Die FIFO-Methode (First In, First Out) und ihre Anwendung im Bestandsmanagement

Bestandsmanagement ist ein Thema, das wir in unserem Blog regelmäßig behandeln. Es ist ein breit gefasstes Feld, das Aspekte wie Sortimentsmanagement, Bestandsallokation und -auffüllung umfasst. In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Lagerbestandsverwaltung, insbesondere mit der FIFO-Methode.

Beim Betrieb eines Lagers müssen interne Regeln definiert werden, um eine effiziente Handhabung der gelagerten Waren zu gewährleisten. Verschiedene Faktoren beeinflussen, wie Produkte versendet werden sollen oder müssen. Deshalb werden Protokolle eingesetzt, um zu bestimmen, welche Artikel das Lager vor anderen verlassen sollen. Diese Regeln hängen weitgehend von der Art der im Lager verwalteten Produkte oder Materialien ab.

Lebensmittel, die ein bestimmtes Mindesthaltbarkeitsdatum haben, haben nicht dieselbe Handhabung wie beispielsweise Befestigungselemente und Schrauben, die nicht verderben. Diese Regeln helfen, einen strukturierten Prozess einzurichten, um den richtigen Materialfluss im Lager aufrechtzuerhalten.

Was ist FIFO (First In, First Out)?

FIFO bedeutet „First In, First Out“, d. h. was zuerst eingelagert wird, wird auch zuerst wieder ausgelagert. Bei diesem Modell wird der ältere Bestand zuerst verbraucht oder verkauft, während der neuere Bestand für zukünftige Aufträge zurückgehalten wird.

Die Anwendung der FIFO-Strategie in einem Lager ermöglicht es Unternehmen, das Risiko der Veralterung zu minimieren und den Verderb und Abfall zu reduzieren. Abgelaufene oder veraltete Produkte haben keinen kommerziellen Wert, d.h. sie können keine Einnahmen generieren. Die FIFO-Strategie stellt sicher, dass ältere Artikel immer zuerst bewegt werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Verlusten aufgrund von Verfall oder Veralterung verringert wird.

Darüber hinaus basiert die Bewertung von Lagerbeständen immer auf den jüngsten Wiederbeschaffungspreisen. In einem inflationären Umfeld bedeutet dies, dass der Lagerbestand zu höheren Kosten bewertet wird, was sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben kann.

FIFO vs LIFO

Im Gegensatz zu FIFO gibt es LIFO (Last In, First Out). Diese Methode werden wir in einem anderen Artikel näher erläutern, aber in einfachen Worten bedeutet LIFO, dass die zuletzt gekauften oder produzierten Produkte auch als erste das Lager verlassen.

Während FIFO darauf abzielt, Veralterung und Abfall zu reduzieren, kann LIFO bestimmte finanzielle und buchhalterische Vorteile bieten. In Zeiten der Inflation können Unternehmen, die LIFO verwenden, zum Beispiel ein geringeres steuerpflichtiges Einkommen erzielen, da die Kosten der verkauften Waren auf den jüngsten (und in der Regel höheren) Preisen basieren, was wiederum den ausgewiesenen Gewinn verringert.

LIFO ist jedoch nicht für alle Branchen geeignet. In der Lebensmittel- und Pharmaindustrie, in denen Frische und Verfallsdatum entscheidende Faktoren sind, kann LIFO zu erheblichen Verlusten führen, weil abgelaufene oder verdorbene Produkte zu lange gelagert werden.

Jedes Unternehmen muss beurteilen, welches Bestandsführungssystem am besten zu seinem Geschäftsmodell und den Eigenschaften seiner Produkte passt. FIFO wird eher in Branchen verwendet, in denen die Frische der Produkte und die Rotation der Bestände von entscheidender Bedeutung sind, während LIFO in Branchen von Vorteil sein kann, in denen die Buchhaltung und die Steuerverwaltung eine größere Rolle bei der Entscheidungsfindung spielen.

Weitere Methoden der Bestandsführung

Obwohl FIFO und LIFO die gängigsten Methoden zur Bestimmung der Reihenfolge sind, in der die Produkte das Lager verlassen, gibt es auch Alternativen:

FEFO (First Expired, First Out)

Ähnlich wie FIFO, jedoch werden Produkte mit dem nächstgelegenen Verfallsdatum bevorzugt, unabhängig davon, wann sie im Lager eingetroffen sind. Es wird häufig in der Lebensmittel- und Pharmaindustrie verwendet.

HIFO (Highest In, First Out)

Bei dieser Methode werden die teuersten Produkte zuerst verwendet oder verkauft. Sie ist weniger verbreitet, kann aber bei bestimmten Buchhaltungsstrategien angewendet werden.

LOFO (Lowest In, First Out)

Das Gegenteil von HIFO, bei dem der kostengünstigste Bestand zuerst verwendet wird. Dieser Ansatz kann für die Gewinnmaximierung in bestimmten finanziellen Zusammenhängen nützlich sein.

Chargenverwaltung

Bei dieser Methode wird der Bestand anhand von Herstellungsdaten, Seriennummern oder einzigartigen Merkmalen in bestimmte Chargen eingeteilt. Sie ist ideal für Branchen mit strengen gesetzlichen Auflagen, wie z.B. die Pharmaindustrie oder den Lebensmitteleinzelhandel, wo Einzelhändler eine bestimmte Resthaltbarkeit verlangen.

FIFO in der Buchhaltung

Obwohl dies nicht unser Hauptfokus ist, ist es wichtig zu erwähnen, dass FIFO auch eine Rolle in der Buchhaltung spielt. FIFO bewertet die verkauften Waren mit dem Preis der ältesten Einheiten. Bei dieser Methode werden sowohl die eingehenden als auch die vorhandenen Bestände auf der Grundlage ihres Anschaffungspreises bewertet, und zwar in der chronologischen Reihenfolge ihres Eintreffens im Lager. Wenn jedoch Produkte verkauft werden, werden sie zum Preis der zuerst eingegangenen Chargen bewertet. Folglich wird der verbleibende Bestand nach einem Verkauf zu den jüngsten Preisen bewertet.

Die FIFO-Methode wird üblicherweise bei der Bewertung von Vorräten verwendet, die aus abgelaufenen oder verderblichen Produkten bestehen. Mit anderen Worten, das System folgt der notwendigen Reihenfolge, um sicherzustellen, dass die Artikel mit dem nächstgelegenen Verfallsdatum oder dem höchsten Risiko, veraltet zu sein, als erstes verkauft werden. Dies ist auch ein weit verbreiteter Ansatz zur Sicherstellung eines konstanten Lagerumschlags, da die am längsten gelagerte Einheit als nächste verkauft wird.

Beispiel für FIFO in der Buchhaltung

Nehmen wir ein einfaches Beispiel, um zu sehen, wie FIFO in der Buchhaltung angewendet wird:

Angenommen, ein Unternehmen kauft 100 Einheiten eines Produkts in zwei aufeinanderfolgenden Chargen:

• 50 Einheiten zu je 10 €
• 50 Einheiten zu je 12 €

Wenn das Unternehmen 60 Einheiten nach dem FIFO-Prinzip verkauft, würden sich die Umsatzkosten wie folgt berechnen:

• 50 Einheiten zu 10 € = 500 €
• 10 Einheiten zu 12 € = 120 €
• Gesamtkosten der Verkäufe = 620 €.
• Endbestand = 40 Einheiten zu €12 = €480

Ist es möglich, dass das FIFO zu einem negativen Ergebnis führt?

Ja, es ist möglich, dass die Anwendung der FIFO-Methode unter bestimmten Umständen zu negativen Ergebnissen führt. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn die Wiederbeschaffungskosten der Produkte höher sind als die ursprünglichen Anschaffungskosten, was zu einer geringeren Gewinnspanne oder in einigen Fällen sogar zu buchhalterischen Verlusten führen kann.

Einige Situationen, in denen FIFO zu einem negativen Ergebnis führen könnte, sind:

• Hohe Inflation: Wenn die Preise der Produkte seit ihrem Kauf erheblich gestiegen sind, werden die erfassten Einstandspreise niedriger sein als der aktuelle Wiederbeschaffungspreis, was die Rentabilität verringern kann.
• Ein starker Rückgang der Nachfrage: Wenn ein Produkt auf dem Markt an Wert verloren hat und das Unternehmen noch über alte Bestände verfügt, kann es zu einem Preis verkauft werden, der unter dem ursprünglichen Einstandspreis liegt.
• Fehler im Bestandsmanagement: Eine unzureichende FIFO-Umsetzung, wie z.B. falsche Aufzeichnungen oder Fehler bei der Bestandsrotation, kann zu unvorhergesehenen Verlusten führen.

Unterschiede zwischen FIFO und PMP

Die FIFO- und PMP-Methode (Gewogene Durchschnittsmethode bzw. Gewichteter Durchschnittspreis) sind zwei unterschiedliche Ansätze für die Bestandsführung und -bewertung. Während die FIFO-Methode sicherstellt, dass ältere Produkte zuerst verkauft werden, berechnet die PMP-Methode einen Durchschnittspreis für den Bestand und die Verkäufe.

Einige wichtige Unterschiede zwischen den beiden Methoden:

• Bewertungsansatz: FIFO bewertet den Bestand auf der Grundlage der letzten Preise, während PMP einen Durchschnitt aller Anschaffungskosten nimmt.
• Buchhalterische Auswirkungen: FIFO weist in Zeiten der Inflation tendenziell niedrigere Umsatzkosten aus, was den buchhalterischen Gewinn erhöht. PMP glättet Preisschwankungen durch die Berechnung von Durchschnittskosten.
• Einsatzbereiche: FIFO wird in Branchen bevorzugt, in denen der Lagerumschlag eine wichtige Rolle spielt, wie z.B. in der Lebensmittel- oder Pharmaindustrie. PMP eignet sich besser für Branchen mit Kostenschwankungen oder in denen das Alter der Bestände kein relevanter Faktor ist.

Intralogistische Lösungen für FIFO

Die Umsetzung der FIFO-Methode in einem Lager kann spezielle Intralogistiklösungen erfordern, um die Verfolgung des Bestandsflusses zu erleichtern. Zu den wichtigsten Strategien und Technologien gehören:

1. Dynamische Regalsysteme: Roll- oder Schwerkraftregale lassen ältere Produkte automatisch nach vorne wandern, so dass sie leichter zugänglich sind und einfacher versendet werden können.
2. Lagerverwaltungssysteme (LVS / WMS): Diese Tools automatisieren die Bestandskontrolle, verfolgen das Eingangsdatum von Produkten, optimieren ihren Standort im Lager und schlagen die passende Charge für den Versand vor.
3. Barcode-Etikettierung und -Scannen: Dieses System ermöglicht die einfache Identifizierung älterer Produkte und stellt sicher, dass diese vorrangig versendet werden.
4. Zoneneinteilung im Lager: Lagerflächen werden in bestimmte Bereiche je nach Alter der Produkte eingeteilt, um eine logische und effiziente Ordnung für den Warenversand aufrechtzuerhalten.
5. Automatisierung mit Robotern: Intralogistik-Roboter können so programmiert werden, dass sie die Produkte nach der FIFO-Logik aufnehmen und transportieren, wodurch menschliche Fehler verringert werden.

Diese Lösungen erleichtern nicht nur die Anwendung von FIFO, sondern erhöhen auch die Gesamteffizienz des Lagers und minimieren das Risiko von Fehlern.

Einflussfaktoren für die Anwendung von FIFO

Die Anwendung der FIFO-Methode (First In, First Out) erfordert eine vorherige Analyse, da sie von einer Reihe von Faktoren abhängt, die sich auf ihre Effektivität und operative Durchführbarkeit auswirken können. Zu den wichtigsten Faktoren gehören:

Produkttyp

In Branchen mit Verfallsdaten (z. B. Lebensmittel, Pharma oder Kosmetika) ist FIFO unerlässlich, um Frische zu gewährleisten und Verluste durch Verfall zu verhindern. Diese Produkte erfordern eine strenge Kontrolle, während in anderen Branchen wie der verarbeitenden Industrie die Anwendung von FIFO flexibler sein kann.

Lagergestaltung und -kapazität

Das Layout und die Infrastruktur des Lagers spielen eine Schlüsselrolle bei der korrekten Umsetzung von FIFO. Lager mit engen Gängen, Hochregallager oder schlecht konzipierte Regalsysteme können eine effiziente Produktrotation behindern.

Technologie und Automatisierung

Der Einsatz von WMS, RFID, Barcodes und IoT ermöglicht eine genaue Verfolgung des Bestandsflusses. Bei der Lagerung großer Mengen reduziert die Automatisierung menschliche Fehler und optimiert die Abläufe.

Bestandsvolumen und -umschlag

In Unternehmen mit großen Lagerbeständen ist eine manuelle FIFO-Verwaltung nicht praktikabel. Je größer die Menge der Produkte und deren Auffüllgeschwindigkeit, desto wichtiger sind automatisierte und gut strukturierte Prozesse, um eine ordnungsgemäße Rotation zu gewährleisten.

Versorgungshäufigkeit und Marktnachfrage

Die Geschwindigkeit, mit der Produkte eingehen und verkauft werden, hat einen direkten Einfluss auf die Notwendigkeit, FIFO anzuwenden. Unternehmen mit hohem Lagerumschlag müssen sicherstellen, dass ältere Artikel zuerst verkauft werden, um unnötige Anhäufungen und das Risiko der Veralterung zu vermeiden.

Mitarbeiterqualifizierung

Keine FIFO-Strategie wird ohne ein gut geschultes Team effektiv sein. Mitarbeiter müssen die Bedeutung der Methode verstehen und bei der Handhabung und Lagerung der Produkte die richtigen Verfahren anwenden, um Abweichungen bei der Bestandsrotation zu vermeiden.

Fazit

Der Erfolg der FIFO-Methode hängt von einer koordinierten Steuerung dieser Faktoren ab. Eine Kombination aus geeigneter Infrastruktur, intelligenter Automatisierung und laufender Mitarbeiterschulung ist entscheidend für effiziente und verlustfreie Lagerbewirtschaftung. Die Anwendung der FIFO-Methode optimiert nicht nur die Bestandsführung, sondern erhöht auch die Rentabilität und verbessert die Kundenzufriedenheit.