O que é nível de estoque e qual é a melhor fórmula para atingir um nível de estoque ideal?

As empresas enfrentam vários desafios ao gerenciar seu estoque, mas há uma necessidade universal que todas compartilham: a busca constante por manter níveis de estoque ideais. A seguir, exploraremos esse conceito vital na gestão de estoque, analisaremos em detalhes como atingir e manter níveis de estoque ideais, examinaremos como eles são calculados e veremos exemplos práticos, analisando tanto os aspectos comuns quanto as particularidades dos setores.

Primeiro, é importante definir alguns conceitos fundamentais, como nível de estoque e otimização de estoque. Compreender esses termos será a base para explorar como manter o nível ideal de estoque.

O que é nível de estoque?

O nível de estoque refere-se à quantidade de estoque que uma empresa possui em um determinado momento. É uma métrica crucial para as empresas acompanharem, pois ajuda a garantir que elas possam atender à demanda dos clientes sem excesso de estoque.

O que é estoque ideal?

O estoque ideal em um armazém refere-se ao nível de estoque considerado ideal para atender à demanda de produtos com eficiência, minimizando os custos associados ao armazenamento e gestão de estoque. Esse nível de estoque é determinado pelo equilíbrio de vários fatores, incluindo a demanda prevista de produtos, os prazos de entrega dos fornecedores, os custos de armazenamento, os custos de pedidos e a necessidade de evitar a falta de estoque.

O objetivo do estoque ideal é garantir que uma empresa tenha produtos suficientes em seu armazém para atender à demanda dos clientes sem incorrer em custos desnecessários relacionados ao excesso de estoque. Manter o estoque ideal ajuda a maximizar a eficiência operacional e garante que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisarem deles, melhorando assim a satisfação do cliente e a lucratividade.

Qual é a relação entre estoque ideal e otimização de estoque?

O estoque ideal e a otimização do estoque estão intimamente relacionados, pois ambos os conceitos se concentram em garantir que uma empresa tenha a quantidade certa de produtos em seu depósito para atender à demanda de forma eficiente e lucrativa.

A otimização do estoque é um processo que visa alcançar a máxima disponibilidade de nosso inventário com o mínimo de investimento em estoque. Em outras palavras, trata-se de ser capaz de ter o estoque certo para oferecer o nível de serviço desejado em todos os momentos para todas as nossas referências.

Aqui está uma explicação de como eles estão relacionados:

Objetivo comum

Tanto o estoque ideal quanto a otimização de estoque têm como objetivo principal minimizar os custos totais do estoque, garantindo ao mesmo tempo que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisarem deles. A otimização do estoque busca encontrar o equilíbrio certo entre o investimento e a satisfação do cliente, e o estoque ideal faz parte desse processo.

Determinação dos níveis de estoque

A otimização do estoque envolve determinar o nível ideal de estoque para cada produto com base em fatores como demanda histórica, prazos de entrega, custos de armazenamento e custos de pedidos. Esse nível ideal de estoque é conhecido como “estoque ideal”. Portanto, a otimização do estoque é o processo pelo qual o estoque ideal é calculado e buscado para ser mantido.

Monitoramento e ajuste contínuos

Tanto o estoque ideal quanto a otimização de estoque exigem monitoramento constante e ajustes conforme necessário. A demanda e outros fatores podem mudar ao longo do tempo, por isso é importante adaptar o nível de estoque para mantê-lo alinhado com os objetivos de otimização de estoque.

Maior eficiência

A otimização do estoque, incluindo a determinação e manutenção de níveis ótimos de estoque, visa melhorar a eficiência operacional de uma empresa. Isso envolve reduzir custos desnecessários de armazenamento, minimizar custos de pedidos e evitar faltas ou excessos de estoque.

Satisfação do cliente

Ao garantir que os produtos estejam disponíveis quando os clientes precisam deles, tanto os níveis ideais de estoque quanto a sua otimização contribuem para melhorar a satisfação do cliente. Os clientes ficam mais satisfeitos quando podem obter os produtos que desejam em tempo hábil, sem atrasos ou falta de estoque.

Nesse sentido, podemos nos perguntar o seguinte…

Quem precisa otimizar o estoque?

Qualquer empresa que trabalhe com referências de estoque e demanda independente, ou seja, que não saiba qual referência ou quantidade será solicitada em um determinado momento, precisa otimizar estoque. Caso contrário, um estoque abaixo do ideal causa sérias dificuldades operacionais e financeiras. A falta de estoque leva à perda de vendas e até mesmo de clientes, enquanto o estoque imobiliza nosso capital. Além disso, o excesso de estoque leva à obsolescência, o que destrói a rentabilidade da empresa. Se somarmos a situação econômica atual a esses fatores, a otimização se torna mais do que importante, torna-se essencial.

No entanto, as empresas geralmente gerenciam seus estoques levando em consideração as previsões de demanda geradas por seus sistemas ERP e/ou suas equipes de vendas. Infelizmente, essa forma de trabalhar não conta com os modelos adequados de previsão e cálculo de estoque de segurança que lhes permitiriam gerenciar o comportamento de cada uma de suas referências. O resultado: inúmeras horas de trabalho que, no final das contas, geram resultados insatisfatórios.

Como calcular o estoque ideal?

O cálculo do estoque ideal, também conhecido como ponto de reabastecimento, envolve a consideração de vários fatores-chave para determinar a quantidade de estoque que deve ser mantida no armazém.

Fórmula para calcular o estoque ideal

Aqui está uma fórmula básica para calcular o estoque ideal:

Vejamos o que cada um desses componentes significa:

Demanda média diária

Este valor representa o número médio de unidades vendidas ou utilizadas por dia. Para calculá-lo, pode-se pegar a demanda total durante um período de tempo (por exemplo, um mês) e dividi-la pelo número de dias desse período. Isto dará uma estimativa da quantidade necessária num dia normal.

Lead time em dias

Este é o tempo que decorre desde que uma encomenda é feita até que as mercadorias são recebidas no armazém. Pode variar dependendo do fornecedor e da logística. Deve-se levar em conta o tempo que leva para obter novos produtos depois de uma encomenda ter sido feita.

Estoque de segurança

O estoque de segurança é uma quantidade adicional de estoque mantida para lidar com a variabilidade na demanda e nos prazos de entrega. É uma precaução para evitar a falta de estoque. O nível do estoque de segurança pode ser determinado com base na variabilidade histórica da demanda e na variabilidade nos prazos de entrega. Quanto maior a incerteza, maior deve ser o estoque de segurança.

Depois de calcular esses três componentes, basta somar a demanda média diária multiplicada pelo prazo de entrega em dias e o estoque de segurança. O resultado indicará a quantidade de estoque que você precisa ter em mãos para garantir que não fique sem produtos antes que um novo pedido chegue e para lidar com possíveis variações na demanda ou nos prazos de entrega.

É importante lembrar que esse cálculo é uma simplificação e que a gestão de estoque pode se tornar mais complexa em ambientes de negócios reais devido a outros fatores, como custos associados ao armazenamento, estratégias de reabastecimento e sazonalidade da demanda. Além disso, é essencial revisar e ajustar regularmente o cálculo do estoque ideal à medida que as condições de negócios e as tendências de demanda mudam.

Estoque ideal por setor: varejo, farmácia e automotivo

O que uma rede de varejo, um distribuidor farmacêutico e um atacadista de peças automotivas têm em comum? À primeira vista, não muito, mas é claro que todos eles compartilham uma necessidade: trabalhar com estoque ideal.

Para todos eles, uma falta é uma falta, um estoque em excesso é um excesso e um estoque obsoleto é obsoleto. No entanto, cada um deles tem particularidades que devem ser levadas em consideração para alcançar a otimização do estoque de acordo com seus negócios.

Tanto o número de itens que gerenciamos quanto o número de pontos de estoque com os quais trabalhamos dificultam o gerenciamento correto do estoque à medida que aumentam. Cada item tem um comportamento específico em cada local e, portanto, sua previsão e estoque ideal devem ser calculados de acordo com o setor.

As empresas que enfrentam mais dificuldades são aquelas que gerenciam milhares e até milhões de SKUs (combinações de localização-item). Neste caso, tanto os varejistas como os distribuidores de produtos farmacêuticos e peças automotivas gerenciam um grande número de SKUs e múltiplos pontos de venda, o que pode significar milhões de SKUs em alguns casos.

Portanto, quanto mais SKUs, maior a complexidade; quanto maior a complexidade, maior a necessidade de informações; e quanto maior a necessidade de informações, mais tempo precisamos investir na gestão de SKUs.

Exemplos de estoque ideal

O cálculo do estoque ideal pode variar dependendo do setor, do tipo de produto e das circunstâncias específicas de cada empresa.

Aqui estão alguns exemplos de como o conceito de estoque ideal pode ser aplicado em diferentes contextos:

Varejo

Suponha que uma loja de varejo venda produtos eletrônicos, como celulares. A demanda média diária por um determinado modelo de celular é de 20 unidades. O prazo de entrega do fornecedor é de 5 dias úteis. Com base na análise histórica das vendas e nas flutuações da demanda, a empresa determinou que precisa manter um estoque de segurança de 10 unidades.

O cálculo do estoque ideal seria:

Portanto, a empresa deve ter pelo menos 110 unidades desse modelo de telefone em estoque o tempo todo para atender à demanda e mitigar a incerteza.

Distribuição farmacêutica

Uma empresa de distribuição farmacêutica fornece medicamentos a várias farmácias. A demanda média diária por um medicamento é de 30 unidades. O prazo de entrega do fabricante é de 2 dias. Devido à importância crítica de alguns medicamentos, a empresa mantém um estoque de segurança elevado de 50 unidades.

O cálculo do estoque ideal seria:

A empresa deve manter pelo menos 110 unidades desse medicamento em estoque em todos os momentos.

Atacadista de peças automotivas

Um atacadista de peças automotivas vende peças de reposição para oficinas mecânicas. A demanda média diária por um filtro de óleo é de 15 unidades. O prazo de entrega do fornecedor é de 3 dias. A empresa calculou que precisa de um estoque de segurança de 20 unidades devido à variabilidade sazonal da demanda.

O cálculo do estoque ideal seria:

Portanto, o atacadista deve manter pelo menos 65 unidades de filtros de óleo em estoque o tempo todo.

Estes são apenas exemplos simplificados. Em situações reais, a gestão de estoque envolve considerações adicionais, como giro de estoque, custos de armazenagem e de pedidos. Além disso, os níveis ideais de estoque podem variar para diferentes produtos e situações dentro da mesma empresa. O segredo é adaptar o cálculo do estoque ideal às necessidades e circunstâncias específicas de cada negócio.

Como a demanda e o ciclo de vida do produto afetam o estoque ideal?

Todos querem trabalhar apenas com itens de alta rotatividade e margem elevada, mas a própria natureza do negócio e o ciclo de vida de seus produtos obrigam as empresas a manter diferentes composições de itens de alta, média e baixa rotatividade.

No caso dos varejistas, a dinâmica de seus negócios faz com que eles tendam a manter itens de alta rotatividade, o que normalmente conseguem em seus centros de distribuição, embora em seus pontos de venda encontremos novamente um comportamento errático e irregular. Sem mencionar itens de exposição, como óculos, perfumes, etc.

Na distribuição farmacêutica, encontramos uma combinação de itens de alta, média e baixa rotatividade. Embora, teoricamente, exista um claro potencial para melhorar a composição do portfólio, as restrições do mercado são geralmente decisivas.

O cenário mais complicado é o dos atacadista de peças de reposição. A natureza das peças de reposoção significa que os distribuidores deste setor trabalham com muitos artigos de baixa rotatividade ou irregulares, com a complicação adicional de ciclos de vida dos produtos muito longos, favorecendo o famoso efeito Long Tail. Neste caso, é importante acompanhar de perto a tendência (negativa) destes itens, descontinuando-os a tempo para evitar que se tornem obsoletos.

E quanto à introdução de novos produtos e promoções?

A introdução de produtos e promoções é um indicador dos níveis ideais de estoque. Se compararmos os três setores, enquanto um varejista lança vários catálogos por ano e oferece inúmeras promoções, um distribuidor de peças de reposição tem a obrigação, pelo menos do ponto de vista comercial, de manter um SKU em estoque por muitos anos, enquanto a distribuição farmacêutica ficaria em algum ponto no meio desse espectro.

Isso significa que, para um varejista, a introdução de novos produtos e a gestão de promoções são aspectos de extrema importância, indicadores para níveis ideais de estoque. A renovação de grande parte de seu portfólio a cada poucos meses e o lançamento de promoções constantes tornam necessário que o sistema de otimização de estoque permita a fácil introdução de novos itens e promoções, levando em consideração promoções anteriores e produtos substitutos ou relacionados.

Na distribuição farmacêutica e nos atacadistas de peças de reposição, a introdução de novos itens e promoções é menos frenética, mas ainda assim muito importante. Com base em tudo isso, devemos confirmar se temos uma maneira de gerenciar a introdução de novos produtos. Uma boa maneira de fazer isso é nos perguntarmos o seguinte:

• Podemos copiar a demanda histórica por itens substitutos ou antecessores?
• Podemos copiar a demanda histórica por itens substitutos ou antecessores?
• E quanto a gestão de promoções e outras ações comerciais?
• Como podemos adicionar a demanda adicional de uma promoção futura à previsão existente?
• Levamos em consideração o efeito de canibalização que o item promocional pode ter sobre outros itens?
• Levamos em consideração o comportamento pós-promocional?
• Podemos separar a demanda promocional da demanda histórica normal, para que as promoções não influenciem o cálculo das previsões de demanda para ciclos futuros?

Garantir alta disponibilidade como um indicador para o estoque ideal

Embora garantir alta disponibilidade faça parte dos indicadores de estoque ideal para qualquer setor, para um varejista isso é essencial, pois uma falta significa uma venda perdida. Isso se agravou nos últimos anos com o aumento das compras online. Os varejistas que não vendem online competem com sites que oferecem uma ampla gama de produtos com disponibilidade imediata. E se eles têm uma loja online, precisam fazer exatamente isso: ser capazes de oferecer uma ampla gama de produtos que estão imediatamente disponíveis.

No caso dos distribuidores farmacêuticos e distribuidores de peças de reposição, a falta de estoque também resulta frequentemente na perda de vendas.

Como evitar a falta de estoque? Como percebemos quando um item está ficando em falta? No momento da falta de estoque ou antes, para que possamos reagir preventivamente e evitar a falta de estoque? Podemos detectar itens com excesso de estoque? Ou itens em risco de se tornarem obsoletos? Qual é a relação entre a disponibilidade de um item e o estoque necessário para garantir essa disponibilidade? Existe algo como estoque ideal?