El método FIFO (First in, First Out) y la gestión de inventario

La gestión de inventario es una cuestión sobre el que hablamos recurrentemente en este blog. El tema es amplio, e incluye aspectos como la gestión del surtido, el reabastecimiento, inventory allocation… Hoy nos vamos a centrar en la gestión de la mercancía en el almacén y, más concretamente, en el método FIFO.

Cuando se gestiona un almacén, deben establecerse unas reglas internas para que podamos disponer de la mercancía que se encuentra en las instalaciones. Hay ciertos condicionantes que afectan a cómo podemos/debemos dar salida a los productos, y por este motivo se establecen protocolos que nos ayudan a saber qué producto es el que debe salir de nuestras instalaciones antes que los demás. Estas reglas van a depender, en gran medida, de la naturaleza de los productos o materiales que manejemos dentro del almacén.

Por ejemplo, no es lo mismo la gestión de producto alimenticio, que tiene una fecha de caducidad establecida, que trabajar con tornillería, cuyas referencias nunca van a caducar. Estas reglas nos ayudan a seguir algunos pasos para respetar el flujo de los materiales dentro del almacén.

¿Qué es el método FIFO (First In First Out)?

FIFO (First In First Out) significa “Primero en entrar, primero en salir”. En este modelo tratamos de dar salida el inventario que se ha comprado primero, y el inventario más nuevo se reserva para futuros pedidos.

A priori, al usar la estrategia FIFO en un almacén una empresa puede evitar el riesgo de obsolescencia y reducir el desperdicio. Un producto caducado u obsoleto no tiene recorrido comercial, lo que significa que no se pueden recuperar ingresos por su venta. En este sentido, el método FIFO siempre mueve primero los artículos más antiguos, por lo que hay menos probabilidades de pérdida por caducidad u obsolescencia.

Además, la valoración en el almacén siempre será con los precios de las últimas reposiciones, por lo que en un entorno inflacionista, los inventarios tienen un valor superior (lo que puede ser bueno o malo para el negocio).

Método FIFO vs método LIFO

En contraposición con el FIFO tenemos el LIFO (Last In First Out). En otro artículo explicaremos más detalladamente en que consiste este método pero, a grandes trazos, el método LIFO establece que los productos comprados o producidos más recientemente son también los primeros en salir del almacén.

Mientras que FIFO busca reducir la obsolescencia y el desperdicio, LIFO puede ser más ventajoso en ciertos contextos financieros y contables. Por ejemplo, en épocas de inflación, las empresas que utilizan LIFO pueden reducir su carga fiscal, ya que los costes de los productos vendidos reflejan los precios más recientes (y más altos), disminuyendo así las ganancias contables.

Sin embargo, LIFO no es adecuado para todos los sectores. En industrias como la alimentaria o la farmacéutica, donde la frescura y la fecha de caducidad son factores críticos, el método LIFO puede generar pérdidas significativas debido a productos vencidos o deteriorados que quedan en el almacén por demasiado tiempo.

Cada empresa debe evaluar qué sistema de gestión de inventario se adapta mejor a su modelo de negocio y a las características de sus productos. En términos generales, FIFO es más utilizado en sectores donde la frescura y la rotación del stock son fundamentales, mientras que LIFO puede ser útil en industrias donde la gestión contable y fiscal tiene un mayor peso en la toma de decisiones.

Métodos de gestión de inventario alternativos

Aunque FIFO y LIFO son los métodos más extendidos a la hora de gestionar el orden de salida de los productos del almacén, hay otras alternativas.

FEFO (First Expired, First Out)

Similar al FIFO, pero prioriza los productos con fecha de caducidad más cercana, independientemente de cuándo hayan ingresado al almacén. Es común en la industria alimentaria y farmacéutica.

HIFO (Highest In, First Out)

En este método, los productos con el coste más alto se utilizan o venden primero. Es menos común pero puede usarse en estrategias contables específicas.

LOFO (Lowest In, First Out)

Lo opuesto a HIFO, donde se utiliza primero el inventario con el coste más bajo. Es útil para maximizar ganancias en determinados contextos financieros.

Batch management (Gestión por lotes)

Organiza los inventarios en lotes específicos, considerando fechas de fabricación, series o características únicas. Ideal para sectores con requisitos normativos específicos, como farmacéuticos, o entornos alimentarios donde cada Retailer te exige una vida útil pendiente.

FIFO en contabilidad

Aunque no es el tema que nos ocupa directamente, también hay que tener en cuenta que el FIFO también tiene su valoración en la contabilidad de la empresa a la hora de valorar inventarios. FIFO valora las existencias vendidas al precio de las unidades más antiguas. Este criterio lo que hace es que tanto las entradas como las existencias las valora por su precio de adquisición, de acuerdo con el orden cronológico de entrada en almacén, pero las salidas de los productos se valoran por el precio de los primeros lotes que entraron. De esta manera, las existencias que quedan después de una salida resultan valoradas a los precios más recientes.

El criterio FIFO es muy recurrente a la hora de valorar inventarios compuestos por productos caducos o perecederos; en otras palabras, se seguirá el orden necesario para que las piezas a las que primero se dé salida sean las más próximas a caducar o alcanzar una obsolescencia. También es un criterio muy utilizado para conseguir una constante renovación de inventario ya que la unidad que lleva más tiempo almacenada será la siguiente en ser vendida.

Ejemplo de FIFO en contabilidad

Veamos como se materializa el FIFO en la contabilidad con un ejemplo muy simple:

Supongamos que una empresa compra 100 unidades de un producto en dos lotes consecutivos:

• 50 unidades a 10 € cada una.
• 50 unidades a 12 € cada una.

Si vende 60 unidades bajo FIFO, el coste de ventas se calcularía así:

• 50 unidades a 10 € = 500 €
• 10 unidades a 12 € = 120 €
• Coste total de ventas = 620 €
• Inventario final = 40 unidades a 12 € = 480 €

¿Es posible que el FIFO te dé negativo?

Sí, es posible que la aplicación del método FIFO genere resultados negativos en determinadas circunstancias. Esto ocurre principalmente cuando el coste de reposición de los productos es mayor que el coste original de adquisición, lo que puede llevar a un margen de ganancia menor o incluso pérdidas contables en algunos casos.

Algunas situaciones en las que FIFO podría dar un resultado negativo incluyen:

• Inflación alta: Si los precios de los productos han aumentado significativamente desde su compra, el coste de ventas registrado será menor que el precio actual de reposición, lo que podría reducir la rentabilidad.
• Reducción drástica en la demanda: Si un producto ha perdido valor en el mercado y la empresa aún tiene inventario antiguo, podría venderse a un precio inferior al coste original.
• Errores en la gestión del inventario: Una mala administración del FIFO, como registros incorrectos o fallos en la rotación de stock, puede generar pérdidas imprevistas.

Diferencias entre FIFO y PMP

El método FIFO y el método PMP (Precio Medio Ponderado) son dos enfoques distintos para la gestión y valoración de inventarios. Mientras que FIFO prioriza la salida de los productos más antiguos, PMP calcula un coste promedio para valorar el inventario y las ventas.

Algunas diferencias clave entre ambos métodos incluyen:

• Criterio de valoración: FIFO valora el inventario con base en los costes más recientes, mientras que PMP promedia los costes de todas las adquisiciones.
• Impacto en la contabilidad: FIFO tiende a mostrar costes de ventas más bajos en períodos de inflación, aumentando la ganancia contable. PMP, al calcular un coste promedio, suaviza las variaciones de precios.
• Uso recomendado: FIFO es preferido en industrias donde la rotación de inventario es clave, como alimentación o farmacéutica. PMP es más adecuado para sectores con fluctuaciones de costes o donde no es relevante la antigüedad del stock.

Soluciones intralogísticas para aplicar FIFO

Implementar el método FIFO en un almacén puede requerir soluciones intralogísticas específicas que faciliten el seguimiento del flujo de inventario. Algunas estrategias y tecnologías clave incluyen:

• Sistemas de estanterías dinámicas: Las estanterías de rodillos o de gravedad permiten que los productos más antiguos se desplacen automáticamente hacia adelante, facilitando su acceso y despacho.
• Software de gestión de almacenes (WMS): Estas herramientas automatizan el control del inventario, rastrean las fechas de entrada de los productos, optimizan la ubicación de los mismos en el almacén y proponen para la salida del almacén el lote adecuado
• Etiquetado y escaneo de códigos de barras: Este sistema permite identificar fácilmente los productos más antiguos, garantizando que se prioricen en los despachos.
• Zonificación del almacén: Dividir el espacio en áreas específicas según la antigüedad de los productos ayuda a mantener un orden lógico y eficiente para la salida de mercancías.
• Automatización mediante robots: Los robots intralogísticos pueden programarse para recoger y trasladar productos siguiendo la lógica FIFO, reduciendo el margen de error humano.

Estas soluciones no solo facilitan la aplicación del FIFO, sino que también aumentan la eficiencia general del almacén y minimizan el riesgo de errores.

Factores que influyen en la aplicación del método FIFO

La implementación del método FIFO (First In, First Out) requiere de un análisis previo, dado que depende de una serie de factores que pueden afectar a su eficacia y viabilidad operativa. Entre los más relevantes se encuentran:

Naturaleza de los productos

En sectores como la alimentación, la industria farmacéutica o la cosmética, el FIFO es fundamental para garantizar la frescura y evitar pérdidas por caducidad. Productos con fecha de vencimiento requieren un control riguroso, mientras que, en otras industrias, como la manufacturera, la aplicación de FIFO puede ser más flexible.

Diseño y capacidad del almacén

La distribución del espacio y la infraestructura del almacén juegan un papel clave en la correcta implementación de FIFO. Almacenes con pasillos angostos, almacenamiento en altura o sistemas de racks mal diseñados pueden dificultar la rotación eficiente de los productos.

Tecnología y automatización

El uso de Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), etiquetado RFID, códigos de barras y sensores IoT facilita un seguimiento preciso del flujo de inventario. En grandes volúmenes de almacenamiento, la automatización reduce los errores humanos y optimiza la operativa.

Volumen y rotación del inventario

En empresas con un alto volumen de stock, gestionar FIFO manualmente es inviable. Cuanto mayor sea la cantidad de productos y su velocidad de reposición, más crucial será contar con procesos automatizados y bien estructurados para garantizar una correcta rotación.

Frecuencia de reposición y demanda del mercado

La velocidad con la que se reciben y venden los productos influye directamente en la necesidad de aplicar FIFO. Empresas con alta rotación de stock deben garantizar que los artículos más antiguos salgan primero para evitar acumulaciones innecesarias o riesgo de obsolescencia.

Capacitación del personal

Ninguna estrategia de FIFO será efectiva sin un equipo adecuadamente formado. Los operarios deben comprender la importancia del método y aplicar los procedimientos correctos en la manipulación y almacenamiento de productos para evitar desvíos en la rotación del inventario.

Conclusión

El éxito en la aplicación del método FIFO depende de la gestión equilibrada de estos factores. Una combinación de infraestructura adecuada, automatización inteligente y capacitación continua puede marcar la diferencia entre un sistema eficiente y uno propenso a errores y pérdidas. Implementar FIFO de manera efectiva no solo optimiza la gestión del inventario, sino que también mejora la rentabilidad y la satisfacción del cliente.