Dynamisch generierte Bestellvorschläge sorgen für hohe Verfügbarkeit und Arbeitserleichterung auf operativer Ebene

Der Veterinär-Fachgroßhändler ReboPharm hat sich dazu entschieden, mit Slim4 eine dynamische Bestellsoftware an das vorhandene ERP-System Microtech Büro+ anzubinden, um den Lagerbestand optimal zu managen. Dabei standen eine Bestandsreduzierung, die Erhöhung des Servicelevels sowie eine Arbeitserleichterung auf operativer Ebene im Vordergrund.

„Unsere Hauptziele waren eine Bestandsreduzierung von 25%, eine deutliche Erhöhung des Servicelevels sowie eine Arbeitserleichterung und somit Zeitersparnis für unsere Disponenten.“ – Sabrina Hessing-Jansen, Geschäftsführerin ReboPharm

Die ReboPharm GmbH & Co. KG zählt zu einem der drei großen Veterinär-Fachgroßhändler in Deutschland. Das Unternehmen ist seit über 40 Jahren im Veterinärmarkt aktiv und bietet Tierärztinnen und Tierärzten ein vollsortiertes Sortiment bestehend aus über 30.000 Artikeln, die für den Praxisalltag notwendig sind.

Dynamisch generierte Bestellvorschläge statt manueller Meldebestände

Für den Bocholter Fachgroßhändler hat eine hohe Zuverlässigkeit und eine schnelle Verfügbarkeit der Produkte oberste Priorität. Um beides zu gewährleisten, entschied sich ReboPharm, die eigenen Supply Chain Prozesse zu optimieren und sich nach einem Bestandsmanagement-Tool umzusehen, das dynamisch generierte Bestellvorschläge auf Basis historischer ERP-Daten liefert. Zudem sollte nicht nur die Verfügbarkeit gesichert und der Lagerbestand abgebaut werden, sondern auch das Team sollte durch vereinfachte und unterstützende Bestellentscheidungen entlastet werden. Denn bis dato griffen die Disponenten für den Beschaffungsprozess direkt auf vorhandene Daten aus dem ERP-System Microtech Büro+ zurück. Dabei hinterlegten Sie manuelle Meldebestände in dem Warenwirtschaftssystem. Diese wurden anhand von Absatzzahlen und persönlicher Erfahrung des einzelnen Disponenten für jeden einzelnen Artikel kalkuliert. Bei Erreichen des Meldebestandes gab es einen Bestellvorschlag durch das Warenwirtschaftssystem. Dieser wurde dann noch einmal manuell von dem Disponenten geprüft, bevor die Bestellung ausgelöst wurde. Ein aufwendiger Prozess, der mit steigender Anzahl an Produkten immer fehleranfälliger wurde und dessen Erfolg abhängig war von der persönlichen Erfahrung der Disponenten.

Slim4 sorgt für hohe Verfügbarkeit

Um einen zuverlässigen und datenbasierten Bestellprozess zu installieren, entschied sich ReboPharm für die Anschaffung einer Software, die das Bestandsmanagement optimal steuert.

Für die Auswahl und den folgenden Implementierungsprozess der Software hat der Veterinär-Fachgroßhändler explizit ein Projektteam zusammengestellt, das die Anforderungen an das System vor der Ausschreibung definierte. „Uns war es wichtig, dass das zukünftige System unsere komplexen Anforderungen umsetzen kann und uns Arbeit abnimmt. Slimstock hat uns überzeugt, dass diese Anforderungen mit Slim4 umzusetzen sind“, erzählt Sabrina Hessing-Jansen, die sich seit Januar 2021 die Geschäftsführung von ReboPharm mit der geschäftsführenden Gesellschafterin Inga Koenen teilt und für die Bereiche Einkauf, Beschaffung, IT und Finanzen verantwortlich ist.

„Die Anforderungen, die wir an die Software gestellt haben, waren komplex, da auch unser Geschäft komplex und nicht Null-Acht-Fünfzig ist. Als Fachgroßhändler für Tierärztinnen und Tierärzte führen wir über 30.000 Artikel – darunter sämtliche Arzneimittel der Human- und Veterinärmedizin, Praxisbedarf, Einmalartikel, Labor-und OP-Bedarf, Medizintechnik, Pflegepräparate und Ergänzungsfuttermittel. Jede Warengruppe weist dabei andere Besonderheiten auf, die zu beachten gilt“, erzählt Sabrina Hessing-Jansen. „Das geht von Artikeln mit sehr kurzen Verfallsdaten bis hin zu Artikeln, die nur auf besonderen Kundenwunsch bestellt werden. Zudem unterliegen einige unserer Artikel saisonalen Schwankungen oder werden in Aktionen angeboten. Insofern mussten wir auch unsere Stammdaten immer wieder mit neuen Feldern anreichern, um diese Anforderungen entsprechend in Slim4 umsetzen zu können“, so Hessing-Jansen weiter.

Sehr guter Slim4-Support auch nach Projektende

Aufgrund des hohen Individualisierungsgrades der einzelnen Warengruppen hat Slimstock für ReboPharm einzelne Software-Module angepasst oder gänzlich neu programmiert. „Slimstock hat uns in der Implementierungsphase bei unseren Problemen immer unterstützt, immer versucht, Lösungen zu finden und nie aufgegeben auch andere Wege zu beschreiten, um ans Ziel zu gelangen. Und auch jetzt nach Projektabschluss macht der Slimstock-Support einen sehr guten Job, sodass uns immer schnell geholfen wird“, berichtet Sabrina Hessing-Jansen weiter über die Zusammenarbeit mit Slimstock. Als Leiterin des SCMs war Frau Hessing-Jansen von Beginn an eng mit dem Projekt vertraut und hatte zu einem späteren Zeitpunkt auch die Projektleitung inne. Sie selber arbeitet aktuell mit Slim4 nur in der Form, dass sie bestimmte Kennzahlen aus dem Programm zieht, die ihr einen Überblick über das Bestandsmanagement geben und zur operativen oder strategischen Entscheidungsfindung beitragen.

Neue Mitarbeiter können direkt „richtig“ disponieren

Mittlerweile ist Slim4 rund zwei Jahre bei ReboPharm im Einsatz und sorgt unter anderem für die erhoffte Zeitersparnis auf Seiten der Disponenten. Diese müssen nun nicht mehr manuell Meldebestände kalkulieren und sich jeden Artikel anschauen. Denn die einzelnen Meldebestände werden dynamisch, täglich über verschiedenste Algorithmen in Slim4 auf Artikelebene oder für einzelne Warengruppen kalkuliert. Basierend auf diesen dynamischen Berechnungen von Melde- und Sicherheitsbeständen, erstellt Slim4 Bestellmengenvorschläge, die über die ToDo-Funktionen auf dem Dashboard der zuständigen Disponenten erscheinen, sobald Slim4 geöffnet wird. Dies spart Zeit, erleichtert Bestellentscheidungen und hat einen weiteren Vorteil: „Durch die automatisch generierten Bestell- und Meldebestände können auch unerfahrene Mitarbeiter direkt „richtig“ disponieren. Die Erfahrungen und Erkenntnisse, die die Mitarbeiter früher nur im Kopf hatten, sind nun in Slim4 gebündelt, sodass jeder mit Hilfe von Slim4 die richtige Menge, zum richtigen Zeitpunkt bestellen kann“, beschreibt Hessing-Jansen die Situation.

Slim4 mindert Beschaffungsschwierigkeiten in Corona-Zeiten

Die Zeit, die die Disponenten beim Bestellprozess einsparen, verwenden Sie nun coronabedingt damit, neue Lieferanten zu finden, die lieferfähig sind. Auch auf die weiteren Ziele, die ReboPharm mit Slim4 schnell umsetzen wollte, hat die Corona-Pandemie ihre Auswirkungen: „Ende 2019 konnten wir zwar einen Trend in der Erreichung unserer Hauptziele sehen, dann wurde jedoch bedingt durch die Corona-Krise alles auf den Kopf gestellt. Wir haben deutlich mehr bevorratet, als wir es sonst tun würden. Auch die Lieferserviceverbesserung leidet natürlich unter den Lieferengpässen aufgrund der globalen Auswirkungen der Pandemie. Dies wirkt sich auch bis heute aus und wird es vermutlich noch bis ins Jahr 2022. Wir können aber sagen, dass ohne die Einführung von Slim4, die aktuelle Beschaffungssituation noch mehr von uns abverlangt hätte“, resümiert Sabrina Hessing-Jansen die vergangenen Monate.

Im Moment verzichtet der Veterinär-Fachgroßhändler wegen der Lieferschwierigkeiten vieler seiner Lieferanten auf gänzlich neue Bestandsziele. Erst einmal müssen sich die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den internationalen Beschaffungsmärkten beruhigen. Bis dato legt ReboPharm den Fokus auf eine hohe Lieferfähigkeit, um seine Kunden zu jederzeit mit der richtigen Ware beliefern zu können.