Slim4 permite tomar decisiones basadas en datos en KAISER + KRAFT

En enero de 2020, KAISER + KRAFT decidió implantar Slim4, un moderno software de optimización de inventarios. Sin embargo, poco después del inicio del proyecto, se inició un bloqueo a nivel nacional. En consecuencia, el líder del mercado de equipos de oficina colaboró estrechamente con el equipo de Slimstock para implantar Slim4 a distancia con gran éxito.

En tan sólo nueve meses, se alcanzaron los objetivos de la empresa: gestión eficiente del inventario en múltiples ubicaciones, reducción de los costes de compromiso de capital y aumento de la tasa de rotación.

Como parte de TAKKT AG, KAISER + KRAFT es el líder europeo del mercado de la venta por correspondencia B2B y del equipamiento de almacenes y oficinas. La cartera de productos incluye unos 115.000 artículos distribuidos a través de una red de seis almacenes en toda Europa. Cada año se añade una media de 10 a 20.000 artículos.

“Una de las deficiencias del antiguo software era que no podíamos acceder rápidamente a los datos que necesitábamos para tomar cualquier decisión de inventario basada en datos. El departamento de TI tenía que extraer todos los datos para elaborar informes especiales. En consecuencia, esto siempre provocaba retrasos de varios días y, en última instancia, tenía un gran impacto en la eficiencia de nuestro equipo”
Alexander Hezinger | Director de Logística del Grupo | KAISER + KRAFT

Para gestionar un número tan elevado de artículos, KAISER + KRAFT trabajó con un software de optimización de inventarios antes de implementar Slim4. A pesar del software existente, para Alexander Herzinger, jefe de grupo de logística de KAISER + KRAFT, la gestión eficiente de todos los artículos en las múltiples ubicaciones del almacén se estaba convirtiendo en un reto cada vez mayor.

“Una de las deficiencias del antiguo software era que no podíamos acceder rápidamente a los datos que necesitábamos para tomar cualquier decisión de inventario basada en datos. El departamento de TI tenía que extraer todos los datos para elaborar informes especiales. En consecuencia, esto siempre provocaba retrasos de varios días y, en última instancia, tenía un gran impacto en la eficiencia de nuestro equipo”, explica Alexander Hezinger.

El director de logística del grupo continúa: “Antes de Slim4, nuestros procesos de gestión de inventarios se limitaban a ordenar las existencias de seguridad con hojas de cálculo basadas en datos obsoletos o utilizando únicamente el instinto”.

Además, faltaban funcionalidades del software o eran inadecuadas, como la detección de estacionalidad. La estacionalidad no podía reconocerse automáticamente y, por tanto, tenía que calcularse manualmente. Esto significaba que la empresa no podía alinear el inventario con la demanda durante una ventana de ventas específica. En consecuencia, se guardaban varios meses de inventario para prepararse para el periodo de máxima actividad. Los gráficos del software también dejaban mucho que desear y la visualización unidimensional en dos colores se estaba quedando muy anticuada.

Requisitos para el nuevo software

KAISER + KRAFT planificó la reorganización de las estructuras de almacén existentes. Además, para ayudar a la empresa a alcanzar una mayor tasa de rotación de existencias y un menor nivel de inventario, el proveedor de equipos de oficina creó un centro regional para las líneas de movimiento rápido en la República Checa.

Como resultado, la empresa necesitaba gestionar de forma eficiente los traslados entre las distintas ubicaciones de los almacenes y trazar claramente la asignación multinivel de las mercancías en cualquier momento, para alcanzar el máximo nivel de transparencia. Esta necesidad de funcionalidad multialmacén fue, en última instancia, el impulso para la compra de un software completamente nuevo.

En 2019, KAISER + KRAFT decidió conectar el nuevo software a su sistema ERP, así como implementar funciones adicionales y amplias opciones de análisis.

Con el nuevo software de inventario, la empresa podía visualizar informes y comprender la influencia de cómo los cambios de ciertos criterios logísticos en los procesos empresariales repercutían en el negocio en general. Esto, a su vez, permitió a Alexander y a su equipo tomar decisiones de inventario bien fundamentadas y basadas en datos.

“Mientras que antes manteníamos altos niveles de inventario para garantizar el mayor nivel de servicio posible, ahora la política de la empresa es garantizar el mayor índice de rotación posible, teniendo en cuenta el nivel de servicio”, explica Hezinger.

Para no perder de vista estos objetivos, KAISER + KRAFT creó un catálogo de requisitos y una matriz de evaluación para la selección del nuevo software.

La interfaz de usuario de Slim4, moderna, extremadamente flexible e intuitiva, basada en el navegador, nos convenció rápidamente en el proceso de selección”. Alexander añade: “Cada usuario de Slim4 puede configurar su interfaz de usuario de forma individual en pocos minutos, sin necesidad de tener conocimientos de programación. Además, con la plataforma basada en la web, ahora podemos acceder a Slim4 desde todos los dispositivos.” Después de examinar otras 5 herramientas no basadas en navegador, Alexander no quería renunciar a esta flexibilidad.

Implementación rápida

“KAISER + KRAFT ya nos había dado el 30 de junio de 2020 como fecha límite para entrar en funcionamiento en nuestras primeras conversaciones. Eso significa que el 1 de julio de 2020 Slim4 tenía que entrar en funcionamiento con tres almacenes existentes y un almacén completamente nuevo en la República Checa”, explica Constantin Klingel, director de ventas de Slimstock.

Continúa destacando que se trataba de un objetivo ambicioso pero factible: “Al principio del proyecto, aún no teníamos claro que tendríamos que hacer todo el proyecto a distancia”.

La implantación sólo fue posible con un plan de proyecto ajustado y los recursos humanos necesarios. Alexander Hezinger admitió: “Al principio, KAISER + KRAFT sólo contaba con una gestión de proyectos rudimentaria para la implementación, ya que la implementación del software existente se había realizado hace muchos años. Por lo tanto, fue muy útil para nosotros que Slimstock también apoyara activamente la gestión del proyecto por parte de KAISER + KRAFT. Gracias al plan de proyecto preciso con los hitos definidos, pudimos involucrar a los departamentos especializados necesarios a tiempo y así estructurar los procesos de trabajo internos de forma eficiente. No todos los hitos se alcanzaron con precisión: a veces superamos los plazos en una semana, pero alcanzamos otros hitos. Sin embargo, al final el proyecto se entregó a tiempo”.

El hecho de que el calendario se pudiera cumplir tan bien se debió también a que la introducción del nuevo software de optimización de inventarios para KAISER + KRAFT era un proyecto de “hipercuidado”. Esto significó que se planificaron suficientes recursos humanos para ello. Además, los datos maestros estaban bien preparados para poder rectificar rápidamente los errores. La propia KAISER + KRAFT proporcionó la interfaz para la conexión con el sistema ERP Microsoft Dynamics AX. Ésta se probó técnica y funcionalmente en estrecha coordinación con los consultores de Slimstock, para que el flujo de datos fuera fluido.

Durante el período de implementación, que se dividió en 5 etapas, 2 consultores de Slimstock trabajaron intensamente en el proyecto. Las reuniones tuvieron lugar regularmente en línea a través de Teams. Por lo demás, el intercambio se desarrolló sin problemas a pesar de las condiciones de Corona.

“En Slimstock, siempre experimento consultores increíblemente comprometidos que siempre encuentran una solución para nosotros como clientes en nuestro idioma. A veces se produce un error, por ejemplo, no entregamos una base de datos o una base de datos en Slim4 no funciona. La cuestión es cómo se afrontan los problemas y cómo se resuelven. Nunca tengo ningún dolor de estómago con el equipo de Slimstock. No tengo que esperar 2 semanas, ya que el problema suele resolverse en un día”.

Se acabó la lucha contra incendios

Aunque al principio KAISER + KRAFT se centró en la gestión óptima de los traslados, hoy Alexander Hezinger y sus colegas aprecian muchas otras ventajas de Slim4, como la función ToDo. En cuanto se abre Slim4, aparece la vista ToDo en la interfaz de usuario.

En KAISER + KRAFT, la lista de tareas pendientes está configurada de tal manera que se muestra un resumen de todos los artículos que deben ser ordenados absolutamente en ese día. Esto es muy útil para todo el equipo, ya que se puede reducir el número de roturas de stock de forma sencilla.

“En Slim4 tienes unas opciones de diseño increíbles y realmente puedes sacar todos los datos que necesites o incluso establecer tú mismo las reglas”, subraya Hezinger. “El valor añadido en la elaboración de informes también va más allá de la gestión del inventario. Se puede filtrar según todos los criterios, como nivel de servicio, exceso de existencias, rotación, ruptura de graneles, factor de cola larga, gestionado por el almacén o no gestionado por el almacén, y sacar las evaluaciones gráficas correspondientes.”

Control de artículos sencillos con el análisis ABC

Hezinger utiliza la herramienta de análisis ABC de Slim4 para priorizar los artículos con grandes fluctuaciones de demanda. El análisis ABC puede estructurarse en función de varias dimensiones, como determinados grupos de productos o artículos individuales. También se puede asignar a las distintas ubicaciones del almacén su propia clasificación ABC. Si se combina esto con el nivel de servicio, por ejemplo, Slim4 automatiza entonces la distribución del inventario en función del nivel de servicio de los artículos individuales.

“Es muy útil ver cómo cambian las existencias de seguridad cuando se ajusta el nivel de servicio. Slim4 lo ilustra con gráficos atractivos para que se puedan comprender rápidamente los efectos”, explica Alexander Hezinger.

La distinción entre existencias y no existencias también puede controlarse mediante la matriz ABC / XYZ. La matriz de evaluación puede entonces sugerir qué artículos pertenecen al negocio de terceros y deben pedirse en función del pedido. KAISER + KRAFT también regula esto mediante criterios logísticos como las dimensiones, el peso, el producto de marca y el periodo de aprovisionamiento del artículo.

Las simulaciones ayudan a tomar decisiones sobre el inventario

KAISER + KRAFT aprovecha la avanzada funcionalidad de simulación de Slim4 para explorar los efectos de diversas variables influyentes en pocos minutos; algo que fue especialmente útil en tiempos de la pandemia de Covid. Los retrasos en las cadenas de suministro, así como la escasez de materias primas y el aumento de los precios tienen un gran impacto en toda la gama de KAISER + KRAFT. “Con la ayuda de Slim4, podemos ver claramente los efectos en nuestro inventario. Por ejemplo, si la entrega se retrasa de 12 a 20 semanas. Basándonos en estas simulaciones, podemos tomar decisiones de inventario en una fase temprana y también vigilar el impacto monetario.”

Al principio, KAISER + KRAFT utilizaba principalmente las herramientas de estándares de Slim4. Pero desde que se puso en marcha, la empresa ha implementado algunos módulos adicionales. Como resultado, la empresa puede ahora tomar decisiones más informadas sobre la gama de productos, así como calcular la EOQ, todo dentro de Slim4.

Alta eficiencia

Con sólo echar un vistazo al número de artículos, queda claro lo eficiente que es el nuevo software. Al principio de Slim4, 3 usuarios se encargaban de 10.000 artículos. En tres trimestres de un año, el número de artículos aumentó un 60%. Sin embargo, la planificación sigue siendo gestionada por sólo 3 usuarios.

“Este control eficaz sólo es posible gracias a Slim4”, subraya Hezinger. “Todos nuestros compañeros han disfrutado trabajando en Slim4 y, por supuesto, también ven el valor añadido para su trabajo”. Para ello, Hezinger involucró a su equipo desde el principio en la selección del software adecuado. “Mientras tanto, por supuesto, todos los compañeros trabajan en Slim4, probando nuevas aplicaciones y aportando siempre nuevas ideas en las reuniones semanales”, continúa Hezinger.

Sobre la base de la experiencia positiva que Hezinger y su equipo han tenido con Slim4, la solución se está implantando como la principal herramienta de gestión de inventarios en sus empresas hermanas y en todos los países de KAISER + KRAFT. Slim4 se utiliza ahora en 6 almacenes. En el futuro, Slim4 también se utilizará en el propio centro de producción de KAISER + KRAFT y calculará con precisión cuándo deben estar disponibles las materias primas para poder servir a tiempo el pedido del cliente final.

Tras nueve meses de trabajo con Slim4, Hezinger resume: “Ahora planificamos basándonos en los números reales. La gestión del inventario ya no se hace con listas de Excel”.

En la actualidad, dedica entre 2 y 3 horas a la semana a ajustar los informes y a ayudar a los nuevos compañeros de las sucursales europeas a familiarizarse con Slim4. Aprecia mucho el hecho de que Slimstock esté posicionado internacionalmente y tenga oficinas en casi todos los países en los que KAISER + KRAFT está presente.