Slim4 ile, KAISER + KRAFT’ ın karar verme süreçleri artık tamamen veriye dayalı

KAISER + KRAFT, Ocak 2020’de sektörün öncü envanter optimizasyon yazılımı Slim4’u kullanmaya karar verdi. Ancak, projenin kick-off’ undan kısa bir süre sonra dünya genelinde Korona virüs kapanması başladı. Ama buna rağmen Slimstock’ un uzman ekibi, ofis ekipmanları sektörünün lideri KAISER+KRAFT’ ın planlama ekibiyle birlikte uzaktan çalışarak, Slim4 yazılımını büyük bir başarıyla canlıya geçirdiler.

9 aylık kısa bir süre içinde KAISER+KRAFT, daha verimli bir envanter yönetimi, taahhüt edilen sermaye maliyetlerinde azalma ve stok devir hızında artış gibi hedeflerinin hepsini başardı.

TAKKT AG’nin bir parçası olarak KAISER + KRAFT, Avrupa’nın B2B satışlar, depolama hizmetleri ve ofis ekipmanları alanında pazarın lideri konumundadır. Ürün portföyünde, Avrupa genelindeki 6 depodan dağıtımı gerçekleştirilen toplam 115.000 ürün yer almaktadır. Buna her yıl ortalama 10-20 bin arasında adet yeni ürün eklenmektedir.

Bu kadar çok sayıda ürünü yönetebilmek için KAISER + KRAFT, Slim4’dan önce farklı bir envanter optimizasyon yazılımı kullanıyordu. Ancak mevcut yazılıma rağmen, KAISER + KRAFT Grup Lojistik yöneticisi olan Alexander Herzinger ve ekibi için tüm ürünleri verimli bir şekilde yönetebilmek gün geçtikçe daha zor bir hal almıştı.

“Bir önceki yazılımda, veriye dayalı envanter kararları vermek için ihtiyaç duyduğumuz verilere hızlı bir şekilde ulaşamıyorduk. IT departmanı, herhangi bir rapor oluşturabilmek için verilerin tamamını dışarı aktarmak zorunda kalıyordu. Bu durum her zaman birkaç günlük gecikmeye neden olup ekibimizin genel verimliliğini oldukça düşürüyordu.” diye açıklıyor Alexander Hezinger.

Grubun lojistik müdürü şöyle devam ediyor: “Slim4’dan önce, envanter yönetimi süreçlerimizde, güncel olmayan verilere dayalı elektronik tabloları veya içgüdülerimizi kullanarak güvenlik stok miktarları gibi önemli kararları vermek zorunda kalıyorduk.”

Ayrıca yazılım, mevsimsellik tespiti gibi fonksiyonlar bakımdan da eksik veya yetersizdi. Mevsimsellik otomatik olarak tespit edilemiyor ve manuel olarak hesaplanması gerekiyordu. Bundan dolayı, işletmemiz belirli bir satış penceresindeyken elindeki envanterin talebi karşılayamaması riskiyle karşı karşıya kalıyordu. Bunun üstesinden gelmek için, yoğun dönemlere hazırlık amacıyla birkaç aylık envanteri ekstradan tutmak zorunda kalıyorduk. Ayrıca bir önceki yazılımın grafikleri iki renkli ve tek boyutlu olduğundan açıklayıcılığı da oldukça yetersizdi.

Yeni bir yazılıma olan gereksinimlerimiz

KAISER + KRAFT, mevcut depolarını yeniden düzenlemek istiyordu. Ayrıca, işletmenin daha yüksek stok devir hızı ve daha düşük envanter düzeyine sahip olmak için, hızlı hareket eden hatlar için Çek Cumhuriyeti’nde bölgesel bir merkez kurdu.

Sonuç olarak, depoların lokasyonlarındaki değişikliğin verimli şekilde gerçekleştirebilmesi ve ürünlerin çok seviyeli alokasyonlarını istenilen her an kolaylıkla konumlandırabilmesi için işletmenin tüm süreçlerinin mümkün olduğunca şeffaf olması gerekiyordu. Çoklu depo fonksiyonelliğine olan bu ihtiyaç, yeni bir yazılımın satın alınmasını bir zorunluluk haline getirdi.

KAISER + KRAFT 2019 yılında yeni bir yazılım için araştırmalara başladı ve kullanacakları yeni yazılımda istedikleri başlıca özellikler: kendi ERP sistemlerine kolaylıkla entegre olması, ek fonksiyonların ve kapsamlı analiz seçeneklerinin olmasıydı.

Ayrıca yeni envanter yazılımıyla, işletme raporlarının görselleştirilmesini ve iş süreçlerindeki belirli lojistik kriterlerin değişmesinin, işletmenin genelini nasıl etkilediğini görmek istiyorlardı. Bu sayede, Alexander ve ekibi daha sağlam ve veriye dayalı envanter kararları alabileceklerdi.

Hezinger, “Mümkün olan en yüksek servis seviyesini sağlamak için önceden yüksek düzeyde envanter tutarken, artık servis seviyesini hesaba katarak mümkün olan en yüksek çevrim hızını sağlamak şirketin yeni politikası haline geldi” diye açıklıyor.

Bu hedefleri gözden kaçırmamak için KAISER + KRAFT, yeni yazılım seçimi için bir gereksinimler ve değerlendirme matrisi oluşturdu.

Slim4’un modern, son derece esnek ve sezgisel tarayıcı tabanlı kullanıcı ara yüzü, seçim sürecinde bizi çok hızlı bir şekilde ikna olmamızı sağladı. Alexander şunları ekliyor: “Her Slim4 kullanıcısı, herhangi bir programlama bilgisine sahip olmak zorunda kalmadan, kullanıcı ara yüzünü sadece birkaç dakika içinde görmek istediği verilere göre düzenleyebiliyor. Ayrıca web tabanlı platform sayesinde artık Slim4’a tüm cihazlardan erişebiliyoruz.” Tarayıcı tabanlı olmayan diğer 5 yazılımla kıyasladığımızda, Alexander bu esneklikten vazgeçmek istemedi.

Hızlı Kurulum

“KAISER + KRAFT, ilk görüşmelerimizde canlıya geçmemiz için bize 30 Haziran 2020 tarihine kadar bir zaman tanıdı. Bu, 1 Temmuz 2020’de Slim4’un Çek Cumhuriyeti’nde mevcut üç depo ve tamamen yeni bir depo ile canlıya geçeceği anlamına geliyordu,” diye açıklıyor Slimstock Satış Müdürü Constantin Klingel.

Bunun ne kadar iddialı ama uygulanabilir bir hedef olduğunu vurgulayarak devam ediyor: “Ayrıca projenin başlangıcında, tüm projeyi uzaktan tamamlamak zorunda kalacağımızı da bilmiyorduk.”

Uygulama için, sıkı bir proje planı ve yeterli insan kaynağı bir zorunluluktu. Alexander Hezinger şunları itiraf etti: “Başlangıç etabında Slimstock’ un, KAISER + KRAFT tarafında da proje yönetimini aktif olarak desteklemesi bizim için çok faydalı oldu. Belirlenen kilometre taşlarına uygun net proje planı sayesinde, gerekli uzman departmanları zamanında dahil edebildik ve böylece şirket içi iş süreçlerini verimli bir şekilde yapılandırdık. Her kilometre taşına tam olarak ulaşılamadı- bazen teslim sürelerini bir hafta aştık ama diğer kilometre taşlarına ulaşabildik. Ancak sonuçta proje zamanında teslim edildi.”

Planlanan zamana uyulmasında, KAISER + KRAFT’ ın, yeni envanter optimizasyon yazılımı kurulumunu bir ‘hypercare’ projesi olarak ele almasının da etkisi oldu. Bunun anlamı, proje için yeterli insan kaynağının planlanması demekti. Ana veriler de hataların hızlı bir şekilde düzeltilebilmesi için hazırdı. KAISER + KRAFT, Microsoft Dynamics AX ERP sistemine bağlantı için, ara yüzü kendisi sağladı. Süreç sorunsuz bir veri akışının mümkün kılınabilmesi için Slimstock danışmanlarıyla yakın koordinasyon içinde teknik ve fonksiyonel test yapıldı.

5 aşamaya ayrılan uygulama sürecinde 2 Slimstock danışmanı proje üzerinde yoğun bir şekilde çalıştı. Teams aracılığıyla düzenli toplantılar yapıldı. Veriler korona koşullarına rağmen başarılı şekilde içeriye alındı.

“Her zaman Slimstock’ un yerel ofislerinde müşterilerle kendi dillerinde çözümler sunan, son derece kararlı danışmanlarla karşılaşıyorum. Bazen oluşan hatalarda, örneğin bir veri tabanını zamanında teslim edemediğimizde veya Slim4’da bir veri tabanı çalışmadığında bile Slimstock’un deneyimli ekibi sayesinde şu ana kadar hiç mide kramplarımız olmadı. Sorun genellikle bir gün içinde çözüldüğü için 2 hafta beklememiz gerekmiyor.”

Ateş söndürmeye artık son

KAISER + KRAFT, başlangıçta depo yer değiştirmelerinin optimal şekilde yönetilmesine odaklanmış olsa da bugün Alexander Hezinger ve meslektaşları Slim4’ün Yapılacaklar (ToDo) işlevi gibi diğer birçok avantajını takdirle kullanıyor. Slim4′ da Yapılacakların listelenmiş olarak kolaylıkla ekranlarında olmasının inanılmaz bir deneyim olduğunu düşünüyor.
KAISER + KRAFT’ta Yapılacaklar listesi, o gün mutlaka sipariş edilmesi gereken tüm öğelerin bir özeti şeklidedir. Ayrıca, stok dışı kalma durumu kolaylıkla tespit edilip bunun engellenebilmesi için planlama ekibine adım atabilecek bir alan kazandırması, tüm ekip için son derece yararlı olmaktadır.

Hezinger, “Slim4′ da inanılmaz tasarım seçeneklerine sahipsiniz ve gerçekten ihtiyacınız olan tüm verileri çekebilir, hatta kuralları kendiniz oluşturabilirsiniz” diye vurguluyor.

“Raporlamadaki katma değer, envanter yönetiminin de ötesine geçiyor. Servis seviyesi, stok fazlası, ciro, uzun kuyruk faktörü gibi tüm kriterlere göre filtreleme yapabilir ve ilgili grafiksel değerlendirmeleri alabilirsiniz.”

ABC Analiziyle kolay ürün kontrolü

Hezinger, yüksek talep dalgalanmalarına sahip ürünlere öncelik vermek için Slim4’ün ABC analiz modülünü kullanıyor. ABC analizi, belirli ürün grupları veya tekil ürünler gibi çeşitli boyutlara göre yapılabilir. Depo lokasyonlarına tekil ABC sınıflandırmaları da atanabilir. Bunu hizmet düzeyiyle birleştirirseniz, örneğin Slim4, envanter dağıtımını tek tek ürünlerin hizmet düzeyine göre otomatikleştirir.

“İstenen servis seviyesine uygun olacak şekilde, güvenlik stoklarının nasıl değiştiğini görmek çok faydalı. Slim4, etkileri hızlı bir şekilde kavrayabilmeniz için bunu açıklayıcı grafiklerle gösteriyor,” diye açıklıyor Alexander Hezinger.

Stoklu ve stoksuz ürün ayrımı da, ABC / XYZ matrisi üzerinden kontrol edilebilmektedir. Değerlendirme matrisi, hangi ürünlerin stoksuz olması gerektiğini ve hangilerinin de siparişe göre temin edilmesi gerektiğini önerebilmektedir. KAISER + KRAFT bunu da boyut, ağırlık, markalı ürün ve ürün için tedarik süresi gibi lojistik kriterleri kullanarak düzenler.

Simülasyonlar envanter kararlarına yardımcı olur

KAISER + KRAFT, çeşitli parametrelerin değiştirildiğinde oluşabilecek potansiyel etkileri birkaç dakika içinde keşfetmek için Slim4’ün gelişmiş simülasyon işlevselliğinden yararlanıyor; bu Covid-19 salgını zamanlarında yardımcı olan bir özelliktir. Tedarik zincirlerindeki gecikmelerin, hammadde kıtlığının ve fiyat artışlarının, tüm KAISER + KRAFT ürün yelpazesi üzerinde büyük etkileri vardır. “Slim4′ un yardımıyla envanterimiz üzerindeki bu etkileri daha açık şekilde görebiliyoruz. Örneğin, teslimat 12 ila 20 hafta gibi bir süreyle ertelenmesi gibi durumları düşünün. Bu simülasyonlar sayesinde, erkenden yeni envanter kararları alabilir ve ayrıca parasal etkiyi de gözlemleyebiliriz.”
Başlangıçta, KAISER + KRAFT, Slim4’ün ağırlıklı olarak standart özelliklerini kullandı. Ancak, canlıya geçildiğinden bu yana, şirket diğer ek modülleri de kullanıma aldı. Sonuç olarak, işletme artık Slim4 ile daha bilinçli ürün yelpazesi kararları verebiliyor ve EOQ’ yu hesaplayabiliyor.

Yüksek verimlilik

Ürün sayısına hızlı bir bakışla bile, yeni yazılımın ne kadar verimli olduğunu görmek çok kolay olacaktır. Slim4 ile, projenin kurulumundan hemen sonra 10.000 ürün sadece 3 kullanıcı tarafından yönetildi. Geçen üç çeyreklik zaman diliminde ürün miktarında %60 artış yaşanmasına rağmen planlama hala bu 3 kullanıcı tarafından yönetiliyor.

Hezinger, “Bu verimli kontrol, ancak Slim4 sayesinde mümkün olabilirdi” diye vurguluyor. “Tüm çalışma arkadaşlarımız Slim4 ile çalışmaktan keyif alıyorlar ve elbette çalışmalarındaki etkileri de gayet net bir şekilde görüyorlar.” Hezinger bu amaçla, uygun yazılımın seçimine erken bir aşamada ekibini dahil etti. Hezinger, “Bu arada, elbette tüm meslektaşlarımız Slim4 ile çalışıyor ve yeni uygulamalar deniyor ve haftalık toplantılara her zaman yeni fikirler getiriyorlar” diye devam ediyor.

Hezinger ve ekibinin Slim4 ile sahip olduğu olumlu deneyime dayanarak, Slim4, şimdi kardeş şirketlerinde ve tüm KAISER + KRAFT ülkelerinde lider envanter yönetimi aracı olarak sunuluyor. Slim4 şu anda 6 depo lokasyonunda kullanılıyor. Gelecekte Slim4, KAISER + KRAFT’ ın kendi üretim alanında da kullanılacak ve son müşteri siparişine, zamanında hizmet verebilmek için hammaddelerin ne zaman mevcut olması gerektiğini tam olarak hesaplayacak.

Slim4 ile dokuz ay çalıştıktan sonra Hezinger şöyle özetliyor: “Artık gerçek rakamlara göre plan yapıyoruz. Envanter yönetimini artık elektronik tablolalarda yapmıyoruz.”

Şu anda haftada 2-3 saatini raporları düzenlemek ve Avrupa şubelerindeki yeni meslektaşlarının Slim4′ u tanımalarına yardımcı olmak için harcıyor. Slimstock’ un uluslararası bir konumda olması ve KAISER + KRAFT’ın faaliyet gösterdiği hemen hemen her ülkede ofislerinin olması gerçekten takdire değer.