El mayorista de productos veterinarios, ReboPharm, ha tomado la decisión estratégica de conectar un software de pedidos dinámico al sistema ERP Microtech Büro+ existente. Con el objetivo de reducir el inventario, aumentar el nivel de servicio y mejorar la eficiencia operativa, el especialista veterinario implementó Slim4 para optimizar todo su enfoque de la gestión de inventario.
“Nuestros principales objetivos eran conseguir una reducción del 25% del inventario y aumentar considerablemente el nivel de servicio. Además, queríamos ahorrar tiempo y reducir la carga de trabajo del equipo de planificación”, afirma Sabrina Hessing-Jansen, directora general de ReboPharm.
Con más de 40 años de experiencia en el mercado, ReboPharm GmbH & Co. KG es uno de los mas grandes mayoristas veterinarios de Alemania. Con una oferta de más de 30.000 artículos, la empresa suministra todo lo que los veterinarios necesitan para llevar a cabo una práctica exitosa.
Las propuestas de pedido generadas dinámicamente sustituyen al proceso manual
Para garantizar ambas cosas, ReboPharm empezó a buscar una herramienta de gestión de inventarios que pudiera ayudar a optimizar los procesos de su cadena de suministro.
La empresa necesitaba una solución que pudiera utilizar los datos históricos del ERP para generar dinámicamente propuestas de pedido optimizadas. Además, la herramienta debía tener la capacidad de asegurar la disponibilidad y ayudar al equipo a simplificar el proceso de pedido.
En el pasado, el equipo de planificación extraía los datos directamente del sistema ERP de Microtech Büro+ para apoyar el proceso de compra. Los niveles de reordenación se calculaban para cada persona basándose en las cifras de ventas y en los conocimientos de cada planificador. Sólo entonces se introducía manualmente el nivel de pedido en el sistema.
Una vez alcanzado el nivel de pedido, el sistema ERP sugería un pedido. A continuación, el equipo de planificación volvía a comprobarlo manualmente antes de realizar el pedido. Sin embargo, a medida que aumentaba el número de productos, este complejo proceso provocaba un número creciente de errores. Además, el éxito estaba limitado por la experiencia y los conocimientos de los planificadores.
Slim4 garantiza una alta disponibilidad
Para crear un proceso de pedidos más fiable y basado en datos, ReboPharm decidió invertir en una solución de software avanzada que garantizara una gestión óptima del inventario.
Para garantizar una selección sin problemas y el posterior proceso de implementación, el mayorista veterinario reunió un equipo de proyecto especial que definió los requisitos y gestionó el proceso de licitación.
Sabrina Hessing-Jansen, centrada en las compras, el aprovisionamiento, la informática y las finanzas, dirige ReboPharm en colaboración con Inga Koenen desde enero de 2021. Al explicar los requisitos del negocio, la directora añade: “Era importante para nosotros que el futuro sistema pudiera soportar nuestra compleja operación, además de ayudarnos con el trabajo pesado. Slimstock nos convenció de que Slim4 era la mejor herramienta para apoyar nuestras necesidades.”
“Los requisitos que pusimos al software fueron exigentes ya que nuestro negocio es completamente único. Como mayorista especializado en veterinarios, tenemos más de 30.000 artículos, entre los que se incluyen medicamentos humanos y veterinarios, suministros para la consulta, artículos desechables, suministros para el laboratorio y el quirófano, tecnología médica, productos para el cuidado y suplementos alimenticios. Cada grupo de productos tiene características diferentes que hay que tener en cuenta”, afirma Sabrina Hessing-Jansen.
La directora continúa: “Esto va desde la gestión de artículos con fechas de caducidad muy cortas hasta la gestión de artículos que sólo se piden a petición especial del cliente. Además, algunos de nuestros artículos están sujetos a fluctuaciones estacionales y a la demanda promocional. En este sentido, también necesitábamos enriquecer nuestros datos maestros con nuevos campos para poder gestionar estos requisitos en Slim4.”
Un fantástico apoyo antes, durante y después
Debido a los requisitos específicos de cada grupo de productos, Slimstock ha adaptado y ajustado el software para dar soporte a las necesidades de ReboPharm.
Sabrina Hessing-Jansen destaca la colaboración entre ambas empresas: “Slimstock estuvo siempre a mano durante la fase de implementación para ayudarnos con nuestros problemas. Sus expertos consultores se esforzaron por encontrar soluciones o caminos alternativos para ayudarnos a alcanzar nuestro objetivo. E incluso ahora, una vez finalizado el proyecto, Slimstock sigue ofreciendo un gran apoyo”.
Como responsable de la cadena de suministro, Sabrina Hessing-Jansen participó en todo el proyecto. Ahora utiliza Slim4 para controlar los indicadores clave de rendimiento. Como resultado, ella tiene una visión completa del rendimiento del inventario; un requisito previo para la toma de decisiones operativas y estratégicas.
Los nuevos empleados pueden planificar “correctamente” desde el principio
Slim4 lleva ya más de dos años en funcionamiento. Entre otras cosas, el software ha proporcionado el ahorro de tiempo que la empresa esperaba conseguir. El equipo de planificación ya no tiene que calcular los niveles de pedido y revisar cada artículo manualmente.
Cada día, Slim4 calcula dinámicamente los niveles de reordenación a nivel de artículo o grupo de productos utilizando una amplia variedad de algoritmos.
A partir de estos cálculos dinámicos, Slim4 crea automáticamente propuestas de cantidades de pedidos teniendo en cuenta la demanda prevista y las necesidades de stock de seguridad. Con la función de lista de tareas dentro de Slim4, estas propuestas aparecen en el panel de control de cada planificador para procesarlas tan pronto como abran Slim4.
Además de ahorrar tiempo y simplificar las decisiones de pedido, esto tiene otra ventaja: “Gracias a los consejos de pedido generados automáticamente, incluso los empleados sin experiencia pueden planificar “correctamente”. Se ha captado la experiencia y los conocimientos que los empleados sólo tenían en la cabeza. Con la ayuda de Slim4, podemos asegurarnos de que todos pidan la cantidad correcta en el momento adecuado”.
Slim4 mitiga los riesgos de aprovisionamiento durante la pandemia de Covid
El tiempo que el equipo de planificación ha ahorrado se está empleando ahora en buscar nuevos proveedores que puedan garantizar el suministro en medio de la interrupción por pandemia covid.
Sin embargo, la pandemia de cólera también ha repercutido en los demás objetivos que ReboPharm quería alcanzar con Slim4. Sabrina Hessing-Jansen resume los últimos meses: “A finales de 2019, pudimos comprobar que estábamos en camino de alcanzar nuestros objetivos principales. Sin embargo, debido a Covid-19, todo dio un vuelco. Tenemos muchas más existencias de las que tendríamos en caso contrario. Las mejoras en el nivel de servicio también se están resintiendo, ya que los efectos globales de la pandemia provocaron cuellos de botella en la cadena de suministro. Esto sigue repercutiendo hoy en día y probablemente continuará hasta 2022. Sin embargo, podemos decir que sin la introducción de Slim4, la situación actual de las adquisiciones habría sido mucho más difícil de sortear”.
Hasta que se calmen los efectos del coronavirus, el mayorista veterinario renuncia por completo a los nuevos objetivos de inventario. En su lugar, ReboPharm se centra en garantizar un suministro fiable a sus clientes.
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