Che cos’è il livello delle scorte e qual è la formula migliore per ottenere un livello ottimale?

Le aziende devono affrontare diverse sfide nella gestione delle scorte, ma c’è un’esigenza comune a tutte: la ricerca costante di livelli di scorte ottimali. Nelle righe seguenti approfondiremo questo concetto fondamentale nella gestione delle scorte, analizzeremo in dettaglio come raggiungere e mantenere livelli di scorte ottimali, esamineremo come vengono calcolati e vedremo alcuni esempi pratici, analizzando sia gli aspetti comuni che le particolarità di questi settori.

In primo luogo, è importante definire alcuni concetti fondamentali, come il livello delle scorte e l’ottimizzazione dell’inventario. La comprensione di questi termini fornirà la base per esplorare come mantenere il livello ideale delle scorte.

Cosa sono i livelli delle scorte?

Il livello delle scorte si riferisce alla quantità di inventario che un’azienda ha in un dato momento. Si tratta di un parametro fondamentale che le aziende devono monitorare, poiché aiuta a garantire che possano soddisfare la domanda dei clienti senza eccedere nelle scorte.

Cosa sono le scorte ottimali?

Lo stock ottimale in un magazzino si riferisce al livello di inventario considerato ideale per soddisfare in modo efficiente la domanda di prodotti, riducendo al minimo i costi associati allo stoccaggio e alla gestione dell’inventario. Questo livello di stock è determinato dal bilanciamento di diversi fattori, tra cui la domanda prevista di prodotti, i tempi di consegna dei fornitori, i costi di stoccaggio, i costi di ordinazione e la necessità di evitare carenze di stock.

L’obiettivo delle scorte ottimali è garantire che un’azienda disponga di prodotti sufficienti nel proprio magazzino per soddisfare la domanda dei clienti senza incorrere in costi inutili legati all’eccesso di inventario. Mantenere scorte ottimali aiuta a massimizzare l’efficienza operativa e garantisce la disponibilità dei prodotti quando i clienti ne hanno bisogno, migliorando così la soddisfazione dei clienti e la redditività.

Qual è il rapporto tra stock ottimale e ottimizzazione dell’inventario?

Le scorte ottimali e l’ottimizzazione dell’inventario sono strettamente correlate, poiché entrambi i concetti si concentrano sulla garanzia che un’azienda disponga della giusta quantità di prodotti nel proprio magazzino per soddisfare la domanda in modo efficiente e redditizio.

L’ottimizzazione delle scorte è un processo che mira a ottenere la massima disponibilità del nostro inventario con un investimento minimo in scorte. In altre parole, si tratta di essere in grado di disporre delle scorte giuste per offrire il livello di servizio desiderato in ogni momento per tutti i nostri riferimenti.

Ecco una spiegazione di come sono correlati:

Obiettivo comune

Sia lo stock ottimale che l’ottimizzazione dell’inventario hanno l’obiettivo primario di ridurre al minimo i costi totali di inventario, garantendo al contempo la disponibilità dei prodotti quando i clienti ne hanno bisogno. L’ottimizzazione dell’inventario cerca di trovare il giusto equilibrio tra l’investimento nell’inventario e la soddisfazione del cliente, e lo stock ottimale fa parte di questo processo.

Determinazione dei livelli di scorte

L’ottimizzazione delle scorte comporta la determinazione del livello ottimale di scorte per ciascun prodotto sulla base di fattori quali la domanda storica, i tempi di consegna, i costi di stoccaggio e i costi di ordinazione. Questo livello ottimale di scorte è ciò che viene definito “stock ottimale”. Pertanto, l’ottimizzazione delle scorte è il processo attraverso il quale viene calcolato e ricercato lo stock ottimale da mantenere.

Monitoraggio e adeguamento continui

Sia lo stock ottimale che l’ottimizzazione delle scorte richiedono un monitoraggio costante e adeguamenti, se necessario. La domanda e altri fattori possono cambiare nel tempo, quindi è importante adattare il livello delle scorte per mantenerlo in linea con gli obiettivi di ottimizzazione delle scorte.

Maggiore efficienza

L’ottimizzazione dell’inventario, compresa la determinazione e il mantenimento dei livelli ottimali di scorte, mira a migliorare l’efficienza operativa di un’azienda. Ciò comporta la riduzione dei costi di stoccaggio non necessari, la minimizzazione dei costi di ordinazione e la prevenzione di carenze o eccedenze di scorte.

Soddisfazione del cliente

Garantendo la disponibilità dei prodotti quando i clienti ne hanno bisogno, sia i livelli ottimali delle scorte che l’ottimizzazione dell’inventario contribuiscono a migliorare la soddisfazione dei clienti. I clienti sono più soddisfatti quando possono ottenere i prodotti che desiderano in modo tempestivo, senza ritardi o esaurimento delle scorte.

A questo proposito, possiamo porci la seguente domanda…

Chi ha bisogno di ottimizzare il proprio inventario?

Qualsiasi azienda che lavora con referenze di magazzino e domanda indipendente, ovvero che non sa quale referenza o quantità sarà richiesta in un dato momento, ha bisogno di ottimizzare il proprio inventario. In caso contrario, un inventario non ottimale causa gravi difficoltà operative e finanziarie. Le carenze portano alla perdita di vendite e persino di clienti, mentre le scorte immobilizzano il nostro capitale. Inoltre, le scorte in eccesso portano all’obsolescenza, che distrugge la redditività dell’azienda. Se a questi fattori aggiungiamo l’attuale situazione economica, l’ottimizzazione diventa più che importante, diventa essenziale.

Tuttavia, le aziende gestiscono solitamente le loro scorte tenendo conto delle previsioni di domanda generate dai loro sistemi ERP e/o dai loro team di vendita. Purtroppo, questo modo di lavorare non dispone dei modelli di previsione e di calcolo delle scorte di sicurezza adeguati che consentirebbero loro di gestire il comportamento di ciascuna delle loro referenze. Il risultato: innumerevoli ore di lavoro che alla fine producono scarsi risultati.

Come calcolare lo stock ottimale?

Il calcolo dello stock ottimale, noto anche come punto di riordino, comporta la considerazione di diversi fattori chiave per determinare la quantità di scorte che dovrebbe essere conservata nel magazzino.

Formula per il livello ottimale delle scorte

Ecco una formula di base per calcolare lo stock ottimale:

Vediamo cosa significa ciascuna di queste componenti:

Domanda media giornaliera

Questo valore rappresenta il numero medio di unità vendute o utilizzate al giorno. Per calcolarlo, è possibile prendere la domanda totale in un determinato periodo di tempo (ad esempio, un mese) e dividerla per il numero di giorni di quel periodo. Questo darà una stima di quanto è necessario in un giorno tipo.

Lead time in giorni

Si tratta del tempo che intercorre tra l’invio di un ordine e la ricezione della merce in magazzino. Può variare a seconda del fornitore e della logistica. È necessario tenere conto del tempo necessario per ottenere i nuovi prodotti una volta effettuato l’ordine.

Scorta di sicurezza

Lo stock di sicurezza è una quantità aggiuntiva di inventario che viene conservata per far fronte alla variabilità della domanda e dei tempi di consegna. Si tratta di una precauzione per evitare esaurimenti delle scorte. Il livello dello stock di sicurezza può essere determinato in base alla variabilità storica della domanda e alla variabilità dei tempi di consegna. Maggiore è l’incertezza, maggiore dovrebbe essere lo stock di sicurezza.

Una volta calcolate queste tre componenti, è sufficiente sommare la domanda media giornaliera moltiplicata per il lead time in giorni e lo stock di sicurezza. Il risultato fornirà la quantità di scorte che è necessario avere a disposizione per garantire che non si esauriscano i prodotti prima dell’arrivo di un nuovo ordine e per far fronte a possibili variazioni della domanda o dei tempi di consegna.

È importante ricordare che questo calcolo è una semplificazione e che la gestione delle scorte può diventare più complessa in contesti aziendali reali a causa di altri fattori, quali i costi associati allo stoccaggio, le strategie di rifornimento e la stagionalità della domanda. Inoltre, è essenziale rivedere e adeguare regolarmente il calcolo delle scorte ottimali al mutare delle condizioni aziendali e delle tendenze della domanda.

Stock ottimale per settore: vendita al dettaglio, farmaceutico e automobilistico

Cosa hanno in comune una catena di negozi al dettaglio, un distributore farmaceutico e un grossista di ricambi automobilistici? A prima vista, non molto, ma è chiaro che tutti condividono un’esigenza: lavorare con scorte ottimali.

Per tutti loro, una carenza è una carenza, uno stock in eccesso è un eccesso e uno stock obsoleto è obsoleto. Tuttavia, ciascuno di essi presenta particolarità che devono essere prese in considerazione per ottenere un’ottimizzazione delle scorte in linea con la propria attività.

Sia il numero di referenze che gestiamo sia il numero di punti di stoccaggio con cui lavoriamo rendono difficile gestire correttamente l’inventario man mano che aumentano. Ogni referenza ha un comportamento specifico in ogni luogo e, pertanto, la sua previsione e lo stock ottimale devono essere calcolati in base al settore.

Le aziende che incontrano maggiori difficoltà sono quelle che gestiscono migliaia e persino milioni di SKU (combinazioni di località e articoli). In questo caso, sia i rivenditori che i distributori di prodotti farmaceutici e ricambi automobilistici gestiscono un numero elevato di SKU e più punti vendita, che in alcuni casi possono significare milioni di SKU.

Pertanto, più SKU ci sono, maggiore è la complessità; maggiore è la complessità, maggiore è la necessità di informazioni; e maggiore è la necessità di informazioni, più tempo dobbiamo investire nella gestione degli SKU.

Esempi di stock ottimale

Il calcolo delle scorte ottimali può variare a seconda del settore, del tipo di prodotto e delle circostanze specifiche di ciascuna azienda.

Ecco alcuni esempi di come il concetto di stock ottimale potrebbe essere applicato in contesti diversi:

Vendita al dettaglio

Supponiamo che un negozio al dettaglio venda prodotti elettronici, come telefoni cellulari. La domanda media giornaliera per un particolare modello di telefono è di 20 unità. Il tempo di consegna dal fornitore è di 5 giorni lavorativi. Sulla base dell’analisi storica delle vendite e delle fluttuazioni della domanda, l’azienda ha stabilito che è necessario mantenere uno stock di sicurezza di 10 unità.

Il calcolo dello stock ottimale sarebbe:

Pertanto, l’azienda dovrebbe avere sempre in magazzino almeno 110 unità di quel modello di telefono per soddisfare la domanda e mitigare l’incertezza.

Distribuzione farmaceutica

Un’azienda di distribuzione farmaceutica fornisce medicinali a diverse farmacie. La domanda media giornaliera di un medicinale è di 30 unità. Il tempo di consegna dal produttore è di 2 giorni. Data l’importanza critica di alcuni medicinali, l’azienda mantiene uno stock di sicurezza elevato di 50 unità.

Il calcolo ottimale delle scorte sarebbe:

L’azienda dovrebbe mantenere sempre in magazzino almeno 110 unità di quel medicinale.

Grossista di ricambi automobilistici

Un grossista di ricambi automobilistici vende pezzi di ricambio alle officine di riparazione auto. La domanda media giornaliera di filtri dell’olio è di 15 unità. Il tempo di consegna dal fornitore è di 3 giorni. L’azienda ha calcolato che ha bisogno di uno stock di sicurezza di 20 unità a causa della variabilità stagionale della domanda.

Il calcolo dello stock ottimale sarebbe:

Pertanto, il grossista dovrebbe tenere sempre in magazzino almeno 65 unità di filtri dell’olio.

Questi sono solo esempi semplificati. In situazioni reali, la gestione dell’inventario comporta ulteriori considerazioni, come la rotazione delle scorte, i costi di stoccaggio e i costi di ordinazione. Inoltre, i livelli ottimali di scorte possono variare a seconda dei diversi prodotti e delle diverse situazioni all’interno della stessa azienda. La chiave è adattare il calcolo delle scorte ottimali alle esigenze e alle circostanze specifiche di ciascuna attività.

In che modo la domanda e il ciclo di vita del prodotto influenzano lo stock ottimale?

Tutti vorrebbero lavorare solo con articoli ad alta rotazione e alto margine, ma la natura stessa dell’attività e il ciclo di vita dei suoi prodotti costringono le aziende a mantenere composizioni diverse di articoli ad alta, media e bassa rotazione.

Nel caso dei rivenditori, le dinamiche della loro attività fanno sì che tendano a mantenere articoli ad alto turnover, cosa che normalmente ottengono nei loro centri di distribuzione, anche se nei loro punti vendita ritroviamo un comportamento irregolare e incostante. Per non parlare degli articoli da esposizione come occhiali, profumi, ecc.

Nella distribuzione farmaceutica troviamo una combinazione di articoli ad alta, media e bassa rotazione. Sebbene in teoria vi sia un chiaro potenziale di miglioramento della composizione dell’assortimento, i vincoli di mercato sono solitamente determinanti.

Lo scenario più complicato è quello dei grossisti di ricambi. La natura dei ricambi fa sì che i distributori di questo settore lavorino con molti articoli a bassa rotazione o irregolari, con l’ulteriore complicazione di cicli di vita dei prodotti molto lunghi, che favoriscono il famoso effetto Long Tail. In questo caso, è importante monitorare attentamente l’andamento (negativo) di questi articoli, interrompendone la commercializzazione in tempo per evitare che diventino obsoleti.

E l’introduzione di nuovi prodotti e promozioni?

L’introduzione di prodotti e promozioni è un indicatore dei livelli ottimali delle scorte. Se confrontiamo i tre settori, mentre un rivenditore lancia diversi cataloghi all’anno e offre numerose promozioni, un distributore di ricambi ha l’obbligo, almeno dal punto di vista commerciale, di mantenere un riferimento in magazzino per molti anni, mentre la distribuzione farmaceutica si collocherebbe a metà strada tra questi due estremi.

Ciò significa che per un rivenditore l’introduzione di nuovi prodotti e la gestione delle promozioni sono aspetti di estrema importanza, indicatori di livelli ottimali di scorte. Il rinnovo di gran parte del proprio assortimento ogni pochi mesi e il lancio di promozioni costanti rendono necessario che il sistema di ottimizzazione delle scorte consenta di introdurre facilmente nuovi articoli e promozioni, tenendo conto delle promozioni passate e dei prodotti sostitutivi o correlati.

Nella distribuzione farmaceutica e nei grossisti di ricambi, l’introduzione di nuovi articoli e promozioni è meno frenetica, ma comunque molto importante. Sulla base di tutto ciò, dovremmo confermare se disponiamo di un modo per gestire l’introduzione di nuovi prodotti. Un buon modo per farlo è porsi le seguenti domande:

• È possibile copiare la domanda storica di articoli sostitutivi o precedenti?
• Possiamo copiare la domanda storica di articoli sostitutivi o precedenti?
• E la gestione delle promozioni e delle altre azioni commerciali?
• Come possiamo aggiungere la domanda aggiuntiva derivante da una promozione futura alle previsioni esistenti?
• Teniamo conto dell’effetto di cannibalizzazione che l’articolo promozionale potrebbe avere su altri articoli?
• Teniamo conto del comportamento post-promozionale?
• Siamo in grado di separare la domanda promozionale dalla normale domanda storica, in modo che le promozioni non influenzino il calcolo delle previsioni della domanda per i cicli futuri?

Garantire un’elevata disponibilità come indicatore di uno stock ottimale

Sebbene garantire un’elevata disponibilità sia parte degli indicatori di uno stock ottimale per qualsiasi settore, per un rivenditore è essenziale, poiché una carenza significa una vendita persa. Questo fenomeno si è aggravato negli ultimi anni con l’aumento dello shopping online. I rivenditori che non vendono online competono con siti web che offrono una vasta gamma di prodotti immediatamente disponibili. E se hanno un negozio online, devono raggiungere proprio questo obiettivo: essere in grado di offrire una vasta gamma di prodotti immediatamente disponibili.

Nel caso dei distributori farmaceutici e dei grossisti di pezzi di ricambio, la carenza di scorte spesso comporta anche una perdita di vendite.

Come posso evitare l’esaurimento delle scorte? Ci rendiamo conto quando un articolo sta per esaurirsi? Nel momento in cui si verifica l’esaurimento delle scorte o prima, in modo da poter reagire in modo preventivo per evitarlo? Possiamo individuare gli articoli con scorte in eccesso? O gli articoli a rischio di obsolescenza? Qual è il rapporto tra la disponibilità di un articolo e le scorte necessarie per garantirne la disponibilità? Esiste una scorta ottimale?