Category Management strategi
Category Management – eller på dansk kategoristyring – er en strategi, hvor varer grupperes i kategorier for derefter at blive styret samlet på kategoriniveau. I stedet for at bruge ressourcer på at lede og styre ét enkelt varenummer gøres dette nu på kategoriniveau. Eksempler på varekategorier er forskellige direkte materialekategorier som råvarer, reservedele og pakkematerialer samt indirekte som transport, IT, rejser og forsikringer. Der er tale om en proces i et livscyklusperspektiv. Arbejdet er ikke statisk men dynamisk med løbende udvikling af kategorierne, eftersom nye varer indføres, ændres eller fases ud. Kategorier består af vareartikler fra ens leverandørkilder, ens produktionsprocesser, ens internt forbrug, ens materialeindhold/-kompleksitet, ens specifikationer og ens grundlæggende teknologi. Der søges at skabe synergi på tværs af forretningsenheder. Synergien kommer gennem konsolidering af indkøbsvolumen, deling af interne indkøbseksperter på tværs af forretningsområder og udveksling af information om f.eks. priser, markedsudvikling og leverandørforhold.
En generel udviklingstendens blandt produktionsvirksomheder er, at indkøbet udgør en stadig større andel af de samlede omkostninger. Mange års fokus på kernekompetencer og outsourcing af ikke-kerneområder har bl.a. bidraget til, at en større andel af value added sources fra virksomheders leverandørnetværk. Der er således opstået et stort behov for at se indkøb og sourcing i et strategisk lys. På trods af de ofte meget store indkøbsbudgetter, der finder sted, er det overraskende, hvor ofte dette arbejde ikke får den rette opmærksomhed – hverken strategisk eller fra topledelsen. Det kan derfor være en stor hjælp at anvende et værktøj som Category Management for at opnå en mere strategisk tilgang til indkøb.
Formålet med Category Management
Formålet med Category Management er både at spare penge og tid. Det handler også om at bygge og udvikle leverandørrelationer. Der er tale om en proces med input fra øvrige funktionsområder i virksomheden som salg, marketing, udvikling, økonomi og produktion. Typiske stadier i et livscyklusperspektiv er definering af kategoristrategier med forbrugsanalyser og analyser af leverandørmarkedet.
For hver kategori bør der udarbejdes en kategoristrategi, som f.eks. kan indeholde analyser af kontrakter, definering af kategorier og deres omfang, interessentanalyser, strategiske målsætninger for kategorien, forbrugsanalyser og risk assessment. Kategoristrategien udgør således et godt grundlag for kommunikation med interne og eksterne interessenter.
Forbrugsanalyser handler om at skabe et overblik over, hvilke og hvor mange omkostninger der forbruges til hvad, hvor og af hvem. Slim4 fra Slimstock kan her være et godt værktøj, der kan hjælpe med at skabe dette overblik. Analyserne skal derefter henføres til de enkelte varekategorier.
Analyser af leverandørmarkedet sætter fokus på, hvilke leverandører der kan levere de forskellige produkter, der indkøbes. Dette kan med fordel baseres på et arbejde med materiale- og leverandørsegmentering.
Fordele ved Category Management
At arbejde med Category Management kræver tid og ressourcer. Det kræver aktiv deltagelse fra medarbejdere på tværs af funktioner. Det er vigtigt at få interessenter identificeret og onboarded. Lykkes det, vil man lettere kunne høste fordele som at sikre bedre grundlag for:
- at træffe beslutninger (bedre ledelse)
- at gennemføre forhandlinger
- at sikre omkostningsbesparelser
- at sikre bedre kvalitet
- at opnå hurtigere time-to-market
- at risikostyre
- at lede leverandørrelationer.
BARRIERER VED CATEGORY MANAGEMENT
Implementering af Category Management vil typisk møde et antal snublesten på vejen. For det første skal virksomheden have en vis størrelse (flere forretningsenheder) og indkøbsvolumen, før det giver værdi at opdele og styre i kategorier. Dertil kommer udfordringer med, at der er få ansatte i indkøb til at have fokus på kategorier. Dette kan føre til et fortsat leverandørfokus på bekostning af et kategorifokus. Barriererne kan inddeles i fem hovedområder:
- Strategi og ledelse: Mangel på opmærksomhed og støtte fra topledelsen; manglende stakeholder management (strategisk synlighed af sourcing i virksomheden; strategisk alignment og forståelse af Category Management); manglende prioritering af strategiske tiltag, uklar rolle- og ansvarsfordeling.
- Mindset: Udpræget silokultur, som hindrer tværfunktionelt samarbejde; forskellige synlige og usynlige magtbaser; det tager tid at ændre adfærd.
- Viden og kompetencer: Mangel på forståelse af Category Management; mangel på uddannelse og træning; lav grad af modenhed.
- Systemer og data: Mange forskellige systemer; manglende systemintegration; mangel på IT-værktøjer; fejlbehæftede data; mangel på systemværktøjer.
- Ressourcer: Mangel på menneskelige ressourcer til at arbejde med Category Management.
Softwaret Slim4 fra Slimstock kan bidrage med at skabe det datamæssige grundlag for at kunne høste gevinsterne ved at implementere Category Management. Systemet sætter fokus på at arbejde med de rigtige data, der via systemets funktionaliteter skaber beslutningsrelevant information, som igen er grundlaget for at skabe viden. Data er således det nye sort, men de kan ikke stå alene. Det kræver samtidig state-of-the-art software som Slim4 samt redefinering af eksisterende eller implementering af nye processer, der understøtter forretningsmæssige strategiske målsætninger.
