Datenbasierte Entscheidungen vor Slim4 nicht möglich

KAISER+KRAFT entschied sich im Januar 2020 für Slim4 als neue moderne Bestandsoptimierungs-Software. Kurz nach dem Kick-Off kam es zum bundesweiten Lockdown. Infolgedessen wurde Slim4 ausschließlich remote bei dem Marktführer für Bürosausstattung eingeführt und das mit großem Erfolg. Nach rund einem dreiviertel Jahr wurden bereits die Unternehmensziele – ein effizientes Managen der Lagerbestände über mehrere Standorte hinweg, die Reduzierung der Kapitalbindungskosten sowie eine Erhöhung der Warenumschlagshäufigkeit – erreicht.

KAISER+KRAFT ist als Teil der TAKKT AG Europas Marktführer im B2B-Versandhandel für Betriebs-, Lager- und Büroausstattung. Das Produktportfolio umfasst rund 115.000 Artikel an sechs Lagerstandorten europaweit. Jedes Jahr kommen im Schnitt 10.-20.000 Artikel hinzu.

Für die optimale Verwaltung dieser Artikelanzahl arbeitete KAISER+KRAFT bereits vor Slim4 mit einer Bestandsoptimierungs-Software. Allerdings war für Alexander Herzinger, Gruppenleiter Logistik & Disposition bei KAISER+KRAFT, und sein Team trotz der Software die effiziente Verwaltung der Artikel über mehrere Lagerstandorte hinweg immer wieder eine Herausforderung.

„Ein Manko der alten Software war sicherlich, dass wir nicht schnell Daten zur Hand hatten und daher keine datenbasierten Bestandsentscheidungen treffen konnten. Spezielle Auswertungen mussten über einen Abzug der kompletten Daten von der IT-Abteilung ausgelesen werden, was logischerweise immer zu Zeitverzögerungen von einigen Tagen führte und letztendlich großen Einfluss auf die Effizienz unseres Teams hatte“, erklärt Alexander Hezinger. „Daher kann man sagen, dass wir vor Slim4 kein Bestandsmanagement betrieben haben. Vielmehr war es ein Ordern von Sicherheitsbeständen anhand von Excel-Listen gepaart mit Erfahrungswerten oder Bauchgefühl.“

Hinzu kamen fehlende oder unzureichende Funktionalitäten der Software wie z.B. der Umgang mit Saisonalitäten. Diese wurden bis dato nicht automatisch erkannt und daher oftmals linear berechnet wodurch keine genauen Verkaufszeiträume prognostiziert wurden. Die Ware wurde folglich über Monate auf Lager gehalten, um im Falle eines Peaks lieferbar zu sein. Auch ließ die Grafik der Software zu wünschen übrig und war mit der 2-farbigen und eindimensionalen Darstellung in die Jahre gekommen.

Anforderungen an die neue Software

KAISER+KRAFT plante eine Neuorganisation der bestehenden Lagerstrukturen. Zwei Versandhandelszentren sollten zukünftig nur noch zur Lagerung dienen und die Nachschubfunktion für die Transit-Hubs übernehmen. Zudem sollte ab dem 1.7.2020 ein Regional-Hub in Tschechien mit Schnelldrehern, einer höheren Lagerumschlagshäufigkeit und dem Ziel eines geringen Bestandslevels in Betrieb genommen werden.

Dies erfordert höchste Transparenz in der Bestandsverwaltung und die Möglichkeit, Umlagerungen zwischen den einzelnen Lagerstandorten effizient zu managen und die mehrstufige Disposition der Ware zu jedem Zeitpunkt anschaulich abzubilden. Diese Notwendigkeit einer Multiwarehousing-Funktion war schließlich der Anstoß für die Anschaffung einer gänzlich neuen Software.

KAISER+KRAFT entschied 2019, eine neue Software mit weiteren Funktionen und umfangreichen Analysemöglichkeiten an ihr ERP-System anzubinden. Mit der neuen Bestands-Software sollten Reportings möglich sein, die den Einfluss und die Veränderung bestimmter logistischer Kriterien auf die Geschäftsprozesse visualisieren, umso fundierte und datenbasierte Bestandsentscheidungen zu treffen. „Während früher die Ware auf Lager gelegt wurde, um ein möglichst hohes Servicelevel zu erzielen, entspricht es heute der Firmenpolitik, eine möglichst hohe Umschlagshäufigkeit unter Berücksichtigung des Servicelevels zu gewährleisten,“ erklärt Hezinger weiter.

Um diese Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, erstellte KAISER+KRAFT ein Anforderungskatalog und eine Bewertungsmatrix für die Auswahl einer neuen Software.

„Vor allem die browserbasierte Benutzeroberfläche von Slim4 überzeugte uns sehr schnell in dem Auswahlprozess. Modern, äußerst flexibel und intuitiv“, beschreibt Alexander Hezinger Slim4 und ergänzt: “Jeder Slim4-User kann sich seine Benutzeroberfläche je nach Anforderung individuell in wenigen Minuten selber konfigurieren – ohne über Programmierkenntnisse verfügen zu müssen. Auch ist es extrem hilfreich, dass man dank des browserbasierten Systems sehr flexibel ist und von allen Geräten auf Slim4 zugreifen kann.” Hezinger, der sich 5 weitere nicht-browserbasierte Optimierungstools angeschaut hatte, wollte auf diese Flexibilität nicht verzichten. Im November 2019 fiel die Entscheidung für die Bestandsoptimierungs-Software Slim4.

Schnelle Implementierung

„KAISER+KRAFT hatte uns bereits in den ersten Gesprächen den 30. Juni 2020 als Stichtag genannt. Das heißt, am 1. Juli 2020 musste Slim4 mit drei bestehenden Lagern und einem komplett neu angemieteten Lager in Tschechien live gehen“, erklärt Constantin Klingel, Manager Sales bei Slimstock, und resümiert dies als ambitioniertes aber machbares Ziel. „Das wir später alles nur remote durchführen werden, war uns zu Beginn des Projekts noch nicht klar.“

Möglich war die Umsetzung nur mit einem strammen Projektplan und den notwendigen personellen Ressourcen. Alexander Hezinger gab zu: „KAISER+KRAFT hatte anfangs nur ein rudimentäres Projektmanagement für die zeitliche Umsetzung, da die letzte Implementierung einer Bestands-Software bereits viele Jahre zurücklag. Daher hat es uns sehr geholfen, dass Slimstock das Projektmanagement auch auf KAISER+KRAFT-Seite aktiv sehr unterstützt hat. Durch den genauen Projektplan mit der Definition der Milestones konnten wir rechtzeitig die notwendigen Fachabteilungen einbeziehen und so interne Arbeitsprozesse gut strukturieren. Nicht jeder Milestone wurde zwar punktgenau erreicht – wir hatten die Deadlines auch mal eine Woche überzogen aber mit anderen Milestones wieder eingeholt. Letztendlich aber klappte das Go-Live am 30.6.2020 und darauf lag der Fokus.“

Dass der Zeitplan so gut eingehalten werden konnte lag auch daran, dass die Einführung einer neuen Bestandsoptimierungs-Software für KAISER+KRAFT ein Hypercare Projekt war, wodurch hierfür ausreichend personelle Ressourcen eingeplant wurden. Die Stammdaten waren ebenfalls gut aufbereitet, sodass Fehler schnell behoben werden konnten. Für die Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics AX, hat KAISER+KRAFT selbst für die Schnittstelle gesorgt. Diese wurde in enger Abstimmung mit den Slimstock-Beratern technisch und funktional getestet, sodass ein reibungsloser Datenfluss ermöglicht werden konnte.

Während des Implementierungszeitraums, der in 5 Stufen unterteilt war, arbeiteten 2 Slimstock-Berater intensiv an dem Projekt. Die Besprechungen fanden regelmäßig online in Teams statt. Auch ansonsten klappte der Austausch unter Corona-Bedingungen reibungslos. „Ich erlebe bei Slimstock immer unglaublich engagierte Berater, die immer für uns als Kunden in unserer Sprache eine Lösung finden. Es kam auch mal zu einem Fehler wie z.B., dass wir eine Datenbank nicht geliefert haben oder eine Datenbank in der Slim4 Sprache nicht funktionierte. Die Frage ist wie geht man mit Problemen um und wie werden sie gelöst. Ich habe bei dem Slimstock Team keine Bauchschmerzen damit. Ich muss nicht 2 Wochen warten, sondern bekomme das Problem innerhalb eines Tages, spätestens am nächsten Tag gelöst.“

To-Do als Feuerlöscher

Auch wenn es KAISER+KRAFT anfangs vor allem um das optimale Managen von Umlagerungen ging, so schätzen Alexander Hezinger und seine KollegenInnen heute viele weitere Vorteile von Slim4 – wie z.B. die ToDo Funktion. Sobald man Slim4 startet, erscheint die ToDo-Ansicht auf der Benutzeroberfläche. Bei KAISER+KRAFT ist ToDo so eingestellt, dass eine Übersicht aller Artikel angezeigt wird, die unbedingt an dem Tag bestellt werden müssen. Dies ist für das gesamte Team äußerst hilfreich, da die Anzahl von Stockouts so auf einfachem Weg reduziert werden konnte. „In Slim4 hat man unglaubliche Gestaltungsmöglichkeiten und kann sich wirklich alle Daten ziehen, die man braucht oder auch selber Regelwerke aufbauen“, betont Hezinger. „Der Reporting-Mehrwert geht auch über die eigentliche Disposition und das Bestandsmanagement hinaus. Man kann nach allen Kriterien wie z.B. Servicelevel, Überbestand, Umschlag, Breaking Bulk, Longtail-Faktor, lagergeführt oder nicht-lagergeführt filtern und sich die entsprechenden grafischen Auswertungen ziehen.“

Einfache Artikelsteuerung mit ABC-Analyse

Hezinger selber arbeitet viel mit dem ABC-Analyse-Tool, um bei dem großen Produktportfolio mit hohen Nachfrageschwankungen Artikel sinnvoll zu priorisieren und diesen Regeln oder Kriterien zu zuweisen. Die ABC-Analyse lässt sich nach verschiedenen Dimensionen wie bestimmten Produktgruppen oder einzelnen Artikeln aufbauen. Auch die einzelnen Lagerstandorte können einer eigenen ABC-Klassifizierung zugewiesen werden. Kombiniert man diese z.B. mit dem Servicelevel so übernimmt Slim4 dann die automatisierte Verteilung des Servicelevels auf die einzelnen Artikel. „Es ist sehr hilfreich zu sehen, wie sich Sicherheitsbestände verändern, wenn man das Servicelevel anpasst. Slim4 veranschaulicht dies in ansprechenden Grafiken, sodass man die Auswirkungen schnell erfassen kann“, erzählt Alexander Hezinger. Auch die Unterscheidung zwischen lagergeführt und nicht-lagerführt lässt sich über die ABC/XYZ-Matrix steuern. Die Bewertungsmatrix kann dann vorschlagen, welche Artikel zum Streckengeschäft gehören und auftragsbezogen geordert werden sollten. KAISER+KRAFT regelt dies auch über logistische Kriterien wie Abmessungen, Gewicht, Markenprodukt und Beschaffungszeitraum des Artikels.

Simulationen helfen bei Bestandsentscheidungen

Diesen Vorteil von Slim4, die Auswirkungen verschiedener Einflussgrößen innerhalb weniger Minuten simulieren zu können, macht sich KAISER+KRAFT auch gerade in Zeiten der Covid-Pandemie zu Nutze. Verzögerungen in den Lieferketten sowie zu Rohstoffknappheit und Preisverteuerungen haben einen großen Einfluss auf das gesamte Sortiment von KAISER+KRAFT. „Mit Hilfe von Slim4 lassen wir uns die Auswirkungen auf unseren Bestand übersichtlich anzeigen, z.B. wenn sich die Lieferung von 12 auf 20 Wochen verzögert. Auf Grundlage dieser Simulationen können wir dann Bestandsentscheidungen frühzeitig treffen und haben auch die monetären Auswirkungen im Blick.

Anfangs griff KAISER+KRAFT vor allem auf die Standards-Tool in Slim4 zurück. Doch mittlerweile hat das Unternehmen einige Zusatzmodule implementiert und betont selber, dass man firmenintern immer mehr Slim4 nutzen möchte. So werden nun wirtschaftliche Bestellmengen (EOQ) in Slim4 berechnet oder Funktionen wie „Sortimentsentscheidung“ angewendet.

Wie effizient die neue Software arbeitet, zeigt ein Blick auf die Artikelanzahl. Noch zu Beginn des Slim4-Starts waren es 10.000 Artikel, die von 3 Usern betreut wurden. Binnen eines dreiviertel Jahres stieg die Artikelanzahl um 60% an – disponiert wird weiterhin von 3 Usern. „Diese effiziente Steuerung ist nur dank Slim4 möglich,“ betont Hezinger. „Alle KollegenInnen arbeiteten gerne und selbstverständlich in Slim4 und sehen auch den Mehrwert für die eigene Arbeit.“ Hezinger legt großen Wert darauf, dass alle KollegenInnen Spaß an der Arbeit mit Slim4 haben. Hierfür hatte er sein Team auch frühzeitig bei der Auswahl der geeigneten Software eingebunden. „Mittlerweile arbeiten alle KollegenInnen selbstverständlich in Slim4, probieren neue Anwendungen aus und bringen immer neue Ideen in die wöchentlichen Meetings ein,“ erzählt Hezinger weiter.

Basierend auf den Erfahrungen, die Hezinger und sein Team mit Slim4 gemacht haben, wird Slim4 nun auch als führendes Bestandsmanagement-Tool in den Schwestergesellschaften und in allen KAISER+KRAFT Ländern ausgerollt. Mittlerweile ist Slim4 an 6 Lagerstandorten im Einsatz. Zukünftig soll Slim4 auch am eigenen Produktionsstandort von KAISER+KRAFT zum Einsatz kommen und genauestens berechnen, wann welche Rohmaterialien verfügbar sein müssen, um den Endkundenauftrag rechtzeitig bedienen zu können.

Nach einem dreiviertel Jahr Bestandsmanagement mit Slim4 resümiert Hezinger: „Zahlen- und toolbasierend wird jetzt disponiert und Bestandsmanagement erfolgt nicht mehr mit Excel-Listen oder Erfahrungswerten.“ Er selber verbringt aktuell 2-3 Stunden wöchentlich damit, Reportings anzupassen und neue KollegenInnen in europäischen Niederlassungen mit Slim4 vertraut zu machen. Hier schätzt er sehr, dass Slimstock international aufgestellt und in nahezu jedem Land, in dem KAISER+KRAFT aktiv ist, ebenfalls mit Büros vor Ort ist.