Rebopharm

Veteriner toptancısı ReboPharm, dinamik bir sipariş yazılımını mevcut Microtech Büro+ ERP sistemine entegre etmek için stratejik bir karar aldı. Envanteri azaltmaya, servis seviyesini artırmaya ve operasyonel verimliliği iyileştirmeye odaklanan uzman toptancı, envanter yönetimi süreçlerini optimize etmek için artık Slim4’u kullanıyor.

“Başlıca hedeflerimiz envanterde %25 azalma sağlamak ve servis seviyesini önemli ölçüde artırmaktı. Ayrıca, zamandan tasarruf etmek ve planlama ekibinin iş yükünü de azaltmak istiyorduk.” diyor ReboPharm Tedarik Zinciri Direktörü Sabrina Hessing-Jansen.

Pazardaki 40 yılı aşkın tecrübesiyle ReboPharm GmbH & Co. KG, Almanya’daki en büyük veteriner toptancılarından biridir. 30.000’den fazla ürüne sahip işletme, veteriner hekimlerin ihtiyaç duydukları her şeyi onlara sağlamaktadır.

ReboPharm tedarik zinciri süreçlerini optimize etmeye yardımcı olabilecek bir envanter yönetimi yazılımı aramaya başladı.

Şirket, ERP’ deki geçmiş satış verilerini kullanarak optimal sipariş adetlerini dinamik olarak oluşturabileceği bir yazılıma ihtiyaç duyuyordu. Ayrıca bu yazılımın, ekibin sipariş verme sürecini kolaylaştırması ve ürün bulunurluğunu güvence altına alma yeteneğine de sahip olması isteniyordu.

Geçmişte planlama ekibi, satın alma sürecini desteklemek için verileri doğrudan Microtech Büro+ ERP sisteminden çekiyordu. Satış rakamlarına ve planlamacıların bilgisine dayalı olarak her bir ürün için yeniden sipariş seviyeleri hesaplanıyordu ve yeniden sipariş seviyesi sisteme manuel olarak giriliyordu.

Yeniden sipariş seviyesine ulaşıldığında, ERP sistemi bir sipariş öneriyordu. Bu değerler, sipariş verilmeden önce planlama ekibi tarafından manuel olarak tekrar kontrol ediliyordu. Ancak, ürün sayısı arttıkça bu karmaşık süreç, giderek daha çok hataya yol açıyordu. Dolayısıyla başarı, planlamacıların deneyim ve bilgisi ile sınırlıydı.

Daha güvenilir ve veriye dayalı bir sipariş süreci için ReboPharm, envanter yönetimini optimize edebileceği bir yazılım kullanmaya karar verdi.

Veteriner toptancısı, sorunsuz bir kurulum için gereksinimlerini tanımlayan ve ihale sürecini yöneten özel bir proje ekibi oluşturdu.

Satın alma, tedarik, IT ve finans konularına odaklanan Sabrina Hessing-Jansen, Ocak 2021’den itibaren ReboPharm’ı Inga Koenen ortaklığında yönetmeye başladı. Yönetici, işin gereksinimlerini açıklarken şunları ekliyor: “Geleceğin sistemleriyle, kompleks operasyonlarımızı destekleyebilmek bizim için oldukça önemliydi. Yaptığımız araştırmalar sonucunda, Slimstock’un talep planlama ve envanter optimizasyonu yazılımı Slim4’un bizim için en iyisi olduğuna karar verdik.”

“Uzman bir veteriner toptancısı olarak, veteriner ilaçları, uygulama malzemeleri, tek kullanımlık ürünler, laboratuvar ve ameliyathane malzemeleri, tıbbi teknoloji, bakım ürünleri ve yem takviyeleri dahil olmak üzere 30.000’den fazla ürün çeşidine sahibiz. Ancak, her ürün grubunun dikkate alınması gereken farklı özellikleri var.” diyor Sabrina Hessing-Jansen.
“Son kullanma tarihi çok kısa olan ürünleri yönetmekten, yalnızca özel müşteri talebi üzerine sipariş edilen ürünleri yönetmeye kadar çok çeşitli görevlerimiz var. Ayrıca bazı ürünlerimiz mevsimsel dalgalanmalar ve promosyon satışlarından etkilenmektedir. Bu açıdan Slim4’da bu gereksinimleri yönetebilmek için ana verilerimizi yeni alanlarla da zenginleştirmemiz gerekiyordu.”

Slimstock ekibi, Slim4’u her ürün grubunun özel gereksinimlerini göz önünde bulundurarak ReboPharm’ın ihtiyaçlarını destekleyecek şekilde uyarladı.

Sabrina Hessing-Jansen, şunları ekliyor: “Slimstock, uygulama aşamasında sorunlarımıza yardımcı olmak için her zaman yanımızdaydı. Uzman danışmanları, hedefimizi gerçekleştirmemize yardımcı olacak çözümler veya alternatif yollar bulmak için çok çalıştı. Ve proje tamamlandıktan sonra bile Slimstock büyük destek sunmaya devam ediyor.”

Tedarik Zinciri Direktörü Sabrina Hessing-Jansen projenin her aşamasını yakından takip etti. “Artık temel performans göstergelerini izlemek için Slim4’u kullanıyoruz. Slim4 sayesinde, envanter performansına ilişkin eksiksiz genel bir bakışa sahibiz. Artık operasyonel ve stratejik kararlarımızı kolaylıkla alabiliyoruz”.

Şirket iki yılı aşkın bir süredir Slim4’u kullanmakta. Yazılım, diğer hedeflerin yanı sıra, işletmenin elde etmeyi istediği zaman tasarrufunu da sağladı. Artık planlama ekibinin yeniden sipariş seviyelerini hesaplaması ve her ürünü manuel olarak gözden geçirmesi gerekmiyor.

Slim4, çeşitli algoritmalar kullanarak tekli ürün veya ürün grupları için yeniden sipariş seviyelerini dinamik olarak hesaplıyor.

Bu dinamik hesaplamalara göre Slim4, öngörülen talep ve emniyet stoğu gereksinimlerini dikkate alıp otomatik olarak sipariş teklifleri oluşturur. Slim4’daki Yapılacaklar ekranı sayesinde, bu teklifler her planlamacı tarafından kolaylıkla görebilmektedir.

Zaman tasarrufu ve sipariş kararlarını kolaylaştırmanın yanı sıra, Slim4’ un başka bir avantajı da “Otomatik olarak oluşturulan sipariş tavsiyeleri sayesinde, yeni çalışanlar bile kolaylıkla “doğru” planlama yapabiliyor. Slim4 sayesinde tüm çalışanlarımız kolaylıkla doğru zamanda ve doğru miktarda siparişler verebiliyor.”

Planlama ekibi, Slim4 sayesinde envanter yönetiminde tasarruf ettikleri zamanı, pandemi sürecinde sorun yaşadıkları ürünleri tedarik edebilecekleri yeni tedarikçiler bulmada kullanılıyor.
Ancak pandemi, ReboPharm’ın Slim4 ile ulaşmak istediği diğer hedefleri etkiledi. Sabrina Hessing-Jansen son birkaç ayı şöyle özetliyor: “2019’un sonunda ana hedeflerimiz doğrultusunda ilerliyorduk. Ancak Covid-19 nedeniyle her şey alt üst oldu. Stokta, normalde olması gerekenden daha fazla ürün var. Salgının küresel etkileri, tedarik zincirlerinde darboğazlara neden olduğu için servis seviyelerindeki iyileştirmeler de olumsuz etkilenmiş oldu. Bunun bugün de etkisi devam ediyor ve muhtemelen 2022’ye kadar da devam edecek. Ancak, bu süreçte Slim4’u kullanmasaydık envanterimizi yönetmede çok zorlanacağımızı net bir şekilde söyleyebiliriz.”