Wat is S&OP (Sales & Operations Planning)?

Het feit dat we in een voortdurend veranderende wereld leven is niets nieuws. Wat waarschijnlijk wel nieuw is, is de snelheid van verandering. Over het algemeen houden mensen niet zo van verandering. Verandering dwingt ons om ons in te spannen en om uit onze comfortzone te komen, onze bekende zone. Een zone waar we ons ook fit, capabel en zelfverzekerd voelen. Maar in een snel samenhangende wereld kunnen we gewoon niet besluiten om niet te veranderen. Je moet leren navigeren. 

Verandering gaat vaak gepaard met complexiteit, onzekerheid en onvoorspelbaarheid. Bedrijven die streven naar operationele uitmuntendheid gaan met deze factoren om door wendbaarder, sneller, flexibeler en veerkrachtiger te zijn. Meer dan ooit moet je nu uitblinken in deze kwaliteiten wanneer je concurrerend wilt blijven. 

Maar wat heeft dit te maken met S&OP? In principe stelt S&OP ons in staat om ons organisatorisch voor te bereiden op het bekende en het onbekende. Stel je de volgende situatie voor: je bent een chef-kok in een 4-sterren Michelin-restaurant en het is jouw taak om je getalenteerde keukenteam aan te sturen om het meest fantastische en smakelijke menu in de stad af te leveren. Je moet ervoor zorgen dat het werk zo efficiënt en gecoördineerd mogelijk gebeurt, het eten moet van de juiste kwaliteit zijn, op de juiste temperatuur en op het juiste moment. Er mag niets misgaan, je kunt geen gerecht bereiden als de saus niet klaar is en je kunt geen gerecht bereiden als je niet weet welke begeleiding bij het hoofdgerecht hoort. Zou jouw team kunnen improviseren zonder één ingrediënt?  

Om het gewenste menu te bereiken, heeft het keukenteam een chef-kok nodig, een gecoördineerd team, een nauwkeurige planning van ingrediënten en de volgorde van gerechten, evenals duidelijke communicatie over wat er moet gebeuren en hoe, allemaal met één gemeenschappelijk doel voor ogen: een menu dat voldoet aan de verwachtingen van de gasten.

Wat is S&OP (Sales & Operations Planning)?

S&OP (Sales and Operations Planning) is een planningsproces dat de strategische planning afstemt op de dagelijkse activiteiten op operationeel niveau. Door middel van een gestructureerd werkproces, dat elke maand cyclisch wordt herhaald, communiceren en werken teams met elkaar samen om één vraagplan voor het hele bedrijf te genereren en te onderhouden. Hierdoor zijn de teams altijd georganiseerd en voorbereid op veranderingen en kunnen beslissingen snel en flexibel worden genomen.  Met S&OP kunnen onverwachte veranderingen worden geïdentificeerd, hetzij vanwege nieuwe zakelijke kansen, hetzij omdat wat je dacht dat nooit zou gebeuren, toch gebeurt. Wie had verwacht dat de COVID-crisis zou plaatsvinden?  

Maar…. Hebben we S&OP echt nodig?  

Bedrijven bestaan fundamenteel omdat ze klanten hebben. Elke klant is uniek en we winnen ze en/of houden ze als we ze waarde kunnen bieden. Pragmatisch gezien is klantwaarde datgene waarvoor de klant bereid is te betalen, inclusief de koopervaring en de kwaliteit van onze relatie met hen. Bedrijven stellen hun waardestrategie vast. Dat wil zeggen, ze beslissen strategisch hoe ze hun klanten willen benaderen en welk waardevoorstel ze hen gaan bieden. Herinner jij je het beroemde Michelin-menu nog?  Maar hoe maken we deze propositie effectief? Zijn het niet onze dagelijkse werkzaamheden die deze waarde leveren? S&OP is een hulpmiddel waarmee we dit kunnen doen door de manier waarop we met onze klanten omgaan te verbeteren. 

Doelstellingen van S&OP  

Er is geen reis zonder doel en elk bedrijfsinitiatief heeft een doel. Bedrijven die ervoor kiezen om een S&OP-planningsproces in te voeren, beginnen aan een transformatie met als doel om groei te stimuleren en op zijn minst concurrerend te blijven.

Meer specifiek kunnen enkele van de belangrijkste doelstellingen van S&OP-planning zijn:  

1. Langetermijnplanning integreren in bedrijfsprocessen;
2. Vraag en aanbod op elkaar afstemmen; 
3. De voorspelde vraag in evenwicht brengen met het reactievermogen van het bedrijf; 
4. De nauwkeurigheid van onze verkoopprognoses verbeteren (nauwkeurigheid van de prognose) en hoe we ze verbeteren (toegevoegde waarde van de prognose);  
5. De communicatie en samenwerking binnen en buiten de organisatie verbeteren. 

In wezen stelt S&OP teams in staat om:

1. Risico’s minimaliseren; 
2. Zakelijke kansen maximaliseren; 
3. Wendbare beslissingen te nemen op basis van winstgevendheid in plaats van volume.

Het uiteindelijke doel is om één vraagplan te creëren dat de strategische doelstellingen van het bedrijf vastlegt en omzet in een operationeel uitvoerbaar plan dat ons in staat stelt om onze dagelijkse activiteiten op een duurzame manier te beheren.

Hoe implementeer je een S&OP-planningsproces?

Een S&OP-planningsproces bestaat uit cyclische, gestructureerde vergaderingen. Dit wordt gevormd door multidisciplinaire teams uit verschillende bedrijfsfuncties, zoals verkoop, marketing, operations en financiën.

Elke vergadering volgt een vooraf bepaalde agenda en heeft een doelstelling die is afgestemd op de verwachte resultaten van het S&OP-proces. Om de resultaten te bereiken, hebben we hefbomen of drijfveren en gebruiken we belangrijke KPI’s om de voortgang ten opzichte van de doelstellingen te meten en evalueren.

Tijdens een vergadering met productmanagers zou onze doelstelling bijvoorbeeld zijn om het risico op veroudering bij de lancering van nieuwe producten volgend jaar te verminderen. Onze doel om dit te bereiken is het verbeteren van onze kennis van het klantsegment dat we benaderen. Onze belangrijkste prestatie-indicatoren zouden het percentage succesvolle introducties of het percentage te grote voorraden van nieuwe producten kunnen zijn. Met maandelijkse metingen en monitoring kunnen we de resultaten van onze acties controleren en indien nodig corrigerende maatregelen nemen.

De ene vergadering wordt gebruikt om de benodigde informatie te verzamelen en voor te bereiden, de andere om deze te valideren, om de eerder verzamelde informatie te herzien, het vraagplan te optimaliseren, eventuele conflicten op te lossen en te beslissen welke beslissingen geëscaleerd moeten worden.

Om een S&OP-proces te laten werken, heb je veel doorzettingsvermogen en betrokkenheid nodig tijdens planningsvergaderingen. Een manier om hiervoor te zorgen is door een paar gouden regels op te stellen. Kom bijvoorbeeld goed voorbereid, neem deel en deel informatie. Een positieve houding, een open houding en samenwerking dragen er in hoge mate toe bij dat vergaderingen effectief zijn, dat er afspraken worden gemaakt en dat er aan het einde van de sessie resultaten zijn geboekt.

Het S&OP-proces is maandelijks en goed gestructureerd. Dit heeft twee grote voordelen: de teams hebben een duidelijk en gestructureerd werkproces en elke maandelijkse cyclus maakt het mogelijk het proces te verfijnen en te verbeteren. Oefening baart kunst!

De 6 stappen in de implementatie van een S&OP-proces  

Dit zijn de stappen in het proces die maandelijks worden uitgevoerd:  

Verzamelen van gegevens

Verzamelen en consolideren van relevante gegevens, waaronder historische verkoopgegevens, markttrends en productiecapaciteit.  

Product Management Review

Evalueren en afstemmen van productcatalogus, nieuwe lanceringen en levenscycli met vraagvoorspellingen en productie/sourcing mogelijkheden.  

Beoordeling van de vraag

Analyseren van gedragspatronen van klanten, markttrends en verkoopprognoses op mondiaal niveau om middelen en voorraadniveaus te optimaliseren.  

Voorraad- en bevoorradingsevaluatie

Onderzoek van voorraadniveaus, leveranciersprestaties en -capaciteit om de efficiëntie van de bevoorradingsketen te garanderen.  

Financiële evaluatie

Beoordeling van financiële prestaties zoals verkoop, kosten en marge om ervoor te zorgen dat de financiële doelstellingen zijn afgestemd op het S&OP-plan.  

Pre-S&OP-vergadering

Vergadering voorafgaand aan de directievergadering om gegevens en eerdere aannames te beoordelen en op elkaar af te stemmen en mogelijke scenario’s voor de volgende S&OP-cyclus te beoordelen.  

Executive meeting

Vergadering op het hoogste niveau om het algemene plan te beoordelen, strategische kwesties te bespreken en beslissingen te nemen om operationele doelstellingen af te stemmen op strategische doelstellingen.  

Belangrijke S&OP-concepten  

Als je zover bent gekomen en denkt dat S&OP een goede bedrijfsaanpak is, is het essentieel dat je de volgende concepten in overweging neemt. Als je ze eenmaal onder de knie hebt, kun je het volledige potentieel van S&OP benutten.  

• Planning is globaal en op volume, niet zozeer op planningsmix of SKU.  
• Het is een multidisciplinaire en multifunctionele samenwerking.  
• Verschillende UOM-meeteenheden, zodat rekening kan worden gehouden met de verschillende realiteiten en perspectieven van de verschillende functies van het bedrijf.  
• Dit is een maandelijkse of viermaandelijkse cyclus waarin plannen worden herzien en aangepast aan gedetecteerde en/of verwachte veranderingen.  
• Dit is een gestructureerd besluitvormingsproces.

Uitdagingen bij de implementatie van S&OP  

Het implementeren van S&OP-planning is niet zonder uitdagingen. Hoewel de meeste kunnen worden overwonnen, vereisen ze toch vasthoudendheid en kennis. Succesvol S&OP is goede communicatie, en de sleutel tot goede communicatie is het herhalen van onze boodschappen, via verschillende kanalen en op verschillende momenten.  

• De grootste uitdaging is om teams niet alleen bij het proces te betrekken, maar ook bij de nieuwe richting, en ze op te leiden en te trainen.  
• Breng interne en externe teams op één lijn om tot één vraagplan te komen. Dring aan op duidelijke en effectieve communicatie. 
• Je zal moeten overtuigen en enthousiasmeren.  
• Focus op wat belangrijk is. Selecteer de “problemen” die een duidelijk rendement hebben en een “quick win” zijn. Dit zal je in staat stellen om aan de slag te gaan en vooruitgang te boeken.  
• Zorg voor de juiste middelen, zowel menselijk als technologisch.  
• Begin klein en bouw een solide basis.  

Voordelen van S&OP-planning  

De uitdagingen die jij in een S&OP-proces zult tegenkomen, wegen niet op tegen de aanzienlijke voordelen. Hier zijn een paar duidelijke voorbeelden:

• S&OP richt de aandacht en stelt een gemeenschappelijk doel vast, zodat teams naar een gemeenschappelijk doel kunnen toewerken;
• Het integreert en stemt de langetermijndoelstellingen van het bedrijf af op de kortetermijndoelstellingen;
• Verlaagt de voorraadniveaus en vermindert het risico op veroudering door het gebruik van werkkapitaal te verbeteren;
• Verbetert de serviceniveaus en levertijden aan klanten;
• Verhoogt de zichtbaarheid in de hele toeleveringsketen;
• Verbetert de samenwerking en communicatie en daarmee de werkomgeving en motivatie.  

Conclusies over Sales & Operations Planning

Het is van vitaal belang om de juiste informatie op het juiste moment te hebben, nu onze omgeving zo snel verandert.  Onze plannen kunnen heel goed zijn en perfect worden uitgevoerd, maar ze staan niet los van de werkelijkheid en de werkelijkheid verandert heel snel.  

Door op twee niveaus te werken, één zeer gedetailleerd op SKU-niveau en het andere op globaal niveau, kunnen we onze plannen snel en behendig aanpassen aan de veranderingen die we detecteren.

Dit vereist een nieuwe benadering van ons werk. Terwijl het werken op SKU-niveau gedetailleerde berekeningen en afstemming van de verschillende elementen van de prognose over verschillende SKU’s vereist, stelt het werken op geaggregeerd of S&OP-niveau ons in staat om ons te richten op aannames, kansen, scenariobeoordeling en risico’s. Dit laatste niveau van S&OP is ongetwijfeld flexibeler, hoewel het meer afstemming vereist tussen de besluitvormers van het bedrijf en het gebruik van de juiste technologie.

Het S&OP-traject kan moeilijk zijn. Zoek hulp als je die nodig hebt. Vraag externe of interne experts om verschillende perspectieven op mogelijke oplossingen voor het probleem, zodat je met oplossingen kunt komen die creatief, pragmatisch, gemakkelijk of gewoonweg niet overwogen zijn. 

Optimaliseer jouw S&OP-proces met Slim4

Het bereiken van consensus en het creëren van één enkele bron van waarheid was nog nooit zo eenvoudig. Als jouw S&OP-proces moeite heeft om resultaten te boeken, kan de S&OP-software van Slimstock je helpen om het weer op de rails te krijgen door een collaboratief, datagestuurd platform te bieden dat is ontworpen om de nauwkeurigheid van de planning, de zichtbaarheid en de besluitvorming te verbeteren.