Was ist Sales and Operations Planning (S&OP)?

Dass wir in einer Welt des ständigen Wandels leben, ist nichts Neues. Neu ist jedoch die Geschwindigkeit, mit der sich Veränderungen vollziehen. Im Allgemeinen mögen Menschen Veränderungen nicht besonders – wir sind energieeffizient und Veränderungen zwingen uns, Anstrengungen zu unternehmen, unsere Komfortzone zu verlassen, also einen Bereich, in dem wir uns sicher und kompetent fühlen. In einer hypervernetzten Welt kann man sich nicht einfach beschließen, sich nicht zu verändern. Man muss lernen, durch den Wandel zu navigieren.

Veränderungen bringen Komplexität, Unsicherheit und Unvorhersehbarkeit mit sich. Unternehmen, die operative Exzellenz anstreben, bewältigen diese Faktoren, indem sie agiler, schneller, flexibler und widerstandsfähiger werden.

Heute mehr denn je müssen Sie in diesen Eigenschaften herausragend sein, wenn Sie wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Aber was hat das alles mit S&OP zu tun? Im Wesentlichen ermöglicht es S&OP, organisatorisch auf das Bekannte und das Unbekannte vorbereitet zu sein.

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind Chefkoch in einem mit vier Michelin-Sternen ausgezeichneten Restaurant. Ihre Aufgabe ist es, Ihr talentiertes Küchenteam so zu führen, dass das fantastischste und schmackhafteste Menü der Stadt auf den Tisch kommt. Sie müssen sicherstellen, dass die Arbeit so effizient und koordiniert wie möglich durchgeführt wird – die Gerichte müssen in der richtigen Qualität, Temperatur und zur richtigen Zeit serviert werden. Nichts darf schiefgehen: Sie können nicht servieren, wenn die Sauce nicht fertig ist, und Sie können nicht servieren, wenn Sie nicht wissen, welche Beilage zum Hauptgericht gehört. Wird Ihr Team improvisieren können, wenn auch nur eine einzige Zutat fehlt?

Um das gewünschte Menü zu liefern, braucht das Küchenteam einen Küchenchef, den Chefkoch, ein koordiniertes Team, eine präzise Planung der Zutaten und der Reihenfolge der Gerichte sowie eine klare Kommunikation darüber, was zu tun ist und wie – alles mit einem gemeinsamen Ziel: ein Menü, das die Erwartungen der Gäste erfüllt.

Was ist S&OP (Sales and Operations Planning)?

S&OP (Sales and Operations Planning) ist ein Geschäftsplanungsprozess, der die strategische Unternehmensplanung mit den täglichen Aktivitäten auf operativer Ebene in Einklang bringt.

Durch einen strukturierten Arbeitsprozess, der sich monatlich wiederholt, kommunizieren und arbeiten Teams miteinander, um eine einheitliche Bedarfsplanung für das gesamte Unternehmen zu erstellen und aufrechtzuerhalten. Dies ermöglicht es den Teams, stets organisiert und auf Veränderungen vorbereitet zu sein sowie schnelle und agile Entscheidungen zu treffen.

S&OP hilft uns, unerwartete Veränderungen zu erkennen – sei es aufgrund neuer Geschäftsmöglichkeiten oder weil das, was wir für unmöglich hielten, doch eintritt.

Wer hätte die COVID-Krise oder den Gewinn eines großen Projekts im Wert von vielen Tausend Euro vorhersehen können?

Aber … Brauchen wir wirklich S&OP?

Unternehmen existieren im Wesentlichen, weil sie Kunden haben – ebenso wie Produkte, Dienstleistungen und Mitarbeiter. Jeder Kunde ist einzigartig, und wir gewinnen und behalten sie, wenn wir ihnen einen Mehrwert bieten können – ihren Mehrwert. Aus einer pragmatischen Perspektive betrachtet, ist der Mehrwert für den Kunden das, wofür er bereit ist zu zahlen, einschließlich des Einkaufserlebnisses und der Qualität unserer Beziehung zu ihm.

Unternehmen entwickeln ihre Wertstrategie, d. h., sie entscheiden strategisch, wie sie ihre Kunden ansprechen und welches Wertangebot sie ihnen unterbreiten möchten. Erinnern Sie sich an das berühmte Michelin-Menü?

Aber wie können wir dieses Angebot effektiv umsetzen? Sind es nicht unsere täglichen operativen Abläufe, die diesen Wert liefern?

S&OP ist ein Werkzeug, das uns dabei hilft, effektiv zu liefern, indem es die Art und Weise verbessert, wie wir mit unseren Kunden interagieren.

Ziele von S&OP

Keine Reise ohne Ziel, und jede geschäftliche Initiative verfolgt einen Zweck.

Unternehmen, die sich für die Einführung eines S&OP-Planungsprozesses entscheiden, beginnen eine Transformationsreise, um ihr Wachstum voranzutreiben und somit zumindest wettbewerbsfähig zu bleiben.

Konkret könnten einige der Hauptziele des S&OP-Planungsprozesses Folgendes umfassen:

1. Integration der langfristigen Planung in die Geschäftsprozesse.
2. Abgleich von Nachfrage und Angebot.
3. Balance zwischen erwarteter Nachfrage und der Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.
4. Verbesserung der Genauigkeit unserer Absatzprognosen (Forecast Accuracy) und der Art und Weise, wie wir diese verbessern (Forecast Value Added).
5. Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Organisation.

Im Wesentlichen bereitet S&OP die Teams darauf vor:

1. Risiken zu minimieren.
2. Geschäftsmöglichkeiten zu maximieren.
3. Agile Entscheidungen zu treffen, die auf Profitabilität statt auf Volumen basieren.

Das ultimative Ziel ist es, eine abgestimmte Planung zu erstellen, die die strategischen Ziele des Unternehmens widerspiegelt, und diese in einen umsetzbaren Plan auf operativer Ebene zu übersetzen. Dieser Plan ermöglicht es uns, unsere täglichen Abläufe auf nachhaltige Weise durchzuführen.

Wie implementiert man einen S&OP-Planungsprozess?

Ein S&OP-Planungsprozess besteht aus zyklisch strukturierten, aber dennoch flexiblen Meetings, die von interdisziplinären Teams aus verschiedenen Unternehmensbereichen – Vertrieb, Marketing, Operations und Finanzen – durchgeführt werden.

Jedes Meeting im Prozess folgt einer vordefinierten Agenda und hat ein Ziel, das mit den erwarteten Ergebnissen des S&OP-Prozesses übereinstimmt. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, stehen uns Hebel oder Treiber zur Verfügung, und wir verwenden KPIs (Key Performance Indicators), um Fortschritte bei der Zielerreichung zu messen und zu bewerten.

Ein Beispiel: Während eines Meetings mit Produktmanagern könnte das Ziel darin bestehen, das Risiko der Obsoleszenz bei neuen Produkteinführungen im nächsten Jahr zu reduzieren. Unsere Treiber, um dies zu erreichen, wären eine verbesserte Kenntnis der angesprochenen Kundensegmente sowie optimierte Absatzkanäle für die Produkteinführung. Geeignete KPIs könnten der % Anteil am Erfolg pro Absatzkanal oder der % Überbestand bei neuen Produkten sein. Mit einer monatlichen Messung und Nachverfolgung könnten wir die Ergebnisse unserer Maßnahmen überwachen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen einleiten.

Die S&OP-Meetings folgen zwei parallelen Abläufen:

1. Sammlung und Vorbereitung der notwendigen Informationen: In diesem Stream werden relevante Daten und Informationen aus verschiedenen Abteilungen zusammengetragen und aufbereitet.
2. Validierung und Optimierung: Hier werden die zuvor gesammelten Informationen überprüft, der Absatzplan optimiert, aufgetretene Konflikte gelöst und entschieden, welche Themen auf eine höhere Entscheidungsebene eskaliert werden müssen.

Durch die Struktur in diese beiden Streams wird sichergestellt, dass sowohl die Informationsbasis als auch die Entscheidungsfindung klar, fundiert und aufeinander abgestimmt sind.

Damit ein S&OP-Prozess funktioniert, sind Ausdauer, Disziplin und Engagement während der Planungsmeetings erforderlich. Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen, besteht darin, einige “goldene Regeln” aufzustellen. Zum Beispiel: gut vorbereitet zum Meeting erscheinen, aktiv teilnehmen oder Informationen teilen. Eine positive Einstellung, Offenheit und Zusammenarbeit tragen wesentlich dazu bei, Meetings effektiv zu gestalten, Vereinbarungen zu treffen und am Ende der Sitzung Ergebnisse zu erzielen.

Der S&OP-Prozess ist ein monatlicher und gut strukturierter Prozess. Dies bietet zwei große Vorteile: Die Teams haben einen klaren und strukturierten Arbeitsprozess, und mit jedem monatlichen Zyklus wird der Prozess weiter verfeinert und verbessert.

Die 6 Schritte zur Implementierung eines S&OP-Prozesses

Dies sind die Schritte des Prozesses, die monatlich durchgeführt werden:

Datenerfassung

Sammlung und Konsolidierung relevanter Daten, einschließlich historischer Verkaufsdaten, Markttrends und Produktionskapazitäten.

Überprüfung des Produkt- & Sortimentsmanagements

Bewertung und Abstimmung des Produktkatalogs, neuer Produkteinführungen und Produktlebenszyklen mit Absatzprognosen und Produktions-/Lieferkapazitäten.

Überprüfung der Bedarfsplanung

Analyse von Kundenverhaltensmustern, Markttrends und Absatzprognosen auf aggregierter Ebene, um Ressourcen und Lagerbestände zu optimieren.

Bestands- und Einkaufsprüfung

Überprüfung der Lagerbestände, der Leistung und Fähigkeiten von Lieferanten, um eine effiziente Lieferkette sicherzustellen.

Finanzprüfung

Bewertung der finanziellen Leistung, wie Umsatz, Kosten und Margen, um sicherzustellen, dass die finanziellen Ziele mit dem S&OP-Plan übereinstimmen.

Pre-S&OP Meeting

Treffen vor Management Meeting, um Inputs und vorherige Annahmen zu überprüfen, abzustimmen und mögliche Szenarien für den nächsten S&OP-Zyklus zu evaluieren.

Management Review

Meeting auf höchster Ebene zur Überprüfung des gesamten Plans, zur Behandlung strategischer Themen und zur Entscheidungsfindung, um operative und strategische Ziele in Einklang zu bringen.

Die S&OP-Konzepte

Wenn Sie bis hierher gelesen haben und denken, dass S&OP ein interessanter geschäftlicher Ansatz ist, sollten Sie die folgenden Konzepte berücksichtigen. Sobald Sie diese beherrschen, können Sie das volle Potenzial von S&OP ausschöpfen.

• Planung erfolgt aggregiert und in Volumen, nicht so sehr durch Mixplanung oder SKU.
• Es handelt sich um einen funktionsübergreifenden, kollaborativen Ansatz.
• Verschiedene Maßeinheiten, um die unterschiedlichen Realitäten und Perspektiven der verschiedenen Unternehmensfunktionen einzubeziehen.
• Es ist ein monatlicher oder vierteljährlicher Zyklus, in dem Pläne überprüft und anerkannte und/oder erwartete Änderungen angepasst werden.
• Es ist ein strukturierter Entscheidungsprozess.

Herausforderungen bei der Implementierung von S&OP

Die Implementierung von einer S&OP-Planung ist nicht ohne Herausforderungen. Während die meisten davon überwunden werden können, erfordern sie dennoch Ausdauer und Wissen. Erfolgreiches S&OP basiert auf einer guten Kommunikation, und der Schlüssel dazu ist die stetige Wiederholung unserer Botschaften durch verschiedene Kanäle und zu unterschiedlichen Zeiten.

• Die größte Herausforderung besteht darin, die Teams nicht nur für den Prozess, sondern auch für die neue Ausrichtung zu begeistern, zu schulen und auszubilden.
• Interne und externe Teams auf einen einheitlichen Bedarfsplan abzustimmen.
• Betonen Sie die Notwendigkeit einer effektiven und klaren Kommunikation.
• Sie müssen überzeugen und inspirieren.
• Fokussieren Sie sich und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.
• Wählen Sie die Maßnahmen aus, die einen klaren Nutzen haben und schnell zu einem Ergebnis führen. So können Sie loslegen und vorankommen.
  Dies ermöglicht es Ihnen, ins Rollen zu kommen und voranzukommen.
• Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Ressourcen verfügen, sowohl personell als auch technisch.
• Beginnen Sie klein und bauen Sie eine solide Grundlage auf.

Vorteile der S&OP-Planung

Die Herausforderungen, denen Sie im S&OP-Prozess begegnen, werden durch die großen Vorteile mehr als aufgewogen. Hier einige gute Beispiele:

1. S&OP gibt den Fokus und die Richtung vor, so dass die Teams auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten können.
2. Integriert die langfristigen Ziele des Unternehmens und bringt sie mit den kurzfristigen Zielen in Einklang.
3. Reduziert die Lagerbestände und verringert gleichzeitig das Risiko der Veralterung, indem es die Nutzung des Betriebskapitals verbessert.
4. Verbessert das Servicelevel und die Lieferzeiten für den Kunden.
5. Erhöhte Transparenz über die gesamte Lieferkette.
6. Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation und damit der Sicherheit und Motivation des Teams.

Fazit

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu haben, ist in einem sich so schnell verändernden Umfeld von entscheidender Bedeutung.

Unsere Pläne können sehr gut sein und perfekt ausgeführt werden, aber sie sind nicht von der Realität isoliert, und die Realität ändert sich sehr schnell.

Die Arbeit auf zwei Ebenen – einer sehr granularen Ebene auf SKU-Ebene und einer aggregierten Ebene – ermöglicht es uns, unsere Pläne schnell und agil an die erkannten Änderungen anzupassen.

Während die Arbeit auf SKU-Ebene detaillierte Berechnungen und eine Feinabstimmung der verschiedenen Komponenten der Prognosen für mehrere SKUs erfordert, ermöglicht die Arbeit auf der Aggregat- oder S&OP-Ebene ein Arbeiten mit Schwerpunkt auf Annahmen, Chancen, Szenarien Planung und Risiken. Die letztere, die S&OP-Ebene, ist bei weitem flexibler, obwohl sie eine stärkere Abstimmung zwischen den Entscheidungsträgern des Unternehmens und den Einsatz der entsprechenden Technologie erfordert.

Der S&OP-Weg kann schwierig sein. Suchen Sie Unterstützung, wenn Sie sie brauchen. Fragen Sie Experten außerhalb oder innerhalb des Unternehmens. Das Einbeziehen unterschiedlicher Perspektiven für mögliche Lösungen des Problems ermöglicht es, kreative, pragmatische und einfache Lösungen zu entwickeln oder Lösungen, die einfach nicht als Option in Betracht gezogen wurden.

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