¿Qué es el inventario de mantenimiento (MRO)?
El inventario de mantenimiento es el conjunto de materiales, piezas de repuesto y suministros que una empresa mantiene para garantizar que sus equipos y maquinaria funcionan correctamente. Este inventario incluye piezas de repuesto, herramientas, lubricantes y otros productos que se necesitan para realizar el mantenimiento preventivo o las reparaciones cuando algo se estropea.
En pocas palabras, es todo lo que se utiliza para mantener los activos de la empresa, desde las máquinas hasta los vehículos, en buen estado y evitar paradas imprevistas que puedan interrumpir la producción o los servicios. Contar con un inventario de mantenimiento bien gestionado garantiza tener siempre a mano lo que se necesita para solucionar los problemas con rapidez y evitar retrasos.
Algunos ejemplos de inventario de mantenimiento o MRO
El inventario de mantenimiento está compuesto por diversos materiales y suministros esenciales para garantizar el buen funcionamiento de las máquinas y equipos de una empresa. Algunos ejemplos clave incluyen:
Piezas de repuesto
Componentes como motores, rodamientos, correas, juntas y válvulas que resultan necesarios para reparar o reemplazar partes de equipos cuando estos presentan fallos.
Herramientas especializadas
Productos como destornilladores, llaves, martillos, taladros y otras herramientas que permiten a los técnicos especialistas realizar ajustes y reparaciones.
Lubricantes y aceites
Sustancias como aceites industriales, grasas para rodamientos y otros lubricantes que garantizan un funcionamiento eficaz y prolongado de los equipos.
Filtros
Filtros de aire, aceite o combustible, muy importanes para mantener la maquinaria en óptimas condiciones y evitar posibles daños por acumulación de residuos.
Productos de limpieza
Desengrasantes, limpiadores y detergentes específicos para mantener las máquinas libres de impurezas, que contribuye a la prolongación de la vida útil de los productos.
Equipos de protección
Elementos como guantes, gafas de seguridad y cascos, determinantes para garantizar que el personal de mantenimiento trabaje de manera segura.
Componentes eléctricos
Materiales como cables, interruptores, fusibles y otros artículos eléctricos de repuesto, que son esenciales para asegurar que los equipos eléctricos sigan funcionando sin interrupciones.
Este tipo de inventario juega un papel crucial en la optimización del tiempo de producción y la prevención de paradas no planificadas, ya que permite contar con los recursos necesarios para realizar tareas de mantenimiento preventivo y correctivo de forma oportuna y eficaz
Claves para optimizar el inventario de mantenimiento
La gestión del suministro
Además de la incertidumbre en la demanda, para optimizar el inventario de mantenimiento, también es importante minimizar la incertidumbre en el suministro. Esta incertidumbre puede ser reducida si manejamos y controlamos de mejor manera a nuestros proveedores.
Rendimiento de los proveedores
El primer método es medir el On time In Full de nuestros proveedores. Esto quiere decir que debemos medir si entregan a tiempo y si sus entregas están completas. La variabilidad medida por proveedor preferido por artículo, puede ser usada en una más completa fórmula de stock de seguridad.
Stock de seguridad
El cálculo del stock de seguridad es crucial para asegurar que los materiales necesarios para el mantenimiento estén siempre disponibles. Sin embargo, un factor que a menudo se pasa por alto es la variabilidad del proveedor, que en muchos casos puede tener un impacto incluso mayor que la variabilidad de la demanda. La fiabilidad del proveedor, los plazos de entrega y la calidad del servicio son aspectos clave que pueden afectar la disponibilidad de los suministros y, por lo tanto, la continuidad de las operaciones. Incluir la variabilidad del proveedor en el cálculo del stock de seguridad permite una gestión de inventarios más precisa, reduciendo el riesgo de interrupciones y asegurando un mantenimiento eficiente.
Fórmula básica de Stock de Seguridad:
Recomendamos utilizar una fórmula de stock de seguridad más completa, incluyendo la variabilidad de los proveedores. Esto, con el fin de aumentar los niveles de orden y mitigar el riesgo de desabastecimientos. Especialmente importante para Slow Movers.
La fórmula de stock de seguridad que incluye la variabilidad de proveedores, es la siguiente:
Colaboración para optimizar el inventario de mantenimiento
Para optimizar el inventario de mantenimiento correctamente, la colaboración entre el departamento de mantenimiento y abastecimiento es esencial. Las dos tienen diferentes objetivos. En el caso de Mantenimiento, quiere el máximo nivel de servicio, siempre con repuestos más que suficientes. Además, lo más cerca de la maquinaria posible. En el caso de la Cadena de Suministro, tienen el objetivo de mantener los costos, el valor de inventario y adquisiciones, a un nivel aceptable.
Como hemos visto en el análisis ABC/VED, con la información histórica que procesa el área de la Cadena de Suministro, es posible hacer un forecast preciso. Al mismo tiempo, Mantenimiento fortalece esta información con su análisis de Criticidad.
El uso de los materiales de mantenimiento no necesariamente están relacionados con la información histórica que maneja la Cadena de Suministro. Esto, dado que el trabajo de Mantenimiento corresponde a la planificación basada en factores que deben ser anticipados. Estos factores pueden ser el desgaste de los materiales o el ciclo de vida de los artículos.
Por esta razón, es muy importante llevar a cabo procesos colaborativos que ayuden a planificar un forecast consensuado entre Mantenimiento y Abastecimiento.
Matriz estratégica de inventario colaborativo
Para conseguir la colaboración, el área de Mantenimiento debe planificar con precisión las mantenciones a realizar. Esto, de tal manera que permita la anticipación agregando la información al forecast mensual. La necesidad de colaboración depende fuertemente de la importancia de cada material. A continuación, la siguiente matriz revela la necesidad de colaboración según el tipo de material.
| Vital | Esencial | Deseado | |
| A | – Foco: disponibilidad. – Forecast consensuado. – Colaboración proveedores. |
– Foco: disponibilidad. – Manejo por excepciones. |
– Foco en disponibilidad e inventario óptimo siguiendo el sistema. |
| B | – Colaboración en artículos caros. – Foco en disponibilidad e inventario óptimo siguiendo el sistema. |
– Colaboración en artículos caros. – Foco en disponibilidad e inventario óptimo siguiendo el sistema. |
– Asegurar disponibilidad trabajando un período de cobertura. – Foco en automatizar niveles de inventario. |
| C | – Asegurar inventario/stock técnico. – Planes de mantenimiento preventivo. – Colaboración proveedores. |
– Asegurar disponibilidad trabajando un período de cobertura. – Foco en automatizar niveles de inventario. |
– Asegurar disponibilidad trabajando un período de cobertura. – Foco en automatizar niveles de inventario |
| D | – Asegurar inventario/stock técnico + mantención preventiva. | – Asegurar inventario/stock técnico + mantención preventiva. | – Informes, iniciativas para deshacerse del Stock. |
Incorporar la tecnología adecuada
Aplicando las herramientas y fórmulas descritas en nuestra serie de artículos dedicados al área de Mantenimiento, es posible optimizar el inventario de mantenimiento. Sin embargo, es importante destacar que en la mayoría de los casos los números de materiales a gestionar son demasiados. Esto, junto al nivel de detalle requerido, hace extremadamente difícil lograr objetivos reales de forma manual.
Para poder manejar un gran número de SKUs de manera correcta y eficiente, es recomendable utilizar un sistema que soporte estos procesos. Es así como, automatizando los cálculos, una empresa puede habilitar una estrategia proactiva que minimice los costos y maximice la disponibilidad.
