Fatboy volledig operationeel. “En toen brak de coronacrisis uit”, zegt De Jong met een indringende blik in haar ogen. Het luidde het begin in van een periode van grote onzekerheid, zowel aan de aanbodkant als in de vraag. “We dachten eerst nog dat de omzet zou gaan inzakken, maar dat bleek na een aantal weken totaal niet het geval. Integendeel, van een heleboel producten schoot de vraag juist omhoog.”
Waar ze eerst nog inkooporders wilde annuleren, moest ze nu alle zeilen bijzetten om richting leveranciers, voornamelijk uit China, extra bestellingen te plaatsen en bestaande orders proberen te versnellen. Maar die leveranciers hadden ook het nodige aan hun hoofd, die hadden net het Chinese nieuwjaar achter de rug en zaten zelf ook midden in de coronamalaise. Reeds geplaatste orders liepen hierdoor nog meer vertraging op en levertijden werd steeds moeilijker voorspelbaar.
“Het was superhectisch allemaal maar wat een zegen dat we net daarvoor de nieuwe supply chain software in gebruik hadden genomen”, constateert De Jong. “Want hierdoor hielden we, ondanks alle problemen, toch telkens stevig de regie in handen. Alles is visueel in Slim4 dus je ziet precies welke artikelen op een bepaald moment de hoogste prioriteit moeten krijgen. Als je onder tijdsdruk staat, is focus het allerbelangrijkste; focus op je belangrijkste artikelen en focus op de acties die je als eerste moet ondernemen. Hierdoor konden we telkens de best mogelijke maatregelen nemen om binnen de gegeven situatie toch maximale omzet en winstmarge te pakken.”
Een functie in de software die tijdens de crisis van grote waarde bleek, was het doorrekenen van scenario’s. “Je weet niet hoe de vraag zich verder gaat ontwikkelen, maar je wilt wel gevoel krijgen bij de beslissingen die je neemt. Wat is de impact? Stel dat de vraag naar een bepaald product opeens weer inzakt, voor hoeveel maanden voorraad zit er dan in de pijplijn? En wil je dat risico nemen? Ook zie je wanneer je uit voorraad gaat en hoe lang dit waarschijnlijk gaat duren. Door dit soort analyses te maken konden we ondanks alle onzekerheid toch weloverwogen beslissingen nemen. Ook konden we onze collega’s van sales en de directie beter over de stand van zaken informeren. ”
Inmiddels is de rust bij Fatboy weer enigszins teruggekeerd en kan Kim de Jong zich weer op haar reguliere taken gaan concentreren. “Dat Slim4 van onnoemelijke waarde is in situaties waarin de vraag opeens verandert, is nu wel duidelijk, maar de komende tijd gaan we ook de andere voordelen van de door Slimstock geboden oplossingen benutten. We staan aan het begin van het nieuwe seizoen waarin we weer een hele reeks mooie, nieuwe artikelen gaan introduceren. Slim4 gaat ons helpen bij het bepalen van de initiële forecast en het anticiperen op de vraag naar deze nieuwe producten. Een ander doel is ook om onze totale voorraad te gaan verlagen. De meeste bedrijven die Slim4 aanschaffen beginnen hiermee, maar je kunt je voorstellen dat dat bij ons de afgelopen maanden even geen prioriteit heeft gehad.”
Kies je locatie om content te zien uit jouw land?
