Stok seviyesi nedir ve optimum stok seviyesine ulaşmak için en iyi formül nedir?

Şirketler envanterlerini yönetirken çeşitli zorluklarla karşılaşırlar, ancak hepsinin ortak bir ihtiyacı vardır: optimum stok seviyelerini korumak göstermeleri gereken sürekli çaba. Aşağıdaki satırlarda, envanter yönetiminde bu hayati kavramı inceleyecek, optimum stok seviyelerine nasıl ulaşılacağını ve bunların nasıl korunacağını ayrıntılı olarak analiz edecek, bunların nasıl hesaplandığını inceleyecek ve pratik örnekler üzerinden bu sektörlerin ortak yönlerini ve özelliklerini ele alacağız.

Öncelikle, stok seviyesi ve envanter optimizasyonu gibi bazı temel kavramları tanımlamak önemlidir. Bu terimleri anlamak, ideal stok seviyesini nasıl koruyacağımızı keşfetmenin temelini oluşturacaktır.

Stok seviyeleri nedir?

Stok seviyesi, bir şirketin herhangi bir zamanda sahip olduğu envanter miktarını ifade eder. Aşırı stok yapmadan müşteri talebini karşılayabilmelerini sağlamaya yardımcı olduğu için, işletmelerin takip etmesi gereken çok önemli bir ölçüttür.

Optimal stok nedir?

Bir depodaki optimal stok, ürün talebini verimli bir şekilde karşılamak ve depolama ve envanter yönetimi ile ilgili maliyetleri en aza indirmek için ideal kabul edilen envanter seviyesini ifade eder. Bu stok seviyesi, beklenen ürün talebi, tedarikçi teslim süreleri, depolama maliyetleri, sipariş maliyetleri ve stok eksikliğini önleme ihtiyacı gibi çeşitli faktörlerin dengelenmesiyle belirlenir.

Optimum stokun amacı, bir şirketin depolarında, fazla envanterle ilgili gereksiz maliyetlere yol açmadan müşteri talebini karşılamak için yeterli ürün bulundurmasını sağlamaktır. Optimum stokun korunması, operasyonel verimliliği en üst düzeye çıkarır ve müşterilerin ihtiyaç duyduğu anda ürünlerin mevcut olmasını sağlar, böylece müşteri memnuniyetini ve karlılığı artırır.

Optimum stok ve envanter optimizasyonu arasındaki ilişki nedir?

Optimum stok ve envanter optimizasyonu, her iki kavram da bir şirketin talebi verimli ve karlı bir şekilde karşılamak için deposunda doğru miktarda ürüne sahip olmasını sağlamaya odaklandığından, birbiriyle yakından ilişkilidir.

Stok optimizasyonu, stoklara minimum yatırımla envanterimizin maksimum kullanılabilirliğini sağlamayı amaçlayan bir süreçtir. Başka bir deyişle, tüm ürün gruplarınız için her zaman istenen servis düzeyini sunmak için doğru envantere sahip olabilmektir.

Peki bunların arasında nasıl ilişkili vardır?

Ortak hedef

Hem optimum stok hem de envanter optimizasyonunun temel amacı, toplam envanter maliyetlerini en aza indirirken, müşterilerin ihtiyaç duyduğu anda ürünlerin mevcut olmasını sağlamaktır. Envanter optimizasyonu, envanter yatırımı ile müşteri memnuniyeti arasında doğru dengeyi bulmayı amaçlar ve optimum stok bu sürecin bir parçasıdır.

Stok seviyelerinin belirlenmesi

Envanter optimizasyonu, geçmiş talep, teslimat süreleri, depolama maliyetleri ve sipariş maliyetleri gibi faktörlere dayalı olarak her ürün için optimum stok seviyesini belirlemeyi içerir. Bu optimum stok seviyesi, “optimum stok” olarak bilinir. Bu nedenle, envanter optimizasyonu, optimum stokun hesaplandığı ve korunmaya çalışıldığı süreçtir.

Sürekli izleme ve ayarlama

Hem optimal stok hem de envanter optimizasyonu, sürekli izleme ve gerektiğinde ayarlamalar gerektirir. Talep ve diğer faktörler zamanla değişebilir, bu nedenle stok seviyesini envanter optimizasyonu hedeflerine uygun hale getirmek için uyarlama önemlidir.

Verimlilik artışı

Optimum stok seviyelerinin belirlenmesi ve sürdürülmesi dahil olmak üzere envanter optimizasyonu, bir şirketin operasyonel verimliliğini artırmayı amaçlar. Bu, gereksiz depolama maliyetlerinin azaltılması, sipariş maliyetlerinin en aza indirilmesi ve stok eksiklikleri veya fazlalıklarının önlenmesini içerir.

Müşteri memnuniyeti

Müşterilerin ihtiyaç duyduğu anda ürünlerin mevcut olmasını sağlayarak, hem optimum stok seviyeleri hem de envanter optimizasyonu müşteri memnuniyetinin artırılmasına katkıda bulunur. Müşteriler, gecikme veya stok tükenmesi olmadan istedikleri ürünleri zamanında elde edebildiklerinde daha memnun olurlar.

Bu bağlamda, kendimize şu aşağıdaki soruyu sorabiliriz.

Kimler envanterlerini optimize etmelidir?

Stok referansları ve bağımsız talep ile çalışan, yani herhangi bir zamanda hangi ürün grubunun veya miktarın talep edileceğini bilmeyen her şirket, envanterini optimize etmek zorundadır. Aksi takdirde, optimal olmayan envanter ciddi operasyonel ve finansal zorluklara neden olur. Eksiklikler satış kaybına ve hatta müşteri kaybına yol açarken, stoklar sermayemizi bağlar. Ayrıca, fazla stok eskimeye yol açar ve bu da şirketin karlılığını yok eder. Bu faktörlere mevcut ekonomik durumu da eklediğimizde, optimizasyon önemli olmaktan öte, vazgeçilmez hale gelir.

Ancak şirketler genellikle ERP sistemleri ve/veya satış ekipleri tarafından oluşturulan talep tahminlerini dikkate alarak stoklarını yönetir. Ne yazık ki, bu çalışma şekli, her bir referansın davranışını yönetmelerini sağlayacak uygun tahmin ve güvenlik stoğu hesaplama modellerine sahip değildir. Sonuç: sayısız çalışma saati ve nihayetinde yetersiz sonuçlar.

Optimum stok nasıl hesaplanır?

Yeniden sipariş noktası olarak da bilinen optimum stokun hesaplanması, depoda tutulması gereken stok miktarını belirlemek için birkaç önemli faktörün dikkate alınmasını gerektirir.

Optimum stok seviyesi formülü

Optimum stok hesaplamak için temel formül şöyledir:

Bu bileşenlerin her birinin ne anlama geldiğine bakalım:

Ortalama günlük talep

Bu değer, günde satılan veya kullanılan ortalama birim sayısını temsil eder. Bunu hesaplamak için, belirli bir süre (örneğin bir ay) içindeki toplam talebi alıp o süredeki gün sayısına bölebilirsiniz. Bu, tipik bir günde ne kadar ihtiyaç duyulduğunu tahmin etmenizi sağlar.

Gün cinsinden teslim süresi(lead time)

Bu, siparişin verildiği andan malların depoya ulaşmasına kadar geçen süredir. Tedarikçiye ve lojistiğe bağlı olarak değişebilir. Sipariş verildikten sonra yeni ürünleri temin etmek için gereken süreyi hesaba katmalısınız.

Güvenlik stoğu

Güvenlik stoğu, talep ve teslimat sürelerindeki değişkenlikle başa çıkmak için tutulan ek stok miktarıdır. Stok tükenmesini önlemek için alınan bir önlemdir. Güvenlik stoğunun seviyesi, geçmişteki talep değişkenliği ve teslimat sürelerindeki değişkenliğe göre belirlenebilir. Belirsizlik ne kadar büyükse, güvenlik stoğu da o kadar büyük olmalıdır.

Bu üç bileşeni hesapladıktan sonra, Ortalama Günlük Talep ile Gün Cinsinden Teslim Süresi(lead time) ve Güvenlik Stokunu çarpın. Sonuç, yeni sipariş gelmeden önce ürünlerin tükenmemesini sağlamak ve talep veya teslimat sürelerindeki olası değişikliklerle başa çıkmak için elinizde bulundurmanız gereken stok miktarını verecektir.

Bu hesaplamanın basitleştirilmiş bir hesaplama olduğunu ve stok yönetiminin, depolama maliyetleri, ikmal stratejileri ve talebin mevsimselliği gibi diğer faktörler nedeniyle gerçek iş ortamlarında daha karmaşık hale gelebileceğini unutmamak önemlidir. Ayrıca, iş koşulları ve talep eğilimleri değiştikçe, optimum stok hesaplamasını düzenli olarak gözden geçirmek ve ayarlamak da çok önemlidir.

Sektöre göre optimum stok: perakende, eczacılık ve otomotiv

Bir perakende zinciri, bir ilaç distribütörü ve bir otomotiv parçaları toptancısının ortak noktası nedir? İlk bakışta pek bir ortak noktaları yok gibi görünüyor, ancak hepsinin ortak bir ihtiyacı olduğu açıktır: optimum stokla çalışmak.

Hepsi için stok eksikliği eksikliktir, fazla stok fazladır ve eski stok eskidir. Ancak, her birinin işine uygun stok optimizasyonu sağlamak için dikkate alınması gereken özellikleri vardır.

Yönettiğimiz ürün grubu sayısı ve çalıştığımız stok noktası sayısı arttıkça, envanteri doğru bir şekilde yönetmek zorlaşır. Her ürün grubunun her lokasyonda kendine özgü davranışları vardır ve bu nedenle, tahminleri ve optimum stokları sektöre göre hesaplanmalıdır.

En fazla zorlukla karşılaşan şirketler, binlerce hatta milyonlarca SKU’yu (konum-ürün kombinasyonları) yöneten şirketlerdir. Bu durumda, hem perakendeciler hem de ilaç ürünleri ve otomotiv parçaları distribütörleri çok sayıda SKU ve çok sayıda satış noktasını yönetmektedir, bu da bazı durumlarda milyonlarca SKU anlamına gelebilir.

Bu nedenle, SKU sayısı arttıkça karmaşıklık da artar; karmaşıklık arttıkça bilgi ihtiyacı da artar; bilgi ihtiyacı arttıkça SKU yönetimine daha fazla zaman ayırmamız gerekir.

Optimum stok örnekleri

Optimal stok hesaplaması, sektöre, ürün türüne ve her şirketin özel koşullarına göre değişebilir.

Aşağıda, optimum stok kavramının farklı bağlamlarda nasıl uygulanabileceğine dair bazı örnekler verilmiştir:

Perakende

Bir perakende mağazasının cep telefonları gibi elektronik ürünler sattığını varsayalım. Belirli bir telefon modeline yönelik ortalama günlük talep 20 adettir. Tedarikçiden teslimat süresi 5 iş günüdür. Tarihsel satış analizleri ve talep dalgalanmalarına dayanarak, şirket 10 adetlik bir güvenlik stoğu bulundurması gerektiğine karar vermiştir.

Optimum stok hesaplaması şu şekilde olacaktır:

Bu nedenle, şirket talebi karşılamak ve belirsizliği azaltmak için her zaman en az 110 adetlik stok bulundurmalıdır.

İlaç dağıtımı

Bir ilaç dağıtım şirketi, birkaç eczaneye ilaç tedarik etmektedir. Bir ilacın ortalama günlük talebi 30 adettir. Üreticiden teslimat süresi 2 gündür. Bazı ilaçların kritik önemi nedeniyle, şirket 50 adetlik yüksek bir güvenlik stoğu bulundurmaktadır.

Optimum stok hesaplaması şu şekilde olacaktır:

Şirket, her zaman en az 110 adetlik bu ilacı stokta bulundurmalıdır.

Otomotiv parçaları toptancısı

Bir otomotiv parçaları toptancısı, araba tamirhanelerine yedek parça satmaktadır. Yağ filtresinin ortalama günlük talebi 15 adettir. Tedarikçiden teslimat süresi 3 gündür. Şirket, talepteki mevsimsel değişkenlik nedeniyle 20 adetlik bir güvenlik stoğuna ihtiyaç duyduğunu hesaplamıştır.

Optimum stok hesaplaması şu şekilde olacaktır:

Bu nedenle, toptancı her zaman en az 65 adet yağ filtresi stokta bulundurmalıdır.

Bunlar sadece basitleştirilmiş örneklerdir. Gerçek durumlarda, envanter yönetimi, envanter devir hızı, depolama maliyetleri ve sipariş maliyetleri gibi ek hususları da içerir. Ayrıca, aynı şirket içinde farklı ürünler ve durumlar için optimum stok seviyeleri değişebilir. Önemli olan, optimum stok hesaplamasını her bir işletmenin özel ihtiyaçlarına ve koşullarına göre uyarlamaktır.

Talep ve ürün yaşam döngüsü optimum stokları nasıl etkiler?

Herkes sadece yüksek cirolu, yüksek marjlı ürünlerle çalışmak ister, ancak işin doğası ve ürünlerinin yaşam döngüsü, şirketleri yüksek, orta ve düşük cirolu ürünlerin farklı bileşimlerini sürdürmeye zorlar.

Perakendeciler söz konusu olduğunda, işlerinin dinamikleri, normalde dağıtım merkezlerinde elde ettikleri yüksek cirolu ürünleri tutma eğiliminde oldukları anlamına gelir, ancak satış noktalarında yine düzensiz ve tutarsız davranışlar görürüz. Gözlük, parfüm vb. gibi teşhir ürünlerinden bahsetmeye bile gerek yok.

İlaç dağıtımında, yüksek, orta ve düşük cirolu ürünlerin bir kombinasyonu bulunmaktadır. Teorik olarak ürün yelpazesinin bileşimini iyileştirme potansiyeli açık olsa da, pazar kısıtlamaları genellikle belirleyici olmaktadır.

En karmaşık senaryo yedek parça toptancılarıdır. Yedek parçaların doğası gereği, bu sektördeki distribütörler çok yavaş satılan veya düzensiz ürünlerle çalışır ve buna ek olarak çok uzun ürün yaşam döngüleri de eklenerek ünlü Long Tail etkisini destekler. Bu durumda, bu ürünlerin (olumsuz) eğilimini yakından izlemek ve zamanında üretimini durdurarak eskimesini önlemek önemlidir.

Peki ya yeni ürünlerin ve promosyonların piyasaya sürülmesi?

Ürünlerin ve promosyonların piyasaya sürülmesi, optimum stok seviyelerinin bir göstergesidir. Üç sektörü karşılaştırırsak, bir perakendeci yılda birkaç katalog yayınlayıp çok sayıda promosyon sunarken, bir yedek parça distribütörü, en azından ticari açıdan, bir ürün grubunu yıllarca stokta tutma yükümlülüğüne sahiptir, ilaç dağıtımı ise bu spektrumun ortasında bir yerde yer alır.

Bu, bir perakendeci için yeni ürünlerin piyasaya sürülmesi ve promosyonların yönetiminin, optimum stok seviyelerinin göstergesi olan son derece önemli unsurlar olduğu anlamına gelir. Ürün yelpazesinin büyük bir kısmının birkaç ayda bir yenilenmesi ve sürekli promosyonların başlatılması, stok optimizasyon sisteminin, geçmiş promosyonları ve ikame veya ilgili ürünleri dikkate alarak yeni ürünlerin ve promosyonların kolayca piyasaya sürülmesine olanak tanımasını gerekli kılar.

İlaç dağıtımı ve yedek parça toptancıları için yeni ürünlerin ve promosyonların piyasaya sürülmesi daha az yoğun olmakla birlikte yine de çok önemlidir. Tüm bunlara dayanarak, yeni ürünlerin piyasaya sürülmesini yönetmenin bir yolu olup olmadığını teyit etmeliyiz. Bunu yapmanın iyi bir yolu, kendimize şu soruları sormaktır:

• İkame veya önceki ürünlerin geçmişteki talebini kopyalayabilir miyiz?
• İkame veya önceki ürünlerin geçmişteki talebini kopyalayabilir miyiz?
• Promosyonların ve diğer ticari faaliyetlerin yönetimi ne olacak?
• Gelecekteki bir promosyondan kaynaklanan ek talebi mevcut tahminlere nasıl ekleyebiliriz?
• Promosyon ürününün diğer ürünler üzerinde yaratabileceği kanibalizm etkisini dikkate alıyor muyuz?
• Promosyon sonrası davranışları dikkate alıyor muyuz?
• Promosyon talebini normal geçmiş talepten ayırabiliyor muyuz, böylece promosyonlar gelecek döngüler için talep tahminlerinin hesaplanmasını etkilemiyor mu?

Optimum stok için bir gösterge olarak yüksek kullanılabilirliği sağlamak

Yüksek kullanılabilirliği sağlamak, her sektör için optimum stok göstergelerinin bir parçası olsa da, perakendeciler için bu çok önemlidir, çünkü stok eksikliği satış kaybı anlamına gelir. Bu durum, son yıllarda online alışverişin yaygınlaşmasıyla daha da kötüleşti. Online satış yapmayan perakendeciler, geniş bir ürün yelpazesi ve anında kullanılabilirlik sunan web siteleriyle rekabet etmek zorundadır. Online mağazaları varsa, tam da bunu başarmak zorundadırlar: Geniş bir ürün yelpazesini anında kullanılabilir hale getirmek.

İlaç dağıtıcıları ve yedek parça toptancıları için de stok eksikliği genellikle satış kaybına neden olur.

Stok tükenmesini nasıl önleyebilirim? Bir ürünün stoğu azaldığında bunu fark ediyor muyuz? Stok tükenmeden önce veya stok tükenme anında, stok tükenmesini önlemek için önleyici tedbirler alabilir miyiz? Fazla stoğu olan ürünleri tespit edebilir miyiz? Ya da eskime riski olan ürünleri? Bir ürünün bulunabilirliği ile bu bulunabilirliği garanti etmek için gereken stok arasında nasıl bir ilişki vardır? Optimum stok diye bir şey var mı?