KAISERKRAFT: una implementazione di successo

Nel gennaio 2020, KAISERKRAFT ha deciso di implementare Slim4, un moderno software di ottimizzazione delle scorte. Tuttavia, poco dopo l’avvio del progetto, è iniziato l’isolamento a livello nazionale. Di conseguenza, il leader del mercato delle apparecchiature per ufficio ha lavorato in remoto insieme al team di Slimstock per implementare Slim4 con grande successo.

In appena nove mesi sono stati raggiunti gli obiettivi: una gestione efficiente dell’inventario in più sedi, la riduzione dei costi dell’impegno di capitale e l’aumento del tasso di rotazione.

KAISERKRAFT, che fa parte di TAKKT AG, è leader di mercato in Europa nel settore delle vendite per corrispondenza B2B, del settore magazzini e delle attrezzature per ufficio. Il portafoglio prodotti comprende circa 115.000 articoli distribuiti attraverso una rete di sei magazzini in tutta Europa. Ogni anno vengono aggiunti in media 10-20.000 articoli.

Per gestire un numero così elevato di articoli, KAISERKRAFT aveva già utilizzato un software di ottimizzazione dell’inventario prima di implementare Slim4. Nonostante il software esistente, per Alexander Herzinger, Group Leader Logistics manager di KAISERKRAFT, la gestione efficiente di tutti gli articoli in più magazzini stava diventando una sfida crescente.

“Un difetto del vecchio software era l’impossibilità di accedere rapidamente ai dati necessari per prendere decisioni sull’inventario basate sui dati. Il reparto IT doveva estrarre tutti i dati per produrre rapporti speciali. Di conseguenza, questo comportava sempre ritardi di alcuni giorni e, in ultima analisi, aveva un forte impatto sull’efficienza del nostro team”, spiega Alexander Hezinger.

Il responsabile della logistica del gruppo prosegue: “Prima di Slim4, i nostri processi di gestione dell’inventario si limitavano a ordinare le scorte di sicurezza con fogli di calcolo basati su dati obsoleti o usando solo l’istinto”.

Inoltre, il software mancava di funzionalità o era inadeguato, come nel rilevamento della stagionalità. La stagionalità non poteva essere riconosciuta automaticamente e quindi doveva essere calcolata manualmente. Ciò significava che l’azienda non poteva allineare le scorte alla domanda durante una specifica finestra di vendita. Di conseguenza, si tenevano diversi mesi di scorte per prepararsi al periodo di picco. Anche la grafica del software lasciava molto a desiderare e la visualizzazione a due colori e monodimensionale stava diventando estremamente datata.

KAISERKRAFT ha pianificato la riorganizzazione delle strutture di magazzino esistenti. Inoltre, per aiutare l’azienda a raggiungere un tasso di rotazione delle scorte più elevato e un livello di inventario più basso, il fornitore di apparecchiature per ufficio ha creato un hub regionale per le linee a rapida movimentazione nella Repubblica Ceca.

Oltre alla necessità di gestire in modo efficiente i trasferimenti tra le singole sedi di magazzino e di mappare chiaramente l’allocazione multilivello delle merci in qualsiasi momento, l’azienda aveva bisogno di raggiungere il massimo livello di trasparenza. Questa esigenza di funzionalità multi-magazzino è stata in definitiva la spinta per l’acquisto di un software completamente nuovo.

Nel 2019, KAISERKRAFT ha deciso di collegare il nuovo software al proprio sistema ERP e di implementare ulteriori funzioni e ampie opzioni di analisi.

Con il nuovo software per la gestione delle scorte, l’azienda ha potuto visualizzare i report e comprendere l’influenza che le modifiche a determinati criteri logistici sui processi aziendali hanno avuto sull’intera attività. Questo, a sua volta, ha permesso ad Alexander e al suo team di prendere decisioni sull’inventario fondate e basate sui dati.

“Mentre prima tenevamo alti livelli di scorte per garantire il più alto livello di servizio possibile, ora la politica aziendale è quella di garantire il più alto tasso di rotazione possibile, tenendo conto del livello di servizio”, spiega Hezinger.

Per non perdere di vista questi obiettivi, KAISERKRAFT ha creato un elenco di requisiti e una matrice di valutazione per la scelta del nuovo software.

L’interfaccia utente moderna, estremamente flessibile e intuitiva di Slim4, basata su browser, ci ha convinto molto rapidamente nel processo di selezione”. Alexander aggiunge: “Ogni utente di Slim4 può configurare la propria interfaccia utente individualmente in pochi minuti, senza dover avere alcuna conoscenza di programmazione. Inoltre, grazie alla piattaforma web, possiamo accedere a Slim4 da tutti i dispositivi”. Dopo aver esaminato altri 5 strumenti non basati su browser, Alexander non ha voluto rinunciare a questa flessibilità.

“KAISERKRAFT ci aveva già dato il 30 giugno 2020 come termine ultimo per la messa in funzione nelle nostre prime discussioni. Ciò significa che il 1° luglio 2020 Slim4 doveva entrare in funzione con tre magazzini esistenti e un magazzino completamente nuovo nella Repubblica Ceca”, spiega Constantin Klingel, Direttore Commerciale di Slimstock.

E sottolinea come questo sia stato un obiettivo ambizioso ma realizzabile: “All’inizio del progetto non ci era ancora chiaro che avremmo dovuto realizzare l’intero progetto in remoto”.

L’implementazione è stata possibile solo con un piano di progetto rigoroso e le risorse umane necessarie. Alexander Hezinger ha ammesso: “All’inizio KAISERKRAFT disponeva solo di una gestione rudimentale del progetto per l’implementazione, poiché l’implementazione del software esistente era stata completata molti anni fa. È stato quindi molto utile per noi che Slimstock abbia supportato attivamente la gestione del progetto da parte di KAISERKRAFT. Grazie al piano di progetto preciso con le tappe definite, siamo stati in grado di coinvolgere per tempo i reparti specializzati necessari e di strutturare in modo efficiente i processi di lavoro interni. Non tutte le scadenze sono state raggiunte con precisione: a volte abbiamo superato le scadenze di una settimana, ma abbiamo recuperato su altre date obiettivo. Alla fine, però, il progetto è stato consegnato in tempo”.

Il fatto che la pianificazione sia stata rispettata così bene è dovuto anche al fatto che l’introduzione del nuovo software di ottimizzazione delle scorte per KAISERKRAFT era un progetto “hypercare”. Ciò significa che sono state pianificate risorse umane sufficienti. Anche i dati anagrafici sono stati ben preparati, in modo da poter correggere rapidamente gli errori. KAISERKRAFT stessa ha fornito l’interfaccia per il collegamento al sistema ERP Microsoft Dynamics AX. Questa è stata testata dal punto di vista tecnico e funzionale in stretto coordinamento con i consulenti Slimstock, in modo da rendere possibile un flusso regolare di dati.

Durante il periodo di implementazione, suddiviso in 5 fasi, 2 consulenti Slimstock hanno lavorato intensamente al progetto. Gli incontri si sono svolti regolarmente online tramite Teams. Per il resto, lo scambio si è svolto senza problemi nonostante le condizioni della pandemia.

“In Slimstock ho sempre sperimentato consulenti molto preparati che trovano sempre una soluzione per noi clienti nella nostra lingua. A volte si è verificato un errore, ad esempio non abbiamo consegnato un database o un database in Slim4 non ha funzionato. La domanda è come si affrontano i problemi e come si risolvono. Con il team Slimstock non ho mai avuto problemi. Non devo aspettare due settimane perché spesso il problema viene risolto in un giorno”.

Anche se inizialmente KAISERKRAFT si concentrava sulla gestione ottimale dei trasferimenti, oggi Alexander Hezinger e i suoi colleghi apprezzano molti altri vantaggi di Slim4, come la funzione ToDo. Non appena si apre Slim4, nell’interfaccia utente compare la vista ToDo.

Alla KAISERKRAFT, l’elenco delle attività è impostato in modo tale da visualizzare una panoramica di tutti gli articoli che devono assolutamente essere ordinati quel giorno. Ciò è estremamente utile per l’intero team, in quanto è possibile ridurre il numero di scorte in modo semplice.

“In Slim4 si hanno incredibili possibilità di progettazione e si possono estrarre tutti i dati di cui si ha bisogno o addirittura impostare delle regole”, sottolinea Hezinger. “Il valore aggiunto della reportistica va oltre la gestione dell’inventario. È possibile filtrare in base a tutti i criteri, come il livello di servizio, l’overstock, il turnover, il breaking bulk, il fattore long-tail, lo stock gestito o non gestito in magazzino e ottenere le valutazioni grafiche corrispondenti”.

Hezinger utilizza lo strumento di analisi ABC di Slim4 per dare priorità agli articoli con elevate fluttuazioni della domanda. L’analisi ABC può essere strutturata in base a varie dimensioni, come determinati gruppi di prodotti o singoli articoli. Anche alle singole sedi di magazzino può essere assegnata una propria classificazione ABC. Se si combina questo con il livello di servizio, ad esempio, Slim4 automatizza la distribuzione dell’inventario in base al livello di servizio dei singoli articoli.

“È molto utile vedere come cambiano le scorte di sicurezza quando si modifica il livello di servizio. Slim4 lo illustra con una grafica accattivante, in modo da poterne cogliere rapidamente gli effetti”, spiega Alexander Hezinger.

La distinzione tra scorte e non scorte può essere controllata anche attraverso la matrice ABC / XYZ. La matrice di valutazione può quindi suggerire quali articoli appartengono all’attività di terzi e devono essere ordinati in base all’ordine. KAISERKRAFT regola anche questo aspetto utilizzando criteri logistici come le dimensioni, il peso, il prodotto di marca e il periodo di approvvigionamento dell’articolo.