Lagerbestand im Griff: So gelingt die perfekte Bestandskontrolle

Ein entscheidender Faktor, der die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen direkt beeinflusst, ist die Implementierung effizienter und kostengünstiger Prozesse. In diesem Zusammenhang spielt das Bestandsmanagement – insbesondere die Bestandskontrolle – eine entscheidende Rolle bei der Erreichung dieser Ziele, da sie maßgeblich beeinflusst, wie Kunden Ihr Unternehmen wahrnehmen.

Man denke nur an die Enttäuschung eines Kunden, der wochenlang auf seine Online-Bestellung warten muss, weil das gewünschte Produkt nicht auf Lager ist. Oder an einen Kunden, der mit einer klaren Kaufabsicht ein Geschäft betritt und schließlich frustriert und mit leeren Händen wieder geht, weil der gewünschte Artikel nicht verfügbar war.

Solche Situationen sind häufig das Ergebnis einer mangelhaften Bestandskontrolle – und diese schadet nicht nur dem Image des Unternehmens, sondern hat auch spürbare finanzielle Folgen. Aus diesen Gründen ist die Bestandskontrolle ein unverzichtbarer Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmensmanagements.

Was ist Bestandskontrolle?

Fangen wir mit den Grundlagen an: Was genau versteht man unter Bestandskontrolle? Auch bekannt als Inventarkontrolle bezeichnet sie den Prozess, den Bestand Ihres Unternehmens zu verwalten, zu überwachen und zu überprüfen. Das Hauptziel der Bestandskontrolle ist es, sicherzustellen, dass das Unternehmen jederzeit in der Lage ist, die Kundennachfrage zu decken, Produkte schnell zu liefern und die Erwartungen zu erfüllen.

Allerdings ist es alles andere als einfach, ein effektives Gleichgewicht zwischen abgehenden Waren (Verkäufe) und eingehenden Waren (Bestellungen bei Lieferanten) zu erreichen. Verkäufe sind zu einem großen Teil unvorhersehbar und direkt von Verbraucherentscheidungen beeinflusst. Die Verwaltung von Lieferantenbestellungen – obwohl sie in Ihrem Einflussbereich liegt – erfordert eine sorgfältige Regulierung der Bestellhäufigkeit und -menge, um sowohl Engpässe als auch Überbestände zu vermeiden.

Warum ist Bestandskontrolle wichtig?

Effizientes Bestandsmanagement ist für die finanzielle und operative Effizienz eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Effektive Bestandskontrolle bedeutet nicht nur zu wissen, wie viele Artikel im Lager sind, sondern auch zu verstehen, wie sich die Bestände in der Zukunft entwickeln und wie sie sich auf verschiedene Bereiche des Unternehmens auswirken.

Hier die wichtigsten Gründe, warum eine strikte Bestandskontrolle unverzichtbar ist:

• Optimierung der Bestände: Ein detailliertes Bestandsmanagement hilft, schnell drehende Produkte von Ladenhütern zu unterscheiden, sodass die Lagerbestände entsprechend angepasst werden können, um sowohl Überbestände als auch Engpässe zu vermeiden.
• Verluste vermeiden und Kosten senken: Sie verhindert Umsatzverluste durch fehlende Bestände und senkt Lagerhaltungskosten für überflüssige Produkte.
• Bessere Planung und Prognose: Eine präzise Nachfragedatenbasis ermöglicht bessere Prognosen, eine höhere Forecast-Genauigkeit und eine fundierte Planung von Werbeaktionen unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen – und trägt so zu einem intelligenteren Geschäftsmanagement und einem effektiveren category management bei.
• Steigerung der betrieblichen Effizienz: Eine effiziente Bestandskontrolle sorgt für einen besseren Ressourceneinsatz und eine optimale Nutzung des Lagerraums. Das spart Zeit und Arbeitsaufwand.
• Positives Kundenerlebnis: Eine konsistente Produktverfügbarkeit steigert die Kundenzufriedenheit und vermeidet frustrierende „ausverkauft“-Situationen.

Umgang mit Bestandsverlusten

Effiziente Bestandskontrolle erfordert Strategien und Prozesse, die Fehler minimieren, Ressourcen optimieren und eine durchgängige Produktverfügbarkeit sicherstellen. Im Folgenden werden zentrale Aspekte des Bestandsmanagements zur Verlustvermeidung erläutert.

Was sind Bestandsverluste?

Bestandsverluste sind die Differenz zwischen dem buchhalterisch erfassten Lagerbestand und dem tatsächlich verfügbaren Bestand. Diese Abweichungen können auf Diebstahl, administrative Fehler, Beschädigungen, Ablaufdaten oder logistische Probleme zurückzuführen sein. Die Identifikation der Ursachen ist entscheidend, um geeignete Gegenmaßnahmen zu ergreifen.

Wo entstehen Bestandsverluste?

Bestände können in verschiedenen Phasen verloren gehen:

• Lagerhaltung: durch Diebstahl, Verderb oder Fehllagerung.
• Transport: durch Transportschäden, Fehllieferungen oder Diebstahl während des Transports.
• Verkaufsstellen: durch Ladendiebstahl oder Kassenfehler.

Die Identifizierung dieser kritischen Bereiche hilft, wiederkehrende Verluste zu vermeiden.

Wo und wie kann nach verlorenem Bestand gesucht werden?

Um fehlende Bestände zu lokalisieren, können folgende Schritte helfen:

1. Aufzeichnungen prüfen: Analysieren Sie Diskrepanzen zwischen den Systemdaten und den physischen Bestandsaufnahmen.
2. Standorte auditieren: Inspizieren Sie Lager, Regale und Wareneingänge.
3. Logistikprozesse überwachen: Überprüfen Sie Transportwege und die zugehörige Dokumentation.
4. Technologie einsetzen: Tools wie RFID oder Barcodes ermöglichen eine Echtzeitverfolgung von Produkten.

Was sind permanente Inventuren und wie werden sie durchgeführt?

Permanente Inventuren (auch: „Cycle Counts“) bedeuten regelmäßige, stichprobenartige Überprüfungen des physischen Bestands zur Abgleichung mit den Buchbeständen.

Die wichtigsten Schritte:

1. Frequenz festlegen: Planen Sie Zyklen je nach Umschlagshäufigkeit (täglich, wöchentlich, monatlich).
2. Bereiche auswählen: Legen Sie fest, welche Lagerzonen oder Produktkategorien überprüft werden.
3. Prozesse automatisieren: Setzen Sie Scanning-Technologie ein, um Ergebnisse exakt zu erfassen.
4. Ergebnisse analysieren: Identifizieren Sie Abweichungen und korrigieren Sie Systemfehler.

Zusätzlich können sogenannte Nullpunkt-Inventuren hilfreich sein: Dabei wird der Bestand gezählt, sobald das System „Null“ anzeigt. Das macht Abweichungen direkt sichtbar.

Was ist ein Bestandsgenauigkeitsindex (Inventory Accuracy Index)?

Der Bestandsgenauigkeitsindex misst die Übereinstimmung zwischen dem buchhalterischem und dem physischen Bestand und spiegelt die Effizienz des Bestandsmanagements wider. Eine einfache Formel lautet:

Bestandsgenauigkeit = (Tatsächlicher Bestand / gebuchter Bestand) × 100

Ein hoher Genauigkeitsindex deutet auf eine funktionierende Bestandskontrolle hin, während niedrige Werte Fehler aufzeigen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Technologien für die Bestandskontrolle

Tools zur Bestandskontrolle haben traditionell den Fokus auf eine Verbesserung der Lagertransparenz. Zunehmend wichtiger wird jedoch die Integration von Softwarelösungen, die schnelle und zuverlässige Bedarfsprognosen ermöglichen.

Management- und Planungssysteme

Enterprise Resource Planning (ERP)

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) zentralisiert und automatisiert das Bestandsmanagement, indem es sich mit den Bereichen Vertrieb, Beschaffung und Logistik vernetzt.

Beitrag zur Bestandskontrolle:

• Echtzeit-Transparenz: Überwachung von Lagerbeständen und -bewegungen von jedem Standort aus.
• Begrenzte Automatisierung bei der Planung: Erleichtert die Nachbestellung durch Wiederbestellpunkte bzw. Meldebestände (reorder point), ermöglicht jedoch keine Bedarfsprognose.
• Prozessintegration: Koordiniert alle Einkaufs- und Lagertransaktionen, um Überbestände oder Engpässe zu vermeiden.
• Reduzierung manueller Fehler: Manuelle Erfassungen werden vermieden und verbessert die Genauigkeit.

Tabellenkalkulationen (Excel)

Ein einfacher, aber immer noch weit verbreiteter Ansatz.

• Limitiertes Tracking: Ermöglicht ein manuelles oder teilautomatisiertes Bestandmanagement anhand von Listen zu Wareneingängen, -ausgängen und aktuellen Beständen.
• Einfache Formeln und Automatisierung: Verwendet Funktionen wie SUMME, SVERWEIS und Pivot-Tabellen zur Datenanalyse und Berechnung des Nachbestellbedarfs.
• Zugänglichkeit: Kostengünstig und weit bekannt, ideal für kleine Unternehmen mit begrenzten Beständen.
• Anpassungsfähigkeit: Benutzer können eigene Formate und Berichte nach Bedarf erstellen.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Lösungen zwar spezifische Aspekte des Bestandsmanagements abdecken, für eine ganzheitliche Lieferkettenplanung empfiehlt sich jedoch eine spezialisierte Lösung wie Slim4.

Systeme zur Bestandskontrolle: Identifizierung und Überwachung

Mit Hilfe verschiedener Technologien können Sie sicherstellen, dass in Ihrem Lager oder Ihrer Filiale alles perfekt aufeinander abgestimmt ist, d. h., dass Ihr physischer Bestand mit den Aufzeichnungen in Ihren Systemen übereinstimmt:

Warehouse Management Systems (WMS)

Ein Warehouse Management System (WMS) optimiert die Bestandskontrolle, indem es die operativen Prozesse innerhalb des Lagers automatisiert und verbessert.

Beitrag zur Bestandskontrolle:

• Echtzeitgenaues Bestandsmanagement: Verfolgt Bestandsbewegungen präzise.
• Flächenoptimierung: Empfiehlt strategische Lagerorte basierend auf Umsatz und Produkteigenschaften.
• Prozessautomatisierung: Beschleunigt Aufgaben wie Kommissionieren, Verpacken und Nachbestellen.
• Fehlerreduzierung: Verbessert die Genauigkeit durch den Einsatz von RFID, Scannern oder mobilen Geräten.
• Umfassende Rückverfolgbarkeit: Trackt Produkte vom Wareneingang bis zum Versand.

Typischerweise wird das WMS täglich mit dem ERP-System synchronisiert, um etwaige numerische Diskrepanzen zwischen den beiden Systemen zu korrigieren und eine Bestandsabstimmung bis zum Ende des Tages sicherzustellen.

Radio Frequency Identification (RFID)

RFID-Technologie verwendet elektronische Etiketten oder Tags, die Funksignale aussenden, um Produkte innerhalb eines Lagers automatisch zu identifizieren und zu tracken. Diese Tags können in großen Mengen gescannt werden, was Bestandsprüfungen beschleunigt und manuelle Fehler minimiert. Zu den wichtigsten Einsatzbereichen gehören:

• Schnelle Inventuren
• Echtzeitverfolgung von Artikeln
• Vermeiden von Verlusten aufgrund von Fehlern oder Diebstahl

Barcodes und Scanner

Obwohl eine traditionellere Technologie, bleiben Barcodes ein grundlegendes Instrument für die meisten Unternehmen. Sie werden verwendet, um Produkte zu identifizieren und Bewegungen im System zu erfassen. Im Vergleich zu RFID bieten Barcodes Vorteile wie geringere Kosten und eine einfachere Implementierung.

Fazit

Bestandskontrolle bedeutet nicht nur, einen ausgewogenen Bestand zu halten, sondern auch, Genauigkeit und Rückverfolgbarkeit sicherzustellen, um Verluste zu vermeiden. Die Ursachen für Abweichungen zu erkennen, Technologien wie RFID oder WMS zu nutzen und regelmäßige Bestandsprüfungen durchzuführen, sind zentrale Erfolgsfaktoren.

Zusätzlich liefern Kennzahlen wie der Bestandsgenauigkeitsindex wertvolle Einblicke. Ein proaktiver Ansatz sichert nicht nur die Produktverfügbarkeit, sondern verbessert die Wirtschaftlichkeit und die Kundenzufriedenheit – und macht den Bestand so zu einem strategischen Erfolgsfaktor.

Tools for stock control

Softwarelösungen wie Slim4 helfen dabei, Bestände zu senken, Überalterung zu vermeiden, Prozesse besser abzustimmen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen – bevor sie sich negativ auswirken.