Slim4 abilita il processo decisionale data-driven in KAISER + KRAFT

Nel gennaio 2020, KAISER + KRAFT ha deciso di implementare Slim4, un moderno software di ottimizzazione delle scorte. Tuttavia, poco dopo l’avvio del progetto, è iniziato l’isolamento a livello nazionale. Di conseguenza, il leader del mercato delle apparecchiature per ufficio ha lavorato in remoto insieme al team di Slimstock per implementare Slim4 con grande successo.

In appena nove mesi sono stati raggiunti gli obiettivi: una gestione efficiente dell’inventario in più sedi, la riduzione dei costi dell’impegno di capitale e l’aumento del tasso di rotazione.

KAISER + KRAFT, che fa parte di TAKKT AG, è leader di mercato in Europa nel settore delle vendite per corrispondenza B2B, del settore magazzini e delle attrezzature per ufficio. Il portafoglio prodotti comprende circa 115.000 articoli distribuiti attraverso una rete di sei magazzini in tutta Europa. Ogni anno vengono aggiunti in media 10-20.000 articoli.

Per gestire un numero così elevato di articoli, KAISER + KRAFT aveva già utilizzato un software di ottimizzazione dell’inventario prima di implementare Slim4. Nonostante il software esistente, per Alexander Herzinger, Group Leader Logistics manager di KAISER + KRAFT, la gestione efficiente di tutti gli articoli in più magazzini stava diventando una sfida crescente.

“Un difetto del vecchio software era l’impossibilità di accedere rapidamente ai dati necessari per prendere decisioni sull’inventario basate sui dati. Il reparto IT doveva estrarre tutti i dati per produrre rapporti speciali. Di conseguenza, questo comportava sempre ritardi di alcuni giorni e, in ultima analisi, aveva un forte impatto sull’efficienza del nostro team”, spiega Alexander Hezinger.

Il responsabile della logistica del gruppo prosegue: “Prima di Slim4, i nostri processi di gestione dell’inventario si limitavano a ordinare le scorte di sicurezza con fogli di calcolo basati su dati obsoleti o usando solo l’istinto”.

Inoltre, il software mancava di funzionalità o era inadeguato, come nel rilevamento della stagionalità. La stagionalità non poteva essere riconosciuta automaticamente e quindi doveva essere calcolata manualmente. Ciò significava che l’azienda non poteva allineare le scorte alla domanda durante una specifica finestra di vendita. Di conseguenza, si tenevano diversi mesi di scorte per prepararsi al periodo di picco. Anche la grafica del software lasciava molto a desiderare e la visualizzazione a due colori e monodimensionale stava diventando estremamente datata.

Requisiti del nuovo software

KAISER + KRAFT ha pianificato la riorganizzazione delle strutture di magazzino esistenti. Inoltre, per aiutare l’azienda a raggiungere un tasso di rotazione delle scorte più elevato e un livello di inventario più basso, il fornitore di apparecchiature per ufficio ha creato un hub regionale per le linee a rapida movimentazione nella Repubblica Ceca.

Oltre alla necessità di gestire in modo efficiente i trasferimenti tra le singole sedi di magazzino e di mappare chiaramente l’allocazione multilivello delle merci in qualsiasi momento, l’azienda aveva bisogno di raggiungere il massimo livello di trasparenza. Questa esigenza di funzionalità multi-magazzino è stata in definitiva la spinta per l’acquisto di un software completamente nuovo.

Nel 2019, KAISER + KRAFT ha deciso di collegare il nuovo software al proprio sistema ERP e di implementare ulteriori funzioni e ampie opzioni di analisi.

Con il nuovo software per la gestione delle scorte, l’azienda ha potuto visualizzare i report e comprendere l’influenza che le modifiche a determinati criteri logistici sui processi aziendali hanno avuto sull’intera attività. Questo, a sua volta, ha permesso ad Alexander e al suo team di prendere decisioni sull’inventario fondate e basate sui dati.

“Mentre prima tenevamo alti livelli di scorte per garantire il più alto livello di servizio possibile, ora la politica aziendale è quella di garantire il più alto tasso di rotazione possibile, tenendo conto del livello di servizio”, spiega Hezinger.

Per non perdere di vista questi obiettivi, KAISER + KRAFT ha creato un elenco di requisiti e una matrice di valutazione per la scelta del nuovo software.

L’interfaccia utente moderna, estremamente flessibile e intuitiva di Slim4, basata su browser, ci ha convinto molto rapidamente nel processo di selezione”. Alexander aggiunge: “Ogni utente di Slim4 può configurare la propria interfaccia utente individualmente in pochi minuti, senza dover avere alcuna conoscenza di programmazione. Inoltre, grazie alla piattaforma web, possiamo accedere a Slim4 da tutti i dispositivi”. Dopo aver esaminato altri 5 strumenti non basati su browser, Alexander non ha voluto rinunciare a questa flessibilità.

Implementazione rapida

“KAISER + KRAFT ci aveva già dato il 30 giugno 2020 come termine ultimo per la messa in funzione nelle nostre prime discussioni. Ciò significa che il 1° luglio 2020 Slim4 doveva entrare in funzione con tre magazzini esistenti e un magazzino completamente nuovo nella Repubblica Ceca”, spiega Constantin Klingel, Direttore Commerciale di Slimstock.

E sottolinea come questo sia stato un obiettivo ambizioso ma realizzabile: “All’inizio del progetto non ci era ancora chiaro che avremmo dovuto realizzare l’intero progetto in remoto”.

L’implementazione è stata possibile solo con un piano di progetto rigoroso e le risorse umane necessarie. Alexander Hezinger ha ammesso: “All’inizio KAISER + KRAFT disponeva solo di una gestione rudimentale del progetto per l’implementazione, poiché l’implementazione del software esistente era stata completata molti anni fa. È stato quindi molto utile per noi che Slimstock abbia supportato attivamente la gestione del progetto da parte di KAISER + KRAFT. Grazie al piano di progetto preciso con le tappe definite, siamo stati in grado di coinvolgere per tempo i reparti specializzati necessari e di strutturare in modo efficiente i processi di lavoro interni. Non tutte le scadenze sono state raggiunte con precisione: a volte abbiamo superato le scadenze di una settimana, ma abbiamo recuperato su altre date obiettivo. Alla fine, però, il progetto è stato consegnato in tempo”.

Il fatto che la pianificazione sia stata rispettata così bene è dovuto anche al fatto che l’introduzione del nuovo software di ottimizzazione delle scorte per KAISER + KRAFT era un progetto “hypercare”. Ciò significa che sono state pianificate risorse umane sufficienti. Anche i dati anagrafici sono stati ben preparati, in modo da poter correggere rapidamente gli errori. KAISER + KRAFT stessa ha fornito l’interfaccia per il collegamento al sistema ERP Microsoft Dynamics AX. Questa è stata testata dal punto di vista tecnico e funzionale in stretto coordinamento con i consulenti Slimstock, in modo da rendere possibile un flusso regolare di dati.

Durante il periodo di implementazione, suddiviso in 5 fasi, 2 consulenti Slimstock hanno lavorato intensamente al progetto. Gli incontri si sono svolti regolarmente online tramite Teams. Per il resto, lo scambio si è svolto senza problemi nonostante le condizioni della pandemia.

“In Slimstock ho sempre sperimentato consulenti molto preparati che trovano sempre una soluzione per noi clienti nella nostra lingua. A volte si è verificato un errore, ad esempio non abbiamo consegnato un database o un database in Slim4 non ha funzionato. La domanda è come si affrontano i problemi e come si risolvono. Con il team Slimstock non ho mai avuto problemi. Non devo aspettare due settimane perché spesso il problema viene risolto in un giorno”.

Basta con le urgenze

Anche se inizialmente KAISER + KRAFT si concentrava sulla gestione ottimale dei trasferimenti, oggi Alexander Hezinger e i suoi colleghi apprezzano molti altri vantaggi di Slim4, come la funzione ToDo. Non appena si apre Slim4, nell’interfaccia utente compare la vista ToDo.

Alla KAISER + KRAFT, l’elenco delle attività è impostato in modo tale da visualizzare una panoramica di tutti gli articoli che devono assolutamente essere ordinati quel giorno. Ciò è estremamente utile per l’intero team, in quanto è possibile ridurre il numero di scorte in modo semplice.

“In Slim4 si hanno incredibili possibilità di progettazione e si possono estrarre tutti i dati di cui si ha bisogno o addirittura impostare delle regole”, sottolinea Hezinger. “Il valore aggiunto della reportistica va oltre la gestione dell’inventario. È possibile filtrare in base a tutti i criteri, come il livello di servizio, l’overstock, il turnover, il breaking bulk, il fattore long-tail, lo stock gestito o non gestito in magazzino e ottenere le valutazioni grafiche corrispondenti”.

Semplice controllo degli articoli con l’analisi ABC

Hezinger utilizza lo strumento di analisi ABC di Slim4 per dare priorità agli articoli con elevate fluttuazioni della domanda. L’analisi ABC può essere strutturata in base a varie dimensioni, come determinati gruppi di prodotti o singoli articoli. Anche alle singole sedi di magazzino può essere assegnata una propria classificazione ABC. Se si combina questo con il livello di servizio, ad esempio, Slim4 automatizza la distribuzione dell’inventario in base al livello di servizio dei singoli articoli.

“È molto utile vedere come cambiano le scorte di sicurezza quando si modifica il livello di servizio. Slim4 lo illustra con una grafica accattivante, in modo da poterne cogliere rapidamente gli effetti”, spiega Alexander Hezinger.

La distinzione tra scorte e non scorte può essere controllata anche attraverso la matrice ABC / XYZ. La matrice di valutazione può quindi suggerire quali articoli appartengono all’attività di terzi e devono essere ordinati in base all’ordine. KAISER + KRAFT regola anche questo aspetto utilizzando criteri logistici come le dimensioni, il peso, il prodotto di marca e il periodo di approvvigionamento dell’articolo.

Le simulazioni aiutano a prendere decisioni sulle scorte

KAISER + KRAFT sfrutta l’avanzata funzionalità di simulazione di Slim4 per esplorare in pochi minuti gli effetti di diverse variabili influenti, cosa che si è rivelata particolarmente utile nel periodo della pandemia di Covid. I ritardi nelle supply chain, le carenze di materie prime e gli aumenti di prezzo avevano un impatto notevole sull’intera gamma KAISER + KRAFT. “Con l’aiuto di Slim4, possiamo vedere chiaramente gli effetti sul nostro inventario. Ad esempio, se la consegna viene ritardata da 12 a 20 settimane. Sulla base di queste simulazioni, possiamo prendere decisioni sulle scorte in una fase iniziale e tenere d’occhio anche l’impatto monetario”.

Inizialmente, KAISER + KRAFT ha utilizzato principalmente gli strumenti standard di Slim4. Ma da quando è entrato in funzione, l’azienda ha implementato alcuni moduli aggiuntivi. Di conseguenza, l’azienda può ora prendere decisioni più informate sulla gamma di prodotti e calcolare l’EOQ all’interno di Slim4.

Alta efficienza

Basta un rapido sguardo al numero di articoli per capire quanto sia efficiente il nuovo software. All’inizio di Slim4, 10.000 articoli erano gestiti da 3 utenti. In tre trimestri, il numero di articoli è aumentato del 60%. Tuttavia, la pianificazione è ancora gestita da soli 3 utenti.

“Questo controllo efficiente è possibile solo grazie a Slim4”, sottolinea Hezinger. “Tutti i nostri colleghi si sono divertiti a lavorare con Slim4 e naturalmente ne vedono anche il valore aggiunto per il loro lavoro”. A tal fine, Hezinger ha coinvolto il suo team fin dalle prime fasi della scelta del software adatto. “Nel frattempo, naturalmente, tutti i colleghi lavorano in Slim4, provando nuove applicazioni e portando sempre nuove idee alle riunioni settimanali”, continua Hezinger.

Sulla base dell’esperienza positiva che Hezinger e il suo team hanno avuto con Slim4, la soluzione si sta ora diffondendo come strumento principale di gestione dell’inventario nelle aziende consociate e in tutti i Paesi KAISER + KRAFT. Slim4 è ora in uso in 6 magazzini. In futuro, Slim4 sarà utilizzato anche nel sito produttivo di KAISER + KRAFT e calcolerà con precisione quando le materie prime devono essere disponibili per poter servire l’ordine del cliente finale in tempo.

Dopo nove mesi di lavoro con Slim4, Hezinger riassume: “Ora pianifichiamo sulla base dei numeri reali. La gestione dell’inventario non si fa più con le liste di Excel”.

Attualmente dedica 2-3 ore alla settimana per regolare i report e aiutare i nuovi colleghi delle filiali europee a familiarizzare con Slim4. Apprezza molto il fatto che Slimstock sia posizionato a livello internazionale e abbia uffici in quasi tutti i paesi in cui KAISER + KRAFT opera.