Voorraadrotatie: wat is het, een beginnershandleiding

Jouw voorraad kan een onaangeboorde goudmijn zijn. Indien je jouw voorraad goed beheert zal de financiële winst groot zijn. Maar beheer je jouw voorraad op een slechte manier, dan is jouw voorraad niet meer dan een groot gat waar geld in wordt gegooid zonder er resultaat van terug te zien. Een inefficiënte supply chain is funest voor de resultaten voor jouw banksaldo. Dus, hoe kun je jouw voorraad zo hard mogelijk voor jou laten werken? En hoe kun je de vruchten plukken van jouw investeringen zonder dat het jou geld kost?

Maximaliseer winst en minimaliseer voorraad: Less is more!

Je wilt natuurlijk de maximale waarde die je kunt bereiken. En uiteraard ook de hoogste winst die je kunt maken met de kleinste hoeveelheid voorraad. Als het op voorraadniveaus aankomt, is minder dus meer. Dat is geen gemakkelijke zoektocht. Om ervoor te zorgen dat het ook maar enigszins haalbaar is, moet je elke euro die je uitgeeft laten tellen. En daarom hebben we dit artikel geschreven.

In deze blog vertellen we je alles wat je moet weten over voorraadrotatie. We bespreken hoe jij je voorraadrotatie kunt gebruiken om de efficiëntie te beoordelen. We gaan er dieper op in op hoe een ‘goede’ omloopsnelheid eruit ziet. En we onderzoeken zelfs enkele praktische strategieën om de omloopsnelheid van jouw voorraad te verhogen. 

Wat is voorraadrotatie? 

Voorraadrotatie, of ook wel de omloopsnelheid van de voorraad,  is een eenvoudige ratio. Deze krachtige formule kan echter belangrijke informatie onthullen over de gezondheid van jouw supply chain-processen. Namelijk: 

Hoe vaak heb jij jouw voorraad in een bepaalde periode verkocht en vervangen? 

Je kunt jouw omloopsnelheid berekenen door de kosten van verkochte goederen te delen door de gemiddelde voorraadwaarde. Laten we het makkelijk en logisch houden en zeggen dat het over een periode van 12 maanden gaat. Een hogere omloopsnelheid van de voorraad wijst op een betere verkoopstrategie en een efficiëntere aanpak van het voorraadbeheer. Aan de andere kant zou een lagere omloopsnelheid van de voorraad, of ratio, het tegenovergestelde laten zien. Of je moet het verkoopteam een hart onder de riem steken, of je hebt overtollige voorraad die je niet kunt verplaatsen. 

Dit is natuurlijk niet altijd het geval (en daarover later meer), maar in wezen is voorraadrotatie een heel handige ratio. Nu kunnen we de omloopsnelheid van de voorraad toepassen op jouw gehele assortiment, op afzonderlijke productcategorieën of zelfs op een specifieke SKU. Het is echter belangrijk op te merken dat de voorraadrotatie gebaseerd is op een gemiddelde.

Waarom is voorraadrotatie belangrijk? 

Een momentopname van de efficiëntie van jouw bedrijf is altijd welkom. Zelfs als het antwoord je niet bevalt. Jouw omloopsnelheid geeft jou dit beeld. Jouw voorraadrotatie kan veel veelzeggende dingen over jouw bedrijf onthullen. Hier zijn echter 3 van de belangrijkste redenen waarom jij de formule voor voorraadrotatie zou moeten gebruiken.

Reden nummer 1: Kasstroom 

Je denkt misschien dat het een voordeel voor het bedrijfsleven is om voorraden ter plaatse te hebben, klaar om verkocht te worden. En in sommige gevallen kan dat zo zijn. Maar als je meer voorraad aanhoudt dan je werkelijk nodig hebt, kan het tegenovergestelde het geval zijn. Immers, hoe langer die voorraad in jouw magazijn ligt, hoe langer je moet wachten tot je jouw oorspronkelijke investering terugziet. Een hogere omloopsnelheid van de voorraad wijst erop dat jouw voorraadbeheer effectiever is in het omzetten van voorraad in geld. En natuurlijk betekent een snellere verkoop dat je het geld van die verkoop ook sneller ontvangt. Dit zal op zijn beurt jouw cashflow verbeteren, jouw cash-to-cash cyclus versnellen en jouw winst- en verliesrekening prettiger laten lezen. Je zult meer geld op de bank hebben, meer groeikansen kunnen signaleren en benutten en ook schulden sneller kunnen aflossen, waardoor de rente daalt en de zaken er rooskleuriger uitzien.

Reden nummer 2: Kostenbeheersing 

Als de omloopsnelheid van jouw voorraad laag is, houd je misschien te veel voorraad aan. En dat kan valkuilen te over hebben. Ten eerste legt het beslag op jouw werkkapitaal. Maar het verhoogt ook de opslag- en bewaarkosten. En als je meer magazijnruimte nodig hebt, zal dat niet goedkoop zijn.  

En dan hebben we het verhoogde risico van voorraadverlies door veroudering nog niet meegerekend. Omzet verliezen omdat je de helft van je voorraad in een verbrandingsoven hebt gegooid, ziet er echt niet goed uit. Eenvoudig gezegd kan de formule van de voorraadrotatie ratio een handig hulpmiddel zijn om na te gaan of de kosten van jouw supply chain weglopen.

Reden nummer 3: Risicobeheer 

Door jouw voorraadverloop nauwlettend in de gaten te houden, kun je ook het risico beperken waaraan je jezelf blootstelt. Het vergroot jouw kennis en laat daardoor minder zaken aan het toeval over. Bij voorraadbeheer is dat positief. Zoals ze zeggen, kennis is macht. Alles waar jij een weloverwogen beslissing kunt nemen in plaats van een wilde gok, zal jouw bedrijf helpen en moet prioriteit krijgen. Zorgvuldig toezicht zal jouw bedrijfsvoering en financiële strategie ten goede komen. Het zal duidelijk maken waar verbeteringen mogelijk zijn en hints geven over waar te optimaliseren. En bovendien, door stappen te ondernemen om jouw voorraadrotatie voortdurend te verbeteren, zal er meer geld rondvliegen om zo nodig te reageren op onverwachte verstoringen.

Hoe kun jij je voorraadrotatie berekenen?

Voorraadrotatie is een goede manier om de efficiëntie te volgen. De formules om de efficiëntie van jouw voorraadbeheer te meten, zijn er echter in overvloed. Er zijn verschillende manieren om het te meten. We sommen er een paar op.

Omloopsnelheid van de voorraad

Dit is degene waar we het in dit artikel voornamelijk over hebben en is een enorm populaire manier om het succes van jouw voorraadoptimalisatie doelstellingen te analyseren. Deze ratio is, zoals we hierboven al schreven, een eenvoudige meting: Hoe vaak heb jij in een bepaalde periode jouw voorraad verkocht en vervangen? Het is meestal een jaar, maar dit kan per bedrijf verschillen.

Hoe bereken je de omloopsnelheid?

Omloopsnelheid = COGS (kosten van verkochte goederen) / Gemiddelde voorraadwaarde 

Als je een omloopsnelheid van 6 zou hebben, heb jij in die periode jouw voorraad 6 keer verkocht en vervangen. Dat zijn prettige dagen.

Voorraad in dagen

Voorraaddagen, dagen voorraadrotatie of voorraad in dagen. Deze termen zeggen allemaal hetzelfde bij de volgende berekening. We korten dit af als VID.
Dagen uitstaande voorraad is een andere eenvoudige formule die het gemiddelde aantal dagen van jouw voorraad meet. Natuurlijk betekent een lagere VID dat jij sneller producten de deur uit doet en minder dagen last hebt van die producten. Dat betekent dus dat je productiever en efficiënter bent. 

Een hogere omloopsnelheid van de voorraad wijst op het tegenovergestelde. De formule voor het berekenen van jouw voorraad in dagen (of VID) is:
Gemiddelde voorraad / kosten van verkochte goederen X 365 (voor het jaargemiddelde)

Bruto Marge Return on Investment (GMROI): Er is een verschil in waarde tussen wat je voor je voorraad betaald hebt, en waar je klant het voor zal kopen. Tenminste, hopelijk wel in jouw voordeel. Zo niet, dan kan jouw bedrijf in grote problemen komen. Dit verschil kan worden berekend aan de hand van de GMROI-verhouding (Gross Margin Return on Investment).

Hoe bereken je de Bruto Marge Return on Investment?

GMROI = Brutowinst / Gemiddelde voorraadkosten 

Een lager getal hier suggereert dat je te veel voorraad hebt of dat je niet verkoopt met een hoge marge. Een hogere ratio of getal is een goed teken en betekent dat je veel waar voor je geld krijgt

Verhouding voorraadkosten

Als je alle kosten van jouw voorraad bij elkaar optelt, hoeveel zou dat dan in totaal zijn? We hebben het over de prijs voor aankoop, opslag, verzending, verzekering en alle magazijnbeheerders, overheadkosten. Oftewel, het totaal.

Hoe bereken je de voorraadkostenratio?

Voorraadkostenratio (%) = Totale Voorraadkosten / Totale Voorraadwaarde X 100 

Als je op een lage ratio uitkomt, geeft dat aan dat je een efficiënt voorraadbeheer heeft. Omgekeerd wijst een hogere ratio erop dat je te veel voorraad aanhoudt en dat dit jouw marges opeet… 

Verouderde voorraadratio

Veel van de bovenstaande formules kunnen duidelijk maken dat je mogelijk een probleem hebt met overtollige voorraad. En er zijn veel redenen waarom overtollige voorraad een probleem is. Maar hoe bereken je welk percentage van jouw voorraad je niet meer kunt verkopen? Hiervoor kun je de verouderde voorraadratio formule gebruiken.

Hoe bereken je de verouderde voorraadratio?

Verouderde Voorraadratio = Waarde van voorraad zonder recent gebruik / Totale boekwaarde van de voorraad

Of je “geen recent gebruik” definieert als geen verkoop in de laatste 6 maanden of het afgelopen jaar, is aan jezelf. Een lagere ratio wijst er echter op dat je jouw voorraad goed beheert en verspilling tegengaat. Een hogere ratio geeft het tegenovergestelde aan en wijst op een potentieel probleem dat moet worden opgelost.

Hoe ziet een goede omloopsnelheid eruit?

Alle bovenstaande formules zijn op hun eigen manier nuttig. Maar voor dit volgende deel concentreren we ons op de voorraadrotatie. De definitie van ‘goed’, hangt af van wat je verkoopt en in welke bedrijfstak je actief bent. De algemene consensus is dat ‘goed’ tussen 4 en 6 ligt.

Volgens de theorie betekent een hoge omloopsnelheid van de voorraad dat je jouw voorraad efficiënt beheert. Maar het kan ook betekenen dat je niet genoeg bewaart om aan de vraag te voldoen.

Als je denkt aan FMCG of levensmiddelenbedrijven, zal de voorraadrotatie zeer hoog zijn. Sommige voedingsproducten kun je onmogelijk lang op je schap houden en daarom moet een voorraad om de paar dagen rouleren om de producten vers te houden. Dit zal de voorraadrotatiecijfers doen stijgen tot ver in de dubbele cijfers. Maar laten we niet vergeten, er is altijd een groot risico van veroudering. 

Vergelijk dat met andere bedrijven, zoals een bedrijf dat auto-onderdelen voor oldtimers distribueert en het verschil is enorm. Hier kan het resultaat van de formule een 1 of 2 zijn. Het relevante punt is dat “goed” er voor iedereen anders uitziet. Jouw bedrijf zal een ander idee van “goed” hebben dan het bedrijf van de buren. 

Wat zou de koers van jouw bedrijf kunnen beïnvloeden?

Het snelle antwoord hierop is dat het verschillende dingen betreft. Maar laten we ze allemaal even in detail bekijken.

1. Verkoopvolume

Hoe meer je verkoopt, hoe hoger jouw omloopsnelheid zal zijn. In de veronderstelling natuurlijk dat jouw voorraadniveaus stabiel blijven. Meer vraag betekent natuurlijk dat jouw producten sneller worden verkocht en dus een hogere omloopsnelheid hebben dan producten met een tragere verkoop die langer in jouw magazijn blijven. 

2. Voorraadniveaus

Het vasthouden van overtollige voorraad kan jouw voorraadrotatie verlagen. Als je het niet verkoopt en het blijft op de planken van jouw magazijn liggen, zal dat de zaken beïnvloeden. Maar nogmaals, dit is een evenwichtsoefening. Als je te snel jouw voorraden vermindert, ben je misschien niet voorbereid als de vraag weer aantrekt. En dat zal op zijn beurt jouw ratio beïnvloeden omdat je moeite hebt om aan de vraag van klanten te voldoen.