A Rebopharm garante alta disponibilidade e melhora a eficiência operacional com pedidos dinâmicos

O atacadista veterinário, ReboPharm, tomou a decisão estratégica de conectar um software de pedidos dinâmico ao sistema ERP Microtech Büro+ existente. Com foco na redução de estoque, aumento do nível de serviço e melhoria da eficiência operacional, o especialista veterinário implementou o Slim4 para otimizar toda a sua abordagem na gestão de estoque.

“Nossos principais objetivos eram atingir uma redução de 25% no estoque e aumentar significativamente o nível de serviço. Além disso, queríamos economizar tempo e reduzir a carga de trabalho da equipe de planejamento”, afirma Sabrina Hessing-Jansen, Diretora Administrativa da ReboPharm.

Com mais de 40 anos de experiência no mercado ReboPharm GmbH & Co. KG é um dos maiores atacadistas veterinários na Alemanha. Oferecendo mais de 30.000 itens, a empresa fornece tudo o que os veterinários precisam para administrar uma clínica de sucesso. .

O desafio de ter uma solução para automatizar as orderns de compra e que auxiliasse a manter o melhor nível de estoque para o melhor nível de atendimento. Para garantir esses requisitos, a ReboPharm começou a procurar uma ferramenta de gestão de estoque que pudesse ajudar a otimizar seus processos em supply chain.

As empresas precisavam de uma solução que pudesse usar dados históricos no ERP para gerar pedidos de compra otimizados de maneira dinâmica. Além disso, a ferramenta precisava ter a capacidade de garantir a disponibilidade e, ao mesmo tempo, ajudar a equipe a simplificar o processo de pedido.

No passado, a equipe de planejamento extraía dados diretamente do sistema ERP para apoiar o processo de compra. Os níveis de reabastecimento foram calculados para cada indivíduo com base nos números de vendas e no conhecimento do planejador individual. Só então o nível de novo pedido seria colocado manualmente no sistema.

Assim que o nível de novo pedido foi alcançado, o sistema ERP sugeriu um pedido. Em seguida, eles foram verificados manualmente novamente pela equipe de planejamento antes que o pedido fosse feito. No entanto, à medida que o número de produtos crescia, esse processo complexo levava a um número crescente de erros. Além disso, o sucesso foi limitado pela experiência e conhecimento dos planejadores.

Para construir um processo de pedido mais confiável e baseado em dados, a ReboPharm decidiu investir em uma solução de software avançada que garantiria o gerenciamento de estoque ideal.

Para garantir uma seleção tranquila e o subsequente processo de implementação, o atacadista veterinário montou uma equipe especial de projeto que definiu os requisitos e gerenciou o processo de licitação.

Com foco em compras, TI e finanças, Sabrina Hessing-Jansen administra ReboPharm em parceria com Inga Koenen desde janeiro de 2021. Explicando os requisitos do negócio, o diretor acrescenta: “Era importante para nós que o futuro sistema pudesse suportar nossa complexidade de operação, bem como nos suportar para o crescimento. Foi então que a Slimstock nos convenceu de que Slim4 era a melhor ferramenta para atender às nossas necessidades ”.

“Os requisitos que colocamos no software eram exigentes, pois nosso negócio é completamente único. Como atacadista especializado para veterinários, transportamos mais de 30.000 itens – incluindo medicamentos humanos e veterinários, suprimentos médicos, itens descartáveis, suprimentos para laboratórios e salas de cirurgia, tecnologia médica, produtos para cuidados e suplementos alimentares. Cada grupo de produtos possui características diferentes que devem ser levadas em consideração ”, afirma Sabrina Hessing-Jansen.

A diretora continua: “Isso abrange desde o gerenciamento de itens com prazos de validade muito curtos até o gerenciamento de itens que são pedidos apenas mediante solicitação especial do cliente. Além disso, alguns de nossos itens estão sujeitos a flutuações sazonais e demanda promocional. Nesse sentido, também precisamos enriquecer nossos dados mestre com novos campos para podermos gerenciar esses requisitos no Slim4. ”

Devido aos requisitos específicos de cada grupo de produtos, a Slimstock adaptou e ajustou o software para suportar as necessidades da ReboPharm.

Sabrina Hessing-Jansen destaca a colaboração entre as duas empresas: “A Slimstock esteve sempre disponível durante a fase de implementação para ajudar nos nossos problemas. Seus consultores especializados trabalharam muito para encontrar soluções ou caminhos alternativos que nos ajudassem a atingir nosso objetivo. E mesmo agora, após a conclusão do projeto, Slimstock continua a oferecer ótimo suporte.

”Como Diretora de Supply Chain, Sabrina Hessing-Jansen esteve envolvida no projeto o tempo todo. Ela agora usa o Slim4 para monitorar os principais indicadores de desempenho. Como resultado, ela tem uma visão geral completa do desempenho do estoque; um pré-requisito para a tomada de decisões operacionais e estratégicas.

Slim4 já está no ar há mais de dois anos. Entre outras coisas, o software proporcionou a economia de tempo que a empresa esperava obter. A equipe de planejamento não precisa mais calcular os níveis de reabastecimento e revisar cada item manualmente.

Todos os dias, o Slim4 calcula dinamicamente os níveis de novo pedido no nível de um item ou grupo de produtos usando uma ampla variedade de algoritmos.

Com base nesses cálculos dinâmicos, o Slim4 cria automaticamente propostas de quantidade de pedido levando em consideração a demanda antecipada e os requisitos de estoque de segurança. Com a função de lista de tarefas pendentes no Slim4, essas propostas aparecem no painel de cada planejador para serem processadas assim que abrem o Slim4.

Além de economizar tempo e simplificar as decisões de pedidos, isso tem outra vantagem: “Graças ao aviso de pedido gerado automaticamente, até mesmo funcionários inexperientes podem planejar corretamente. A experiência e o conhecimento que os funcionários só tinham na cabeça foram capturados. Com a ajuda do Slim4, podemos garantir que todos pedem a quantidade certa na hora certa. ”

O tempo que a equipe de planejamento economizou agora está sendo usado para encontrar novos fornecedores que possam garantir o fornecimento em meio a uma interrupção durante a pandemia.

No entanto, a pandemia corona também teve um impacto sobre os outros objetivos que a ReboPharm queria atingir com o Slim4. Sabrina Hessing-Jansen resume os últimos meses: “No final de 2019, podíamos ver que estávamos no caminho certo para atingir nossos principais objetivos. No entanto, devido à pandemia, tudo virou de cabeça para baixo. Temos significativamente mais em estoque do que teríamos de outra forma. As melhorias no nível de serviço também estão sofrendo, pois os efeitos globais da pandemia causaram gargalos na cadeia de suprimentos. Isso continua a ter um impacto hoje e provavelmente continuará até 2022. No entanto, podemos dizer que sem a introdução do Slim4, a situação atual de compras teria sido muito mais difícil de navegar. ”

Até que os efeitos do coronavírus se acalmem, o atacadista veterinário estará renunciando totalmente às novas metas de estoque. Em vez disso, a ReboPharm está focada em garantir um fornecimento confiável para seus clientes.